I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan teknologi di berbagai bidang mengalami kemajuan yang sangat pesat. Kemajuan yang sangat pesat tersebut terutama disebabkan oleh semakin canggihnya teknologi komputer dan komunikasi yang ada di dunia ini. Teknologi komputer dan komunikasi yang canggih telah mendorong semua sektor mengalami kemajuan yang sangat pesat, seperti di sektor ekonomi, industri, transportasi, telekomunikasi, pertahanan, dan lain-lain. Saat inilah isu mengenai globalisasi menjadi hal yang umum didengar, dimana kondisi ini ditandai dengan sudah berkurangnya batas-batas negara dalam konteks informasi, ekonomi dan juga bisnis. Persaingan yang sangat ketat merupakan konsekuensi dari adanya globalisasi, dimana kini semua pelaku usaha dituntut untuk lebih baik, lebih cepat dan lebih murah dalam arti lebih efisien. Keunggulan kompetitif haruslah dimiliki oleh setiap pelaku usaha untuk dapat bertahan dalam persaingan, sehingga penguasaan teknologi menjadi salah satu kunci keberhasilannya. Sektor perbankan saat ini telah menjadi bagian integral dari globalisasi itu sendiri. Peran vital perbankan tidak hanya sebatas pada kegiatan yang konvensional seperti simpanan dan kredit saja. Namun telah menjadi bagian dari seluruh aktivitas transaksi elektronik yang kini telah menjadi trend dalam kehidupan kita sehari-hari, dimana perputaran uang hanya terjadi secara elektronik. Trend itu tentunya hadir karena adanya penerapan sistem online banking yang dimiliki oleh hampir seluruh perbankan yang ada dan telah menjadi salah satu barrier to entry dari industri perbankan. BRI sebagai salah satu bank terbesar di Indonesia pun telah menjawab tuntutan tersebut di tahun 1999 dengan mengembangkan jaringan dan aplikasi yang mendukung online banking dengan berbasis pada centralized database yang artinya kini tatakelola database menjadi terpusat. Oleh karena itulah, makalah ini 1
akan lebih berfokus pada pembahasan mengenai perubahan sistem database beserta permasalahan dalam implementasinya di BRI. 1.2. Tujuan Tujuan makalah ini adalah membahas hal-hal sebagai berikut: 1. Mengkaji pengembangan sistem informasi berbasis distirbuted ke sentralisasi database di BRI. 2. Mengkaji permasalahan yang terjadi dalam terkait implementasi penerapan sistem tersentralisasi yang diterapkan oleh BRI. 2
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Database Menurut O Brien (2008) database adalah kumpulan terintegrasi dari elemen data yang secara logika saling berhubungan. Database mengkonsolidasikan berbagai catatan yang dahulu disimpan dalam file-file terpisah ke dalam satu gabungan umum elemen data yang menyediakan data untuk banyak aplikasi. Data yang disimpan dalam database independen dari program aplikasi yang menggunakannya dan dari jenis peralatan penyimpanan tempat mereka disimpan. Database berisi berbagai elemen data yang mendeskripsikan berbagai entitas dan hubungan antar entitas. 2.2. Distributed Database Menurut O Brien (2008) distributed database merupakan konsep mendistribuskan database di tempat-tempat yang lokasinya tersebar. Sharing data masih dimungkinkan untuk dilakukan dengan menggunakan jaringan antar distributed database tersebut. 2.3. Centralized Database Direksi BRI telah memutuskan untuk merubah konsep arsitektur aplikasi, konsep pemrosesan data, dan konsep arsitektur hardware untuk mendukung kegiatan operasional seluruh unit kerja di BRI yang menggunakan database yang tersentralisasi di Kantor Pusat BRI (Setyadi, 2002) 2.4. Siklus Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) Menurut O Brien (2008) pengembangan sistem model SDLC terdiri atas beberapa tahapan, yaitu: 3
