BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Management Menurut Anton (2010:13), manajemen adalah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya manuasia secara efektif, dengan didukung oleh sumber sumber lainnya dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan. Menurut Dyck dan Neubert (2009:7) manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan mengendalikan sumber daya manusia dan sumber daya organisasi lainnya agar dapat secara efektif mencapai tujuan organisasi. Terdapat 4 fungsi manajemen, yaitu: 1. Planning (Perencanaan) Perencanaan berarti mengidentifikasikan tujuan organisasi dan strategi dan mengalokasikan sumber daya organisasi yang tepat yang diperlukan untuk mencapainya. 2. Organizing ( Mengorganisasi) Pengorganisasian berarti memastikan bahwa tugas-tugas telah ditetapkan dan struktur hubungan organisasi diciptakan untuk memfasilitasi pertemuan dari tujuan-tujuan organisasi. 3. Leading (Memimpin) Memimpin berarti berhubungan dengan orang lain sehingga pekerjaan mereka menghasilkan. 4. Controlling (Mengendalikan) Mengendalikan adalah melibatkan kegiatan manajemen untuk memastikan bahwa tindakan-tindakan anggota organisasi konsisten dengan nilai-nilai organisasi dan standar. Jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, pengambilan keputusan, dan pengawasan yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumber daya secara efektif.
2.2 Pengertian Management Operational Menurut Heizer dan Render (2011:3), Manajemen Operasional adalah serangkaian aktivitas yang menciptakan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah masukan menjadi hasil. Menurut Daft (2006:216), Bidang manajemen yang mengkhususkan pada produksi barang, serta menggunakan alat-alat dan teknik-teknik khusus untuk memecahkan masalah-masalah produksi Jadi manajemen operasional adalah bentuk pengelolaan secara menyeluruh dan optimal pada masalah tenaga kerja, barang-barang seperti mesin, peralatan, bahan-bahan mentah, atau produk apa saja yang sekiranya bisa dijadikan sebuah produk barang dan jasa yang biasa dijual belikan. Sesuai dengan definisinya sendiri, manajeman yang berasal dari kata manage yang berarti mengatur penggunaan. Jika disandingkan dengan kata operasional, artinya dalah pengaturan pada masalah produksi atau operasional baik dalam bidang barang atau jasa. 1.3 Pengertian Efisiensi Menurut Gaspers (2009:45) efisiensi adalah ukuran yang menunjukan bagaimana baiknya sumberdaya yang digunakan dalam proses produksi untuk menghasilkan output. Efisiensi merupakan karakteristik dari proses produksi maupun distribusi akan menurunkan biaya. Menurut levitan dan Wemere, efisiensi dapat dimengerti sebagai kegiatan penghematan sumber daya dalam kegiatan organisai seperti : penghematan pemakaian bahan, tenaga listrik, uang, waktu, air, pupuk, dan sebagainya. Ada beberapa sumber yang dapat dimanfaatkan oleh auditor operasional didalam mengembangkan criteria evaluasi khusus untuk efisiensi. Menurut Arens dan Loebbecke yang mencakup : Kinerja Historis Seperangkat kriteria yang sederhana dapat didasarkan pada hasil aktual atau hasil audit dari periode sebelumnya gagasan dibalik penggunaan kriteria ini adalah untuk membandingkan apakah yang telah dilakukan menjadi lebih baik atau lebih buruk. Manfaat kriteria ini adalah bahwa criteria tersebut mudah dibuat, tetapi mungkin tidak memberikan perdagangan mengenai
