BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sarana pelayanan kesehatan menurut Permenkes RI No 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis pasal 1 ayat 3 adalah tempat penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan yang dapat digunakan untuk praktek kedokteran atau kedokteran gigi. Rumah Sakit merupakan salah satu dari sarana pelayanan kesehatan yang ada. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Pasal 1 ayat 1 Tentang Rumah Sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Setiap sarana pelayanan kesehatan di rumah sakit wajib membuat rekam medis yang dibuat oleh dokter dan tenaga kesehatan yang terkait dengan pelayanan yang telah diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya. Rekam Medis di dalam sarana pelayanan kesehatan rumah sakit mempunyai peran yang sangat penting dalam memberikan informasi dan dapat melaksanakan kegiatan untuk melakukan pencatatan dan pendokumentasian terhadap berkas rekam medis pasien. Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 Pasal 1 ayat 1 Tentang Rekam Medis, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan 1
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Kegunaan rekam medis dibagi menjadi 7 aspek yaitu aspek administrasi, aspek medis, aspek hukum, aspek keuangan, aspek penelitian, aspek pendidikan dan aspek dokumentasi. Maksud dari aspek dokumentasi ini bahwa suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit (Depkes RI, 1997). Informasi merupakan darah dan nyawa sistem pelayanan kesehatan. Informasi yang tepat dan akurat sangat diperlukan guna menjunjung mutu pelayanan kesehatan. Rekam medis yang baik mencatat segala pemberian pelayanan kesehatan yang diterima pasien, termasuk pencatatan mengenai riwayat penyakit pasien. Informasi ini dipakai sebagai bahan untuk pelaporan rumah sakit (Huffman, 1994). Oleh karena itu, rumah sakit dituntut untuk dapat mengelola dan menata segenap sumber daya yang ada sebaik mungkin. Maka dibutuhkan alat bantu untuk dapat mengelola dan menata secara cepat, tepat dan akurat sehingga pelayanan yang baik dapat dihasilkan. Alat bantu tersebut adalah software Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Sesuai ketentuan pasal 52 ayat (1) Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan 2
tentang semua kegiatan penyelenggaraan rumah sakit dalam bentuk sistem informasi manajemen rumah sakit. Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh rumah sakit dilakukan dalam rangka meningkatkan efektivitas pembinaan dan pengawasan rumah sakit di Indonesia. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1171/MENKES/PER/VI/2011 setiap rumah sakit wajib melaksanakan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS). SIRS merupakan aplikasi sistem pelaporan rumah sakit yang terdiri dari proses pengumpulan, pengolahan dan penyajian data rumah sakit kepada Kementerian Kesehatan yang meliputi data identitas rumah sakit, data ketenagaan yang bekerja di rumah sakit, data rekapitulasi kegiatan pelayanan, data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat inap, dan data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat jalan. Pelaporan SIRS terdiri dari pelaporan yang terbarukan setiap saat (updated) dan pelaporan yang bersifat periodik. Pelaporan SIRS yang bersifat terbarukan setiap saat (updated) ditetapkan berdasarkan kebutuhan informasi untuk pengembangan program dan kebijakan dalam bidang perumahsakitan. Pelaporan SIRS yang bersifat periodik dilakukan 1 (satu) bulan dan 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun. Salah satu pelaporan SIRS yang bersifat periodik yaitu Data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL4a). Pembuatan laporan data morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap 3
(RL4a) dilaksanakan setiap tahun oleh masing-masing rumah sakit berdasarkan laporan harian yang dikompilasi setiap bulannya. Laporan harian berasal dari berkas Rekam Medis yang dikodifikasi berdasarkan ICD-10, direkapitulasi secara mingguan, yang kemudian dibuatkan secara bulanan dan dilaporkan secara triwulan (Depkes RI, 2011). Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan pada bulan Desember 2013 di Rumah Sakit Jiwa (RSJ) Grhasia Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), melalui wawancara dengan Kepala Instalasi Rekam Medik dan petugas pelaporan, diketahui bahwa laporan yang dibuat di RSJ Grhasia DIY meliputi laporan internal dan laporan eksternal. Laporan Internal ditujukan untuk memenuhi kebutuhan pihak dalam Rumah Sakit. Sedangkan laporan eksternal ditujukan untuk memenuhi kebutuhan instansi dari luar rumah sakit. Laporan eksternal di buat sesuai dengan permintaan pihak eksternal. Berdasarkan Penelitian Lestari (2006), Laporan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL2a) di RSJ Grhasia DIY terakhir dibuat tahun 2000 dan untuk tahun selanjutnya hanya mengirimkan RL1. Jika diminta dari Dinas Kesehatan, petugas PPL (Penyusunan Program dan Laporan) akan minta ke Subbag Rekam Medis pada pengolahan data rawat inap untuk membuat Laporan Morbiditas Pasien Rawat Inap (Rl2a). Dan selama kurun waktu itu, Laporan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL2a) tidak lagi dibuat. Dari hasil penelitian tersebut, bahwa pembuatan Laporan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL2a) di RSJ Grhasia DIY belum 4
sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga peneliti ingin mengetahui pembuatan Laporan Data Keadaan Morbiditas dan Mortalitas Pasien Rawat Inap di RSJ Grhasia DIY tahun 2014. Laporan Data Keadaan Morbiditas dan Mortalitas Pasien Rawat Inap di RSJ Grhasia DIY pada tahun 2014 sudah dibuat. Pembuatan laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY dilakukan secara semi komputer. Data laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY dibuat dengan cara di-entry ke komputer satu persatu secara manual. Setiap ada pasien yang pulang data dimasukkan dulu ke dalam program excel, direkap, kemudian diagnosa di entry ke index rawat inap. Kendala yang ditemui dalam pembuatan laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap adalah tanggal keluar yang ada pada Hospital Information System (HIS) dengan yang ada pada berkas Rekam Medis berbeda. Perbedaan tanggal keluar tersebut mengakibatkan selisih jumlah data sehingga laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap yang dihasilkan tidak akurat. Prosentase ketidaksesuaian tanggal keluar antara HIS dengan berkas rekam medis adalah 7,14 %. Pengembalian berkas rekam medis dari bangsal ke instalasi rekam medik mengalami keterlambatan, pasien pulang pada bulan ini, berkas dikembalikan bulan depan. Hal tersebut menghambat dalam pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap karena data sudah direkap dan dikirim namun masih ada susulan sehingga petugas pelaporan 5
harus meng-entry lagi data dari awal ke dalam HIS. Kasus tersebut sering terjadi tetapi jumlahnya tidak banyak, hanya satu dua, namun cukup mengganggu. Laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap dikirim kepada Ditjen Yanmed satu tahun sekali. Sedangkan untuk Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman dan Pemda DIY, laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap dikirim setiap tiga bulan sekali. Dengan dilatarbelakangi oleh beberapa uraian tersebut maka peneliti ingin mengangkat topik tugas akhir dengan judul Pelaksanaan Pembuatan dan Pengiriman Laporan Data Keadaan Morbiditas dan Mortalitas Pasien Rawat Inap (RL4a) di RSJ Grhasia DIY. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana proses pembuatan dan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui pelaksanaan pembuatan dan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY. 6
2. Tujuan Khusus a. Mengetahui pelaksanaan pembuatan serta kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY. b. Mengetahui kesesuaian tanggal keluar pasien antara HIS dengan berkas rekam medis. c. Mengetahui pelaksanaan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman, Dinas Kesehatan Pemda DIY dan Ditjen Yanmed. D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit Dapat digunakan sebagai masukan/ saran dalam pelaksanaan pembuatan laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL 4a) sehingga informasi yang diberikan lebih tepat dan akurat. b. Bagi Peneliti Sebagai bahan implementasi dari ilmu yang telah di dapat dari bangku perkuliahan dan dapat menambah wawasan, pengetahuan, dan pengalaman yang berharga terhadap pengembangan ilmu rekam medis serta menambah pengalaman untuk memasuki dunia kerja. 7
