PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL PROGRAM HIBAH PENINGKATAN MUTU PENDAMPINGAN SISWA 2008/2009 UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA - 1 -
A. Latar Belakang Kualitas calon mahasiswa merupakan salah satu unsur penting dalam mendukung terbentuknya kompetensi lulusan yang memiliki daya saing tinggi pada era global. Dalam kaitan tersebut, Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya (UKWMS) memiliki kepedulian yang sangat tinggi terhadap program pendampingan siswa di SMA. Program pendampingan siswa yang bertujuan untuk melakukan internalisasi nilai-nilai luhur yang menjadi visi dan misi sekolah perlu dikembangkan secara inovatif dan kreatif, yang pada gilirannya akan menghasilkan kualitas lulusan SMA yang tinggi. Selain itu, upaya peningkatan kualitas lulusan SMA melalui pengembangan kegiatan layanan kesiswaan akan memberikan kontribusi dalam persyaratan akreditasi sekolah. Oleh sebab itu, pada tahun akademik 2008/2009 ini Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya menawarkan Program Hibah Peningkatan Mutu Pendampingan Siswa yang diharapkan dapat menjadi salah satu program untuk mengakselerasi terwujudnya proses pendampingan siswa yang berkualitas. B. Tujuan Program Hibah Peningkatan Mutu Pendampingan Siswa ini ditujukan untuk meningkatkan kapasitas guru untuk melaksanakan proses pendampingan siswa dalam upaya internalisasi nilai melalui pengembangan model pendampingan siswa yang inovatif dan kreatif. C. Sasaran Hibah Hibah ini diarahkan pada guru-guru SMA yang mengasuh program Bimbingan Konseling (BK) dan guru pendamping kesiswaan pada kelas sepuluh, kelas sebelas atau kelas dua belas. Hibah ini dilaksanakan dalam jangka waktu 1 (satu) semester atau sekitar 5 (lima) bulan. D. Persyaratan Umum dan Kelayakan bagi Pengusul Secara umum Program Hibah Peningkatan Mutu Pendampingan Siswa yang ditawarkan ini dapat diikuti oleh semua guru BK dan guru pendamping kesiswaan - 2 -
tetap purna waktu di SMA yang menjalin kerja sama dengan UKWMS. Proposal dapat diusulkan oleh tim yang terdiri dari 2 3 guru. Tim tersusun atas Ketua dan anggota, yang sekaligus bertindak sebagai penyusun dan pengamat (peer observers). Proposal yang diajukan merupakan proposal orisinal yang dibuat dan ditulis sendiri oleh pengusul. Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya sewaktu-waktu dapat menghentikan atau mencabut hibah yang diterima apabila ditemukan penyimpangan, baik penyimpangan yang dilakukan pada saat pengajuan proposal maupun pada saat implementasi. E. Proses dan Kriteria Seleksi Proses seleksi akan dilakukan melalui 2 (dua) tahap, yakni seleksi terhadap kualitas substansi melalui kegiatan desk evaluation terhadap proposal, dan kelayakan implementasi kegiatan melalui kegiatan kunjungan lapangan/site visit. Selain itu, proses visitasi dimaksudkan untuk mengevaluasi kondisi awal (baseline) dari indikator kinerja proses kegiatan sebelum penerimaan hibah dan menilai kapasitas pengusul untuk menjalankan program pengembangannya. Proposal yang telah gugur dalam tahap desk evaluation tidak akan divisitasi. Seluruh proses evaluasi, baik evaluasi proposal maupun kunjungan lapangan, dilakukan oleh Tim Penilai atas penugasan Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya, yang selanjutnya akan menyampaikan rekomendasi dan usulan pemenang hibah. Adapun jadwal kegiatan hibah mulai proses seleksi hingga pelaporannya adalah sebagai berikut: Undangan membuat proposal: 20 September 2008 Sosialisasi dan pelatihan : 18 Oktober 2008 di UKWMS (tentative) Batas akhir proposal masuk : 22 November 2008 Pengumuman site visit : 10 Desember 2008 Periode site visit : 7 Januari 2 Februari 2009 Pengumuman pemenang : 5 Februari 2009 Penandatanganan kontrak : 9 Februari 2009-3 -