- System Investigation; dimana kegiatan yang dilakukan adalah untuk megetahui masalah yang ada, peluang penyelesaiannya, dan memperoleh arah pengembangan. Biasanya digambarkan melalui matriks komponen. - System Analysis; dimana kegiatan yang dilakukan bertujuan untuk menganalisis sistem dan lingkungan yang ada dan sedang berjalan untuk keperlun perancangan sistem baru sesuai dengan kondisi perusahaan. Umumnya digambarkan dalam suatu model diagram alir (Data Flow Diagram/DFD) dan contex diagram. - System Design; bertujuan untuk menentukan spesifikasi proses dan struktur basis data (database) yang diperlukan oleh sistem yang akan dikembangkan, termasuk di dalamnya spesifikasi perangkat (keras dan lunak). Alat yang digunakan umumnya Entity Relation Diagram (ERD) dan data dictionary. - System Implementation; meliputi pengadaan perangkat, pengembangan software, training, pengujian dan perbaikan. - System Maintenance: peninjauan ulang, evaluasi, modifikasi agar sistem dapat terus berfungsi dan bermanfaat bagi pengguna. 2.5. Konversi Menurut O Brien (2008) konversi data adalah suatu proses dimana hardware, software, sumberdaya manusia dan sumber data dari sistem informasi lama harus dipindahkan atau dikonversi memenuhi kebutuhan yang diperlukan di dalam yang sistem baru. Aktivitas konversi data lainnya yang biasa dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat, penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan pengaturan data ke dalam format data yang baru seperti: database, data-mart, dan data gudang. Proses konversi yang baik merupakan hal yang penting, karena data yang diformat atau disusun dengan tidak tepat sering dilaporkan sebagai salah satu penyebab utama dari kegagalan dalam implementasi sistem baru. 4
III. PROFIL BANK BRI 3.1.Sejarah Pada awalnya Bank Rakyat Indonesia (BRI) didirikan di Purwokerto, Jawa Tengah oleh Raden Aria Wirjaatmadja dengan nama Hulp-en Spaarbank der Inlandsche Bestuurs Ambtenaren atau Bank Bantuan dan Simpanan Milik Kaum Priyayi yang berkebangsaan Indonesia (pribumi). Berdiri tanggal 16 Desember 1895, yang kemudian dijadikan sebagai hari kelahiran BRI. Pendiri Bank Rakyat Indonesia Raden Aria Wirjaatmadja Pada periode setelah kemerdekaan RI, berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 1 tahun 1946 Pasal 1 disebutkan bahwa BRI adalah sebagai Bank Pemerintah pertama di Republik Indonesia. Adanya situasi perang mempertahankan kemerdekaan pada tahun 1948, kegiatan BRI sempat terhenti untuk sementara waktu dan baru mulai aktif kembali setelah perjanjian Renville pada tahun 1949 dengan berubah nama menjadi Bank Rakyat Indonesia Serikat. Pada waktu itu melalui PERPU No. 41 tahun 1960 dibentuk Bank Koperasi Tani dan Nelayan (BKTN) yang merupakan peleburan dari BRI, Bank Tani Nelayan dan Nederlandsche Maatschappij (NHM). Kemudian berdasarkan Penetapan Presiden (Penpres) No. 9 tahun 1965, BKTN diintergrasikan ke dalam Bank Indonesia dengan nama Bank Indonesia Urusan Koperasi Tani dan Nelayan. Setelah berjalan selama satu bulan keluar Penpres No. 17 tahun 1965 tentang pembentukan Bank tunggal dengan nama Bank Negara Indonesia. Dalam ketentuan baru itu, Bank Indonesia Urusan Koperasi, Tani dan Nelayan (eks BKTN) diintegrasikan dengan nama Bank Negara Indonesia unit II bidang Rural, sedangkan NHM menjadi Bank Negara Indonesia unit II bidang Ekspor Impor (Exim). Berdasarkan Undang-Undang No. 14 tahun 1967 tentang Undang-undang Pokok Perbankan dan Undang-undang No. 13 tahun 1968 tentang Undang-undang Bank Sentral, yang intinya mengembalikan fungsi Bank Indonesia sebagai Bank Sentral dan Bank Negara Indonesia Unit II Bidang Rular dan Ekspor Impor 5
dipisahkan masing-masing menjadi dua Bank yaitu Bank Rakyat Indonesia dan Bank Ekspor Impor Indonesia. Selanjutnya berdasarkan Undang-undang No. 21 tahun 1968 menetapkan kembali tugas-tugas pokok BRI sebagai Bank Umum. Sejak 1 Agustus 1992 berdasarkan Undang-undang perbankan No. 7 tahun 1992 dan Peraturan Pemerintah RI No. 21 tahun 1992 status BRI berubah menjadi PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) yang kepemilikannya masih 100% ditangan Pemerintah. PT. BRI (Persero) yang didirikan sejak tahun 1895 didasarkan pelayanan pada masyarakat kecil sampai sekarang tetap konsisten, yaitu dengan fokus pembiayaan kepada Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM). 3.2. Visi dan Misi Visi BRI Menjadi bank komersial terkemuka yang selalu mengutamakan kepuasan nasabah. Misi BRI Melakukan kegiatan perbankan yang terbaik dengan mengutamakan pelayanan kepada usaha mikro, kecil dan menengah untuk menunjang peningkatan ekonomi masyarakat. Memberikan pelayanan prima kepada nasabah melalui jaringan kerja yang tersebar luas dan didukung oleh sumber daya manusia yang profesional dengan melaksanakan praktek good corporate governance. Memberikan keuntungan dan manfaat yang optimal kepada pihak-pihak yang berkepentingan. 6
