PERANGKAT LUNAK PENDATAAN DAN PENGELOLA INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB Rae Virgana 1, Kautsar Aziz Al Hakim 2 1,2 Teknik Informatika, Program Studi Manajemen Informatika, PKN LPKIA 3 Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282 Email : 1 raevirgana@gmail.com, 2 kautsar92aziz@gmail.com Abstrak Perkembangan teknologi informasi saat ini telah memberikan manfaat dan dampak positif bagi banyak perusahaan terutama perusahaan-perusahaan besar. Kinerja karyawan sangat penting dalam menentukan layak atau tidaknya seorang karyawan untuk promosi jabatan. Oleh karena itu pelaksanaan kinerja perusahaan perlu efektif dan efisien. Pendataan serta pengelolaan kinerja karyawan yang hanya dengan ditulis tangan dan hasilnya kemudian diarsip dapat menyebabkan beberapa permasalahan sehingga menyulitkan pihak yang terlibat yaitu manajer, karyawan dan HRD dalam pengambilan keputusan untuk promosi atau kenaikan jabatan. Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan suatu aplikasi yang digunakan untuk mengukur kinerja karyawan berbasis web. Metodologi yang digunakan pada perancangan ini menggunakan pendekatan terstruktur. Sedangkan metode pengembangan sistem, penulis menggunakan metode waterfall. Alat dan teknik pengembangan sistem yang digunakan berupa Diagram Konteks, DFD (Data Flow Diagram), Kamus Data, ERD (Entity Relationship Diagram), Relasi Tabel, dan Struktur File. Teknik pengumpulan data dengan cara wawancara. Sedangkan perangkat lunak penunjang menggunakan MySQL sebagai database dan bahasa pemrograman PHP serta HTML. Penelitian yang penulis lakukan menghasilkan suatu aplikasi pengelola informasi kepegawaian yang dapat menghasilkan informasi yang menunjang bagi proses seleksi kenaikan jabatan. Kata kunci : Pengelola Informasi Kepegawaian, WEB, Perangkat Lunak, Waterfall 1. Pendahuluan Manajemen merupakan bagian vital dari suatu perusahaan. Hal ini dikarenakan manajemen sendiri mencangkup seluruh kegitan yang ada diperusahaan. Setiap orang yang menjadi bagian dari suatu perusahaan haruslah memiliki kemampuan manajemen setidaknya manajemen dirinya sendiri. Kemampuan manajemen ini sendiri dibagi menjadi 3 tingkatan yaitu low, middle dan top sehingga memungkinkan semua orang dapat memiliki kemampuan tersebut. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan salah satu bagian dari manajemen yang juga merupakan kunci sukses keberhasilan suatu perusahaan. MSDM diperlukan karena fungsinya yang mengelola setiap pegawai yang ada pada suatu perusahaan mulai dari perekrutan hingga pegawai tersebut pensiun. MSDM juga memiliki fungsi untuk pengendalian mutu. Bagian MSDM akan mengendalikan mutu dari setiap pegawai dengan melakukan pelatihan. Pelatihan yang diberikan ditujukan untuk meningkatkan kualitas dari pegawai itu sendiri. Semakin baik kualitas pegawai yang dimiliki suatu perusahaan maka akan mempermudah juga perusahaan tersebut untuk berkembang. Untuk menyelesaikan masalah tersebut akhirnya perusahaan membangun suatu perangkat lunak yang dapat mengelola data pegawai yang tergabung. Setelah berkembangnya teknologi maka perusahaan melakukan pengembangan perangkat lunak yang sebelumnya berbasis desktop menjadi berbasis web yang bertujuan agar mempermudah pekerjaan yang ada pada bagian Sumber Daya Manusia (SDM). Untuk menyelesaikan permasalahan ini akhirnya perusahaan tempat penelitian ini melakukan pembagian tim untuk pengerjaan perangkat lunak ini menjadi beberapa bagian. Salah satu bagiannya yang ditangani sekaligus melatarbelakangi penelitian ini adalah modul seleksi, data karyawan, pelatihan, pengajuan cuti serta prestasi kerja yang nantinya setiap informasi tersebut akan dibuatkan grafik.