seberapa baik atau buruk sebenarnya unit usaha yang diperiksa melakukan sesuatu. Kinerja yang dapat membandingkan Sebagian besar kesatuan yang menjadi audit operasional tidak bersifat unik. Terdapat kesatuan yang sama didalam keseluruhan yang dapat diperbandingkan merupakan sumber yang sangat baik untuk mengembangkan criteria. Untuk kesatuan internal yang dapat diperbandingkan, data nya biasanya sudah tersedia. Bila kesatuan yang dapat diperbandingkan berada diluar organisasi, mereka seringkali biasanya biasanya menyediakan informasi seperti itu. Standar Rekayasa Dalam banyak jenis penugasan audit operasional adalah mungkin dan layak untuk mengembangkan criteria berdasarkan standar rekayasa, misalnya study waktu dan gerak untuk menentukan tingkat keluaran produksi kriteria ini sering memakan waktu dan biaya yang besar dalam pengembangannya. Karena menentukan banyak keahlian, akan tetapi, hal itu mungkin sangat efektif dalam memecahkan masala operasional yang utama dan biaya yang dikeluarkan akan berharga. Diskusi kesepakatan Kadang-kadang criteria objektif sangat sulit didapat dan sangat memakan biaya, tetapi ada kalanya kriteria dapat dikembangkan melalui diskusi dan kesepakatan yang sederhana. Pihak-pihak dalam proses ini harus meliputi menejemen kesatuan yang diperiksa, autor operasional dan kesatuan atau orang orang yang mendapa laporan mengenai temuan-temuan yang didapat. 2.4 Pengertian Biaya Menurut Heizer dan Render (2006:415) Biaya lokasi dapat dibagi menjadi dua kategori sebagai berikut: Biaya nyata (tangible costs) adalah biaya-biaya yang langsung dapat dikenali dan dapat dihitung secara tepat. Biaya nyata meliputi biaya layanan umum (seperti, listrik, dan air), tenaga kerja, bahan mentah, pajak, penyusutan, dan biaya lain yang dapat dikenali oleh departemen keuangan
dan pihak manajemen. Biaya tidak nyata (intangible cost) lebih sulit untuk ditentukan. Biaya tidak nyata meliputi kualitas pendidikan, fasilitas transportasi umum, sikap masyarakat terhadap industry dan perusahaan, juga kualitas dan sikap calon karyawan. Biaya tidak nyata juga meliputi variabel standar hidup, seperti iklim dan kelompok olahraga, yang dapat memperngaruhi prosess rekrutmen karyawan. 2.5 Pengertian Persediaan Menurut Diana (2013:29), persediaan merupakan stok yang dibutuhkan perusahaan untuk mengatasi adanya fluktuasi permintaan. Persediaan dalam proses produksi dapat diartikan sebagai sumber daya menganggur, hal ini dikarenakan sumber daya tersebut masih mengganggu dan belum digunakan pada proses berikutnya. Persediaan dalam suatu sistem mempunyai suatu tujuan tertentu, dikarenakan adanya sumber daya tertentu yang tidak bisa didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutukan. Sehingga untuk menjamin tersedianya sumber daya maka perlu direncanakan adanya persediaan. Berdasarkan hal tersebut maka definisi persediaan adalah sejumlah sumber daya baik berbetuk bahan mentah ataupun barang jadi yang disediakan perusahaan untuk memenuhi permintaan dari konsumen. 2.5.1 Fungsi Persediaan Menurut Heizer dan Render (2015:553), fungsi persediaan dapat memiliki berbagai fungsi yang menambah fleksibilitas operasi perusahaan. Keempat fungsi persediaan adalah sebagai berikut: 1. Untuk memberikan pilihan agar barang dapat memenuhi permintaan pelanggan yang diantisipasi dan memisahkan perusahaan dari fluktuasi permintaan. Persediaan seperti ini digunakan secara umum pada perusahaan ritel 2. Untuk memisahkan beberapa tahapan dari proses produksi. Contohnya, jika persediaan suatu perusahaan berfluktuasi, persediaan tambahan mungkin diperlukan agar bisa memisahkan proses produksi dan pemasok.