2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Dapat memberikan masukan ilmu yang berguna dan sebagai bahan pembelajaran dan memperkaya ilmu pengetahuan dari hasil penelitian b. Bagi Peneliti Lain Laporan hasil penelitian ini berguna sebagai referensi bagi penelitian lain yang memiliki bahasan penelitian yang serupa dengan penelitian ini. E. Keaslian Penelitian Penelitian berjudul Pelaksanaan Pembuatan dan Pengiriman Laporan Data Keadaan Morbiditas dan Mortalitas Pasien Rawat Inap (RL4a) di RSJ Grhasia DIY belum pernah dilakukan sebelumnya. Namun, beberapa penelitian yang hampir sama yang pernah dilakukan antara lain : 1. Diani (2013) dengan judul Pelaksanaan Pengolahan Pelaporan Morbiditas dan Mortalitas Pasien Rawat Inap (RL4a) di RSUD Sleman. Penelitian Diani merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan pengumpulan data secara crosssectional. Tujuan dari penelitian Diani adalah mengetahui pelaksanaan pembuatan pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL4a) serta kendala dalam pembuatan pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL4a) di 8
RSUD Sleman. Hasil Penelitian ini adalah pembuatan pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap terdiri dari pengumpulan data, pengolahan data dan penyajian data. Pengumpulan data dalam pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap adalah berkas rekam medis pasien rawat inap. Pengolahan data yang sudah komputerisasi adalah coding, indeks, register rawat inap, sedangkan untuk membuat laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap masih manual. Penyajian data laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL4a) berupa tabel. Kendala dalam pembuatan pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap, didapat masih banyak berkas rekam medis yang belum terisi lengkap. Dari berkas rekam medis yang belum terisi lengkap, menghambat dalam proses pengolahan data dan penyajian data pelaporan RL4a, sehingga laporan RL4a menjadi tidak lengkap, akurat dan tidak tepat waktu. Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Diani (2013) dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah jenis penelitian yang digunakan deskriptif dengan pendekatan kualitatif, serta sama-sama membahas tentang pelaksanaan pembuatan serta kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap. Adapun perbedaannya terletak pada tujuan penelitian, tujuan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah mengetahui pelaksanaan pembuatan serta kendala 9
yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY, mengetahui kesesuaian tanggal keluar pasien antara HIS dengan berkas rekam medis, serta mengetahui pelaksanaan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman, Dinas Kesehatan Pemda DIY dan Ditjen Yanmed. 2. Wulansari (2013) meneliti tentang Pelaksanaan Pembuatan Laporan Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan (RL4b) dan Pengirimannya secara online Kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman Di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. Penelitian Wulansari merupakan penelitian deskriptif kualitatif, dengan rancangan crosssectional. Tujuan dari penelitian Wulansari adalah untuk mengetahui gambaran umum pelaksanaan pembuatan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL4b) dan pengirimannya secara online kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. Hasil penelitian ini adalah Pelaksanaan pembuatan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL4b) di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan meliputi kegiatan coding, indexing, dan pengolahan laporan dikelola dengan berbasis komputerisasi. Hasil pengolahan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL4b) dientry kembali pada Program SIRS revisi VI yang diberikan oleh pihak Dinas Kesehatan 10
Kabupaten Sleman. Output laporan tersebut berupa file dengan format txt dan Ms. Excel, kemudian dikirim secara online kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman melalui email kesdassleman@gmail.com. Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pelaksanaan pembuatan laporan adalah sistem manajemen sumber daya manusia di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan yang masih belum sempurna, prosedur tetap terkait pelaporan belum diperbaharui oleh pihak Rumah Sakit Panti Rini Kalasan dan Pihak Dinas Kabupaten Sleman tidak memberikan petunjuk teknis terkait pengisian dan pemakaian pada Program SIRS revisi VI dalam bentuk softcopy ataupun hardcopy. Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Wulansari (2013) dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah jenis penelitian yang digunakan deskriptif kualitatif, serta sama-sama membahas tentang pengiriman laporan. Adapun perbedaannya terletak pada tujuan penelitian, tujuan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah mengetahui pelaksanaan pembuatan serta kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY, mengetahui kesesuaian tanggal keluar pasien antara HIS dengan berkas rekam medis, serta mengetahui pelaksanaan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ 11