Adapun permasalahan yang ditemukan adalah : 1. Mengembangkan perangkat lunak menjadi berbasis web. 2. Mengelola informasi seleksi, data karyawan, pelatihan, pengajuan cuti serta prestasi kerja kedalam bentuk grafik. Berdasarkan permasalahan diatas maka perlu membatasi ruanglingkup dari permasalahan tersebut. Adapun permasalahan yang akan dibahas : 1. Data seleksi pegawai dan calon pegawai. 2. Data pribadi pegawai. 3. Informasi prestasi kerja yang dimiliki pegawai. 4. Informasi pengajuan cuti yang pernah dilakukan. 5. Informasi pelatihan yang pernah diterima oleh pegawai. Adapun tujuan perancangan perangkat lunak ini adalah: 1. mengelola proses seleksi, pendataan karyawan, pendataan pelatihan, pendataan pengajuan cuti serta pendataan prestasi kerja berbasis web.menghasilkan perangkat lunak yang dapat 2. Perangkat lunak dapat menghasilkan informasi berbentuk grafik. 2. Dasar Teori Menurut (Melwin,2007) mendefinisikan perangkat lunak Berfungsi sebagai pengatur aktivitas kerja komputer dan semua intruksi yang mengarah pada sistem komputer. Perangkat lunak menjembatani interaksi user dengan komputer yang hanya memahami bahasa mesin. Definisi lain mengenai perangkat lunak adalah Program komputer yang terasosiasi dengan dokumentasi perangkat lunak seperti dokumentasi kebutuhan, model desain, dan cara penggunaan (user manual). Sebuah program komputer tanpa terasosiasi dengan dokumentasinya maka belum dapat disebut perangkat lunak (Rosa A.S., 2013) Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak merupakan program komputer yang terasosiasi dengan dokumentasi perangkat lunak yang berfungsi menjembatani interaksi user dengan komputer. Suwatno dalam bukunya yang berjudul Manajemen SDM dalam Organisasi Publik dan Bisnis(2011:16), menjelaskan Manajemen merupakan ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan tertentu. Selain itu dijelaskan juga bahwa manajemen terdiri dari 6 unsur yaitu: Men, Money, Methode, Material, Machine dan Market. Unsur Men berkembang menjadi suatu bidang ilmu manajemen yang disebut Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Dalam bukunya yang berjudul Manajemen SDM dalam Organisasi Publik dan Bisnis milik Suwatno(2011:16) juga menjelaskan Manajemen SDM adalah suatu bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan peranan manusia dalam organisasi perusahaan. Menurut Rosa A. S dan M. Shalahuddin memberikan penjelasan mengenai metodologi waterfall adalah Model sistem air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimuai dari analisa, desain, pengkodean, pengujian, dan tahap pendukung (support). (Rosa A. S dan M. Shalahuddin, 2011 : 26) Requirement and Definition System and Software Design Implementation and Unit Testing Gambar 1 Waterfall Integration and System Testing Operation and Maintenance 1. Analisis kebutuhan perangkat lunak Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan. 2. Desain Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan. 3. Pembuatan kode program Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. 4. Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
Id Keluarga Nama Keluarga Kota Lahir Keluarga Tanggal Lahir Keluarga Alamat Keluarga Kota Keluarga Provinsi Keluarga Kode Pos Keluarga Telepon Rumah Keluarga Hp1 Keluarga Hp2 Keluarga Hp3 Keluarga Email Status Dalam Keluarga Id Prestasi Prestasi Tanggal Diberikan Id Pernikahan Status Pernikahan Keluarga Id Pelatihan Nama Pelatihan Tempat Pelatihan Tanggal Mulai Pelatihan Lama Pelatihan Sebagai Jenis Pelatihan Mendapatkan Menikah Variable characters (5) Prestasi Kerja Pelatihan Variable characters (25) Variable characters (25) Status Mempunyai Id Golongan Golongan Id Hasil Jenis Seleksi Nilai Seleksi Catatan Seleksi Tanggal Seleksi Menyimpan NIK Nama Karyawan Finger_Print_ID Nama Panggilan Jenis Kelamin Karyawan Kota Lahir Karyawan Tanggal Lahir Karyawan Alamat Karyawan Kota Karyawan Provinsi Karyawan Kode Pos Karyawan Telepon Rumah Karyawan Hp1 Karyawan Hp2 Karyawan Hp3 Karyawan Email Karyawan Nomor Identitas Karyawan Tanggal Expired Identitas Status Kerja Golongan Hasil Seleksi Variable characters (5) Variable characters (150) Karyawan Menyimpan Characters (9) Variable characters (25) Text Variable characters (5) Melakukan Id Identitas Jenis Identitas Id Pengajuan Cuti Tanggal Mulai Cuti Lama Cuti Keterangan Cuti Jenis Cuti Id Perusahaan Nama Perusahaan Pengajuan Cuti Identitas Menempati Perusahaan Id Departemen Nama Departemen Variable characters (7) Id Cabang Nama Cabang Alamat