3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah karena pembelian dalam jumlah besar dapat menurunkan biaya pengiriman barang, 4. Untuk menghindari inflasi dan kenaikan harga Menurut Assauri (2008: 239), persediaan yang terdapat pada perusahaan dapat dibedakan sebagai berikut : 1. Batch Stock atau Lot Size Inventory Yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan/barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Jadi dalam hai ini pembelian atau pembuatan yang dilakukan untuk jumlah besar sedang penggunaan atau pengeluaran dalam jumlah kecil. Terjadinya persediaan karena pengadaan bahan/barang yang dilakukan lebih banyak dari pada yang dibutuhkan. 2. Fluctuation stock Adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Dalam hal ini perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen,apabila tingkat permintaan menunjukkan keadaan yang tidak beraturan atau tidak tetap dan fluktuasi permintaan tidak dapat diramalkan terlebih dahulu. Jadi apabila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar,maka persediaan ini (fluktuation stock) dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunya permintaan tersebut. 3. Anticipation stock Yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang diramalkan,berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun da untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat. Disamping itu anticipation
stock dimaksudkan pula untuk menjaga kemungkinan sukarnya diperoleh bahan-bahan sehingga tidak mengganggu jalanya produk atau menghindari kemacetan produksi. 2.5.2 Jenis dan Tipe Persediaan Menurut Herjanto (2007:238), beberapa fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan, sebagai berikut: 1. Menghilangkan risiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan. 2. Menghilangkan risiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan. 3. Menghilangkan risiko terhadap kenaikan harga barang atau biasa disebut inflasi. 4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia di pasaran. 5. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan diskon kuantitas. 6. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan. Terdapat 4 jenis persediaan yang harus dipelihara perusahaan untuk mengakomodasi fungsi-fungsi persediaan menurut Heizer dan Render (2009:82), yaitu : 1. Persediaan bahan mentah (raw material inventory) Bahan-bahan yang biasanya dibeli, tetapi belum memasuki proses manufaktur dan digunakan untuk melakukan decouple (memisahkan) pemasok dari proses produksi. 2. Persediaan barang setengah jadi (WIP inventory) Komponen atau bahan mentah yang telah melewati beberapa proses perubahan, tetapi belum selesai. WIP ada karena waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan sebuah produk (disebut waktu siklus). 3. MRO (Maintenance, Repair, Operating) Persediaan yang disediakan untuk pesediaan pemeliharaan, perbaikan, operasi, yang dibutuhkan untuk menjaga agar mesinmesin dan proses-proses tetap produktif. 4. Persediaan barang jadi Produk yang telah selesai dan tinggal menunggu pengiriman tetapi masih merupakan asset dalam pembukuan perusahaan. 2.5.3 Biaya-Biaya Persediaan Ada tiga jenis biaya dalam persediaan menurut Heizer dan Render (2009:91), antara lain : 1. Biaya penyimpanan (holding cost) yaitu, biaya yang terkait dengan menyimpan atau membawa persediaan selama waktu tertentu. 2. Biaya pemesanan (ordering cost) mencakup biaya dari persediaan, formulir, proses pemesanan, pembelian, dukungan administrasi dan seterusnya. Ketika pemesanan sedang diproduksi, biaya pemesanan juga ada, tetapi mereka adalah bagian dari biaya penyetelan. 3. Biaya penyetelan (setup cost) adalah biaya untuk mempersiapkan sebuah mesin atau proses untuk membuat sebuah pemesanan. Ini menyertakan waktu dan tenaga kerja untuk membersihkan serta mengganti peralatan atau alat penahan. Manajer operasi dapat menurunkan biaya pemesanan dengan mengurangi biaya penyetelan 4. serta menggunakan prosedur yang efisien serta menggunakan prosedur-prosedur yang efisien seperti pemesanan dan pembayaran elektronik. Sedangkan menurut Ristono (2009:4), faktor biaya persediaan meliputi: 1. Biaya penyimpanan di gudang, semakin banyak barang yang disimpan maka akan semakin besar biaya penyimpanannya. 2. Resiko kerusakan barang, semakin lama barang tersimpan di gudang maka resiko kerusakan barang semakin tinggi.