IV. PEMBAHASAN 4.1. Distributed Database Sistem database yang digunakan di BRI sebelum tahun 2001 adalah berbasis distributed, ini artinya seluruh unit-unit usaha yang tersebar di seluruh Indonesia tidak saling terhubung. Pada saat itu, sistem yang digunakan meliputi OLSIB, TAPSUN, TRANSEL, CEPEBRI dan STU. Kondisi ini tentunya memiliki banyak kekurangan bagi pihak internal maupun eksternal BRI (terutama nasabah). Bagi internal tentu saja hal ini membuat sistem kerja yang kurang efisien untuk menjalankan operasionalnya sehari-hari, terutama hal yang terkait dengan beban kerja dan pelayanan terhadap nasabah. Beban kerja yang berat tersebut dapat dicontohkan sebagai kegiatan pada saat melakukan transaksi antar unit usaha BRI. Sistem database yang terdistribusi mengharuskan penggunaan kurir untuk melakukan suatu pertukaran data dalam bentuk dokumen, wesel, kwitansi, dan lain-lain mengenai transaksi ataupun kegiatan lainnya. Belum lagi waktu yang dibutuhkan relatif lebih lama dan tidak dapat diprediksi. Bagi eksternal, terutama nasabah. Sistem database yang terdistribusi menyebabkan pelayanan yang terbatas, lambat, dan lebih mahal. Padahal tentunya nasabah menginginkan adanya produk yang beragam, mudah, cepat dan murah serta berkualitas di BRI. Gambar 1. Model Sistem Distibuted Database di BRI 7
4.2. Centralized Database Menurut Setyadi (2002) pengembangan sistem berbasis sentralisasi data di BRI dimulai pada tahun 1999. BRI telah memutuskan paket software Silverlake Integrated Banking System (SIBS) sebagai aplikasi core banking dan diberi nama BRINETS (BRI Integrated Network and Information System). Sistem ini merupakan sistem yang terpadu. Arsitektur BRINETS itu sendiri terdiri dari Core Banking System, Management Support System dan Banking Delivery System. Management Support System terdiri dari Management Information System dan Decision Support System. Management Information System terdiri dari: - Financial Information System - Fixed Asset Information System - Human Resources Information System Sedangkan Decision Support System terdiri atas: - Risk Management - Assets & Liabilities Management - Profitability Analysis Core Banking System merupakan inti dari aplikasi induk bank yang merupakan subsistem operasional utama BRI. Pada Sistem BRINETS ini juga merupakan sistem yang dibangun untuk dapat berkomunikasi dengan sistem aplikasi lain. Core Banking System ini terdiri atas Customer Information File (CIF), Loans, Deposits, Remittance, dan GL & Accounting. Adapun Bankng Delivery System adalah subsistem yang yang terkait dengan aktivitas transaksi aplikasi seperti Branch Teller, ATM, Electronic Fund Transfer, Point of Sales, Phone Banking, Kiosk Banking, Mobile Banking, dan Internet Banking. Untuk integrasi antara aplikasi sistem fasilitas dengan aplikasi Core Banking System pada Host Enterprises Server dibangun hubungan untuk saling melakukan pertukaran pesan secara online. Pesan ini tentunya menggunakan format yang sama dan mengikuti aturan standar internasional yang berlaku. Sistem BRINETS ini baik aplikasi dan databese-nya ditunjang oleh server IBM AS/400 sebagai Host Enterprise Server di Kantor Pusat BRI, sedangkan end user berinteraksi melalui interface berbasis Windows. BRINETS juga menggunaan pendekatan model client-server dan atau web base. Sistem ini mulai 8
diimplementasikan tahun 2000 secara bertahap diimplementasikan ke seluruh unit kerja yang ada di Indonesia yang kini berjumlah sekitar 7.000 unit. Gambar 2. Model Sistem Centralized Database di BRI 4.3. Permasalahan dalam Implementasi BRINETS Permasalahan yang terjadi dalam impelmentasi BRINETS terdiri dari banyak aspek baik secara internal maupun eksternal yang berkaitan dengan database. Permasalahan ini tentu timbul akibat dari perubahan sistem yang berbasis data terdistribusi ke sentralisasi. Hal ini merupakan sesuatu yang wajar karena impelmentasi sistem tidak dapat dilakukan sekaligus dan tentunya harus didukung oleh seluruh stakeholders dari BRI untuk menyukseskannya. Permasalahan internal yang dihadapi pada tahap awal pengembangan sistem menyangkut sentralisasi database dengan aplikasi BRINETS adalah perbedaan format data yang digunakan pada saat sebelumnya yang berbasis DOS Operating System (DOS) ke Windows Base System. Adanya perbedaan format data ini menyebabkan perlu dilakukannya konversi data. Beberapa data yang harus dikonversi terutama berkaitan dengan data nasabah dan non nasabah, serta 9