Cabang No Fax cabang Departemen Bekerja Bekerja Berdasarkan Mengurangi Hak Cabang Id Divisi Nama Divisi Id Cuti Lama Cuti Maximal Username Password Id Jabatan Nama Jabatan Cuti User Divisi Dijadikan Jabatan Variable characters (30) hak 5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance) Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru. (Rosa A.S, 2013: 28-30) 3. Hasil Penelitian Dalam perancangan perangkat lunak penggambaran analisis data digambarkan dalam bentuk ERD. ERD ini kemudian dijabarkan lebih lanjut kedalam skema relasi yang digunakan untuk menyimpan semua atribut, entitas dan relasi yang muncul pada ERD. Analisis data bertujuan untuk menjabarkan semua entitas yang terlibat dalam suatu perangkat lunak, hubungan dan atribut-atributnya. Biasanya digambarkan dalam Entity Relationship Diagram (ERD) atau dalam Conceptual Data Model (CDM). Perancangan data perangkat lunak kali ini digambarkan pada gambar berikut : Gambar 2 Conceptual Data Model Dalam perancangan perangkat lunak terdapat beberapa kendala yang menjadi hambatan baik saat menganalisis sistem maupun pada saat membangun perangkat lunak. Adapun kendala yang dihadapi Kendala dalam perancangan sistem ini dikarenakan tidak melihat secara langsung kedalam sistem yang sedang berjalan, hal ini dikarenakan penelitian dilakukan pada sebuah perusahaan IT Konsultan. Dalam penanganan permasalahan yang ada dibantu oleh pembimbing dari pihak perusahaan yang memberikan pengarahan mengenai sistem yang berjalan serta bimbingan secara langsung dalam membangun aplikasi yang diinginkan. Perancangan aplikasi yang dibuat untuk mempermudah user dalam penggunaan aplikasi ini, diharapkan dapat diaplikasikan dengan sebaik mungkin oleh pihak user. Untuk mempermudah penggunaannya dibuatkan dialog-dialog screen yang ditunjuk oleh struktur menu dalam pemanggilannya. Adapun struktur menu yang digunakan adalah Dash Board Menu Utama Pengelola Data Kepegawaian Karyawan Seleksi Pengajuan Cuti Data Induk Kepegawaian Perusahaan dan Cabang Departemen dan Divisi Jabatan dan Cuti Selain CDM, perancangan sistem berjalan di gambarkan melalui Data Flow Diagram (DFD) Pelatihan Golongan Jenis Identitas Gambar 3 Context Diagram Gambar 5 Struktur Menu Status Pernikahan Selanjutnya setelah memiliki struktur menu maka akan dibuatkan antarmuka perangkat lunak yang akan menjembatani antara sistem dengan user. Berikut adalah antarmuka pada perangkat lunak ini : Gambar 4 Data Flow Diagram Level 1
program dengan menggunakan perancangan prosedural, berikut adalah penjelasan dari modulmodul yang dirancang. Perancangan prosedural untuk proses seleksi Nama modul : Seleksi Kegunaan : Menentukan status karyawan yang akan terlibat pada sistem Input : Data karyawan Output : Data karyawan yang sudah diperbaharui Data hasil seleksi Algoritma : Jika status seleksi pada karyawan adalah lulus, maka Ubah status kerja karyawan menjadi aktif Selain itu Ubah status karyawan menjadi pending Gambar 6 Form Pendaftaran Seleksi Gambar 7 Form Input Nilai Seleksi Perancangan prosedural untuk proses pengajuan cuti Nama modul : Pengajuan Cuti Kegunaan : Melakukan penyimpanan informasi pengajuan cuti yang dilakukan karyawan Input : Data Karyawan Output : Data Pengajuan Cuti Algoritma : Lihat jumlah pengajuan cuti yang pernah diajukan Lihat jatah maksimal cuti Jatah baru adalah jumlah jatah maksimal dikurangi jumlah yang pernah diajukan Jika jumlah yang diajukan lebih kecil atau sama dengan jumlah jatah baru Maka setujui pengajuan cuti Selain itu Maka tolak pengajuan cuti Gambar 8 Form Pengajuan Cuti Gambar 9 Form Pelatihan Setelah perancangan antar muka selesai dibuat, selanjutnya membentuk algoritma setiap bagian dari Dalam perancangan perangkat lunak ini terdapat rangkaian kegiatan yang berjalan secara berurutan. Berikut merupakan daftar aktifitas yang dilakukan : 1. Analisis sistem yang akan dibangun Proses ini merupakan langkah awal yang diambil untuk membangun perangkat lunak agar sesuai dengan apa yang diharapkan 2. Pembuatan database Pada tahap ini dilakukan proses pembuatan database yang berguna sebagai media penyimpanan data. 3. Pembuatan desain menu utama Pada tahap ini dilakukan proses pembuatan desain untuk perangkat lunak yang akan menjadi media utama untuk media interaksi antara pengguna dengan perangkat lunak. 4. Koneksi database dan pengkodean Pada tahap ini dilakukan proses untuk koneksi antara database dengan perangkat lunak serta pembentukan kode untuk setiap proses pada perangkat lunak.