3. Resiko keusangan barang, barang-barang yang tersimpan lama akan out of date atau ketinggalan zaman 2.6 Jumlah Pesanan Ekonomis Menurut Heizer & Render (2009:92), EOQ adalah sebuah teknik kontrol persediaan yang meminimalkan biaya total dari pemesanan dan penyimpanan serta berdasar pada beberapa asumsi: 1. Jumlah permintaan diketahui, konstan dan independen 2. Waktu tunggu yakni waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan diketahui dan konstan 3. Penerimaan persediaan bersifat instan dan selesai seluruhnya. Dengan kata lain, persediaan dari sebuah pesanan dating dalam suatu kelompok pada suatu waktu 4. Tidak tersedia diskon kuantitas 5. Biaya Variabel hanya biaya untuk menyiapkan atau melakukan pesanan (biaya penyetelan) dan biaya menyimpan persediaan dalam waktu tertentu (biaya penyimpanan). 6. Kehabisan (kekurangan) persediaan dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat Menurut Pardede (2005:422) menyatakan bahwa Economic Order Quantitiy (EOQ) menunjukkan sejumlah barang yang harus dipesan untuk tiap kali pemesanan agar biaya persediaan keseluruhan menjadi sekecil mungkin. 2.7 Safety Stock dan Reorder Point Menurut Herjanto (2008:258), mengungkapkan bahwa untuk memesan suatu barang sampai barang itu dating diperlukan jangka waktu yang bisa bervariasi dari beberapa jam sampai beberapa bulan. Perbedaan waktu antara saat memesan sampai barang datang dikenal dengan istilah waktu tenggang (Lead Time). Waktu tenggang sangat dipengaruhi oleh ketersediaan dari barang itu sendiri dan jarak lokasi antara pwmbwli dan pemasok berada. Karena adanya waktu tenggang, perlu adanya persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama menunggu barang datang, yang disebut sebagai persediaan pengaman (safety stock). Persediaan pengaman berfungsi untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan barang,
misalnya karena penggunaan barang yang lebih besar dari perkiraan semula atau keterlambatan dalam penerimaan barang yang dipesan. Persediaan pengaman disebut juga dengan istilah persediaan penyangga (buffer stock) atau persediaan besi (iron stock). Bagi perusahaan dagang, persediaan pengaman juga dimaksudkan untuk menjamin pelayanan kepada pelanggan terhadap ketidakpastian dalam pengadaan barang. Jumlah persediaan yang memadai saat harus dilakukan pemesanan ulang sedemikian rupa sehingga kedatangan atau permintaan barang yang dipesan adalah tepat waktu (dimana persediaan pengaman sama dengan nol) disebut sebagai titik pemesanan ulang (reorder point, ROP). Titik ini menandakan bahwa pembelian harus segera dilakukan untuk menggantikan persediaan yang telah digunakan. Jika ROP ditetapkan terlalu rendah, persediaan akan habis sebelum persediaan pengganti diterima sehingga produksi dapat terganggu atau permintaan pelanggan tidak dapat dipenuhi. Namun, jika titik pemesanan ulang ditetapkan terlalu tinggi maka persediaan baru sudah datang sementara persediaan di gudang masih banyak. Keadaan ini mengakibatkan pemborosan biaya dan investasi yang berlebihan. Dari ketiga faktor di atas, maka reorder point dapat dicari dengan rumus berikut ini : Reorder Point = (LD x AU) + SS LD = Lead Time AU = Average Usage = Pemakaian rata-rata SS = Safety Stock 2.8 QM for Windows Pada penelitian ini di gunakan Software QM for Windows.QM for Windows adalah sebuah software yang dirancang untuk melakukan perhitungan yang diperlukan pihak manajemen untuk mengambil keputusan di bidang produksi dan pemasaran. Software ini dirancang oleh Howard J. Weiss tahun 1996 untuk membantu menejer produksi khususnya dalam menyusun prakiraan dan anggaran untuk produksi bahan baku menjadi produk jadi atau setengah jadi dalam proses pabrikasi. 2.9 Pengertian Simulasi
Menurut Heizer dan Render (2006:714) Simulasi merupakan sebuah usaha untuk menyalin fitur, tampilan, dan karakteristik sebuah system nyata. Gagasan di balik simulasi adalah: 1. Untuk meniru sebuah situasi dalam dunia nyata secara sistematis 2. Kemudian untuk mempelajari karakteristik operasi tersebut 3. Akhirnya untuk menarik kesimpulan dan mengambil keputusan tindakan berdasarkan hasil simulasi 2.9.1 Kelebihan dan Kelemahan Simulasi Simulasi merupakan sebuah alat yang telah diterima secara luas oleh para manager karena beberapa alas an. Kelebihan simulasi yang utama adalah sebagai berikut: 1. Siumlasi secara relative sederhana dan fleksibel 2. Simulasi dapat digunakan untuk menganalisa situasi dunia nyata yang besar dan kompleks yang tidak bisa dipecahkan olrh model manajemen konvensional. 