Pelaksanaan kegiatan tahap I : 10 Februari 19 Maret 2009 Monitoring & evaluasi tahap I : 24 31 Maret 2009 Pelaksanaan kegiatan tahap II : 2 April 19 Mei 2009 Batas akhir penyerahan laporan : 20 Mei 2009 Setiap proposal diseleksi berdasarkan 4 (empat) kriteria dengan pembobotan sebagai berikut: 1. Identifikasi permasalahan dan tujuan (20%), meliputi kejelasan masalah yang diidentifikasi sesuai dengan kondisi pendampingan siswa saat ini dan kejelasan tujuan inovasi kegiatan berdasarkan permasalahan yang teridentifikasi; 2. Konsep pemecahan masalah dan keberlanjutannya (35%), meliputi rasional pemilihan kegiatan untuk memecahkan permasalahan yang teridentifikasi dan jaminan akan keberlangsungan amalan baik (good practices) dari kegiatan tersebut meskipun program hibah telah selesai; 3. Metode pemecahan masalah (35%), meliputi mekanisme dan rancangan kegiatan yang menjelaskan tahapan yang dilakukan secara rinci serta penetapan indikator kinerja yang terukur untuk mengevaluasi keberhasilan kegiatan; 4. Kelayakan (10%), meliputi kapasitas pengusul untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, kejelasan penetapan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan, serta perencanaan anggaran yang rasional dan efisien. F. Kaidah Penulisan Proposal Proposal ditulis dengan spasi tunggal (1 spasi) menggunakan jenis huruf (font) standar (misalnya: Times New Roman) ukuran 12 points. Ukuran kertas yang digunakan adalah A4, dengan margin kiri dan atas masing-masing 3 cm dan margin kanan dan bawah masing-masing 2,5 cm. Maksimum jumlah halaman tiap proposal adalah 25 halaman. Dokumen disampaikan 3 (tiga) rangkap, dijilid dengan cover depan berwarna kuning dilengkapi dengan file elektronik dalam disket/cd. Dokumen harus dilengkapi dengan lembar pengesahan yang berisikan persetujuan dari Kepala Sekolah bagi guru tersebut untuk berpartisipasi dalam Program Hibah Peningkatan Mutu Pendampingan Siswa (lihat Lembar Pengesahan). - 4 -
G. Komponen Biaya yang Boleh Diusulkan Komponen biaya yang boleh diusulkan (eligible cost components) adalah besaran satuan biaya yang boleh digunakan untuk menjalankan masing-masing jenis investasi yang terkait secara logis dengan kegiatan/aktivitas yang diusulkan. Perlu diingat bahwa masing-masing investasi bukan berdiri sendiri namun harus terkait secara logis dengan kegiatan dan program pengembangan yang diusulkan. Komponen biaya yang boleh diusulkan untuk masing-masing investasi adalah: - Pengembangan metode dan model pendampingan siswa yang inovatif, kreatif dan partisipatif - Pengadaan alat bantu kegiatan (alat peraga) - Kesekretariatan (ATK) - Honorarium (maksimum 30% dari total anggaran) Semua hasil produk dari program pengembangan yang didanai oleh hibah ini sepenuhnya menjadi hak milik dari pengusul. H. Administrasi Hibah Proposal yang telah mendapat persetujuan dari Kepala Sekolah harus diserahkan sesuai dengan jadwal di atas. Setiap proposal Program Hibah Peningkatan Mutu Pendampingan Siswa ditulis dengan format dan isi sebagai berikut: - Cover depan (lihat format) - Lembar pengesahan (lihat format) - Abstrak (maksimum 300 kata), yang memuat latar belakang, usulan kegiatan, tujuan dan indikator kinerja yang akan dicapai - Bab I: Evaluasi Diri (latar belakang permasalahan yang mengungkap kondisi pendampingan siswa saat ini, dan harus dilengkapi dengan data pendukung yang relevan dengan permasalahan tersebut) - Bab II: Landasan Teori (berbagai program pengembangan yang dapat digunakan untuk memecahkan permasalahan yang telah teridentifikasi, dengan menyitir informasi dari sumber pustaka yang relevan) - 5 -