Grhasia DIY kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman, Dinas Kesehatan Pemda DIY dan Ditjen Yanmed. 3. Kurniasari (2012) dengan judul Proses Pembuatan dan Pengiriman Laporan Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan di RSJ Grhasia Provinsi DIY. Penelitian Kurniasari merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif dan rancangan penelitian fenomenologi. Tujuan dari penelitian kurniasari adalah untuk mengetahui proses pembuatan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan di RSJ Grhasia Provinsi DIY, meliputi proses pembuatan serta kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan, mengetahui kesesuaian data antara register dengan berkas rekam medis, serta mengetahui pelaksanaan pengiriman laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan RSJ Grhasia Provinsi DIY kepada Ditjen Yanmed maupun Dinas Kesehatan Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Hasil penelitian ini adalah proses pembuatan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan di RSJ Grhasia Provinsi DIY meliputi input laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan yang meliputi register dan berkas rekam medis, proses pengolahan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan yang meliputi coding, indexing dan pengolahan data menggunakan komputer, serta output yang meliputi laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan 12
(RL4b). Adapun dalam pelaksanaan pembuatan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan masih mengalami kendala, antara lain kuantitas SDM yang sedikit sementara beban kerjanya banyak, keakuratan data yang meliputi kasus baru yang belum dilaksanakan dan dokter yang tidak mengisi diagnosis dengan lengkap, serta software yang belum bisa diaplikasikan secara maksimal. Kesesuaian data antara register dengan berkas rekam medis tidak ada yang mencapai 100%. Prosentase kesesuaian tertinggi adalah pada item jenis kelamin dan kunjungan, yaitu sebesar 96,0%, sedangkan item dengan prosentase kesesuaian terendah pada item diagnosis pasien sebesar 69,7%. Pengiriman laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan di RSJ Grhasia Provinsi DIY kepada Ditjen Yanmed maupun Dinas Kesehatan Provinsi DIY dilakukan dengan cara pengiriman melalui email. Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Kurniasari (2012) dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah jenis penelitian yang digunakan deskriptif kualitatif, serta sama-sama membahas tentang pengiriman laporan. Adapun perbedaannya terletak pada tujuan penelitian, tujuan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah mengetahui pelaksanaan pembuatan serta kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY, mengetahui kesesuaian tanggal keluar pasien antara 13
HIS dengan berkas rekam medis, serta mengetahui pelaksanaan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman, Dinas Kesehatan Pemda DIY dan Ditjen Yanmed. 4. Lestari (2006) dengan judul Pelaksanaan Pembuatan Laporan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL2a) Di Rumah Sakit Grhasia Provinsi DIY Penelitian Lestari bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan laporan morbiditas pasien rawat inap (RL2a). Hasil dari penelitian ini adalah bahwa pelaksanaan pembuatan laporan morbiditas pasien rawat inap (RL2a) di rumah sakit Grhasia Provinsi DIY belum sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh Depkes RI. Faktor-faktor yang mempengaruhinya adalah sumber daya manusia, sarana/alat dan prosedur. Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Lestari (2006) dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah jenis penelitian yang digunakan deskriptif dengan pendekatan kualitatif, serta sama-sama membahas tentang pelaksanaan pembuatan laporan morbiditas pasien rawat inap. Adapun perbedaannya, pada penelitian Lestari (2006) laporan morbiditas pasien rawat inap tidak dibuat oleh petugas pelaporan RSJ Grhasia sedangkan pada penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti laporan morbiditas pasien rawat inap sudah dibuat oleh petugas 14
pelaporan RSJ Grhasia namun masih terdapat kendala dalam pelaksanaannya. Tujuan penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah mengetahui pelaksanaan pembuatan serta kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY, mengetahui kesesuaian tanggal keluar pasien antara HIS dengan berkas rekam medis, serta mengetahui pelaksanaan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman, Dinas Kesehatan Pemda DIY dan Ditjen Yanmed. 15