nomor rekening baru yang memiliki digit lebih panjang dan dikelompokkan berdasarkan branch atau unit kerja BRI yang bersangkutan. Proses konversi ini tentu saja memakan waktu yang relatif lama, karena wakil dari Divisi TSI BRI yaitu implementor harus melakukan proses konversi ke unit-unit kerja yang ada di seluruh Indonesia dengan menggunakan software tertentu yang bisa dilakukan. Akhirnya, proses peralihan sistem ini baru bisa tercapai keseluruhannya pada tahun 2010 dengan tambahan target ketersediaan 6.000 unit ATM di seluruh Indonesia. Hal yang terpenting yang harus dilakukan dalam melakukan konversi adalah clean up data. Clean up data yang dilakukan di BRI adalah dengan cara memisahkan data yang diperlukan dan tidak diperlukan. Ditemukannya data-data yang tidak memenuhi syarat untuk dikonversi menyebabkan sistem BRINETS tidak dapat menerima data yang telah dikonversi tersebut. Hal itu bisa dicontohkan dengan adanya ketidakcocokkan pada konversi CIF yang baru, dimana ternyata banyak terdapat karakter CIF yang ternyata tidak berisi data nasabah, tetapi hanya berupa karakter-karakter seperti tanda titik, koma, dan lainlain yang tidak berarti apa-apa. Akhirnya, proses konversi menjadi terhambat karena data yang tidak cocok tersebut harus ditelurusi, diperbaiki ataupun dihapus secara manual. Selain itu, permasalahan data yang hilang dan tidak terekam dalam sistem BRINETS juga banyak terjadi. Keterbatasan konversi data menyebabkan banyak data terutama yang memiliki usia yang cukup lama tidak terekam dengan baik (misalnya data tahun 80-an). Hal ini tentu saja suatu kerugian bagi pihak BRI itu sendiri. Proses konversi yang terburu-buru juga menjadi salah satu penyebab banyaknya data yang tidak terekam dan hilang akibat adanya perpindahan sistem. Permasalahan eksternal yang terjadi akibat perubahan sistem ini tentunya berkaitan dengan nasabah. Adanya perubahan sistem yang juga mengakibatkan perubahan nomor rekening membuat bingung nasabah. Sosialisasi yang cukup lama mengenai perubahan semua nomor rekening lama ke baru yang menjadi lebih panjang juga berlangsung cukup lama. Sosialisasi itu juga dibarengi dengan pengkinian data dengan memperbaharui CIF yang sebagian besar tidak memenuhi 10
kaidah yang ditetapkan dalam BRINETS serta penggantian buku tabungan lama ke baru yang tentunya dengan nomor rekening yang telah dikonversi. 11
IV. KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Bank BRI telah melakukan transformasi di dalam sistem informasinya dengan berbasis pada online banking dengan database yang terpusat di tahun 1999, namun demikian implementasinya baru dapat dimulai pada tahun 2001 dengan dukungan aplikasi yang dinamankan BRINETS. 2. Permasalahan yang dihadapi pada saat alih sistem menyangkut internal dan eksternal. Permasalahan internal terkait dengan pengumpulan data yang tersebar di seluruh unit kerja BRI yang ada di seluruh Indonesia, proses konversi data, implementasi yang terburu-buru sehingga menyebabkan banyak data yang hilang. Sedangkan permasalahan eksternal terkait dengan kebingungan nasabah dengan peralihan sistem yang baru. 4.2. Saran Saran yang dapat disampaikan pada makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Pembenahan sistem harus dilakukan secara terus-menerus di BRI, terutama sistem juga harus dibuat ke arah yang lebih efisien (misalnya lebih paperless), sehingga dapat menghemat sumberdaya yang ada. 2. Data merupakan input dari sistem informasi, data juga merupakan suatu asset yang sangat berharga bagi perusahaan. Hendaknya perlu diantisipasi kerawanannya. Salah satunya pada saat peralihan sistem seperti yang terjadi di BRI. 12
DAFTAR PUSTAKA O Brien, J.A. 2008. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat. Setyati, Heru. 2002. Disain Sistem Rekonsiliasi Data Hasil Konversi Dari Sistem Yang Terdistribusi Ke Sistem Yang Tersentralisasi (Studi Kasus Pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero). Thesis. Bogor: Institut Pertanian Bogor. www.bri.go.id. 2011. Situs Resmi Bank Rakyat Indonesia, Tbk. Jakarta. 13