- Bab III: Usulan Kegiatan Peningkatan Mutu Pendampingan Siswa (rasional atau justifikasi usulan program pengembangan, tujuan program, indikator kinerja program, dan rangkuman usulan anggaran) - Bab IV: Uraian Rinci Kegiatan (mekanisme dan rancangan kegiatan, sumberdaya yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan, rencana desain dan rancangan model pendampingan siswa beserta teknis penerapannya pada proses kegiatan (bila ada), jadwal pelaksanaan kegiatan, indikator keberhasilan/kinerja, dan keberlanjutan aktivitas setelah program hibah berakhir) - Daftar Pustaka - Lampiran: riwayat hidup secara lengkap dan terperinci, termasuk pengalaman pendampingan siswa, dari masing-masing pengusul Dokumen usulan/proposal tersebut dapat disampaikan sendiri atau dikirim melalui pos ke: Biro Administrasi Umum Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya, Jalan Dinoyo 42 44 Surabaya 60265, Telepon (031) 5678478, Facsimile (031) 5610818. Proposal harus sudah diterima pada tanggal yang telah ditetapkan paling lambat pukul 17.00 WIB. Proposal yang disampaikan di luar batas waktu yang telah ditetapkan, tidak akan diproses lebih lanjut. I. Penyusunan Aktivitas Secara umum aktivitas yang boleh diusulkan meliputi semua kegiatan yang dapat meningkatkan kinerja proses pendampingan siswa. Suatu aktivitas dinyatakan baik apabila memenuhi beberapa persyaratan sebagai berikut: - Aktivitas tersebut bukan merupakan investasi atau pengadaan sumberdaya - Aktivitas tersebut tidak kompleks, sehingga dapat dipahami dengan mudah dan dapat dilaksanakan dengan baik - Aktivitas tersebut dapat diukur tingkat keberhasilannya, sehingga perlu ditetapkan indikator keberhasilan pelaksanaan aktivitas - Cakupan aktivitas tidak terlalu luas dan tidak terlalu sempit, karena cakupan ini akan berkaitan dengan beban kerja guru tersebut - 6 -
- Dampak aktivitas mempunyai kontribusi yang cukup bermakna terhadap peningkatan mutu pendampingan siswa - Keberlangsungan aktivitas tergambarkan dengan jelas J. Penyusunan Anggaran Usulan anggaran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari suatu proposal dan merupakan salah satu komponen penilaian kelayakan dari program yang diusulkan. Anggaran program yang diusulkan sangat tergantung pada komponen biaya yang boleh diusulkan (eligible cost component) dan pagu anggaran (ceiling). Usulan anggaran yang baik adalah usulan anggaran yang dapat menjelaskan kaitan antara kebutuhan sumberdaya dengan aktivitas yang diusulkan. Penyusunan anggaran program dilakukan setelah penyusunan aktivitas dan kebutuhan akan sumberdaya untuk melaksanakan aktivitas tersebut telah diidentifikasi. Mengingat adanya keterkaitan yang erat antara aktivitas dengan usulan anggaran, maka proses penyusunan anggaran dan penjabaran aktivitas harus sejalan. Setiap sekolah berkesempatan untuk mengirimkan hanya 1 (satu) proposal untuk Program Hibah Peningkatan Mutu Pendampingan Siswa. Anggaran maksimum untuk setiap proposal Program Hibah Peningkatan Mutu Pendampingan Siswa adalah sebesar Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah). Pemberian hibah akan dilakukan dalam tiga tahap. Pada tahap I, dana hibah yang diserahkan sebesar 70% dari total hibah pada saat penandatanganan kontrak. Di akhir tahap I, tim penilai akan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan (lihat jadwal). Jika perkembangan kegiatan tahap I dinyatakan memuaskan, maka akan dicairkan dana tahap II sebesar 20% dari total hibah. Dana sisa sebesar 10% akan dicairkan setelah laporan diterima sesuai dengan batas akhir penyerahan laporan. - 7 -
PROPOSAL Program Hibah Peningkatan Mutu Pendampingan Siswa 2008/2009 (Nama Judul Program Pengembangan) (Nama Pengusul) (Nama Sekolah) UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA - 8 -
LEMBAR PENGESAHAN 1. Nama lengkap pengusul (ketua) :. Nama lengkap pengusul (anggota 1) :. Nama lengkap pengusul (anggota 2) :. 2. Sekolah :. 3. Judul/nama program pengembangan :............ 4. Total biaya yang diusulkan :... Mengetahui, < Kepala SMA > < Tempat, tanggal...> Pengusul, (... ) (... ) - 9 -