5. Pengujian perangkat lunak Setelah proses koneksi serta pengujian selesai maka dilakukan pengujian kelayakan. Apabila masih ada kesalahan dalam pengoperasiannya, maka tahap desain menu, koneksi database dan pengkodean akan dilakukan kembali terutama pada bagian yang terjadi kesalahan. 6. Evaluasi dan perbaikan perangkat lunak Setelah perangkat lunak lulus uji kelayakan dan telah diimplementasikan, maka tahap selanjutnya adalah tahap perbaikan dan evaluasi. 7. Tahap penyelesaian Tahap akhir penyelesaian masalah hasil evaluasi pada perangkat lunak sebelum perangkat lunak akan digunakan oleh pengguna. Berikut adalah table rencana implementasi untuk perangkat lunak dari tahap instalasi perangkat lunak hingga tahap evaluasi dan tahap akhir penyelesaian perangkat lunak. Tabel 1 Rencana aktivitas dan waktu Kode Waktu Nama aktivitas aktivitas (minggu) A Analisis sistem yang akan dibangun 4 B Pembuatan database 2 C Pembuatan desain menu utama 4 D Koneksi database dan pengkodean 6 E Pengujian perangkat lunak 2 Evaluasi dan F perbaiakan 2 perangkat lunak G Tahap penyelesaian 2 Dalam perancangan serta pengelolaan operasional sistem baru dibutuhkan beberapa sumber daya manusia (brainware) yang terdiri dari : 1. Sistem Analis. Bertugas sebagai penanggung jawab dan melakukan analisa terhadap pengembangan sistem serta melakukan pengawasan terhadap penerapan sistem baru yang telah dirancang. 2. Programmer Aplikasi merangkap database administrator Mempunyai tugas untuk membuat database, desain aplikasi serta konstruksi coding sesuai dengan sistem yang telah dirancang dan juga bertanggung jawab terhadap pemeliharaan database. 3. Teknisi Menangani instalasi jaringan serta pemeliharaan hardware. Selain kebutuhan terhadap brainware untuk mengimplementasikan perangkat lunak ini juga di butuhkan sumberdaya lainnya, yaitu : Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) 1. Windows 7 atau windows 8 2. Notepad++ 3. Xampp versi 1.8.3 4. Web Browser minimal setara IE 10 Kebutuhan Prangkat Keras (Hardware) 1. Processor dengan clock speed minimal 1,8 GHz 2. MotherBoard support dengan Processor 3. RAM minimal 512 MB RAM 4. Harddisk free space minimal 5 GB 5. Monitor 6. Keyboard 7. Mouse 4. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengujian pada bab sebelumnya, penelitian kali ini dapat ditarik kesimpulan bahwa : 1. Perangkat lunak kali ini dapat menghasilkan informasi yang lebih mudah dimengerti karena menggunakan grafik untuk menunjukan informasi yang ada. 2. Perangkat lunak ini masih belum dapat diakses dimana saja mengguanakan internet karena belum dilakukannya proses hosting. Adapun saran bagi pengembangan lebih lanjut bagi penelitian ini adalah: 1. Perangkat lunak lebih rensponsive. 2. Menambahkan modul penggajian dan juga absensi. 3. Menjadi data master untuk aplikasi pendukung keputusan (DSS). DAFTAR PUSTAKA 1. Abdul Kadir. 2008, Dasar Perancangan & Implementasi, Andi Offset, Yogyakarta. 2. Abdul Kadir. 2009, Membuat Aplikasi Web dengan PHP + Database MySQL, Andi Offset, Yogyakarta. 3. Edy W., Ali Z., dkk. 2014, 3 in 1: Javascript, jquery, dan jquery Mobile, Elex Media Komputindo 4. Edy W., Ali Z., dkk. 2014, Pemograman Web Berbasis HTML5, PHP & Javascript, Elex Media Komputindo 5. Gunawan, Wahyu. 2010, Kebut Sehari Jadi Master PHP, Genius Publisher, Yogyakarta. 6. Indrajani. 2009, Sistem Basis Data dalam Paket Fove in One, Elex Media Komputindo, Jakarta.
7. Rosa A.S & M.Shalahuddin. 2013, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek, Informatika, Bandung. 8. Sugiyono. 2008, Metode Penelitian kuantitatife, Kualitatife, dan R & D, Alfabeta, Bandung. 9. Summerville, Ian 2011, Software Engineering (Rekayasa Perangkat Lunak), Erlangga, Jakarta. 10. Suwatno & Donni Juni Priansa, Manajemen SDM dalam Organisasi Publik dan Bisnis, Alfabeta, Bandung. 11. Nurhayati. 2010, Manajemen Proyek, Graha Ilmu, Yogyakarta.