169 BAB X PANDUAN PELAKSANAAN LOKAKARYA DAN PENGEMBANGAN SISTEM/PROGRAM I. Pengertian Program pengembangan merupakan program penunjang yang berfungsi sebagai trigger untuk memperlancar keberlangsungan suatu aktivitas yang dirancang dan berkontribusi dalam perbaikan sistem. Oleh karena itu keberadaan pengembangan program harus secara eksplisit muncul dalam mekansime dan rancangan dari suatu aktivitas. Tidak semua aktivitas memerlukan trigger pengembangan program, namun satu pengembangan program mungkin dapat menunjang kelancaran lebih dari satu aktivitas. Untuk lebih memfokuskan peranan pengembangan program sebaiknya ada batasan baik scope, kedalaman maupun pembiayaan suatu unit pengembangan program, sehingga lingkup pengembangan program tersebut tidak terlalu global maupun terlalu rigid dengan biaya yang rasional. Dengan demikian jumlah pengembangan program yang diperlukan untuk menunjang suatu aktivitas tidak perlu terlalu banyak. Dengan dasar pemikiran tersebut cukup rasional apabila dilakukan pembatasan maksimal lima pengembangan program per tahun dibiayai oleh PHK- PKPD untuk mendukung aktivitas-aktivitas yang diusulkan. Keberadaan pengembangan program ditekankan untuk memperkuat kapasitas manajemen dan bidang-bidang prioritas. Aktivitas untuk memperkuat kapasitas manajemen ditekankan pada manajemen pembelajaran dan klinik, meliputi: manajemen implementasi KBK, manajemen pelaksanaan keterampilan klinik dan manajemen pelaksanaan program profesi. Kegiatan untuk memperkuat bidang prioritas ditekankan pada review/revisi/pengembangan kurikulum, proses akreditasi, dan pengembangan skill bagi staf dan teknisi. Penekanan kegiatan pada komponen ini dimaksudkan untuk memfasilitasi keberlanjutan capaian proyek dan meningkatkan kualitas proses pembelajaran. II. Ketentuan Umum Ketentuan umum dalam pengembangan sistem/program perlu memperhatikan beberapa hal dibawah ini: 1. Unit cost setiap pengembangan sistem/program maksimum Rp15 juta, disesuaikan dengan scope dan kedalaman substansi pengembangan program. 2. Kegiatan dilaksanakan di dalam kampus untuk mendukung peningkatan atmosfir akademik.
170 3. Kegiatan pengembangan program dengan dana PHK-PKPD sifatnya hanya trigger, sehingga tidak ada pengulangan kegiatan yang sama pada tahun berikutnya. Kegiatan yang sifatnya telah menjadi rutin tidak dapat menggunakan dana PHK-PKPD. Demikian juga kegiatan yang merupakan bagian dari pengembangan program yang sifatnya rutin tidak eligible menggunakan dana PHK-PKPD, seperti memasukkan data, mengolah data dan lain sebagainya. 4. Kejelasan target luaran dan indikator untuk mengukurnya. 5. Kejelasan mekanisme dan jadwal pelaksanaan serta rincian penggunaan biaya 6. Kejelasan tindak lanjut pengembangan program/implementasi hasil yang secara nyata berkontribusi dalam mendukung sistem pendidikan di institusi. III. Jenis Program (Lesson Learned dari Batch I) Terdapat 2 (dua) jenis program, dalam hal ini pengembangan sistem/program dan workshop (lokakarya)/seminar dengan ketentuan tambahan yang dapat dilihat pada tabel 1. Tabel 1. Jenis Program dan Ketentuan Tambahan No Jenis Program Ketentuan Tambahan 1 Pengembangan Sistem/Program - Penekanan lebih kepada keperluan pengembangan sistem dalam program studi 2 Workshop (Lokakarya)/Seminar - Kegiatan dilakukan ± 2 hari (8 jam/hari) - Adanya kejelasan uraian kerja/tanggung jawab masing-masing anggota panitia - Honor pembicara pakar dari luar institusi maksimum Rp1.150.000,- per jam, maksimum 3 jam per kegiatan - Honorarium narasumber, moderator, dan fasilitator masing-masing maksimum Rp500.000/jam, maksimum 2 jam per kegiatan - Honor panitia maks. 15% dari total anggaran - Peserta workshop(lokakarya)/seminar tidak eligible mendapat honor - Dilaksanakan di dalam kampus IV. Format Proposal/TOR Pengembangan Sistem/Program:
171 Format proposal/tor pengembangan program minimal memuat informasi di bawah ini: 1. Judul Merupakan judul pengembangan program, ditulis secara singkat dan jelas. 2. Lembar Persetujuan Disahkan oleh Dekan dan Direktur Eksekutif PIU. 3. Latar Belakang Merupakan uraian ringkas latar belakang permasalahan yang dihadapi oleh program studi, sehingga diperlukan suatu pengembangan program. 4. Tujuan Merupakan tujuan yang diharapkan dalam melaksanakan program tersebut, tujuan harus terukur dan dapat dibuktikan pada akhir program. 5. Hasil Kajian Pendahuluan Merupakan uraian tentang kondisi saat ini berupa hasil studi/kajian/ pengamatan yang terkait dengan pengembangan program yang diusulkan dan dilengkapi dengan informasi kuantitatif. 6. Target Luaran/Indikator Keberhasilan Merupakan suatu indikator keberhasilan yang bersifat kuantitatif dan merupakan indikator langsung yang terkait dengan pelaksanaan program. 7. Mekanisme Pelaksanaan Merupakan rincian tahapan kegiatan yang dilengkapi dengan penggunaan sumberdaya dan penanggung jawab kegiatan. 8. Rincian Jadwal Kegiatan Merupakan jadwal tentatif yang direncanakan dalam melaksanakan kegiatan. 9. Rincian Usulan Biaya Merupakan rincian usulan biaya penyelenggaraan kegiatan dan perlu disesuaikan dengan standar SBU. 10. Tindak Lanjut Kegiatan Merupakan uraian kegiatan yang diharapkan menjadi outcome dari pengembangan program tersebut dan rancangan kegiatan yang menjamin tercapainya indikator keberhasilan dan keberlanjutan program tersebut di masa akan datang. 11. Kejelasan Uraian Kerja Anggota Panitia Merupakan uraian tanggung jawab masing-masing anggota panitia, dan jumlah anggota yang diperlukan dengan pertimbangan efisiensi dan efektifitas.
172 V. Format Laporan Pengembangan Sistem/Program Laporan pengembangan program minimal memuat informasi dibawah ini. 1. Judul Merupakan judul pengembangansistem/program, ditulis secara singkat dan jelas. 2. Lembar Persetujuan Disahkan oleh Dekan dan Direktur Eksekutif PIU. 3. Latar Belakang Merupakan uraian ringkas latar belakang permasalahan yang dihadapi oleh program studi, sehingga diperlukan suatu pengembangan sistem/program. 4. Tujuan Merupakan tujuan yang diharapkan dalam melaksanakan sistem/program tersebut, tujuan harus terukur dan dapat dibuktikan pada akhir program. 5. Hasil Kajian Pendahuluan Merupakan uraian tentang kondisi saat ini berupa hasil studi/kajian/ pengamatan yang terkait dengan pengembangan sistem/program yang diusulkan dan dilengkapi dengan informasi kuantitatif. 6. Target Luaran/Indikator Keberhasilan Merupakan suatu indikator capaian keberhasilan yang bersifat kuantitatif dan merupakan indikator langsung yang terkait dengan pelaksanaan program. 7. Mekanisme Pelaksanaan Merupakan rincian realisasi kegiatan yang dilengkapi dengan penggunaan sumber daya dan penanggung jawab kegiatan. 8. Hasil Kegiatan Merupakan output kegiatan pengembangan program yang telah dilaksanakan dengan menyertakan capaian-capaian yang dikaitkan dengan indikator keberhasilan yang ditargetkan. 9. Tindak Lanjut Kegiatan Merupakan uraian kegiatan yang diharapkan menjadi outcome dari pengembangan sistem/program tersebut dan rancangan kegiatan yang menjamin tercapainya indikator keberhasilan dan keberlanjutan program tersebut di masa akan datang.
173 VI. Mekanisme Tahap Pengelolaan Pengembangan Sistem/Program Berikut adalah mekanisme yang perlu diperhatikan dalam tahap pengelolaan pengembangan sistem/program: 1. Sebelum dilaksanakan PIU perlu membuat TOR untuk setiap kegiatan yang akan dilakukan. 2. TOR yang dibuat telah dikoreksi dan disetujui oleh Dekan dan Direktur PIU baik tentang substansi maupun anggaran biaya sebelum dikirim ke CPCU, dengan memperhatikan azas efisiensi, efektivitas dan produktivitas. 3. Kegiatan dapat dilaksanakan setelah TOR yang dibuat mendapat persetujuan substansi dan pembiayaan dari CPCU. 4. Pelaksanaan Program oleh Tim/PIC yang ditetapkan oleh Direktur Eksekutif PIU. 5. Penyampaian laporan oleh tim ke Direktur PIU. 6. Evaluasi laporan pengembangan sistem/program oleh CPCU.