23 BAB 3 1. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Kerangka Pemikiran Penelitian ini bersifat evaluatif dengan pendekatan melihat efektifitas dan efisiensi tata kelola IT yang dilaksanakan di Perpustakaan Nasional. Alat analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan prosedur standar COBIT 4.1 (Control Objective for Information and Related Technology) yang dikeluarkan oleh ISACA (Information Systems Audit and Control Association). Data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang diperoleh dengan metode angket tentang penerapan teknologi informasi yang diperoleh dari beberapa responden yang dianggap terkait atau berhubungan dengan atau yang dianggap memahami tata kelola IT Perpustakaan Nasional RI sesuai dengan yang mewakili tabel RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed), yaitu pihak-pihak yang berkepentingan dengan tatakelola TI di suatu organisasi, pada proses pengolahan data (IT Governance Institute, 2007). Data sekunder yang digunakan sebagai pelengkap analisis berupa dokumen perencanaan, laporan-laporan, dan lain-lain yang merupakan produk kerja Perpustakaan Nasional RI Pengukuran dilakukan terhadap fakta-fakta kematangan pengendalian proses-proses yang terjadi di dalam organisasi dengan menggunakan kuesioner yang dirancang melalui COBIT 4.1 Management Guidlines. Deskripsi tingkat kematangan dapat digambarkan sebagai suatu set of atomic statemen dimana masing-masing deskripsi level of maturity berisi pernyataan-pernyataan yang dapat bernilai sesuai atau tidak sesuai, dan sebagian sesuai atau sebagian tidak sesuai. Deskripsi dari tingkat kematangan terdiri atas 6 level (0 sampai 5) yang menggambarkan tingkat kehandalan aktivitas-aktivitas pengendalian sistem informasi yang dirangkum oleh ISACA dari konsensus berbagai pendapat ahli dan praktek-praktek terbaik di bidang teknologi informasi yang bersifat generik dan
24 telah dijadikan sebagai standar internasional. Level maturity model berdasarkan IT Governance Institut tahun 2007 adalah seperti terdapat pada Tabel 2. Tabel 2 Level Maturity Model Level Kategori Deskripsi 0 Non-Existent Management processes are not applied at all 1 Initial Processes are ad hoc and disorganised 2 Repeatable but intuitive Processes/ allow a regular pattern 3 Defined Processed are documented and communicated 4 Managed Processes are monitored and measured 5 Optimised Best practices are followed and automated Untuk mendukung analisis data yang dihasilkan dari kuesioner COBIT 4.1 Management Guidelines, sebagai langkah awal akan dilakukan analisis pendukung, yaitu analisis profil, portofolio organisasi, dan strategi organisasi. Selain itu juga dipaparkan mengenai strategi bisnis organisasi. Dari proses analisis profil, portofolio dan strategi organisasi juga dilakukan pemaparan strategi SI/TI organisasi. Dari hasil analisis strategi bisnis organisasi dilakukan penentuan Critical Success Factor (CSF) tata kelola RFID. Berdasarkan CSF yang diperoleh, selanjutnya menentukan kendali proses COBIT yang sesuai dengan strategi bisnis organisasi, dengan melakukan pemetaan CSF pada COBIT business goals. Hasil dari pemetaan ini kemudian dilanjutkan dengan penentuan IT goals melalui hubungan antara business goals dengan IT goals yang terdapat pada COBIT. Kendali proses COBIT, yang sesuai dengan strategi bisnis organisasi, akan didapatkan melalui hubungannya dengan IT goals yang terdapat pada COBIT. Proses selanjutnya adalah mendapatkan tingkat kemapanan penyelarasan strategi SI/TI terhadap strategi bisnis organisasi, sesuai dengan kendali proses COBIT yang terpilih dari strategi bisnis yang telah ditentukan sebelumnya. Sebagai hasil akhir dari proses tersebut yaitu menentukan strategi-strategi untuk meningkatkan tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID berdasarkan tingkat kemapanan yang terdapat pada COBIT 4.1
25 3.2. Alur Penelitian Adapun alur penelitian yang akan digunakan, sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini. Alur Penelitian : Mulai Studi Literatur Telaah dokumen organisasi Proses terkait pengelolaan data Wawancara Kuesioner Pengukuran tingkat Analisis tingkat kemapanan Kesimpulan dan Saran Selesai Gambar 4 Alur Penelitian Alur penelitian seperti gambar 4 tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Setelah menentukan tujuan dan permasalahan penelitian, peneliti mulai melakukan penelitian yang didahului dengan tinjauan kepustakaan yang terdiri dari menelaah dokumen bisnis organisasi (Perpustakaan Nasional RI) dan studi literatur lainnya yang berkenaan dengan teori-teori yang akan digunakan dan dijelaskan dalam penelitian ini
26 2. Pemilihan proses dilakukan untuk memfokuskan penelitian yang akan dilakukan. Pemilihan proses mengacu pada proses pengelolaan data COBIT serta proses yang terkait dengan pengendalian atas proses tersebut. 3. Pengumpulan data dilakukan lewat hasil wawancara dan kuesioner yang telah didistribusikan kepada responden yang telah ditentukan sebelumnya yaitu responden yang mewakili tabel RACI pada proses pengolahan data. 4. Data-data yang telah berhasil dikumpulkan kemudian diolah dan dianalisa untuk menentukan tingkat kematangan (Maturity Level) tata kelola IT Perpustakaan Nasional RI 5. Setelah mengetahui tingkat kematangan tata kelola secara keseluruhan dengan variasi tingkat kematangan yang beragam bahkan diduga membutuhkan perbaikan, kemudian dilakukan analisa untuk mendefinisikan kondisi saat ini dan perbaikannya. 6. Langkah terakhir adalah membuat kesimpulan dan saran dari seluruh hasil penelitian yang telah dilakukan. 3.3. Analisis Data Analisis data dilakukan terhadap hasil kuesioner yang bersandar pada metode penilaian (scoring) dari skala nonexistent sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5). Yaitu 0- Non Existen, 1-Initial, 2- Repetable, 3-Defined, 4- Managed dam 5- Optimized sehingga dari sini dapat dinilai proses-proses IT yang dimiliki oleh Perpustakaan Nasional RI sudah sejauhmana nilai level kematangannya. COBIT 4.1 mengelompokkan semua aktivitas bisnis yang terjadi dalam organisasi menjadi 34 proses yang terbagi ke dalam empat buah domain proses, meliputi : 1. Plan and Organise (10 proses), meliputi strategi dan taktik yang berkaitan dengan identifikasi pemanfaatan IT yang dapat memberikan kontribusi dalam pencapaian tujuan bisnis. 2. Acquire and Implement (7 proses), merupakan domain proses yang merealisasikan strategi IT, serta solusisolusi IT yang diperlukan untuk
27 diterapkan pada proses bisnis organisasi. Pada domain ini pula dilakukan pengelolaan perubahan terhadap sistem eksisting untuk menjamin proses yang berkesinambungan. 3. Deliver and Support (13 proses), yaitu domain proses yang berhubungan dengan pelayanan yang diberikan, mulai dari operasi tradisional terhadap keamanan dan aspek kesinambungan hingga pelatihan. 4. Monitor and Evaluate (4 proses), merupakan domain yang memberikan pandangan bagi pihak manejemen berkaitan dengan kualitas dan kepatuhan dari proses yang berlangsung dengan kendali-kendali yang diisyaratkan 3.3.1. Pengumpulan Data Proses pengumpulan data yang dilakukan adalah melakukan studi literature, wawancara dan kuesioner. Narasumber wawancara dan kuesioner yang dipilih adalah orang-orang yang terlibat langsung dalam proses perencanaan dan operasionalisasi sistem RFID, baik pejabat maupun staf yang memiliki tugas pokok dan fungsi yang secara langsung berhubungan dengan tata kelola RFID. 3.3.2. Pengolahan Data Penilaian tingkat kemapanan (maturity level) dilakukan dengan mempertimbangkan nilai indek kematangan (maturity index) pada 6 atribut kematangan COBIT 4.1 yang meliputi: a. Awareness and Communication (AC) b. Policies, Standards and Procedures (PSP) c. Tools and Automation (TA) d. Skill and Expertise (SE) e. Responsibilities and Accountabilities (RA) f. Goal Setting and Measurement (GSM)
28 Dari kuesioner yang ada maka dilakukan pembobotan berdasarkan nilainilai berikut: Tabel 3 Pembobotan Kuesioner JAWABAN NILAI Tidak Setuju 0 Kurang Setuju 0.33 Agak Setuju 0,66 Setuju 1 Sumber. Cobit Maturity Scoring. Pederiva, Andrea. Dari keseluruhan hasil pemetaan pernyataan kuesioner dengan bobot nilai di atas kemudian dijumlah dan dibagi sesuai jumlah pernyatan yang ada. Nilai yang diperoleh dari pembagian tersebutlah yang kemudian menjadi patokan tingkat kemapanannya sesuai dengan tabel dibawah ini. Tabel 4 Kriteria Penilaian Sumber: COBIT 4.1. IT Governance, 2007 3.4. Jadwal Penelitian pada tabel 5. Penelitian ini dimulai pada bulan Juni 2011. Secara rinci dijabarkan seperti
29 Tabel 5 Jadwal Penelitian NO JENIS KEGIATAN 2010 2011 MEI JUN JUL AGU SEP OKT NOV DES JAN MAR APR MEI JUN JUL AGU SEP Draf 1 Proposal Sidang 2 komisi I Perbaikan 3 proposal 4 Kolokium 5 Penelitian Sidang 6 komisi 2 Perbaikan 7 hasil penelitian 8 Seminar Perbaikan & 9 penyusunan TA Sidang 10 Tugas Akhir 11 Administrasi 3.5 Pelaksanaan Penelitian Penelitian akan dilakukan di Kelompok Layanan Terbuka Perpustakaan Nasional RI Jl. Medan Merdeka Selatan No. 11 Jakarta Pusat.