3. Kerumitan dunia nyata dapat dimasukan, dimana kerumitan tersebut tidak dapat diatasi oleh sebagian besar model MO lain. 4. Memungkinkan adanya factor pemadatan waku. Efek kebijakan MO selama bertahun tahun atau berbulan bulan dapat diperoleh dengan simulasi computer dalam waktu singkat 5. Simulasi dapat meneliti efek interaksi antara komponen individu atau variable untuk menentukan komponen atau variable yang penting Kelemahan utama simulasi adalah: 1. Model simulasi yang baik bisa jadi sangat mahal, karena untuk mengembangkannya butuh waktu berubulan bulan 2. Simulasi merupakan pendekatan trial-and-error yang dapat menghasilkan solusi berbeda jika diulangi. Simulasi tidak menghasilkan solusi optimal permasalahan
3. Para manajer harus menerapkan semua kondisi dan kendala untuk solusi yang ingin mereka uji 4. Setiap model simulasi bersifat unik. Solusi sebuah model dan kesimpulannya pula umumnya tidak dapat diterapkan pada persoalan lain. 2.10 Model Simulasi Monte Carlo Menurut Heizer dan Render (2006:717) Dasar dari simulasi Monte Carlo adalah percobaan elemen kemungkinan dengan menggunakan sampel random (acak). Metode ini terbagi dalam 5 tahapan: 1. Menetapkan sebuah distribusi probabilitas untuk variabel penting 2. Membuat distribusi probabilitas kumulatif bagi setiap variabel 3. Menetapkan sebuah interval angka acak bagi setaip variabel 4. Membakitkan angka acak 5. Mensimulasikan serangkaian percobaan Simulasi Monte Carlo didefinisikan sebagai semua teknik sampling statistik yang digunakan untuk memperkirakan solusi terhadap masalah-masalah kuantitatif (Monte Carlo Method, 2008). Dalam simulasi Monte Carlo sebuah model dibangun berdasarkan sistem yang sebenarnya. Setiap variabel dalam model tersebut memiliki nilai yang memiliki probabilitas yang berbeda, yang ditunjukkan oleh distribusi probabilitas atau biasa disebut dengan probability distribution function (pdf) dari setiap variabel. Metode Monte Carlo mengsimulasikan sistem tersebut berulang-ulang kali, ratusan bahkan sampai ribuan kali tergantung sistem yang ditinjau, dengan cara memilih sebuah nilai random untuk setiap variabel dari distribusi probabilitasnya. Hasil yang didapatkan dari simulasi tersebut adalah sebuah distribusi probabilitas dari nilai sebuah sistem secara keseluruhan. Pada dasarnya metode Monte carlo melakukan simulasi diakibatkan dari peristiwa yang tidak pasti secara berulang-ulang dan untuk penyelesaian nya dibentuk data interval secara acak atau random dan dibuat probabilitas nya untuk masing-masing permintaan lalu dihitung menggunakan sofware atau manual.
2.11 Klasifikasi ABC Dalam Persediaan Menurut Herjanto (2008:239), Pengendalian Persediaan dapat dilakukan dalam berbagai cara, antara lain dengan menggunakan analisis persediaan. Dalam analisis ini, persediaan dibedakan berdasarkan nilai investasi yang terpakai dalam satu periode. Biasanya, persediaan dibedakan dalam tiga kelas, yaitu A, B, C sehingga analisis ini dikenal sebagai klasifikasi ABC. Yang dimaksud dengan nilai dalam klasifikasi ABC bukan harga persediaan per unit, melainkan volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode dikalikan harga perunit. Kriteria masing-masing kelas dalam klasifikasi ABC, sebagai berikut : Kelas A Persediaan yang memiliki nilsi volume tahunan rupuah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekiar 70% dari total persediaan, meskipun hanya sedikit, bias hanya 20% dari seluruh item. Persediaan yang termasuk dalam kelas ini memerlukan perhatian yang tinggi dalam pengadaannya karena berdampak biaya tinggi. Pengawasan harus dilakukan secara intensif Kelas B persediaan dengan nilai volume tahunan rupiah yang menengah. Kelompok ini mewakili sekitar 20% dari total nilai persediaan tahunan dan sekitar 30% dari jumlah item. Disini di perlukan teknik pengendalian moderat. Kelas C Barang yang nilai volume tahunan rupiahnya rendah, yang hanya mewakili sekitar 10% dari total nilai persediaan, tetapi terdiri dari sekitar 50% dari jumlah item persediaan. Disini diperlukan teknik pengendalian yang sederhana, pengendalian hanya dilakukan sesekali saja.
2.12 Kerangka Pemikiran PT. Takigawa Klasifikasi ABC Persediaan Sauce Takigawa Economic Order Quantity Monte Carlo Implikasi Hasil Penelitian Hasil Penelitian Sumber : Penulis (2015) Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran