UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM PANDUAN BAGI MAHASISWA Portal Akademik
PENDAHULUAN 1.1 Tentang Portal Akademik Portal Akademik Universitas merupakan sebuah sistem informasi yang berfungsi sebagai integrator informasi akademik yang ada diberbagai unit akademik (program studi/fakultas) sekaligus sebagai sarana komunikasi antar civitas akademika kampus. Sistem ini dibangun dari kondisi eksistensi informasi akademik di kampus yang sangat beragam dan bervariasi bentuknya, sehingga membutuhkan sebuah portal yang akan mengintegrasikan informasi-informasi tersebut sehingga mempermudah akses publik. Pengguna Portal Akademika ini terdiri dari 3 jenis yaitu : 1. Administrator. 2. Mahasiswa. 3. Dosen. Portal Akademik Universitas Internasional Batam memungkinkan para civitas akademika UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM untuk menerima informasi dengan lebih cepat melalui internet. Sistem ini diharapkan dapat memberi kemudahan setiap civitas akademika untuk melakukan aktivitas-aktivitas akademik dan proses belajar mengajar. Portal akademik ini membantu mahasiswa mengetahui setiap kegiatan, jadwal, serta informasi yang sangat dibutuhkan oleh mahasiswa. Setiap mahasiswa memiliki satu akun pribadi untuk mengakses portal akademik. Pada awal perkuliahan mahasiswa akan mendapatkan akun pribadi dari universitas, yang nantinya akan mahasiswa gunakan untuk mengakses informasi-informasi terupdate dari universitas. 1.2 Tentang Dokumen Panduan Penggunaan Portal Akademik bagi mahasiswa merupakan suatu fasilitas yang dapat digunakan oleh mahasiswa sebagai panduan dalam menggunakan Portal Akademik. 1
PETUNJUK PENGGUNAAN 2.1 Login Sebelum memasuki Halaman Utama Portal Akademik, mahasiswa harus login dulu ke dalam sistem dengan cara memasukkan Username dan Password. Tampilan halaman login depan tampak seperti gambar di bawah ini : 2.2 Halaman Depan Setelah proses login berhasil, maka akan tampil Halaman Depan dari portal akademik seperti tampak pada gambar di bawah ini : 2
Ucapan Selamat Datang Informasi Mail Box Informasi Pengguna Pengumuman Diskusi Terbaru Menu Utama 3
2.3 Panduan 2.4 Profil Menu Panduan berisi panduan penggunaan Portal Akademik bagi mahasisiwa. Menu Profil berisi profil (biodata) dari mahasiswa yang bersangkutan. Pilih menu Profil, maka akan tampil halaman Profil Mahasiswa seperti tampak pada gambar dibawah ini: 2.5 Informasi Matakuliah Ditawarkan Menu Informasi Mata Kuliah Ditawarkan merupakan salah satu menu di Portal Akademik yang menampilkan daftar mata kuliah yang diselenggarakan untuk semester aktif pada fakultas yang bersangkutan. Berikut ini tampilan menu Mata Kuliah Ditawarkan : 4
Pilih program studi yang ingin dilihat lalu pilih lihat : 5
Sebagai contoh, gambar dibawah ini menunjukkan daftar mata kuliah yang ditawarkan pada Semester Sisipan Genap 2015/2016. Daftar yang ditampilkan pada tabel dibawah meliputi kode mata kuliah, nama mata kuliah, kode kelas, sifat dan jumlah sks-nya. Untuk mengetahui jadwal matakuliah secara detail, klik kode kelas sehingga akan ditampilkan halaman Detail Kelas : Halaman Detail Kelas akan ditampilkan seperti gambar dibawah ini : 6
2.6 Kartu Rencana Studi Menu Kartu Rencana Studi merupakan menu yang sangat penting bagi mahasiswa. Menu ini berfungsi untuk pengambilan mata kuliah disemester yang akan ditempuh oleh mahasiswa. Tanpa mengisi Kartu Rencana Studi, maka mahasiswa dianggap tidak mengambil perkuliahan untuk semester depan yang akan di tempuh. 7
Menu Kartu Rencana Studi ini juga berfungsi untuk menampilkan jadwal (hari, waktu dan ruang) perkuliahan mahasiswa. Sehingga mahasiswa bisa dengan mudah mengetahui jadwal perkuliahan. Langkah-langkah mengambil mata kuliah di menu Kartu Rencana Studi : 1. Pilih menu Kartu Rencana Studi. 2. Maka akan ditampilkan mata kuliah yang dapat diambil per paket semester. Mata Kuliah yang dapat diambil dan muncul dalam pilihan adalah mata kuliah yang dibuka dalam priode semester yaitu Genap atau Ganjil. Seperti berikut : 8
3. Pilih mata kuliah dengan cara mencentang radio button yang ada dikolom kelas. 4. Lalu pilih Tambah. Cara / Aturan menentukan mata kuliah yang akan diambil. 1. Pilihlah kelas sesuai semester, prodi, dan shift kuliah pagi atau malam. a. Cara membaca kode kelas adalah : i. Contoh : 1SIPA 1 yaitu semester yang akan ditempuh. 9
Catatan : Semester 1-8. SI yaitu prodi mahasiswa. Dalam contoh yaitu prodi Sistem Informasi. Catatan : SI untuk Sitem Informasi, TS untuk Teknik Sipil, TE untuk Teknik Elektro, AK untuk Akuntansi, MN untuk Manajemen, IH untuk Ilmu Hukum, MPR untuk Manajemen konsentrasi Pariwisata. P yaitu shift kuliah. Catatan : P untuk Pagi dan M untuk Malam. A untuk kode kelas. Catatan : Kelas A,B,C, dll. 2. Mahasiswa harus mengambil mata kuliah yang sesuai dengan semester yang ditempuhnya. Kecuali untuk mahasiswa yang mengulang mata kuliah yang tidak lulus, dapat mengambil semester yang berbeda. Contoh : Jika semester 1, maka semester 1 semua. 3. Mahasiswa harus mengambil kode kelas yang sama. Kecuali untuk mata kuliah umum dan gabungan. Contoh : jika mengambil 1 SIPA maka harus mengambil kode kelas yang sama untuk semua mata kuliah. Seperti berikut ini : 10
11
Untuk kelas 1 KRPA adalah kelas umum, yaitu mata kuliah Agama dimana aturan pengecualian berlaku. (1KRPA : Semester 1, Mata kuliah Agama Kristen, Shift Pagi, Kelas A). 4. Mahasiswa harus mengambil shift kuliah yang sama. Kecuali untuk mata yang tidak tersedia di shift yang diambilnya bisa mengambil shift yang berbeda. Contoh : jika mengambil kelas pagi maka semua harus kelas pagi. Langkah-langkah menghapus mata kuliah : 1. Pilih menu Kartu Rencana Studi. 2. Centang radio button pada mata kuliah yang akan dihapus. 12
3. Pilih tombol Hapus Matakuliah. Akan muncul pemberitahuan penghapusan seperti gambar dibawah ini, lalu pilih Oke : 13
2.7 Jadwal Ujian Menu Jadwal Ujian merupakan menu informasi jadwal Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester mahasiswa. Daftar yang ditampilkan pada tabel dibawah meliputi mata kuliah yang akan diujiankan, kode kelas, tanggal ujian, jam ujian dan ruangan ujian. Sehingga 14
mahasiswa dapat mengetahui jadwal ujian dengan mudah. Berikut tampilan menu Jadwal Ujian : 2.8 Presensi Kehadiran Menu Presensi Kehadiran merupakan menu informasi kehadiran mahasiswa selama perkuliahan yang sudah ditempuh, berikut tampilan menu Presensi Kehadiran : 15
2.9 Kartu Hasil Studi Menu Kartu Hasil Studi merupakan menu yang menampilkan nilai atau hasil mahasiswa selama perkuliahan yang ditampilkan per semester. Pilih semester yang ingin dilihat, maka akan muncul hasil studi mahasiswa pada semester yang dipilih: 16
Berikut tampilan Kartu Hasil Studi : Untuk mencetak kartu hasil studi pribadi, pilih cetak yang ada di bagian bawah tampilan menu kartu hasil studi : 17
Berikut tampilan hasil cetak kartu hasil studi dari Portal Akademik mahasiswa : 2.10 Tagihan Keuangan 18
Menu Tagihan Keuangan merupakan menu yang menampilkan informasi biaya kuliah mahasiswa. Dalam menu ini terdapat biaya kuliah yang akan dibayar, biaya kuliah yang sudah dibayar dan sisa biaya kuliah yang belum dibayar per semester, serta deposit mahasiswa yang ada. Berikut tampilan menu Tagihan Keuangan : Untuk melihat detail biaya yang akan dibayar maka pilih detail yang ada dalam table nomor invoice, seperti gambar dibawah ini : 19
Setelah memilih detail maka akan tampil biaya detail pada periode semester yang dipilih, seperti tampilan dibawah ini : 20
2.11 Pengajuan Judul TA Menu Pengajuan Judul TA merupakan menu untuk pengambilan mata kuliah skripsi bagi mahasiswa semester atas yang akan mengikuti mata kuliah skripsi. 21
2.12 Transkrip Nilai Menu Transkrip Nilai merupakan menu yang dapat digunakan untuk melihat transkrip nilai mahasiswa. Transkrip nilai mahasiswa akan ditampilkan pada halaman Salinan Transkrip Mahasiswa seperti tampak pada gambar dibawah ini : 22
Untuk mencetak transkrip nilai, pilih cetak yang ada di bagian bawah menu Transkrip Nilai, seperti berikut : 23
Berikut tampilan Transkrip Nilai yang dicetak : 24
2.13 Informasi Akademik Menu Informasi Akademik berfungsi untuk menampilkan informasi akademik untuk mahasiswa. Informasi yang di berikan bersangkutan dengan informasi kuliah ataupun kegiatan mahasiswa dan administrasi. Menu Informasi Akademik ini yang akan menjadi wadah pengumuman yang dapat diakses mahasiswa dengan cepat dan update. Seluruh pengumuman yang ada di Universitas Internasional Batam akan di publish di menu Informasi Akademik ini, berikut adalah tampilan menu Informasi Akademik : 25
Untuk melihat informasi secara detail, klik link judul yang ingin dilihat : Sebagai contoh, informasi pada tabel pertama akan ditampilkan secara detail. Beberapa informasi memiliki link yang terlampir dan nantinya dihubungkan dengan beberapa attachment yang bersangkutan dengan informasi yang diberikan. Jika mahasiswa 26
membutuhkan informasi yang seperti itu, maka mahasiswa dapat memilih link yang sudah disediakan dan nantinya mahasiswa akan mendownload attachment yang dibutuhkan. Contoh Informasi Akademik ditampilkan seperti berikut ini : 2.14 Ubah Password Menu Ubah Password merupakan menu untuk mahasiswa mengubah password sesuai dengan yang mahasiswa inginkan. Dalam menu ini, mahasiswa harus mengisi password lama dan password baru untuk megubah passwordnya. Berikut tampilan menu Ubah Password : 27
2.15 Pesan Menu Pesan merupakan menu yang berfungsi sebagai e-mail. Dimana pengguna dapat mengirim pesan, melihat pesan masuk dan membalasnya serta menghapus pesan yang sudah tidak dibutuhkan. Pesan yang dikirim dan diterima adalah pesan dari sesama mahasiswa Universitas Internasional Batam yang memiliki akun portal. Berikut tampilan menu Pesan : 2.15.1 Mengirim Pesan Langkah-langkah untuk mengirim pesan adalah sebagai berikut 1. Pilih Menu Pesan 2. Tekan tombol Pesan Masuk seperti tampilan berikut : 28
3. Setelah itu akan muncul tampilan pesan baru seperti berikut : 4. Isi data pesan pada Form Kirim Pesan dan tekan tombol Kirim. Seperti gambar berikut : 29
Catatan : Khusus untuk mengisi Field Tujuan pada Form Kirim Pesan dapat dibantu dengan menggunakan Kontak seperti tampak pada gambar di bawah ini : 30
Langkah-langkah penggunaan Kontak adalah sebagai berikut : 1. Tekan tombol Kontak. 2. Jika calon penerima pesan belum ada dalam Kontak, maka data calon peerima pesan tersebut harus ditambahkan dulu ke Kontak dengan cara : a. Tekan tombol Tambah Kontak. b. Cari calon penerima yang akan ditambahkan ke dalam Kontak. Untuk mencari calon penerima dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu, menurut NIM, NAMA, atau Prodi. Lalu tekan tombol Cari. c. Tekan tombol Tambah yang terdapat pada kolom Aksi. d. Data yang tadi ditambahkan akan masuk ke dalam Kontak. Seperti gambar dibawah ini : Menurut NIM : Hasil Pencarian : 31
Menurut Nama : Hasil Pencarian : 32
Menurut Prodi : 33
Hasil Pencarian : 34
3. Jika calon penerima pesan sudah ada dalam Kontak, pilih calon penerima pesan dan klik radio button yang terdapat pada kolom Aksi seperti pada gambar dibawah ini : 2.15.2 Melihat Pesan Masuk Langkah-langkah untuk melihat pesan masuk adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu Pesan. 2. Pada halaman Daftar Pesan Kotak Masuk, klik link judul pesan yang terdapat pada kolom Judul sehingga akan tampil halaman Detail Pesan seperti pada gambar di bawah ini : 35
Detail Pesan : 36
3. Pada halaman di atas terdapat tombol untuk menambahkan data pengirim ke Kontak, membalas dan meneruskan pesan. a. Menambahkan data pengirim ke address book : Tekan tombol Tambahkan ke Kontak. b. Membalas pesan : Tekan tombol Balas. Ketikkan isi pesan pada Form Balas Pesan dan tekan tombol Kirim. c. Meneruskan pesan : Tekan tombol Teruskan. Pada Form Lanjutkan Pesan, pilih Tujuan (kepada siapa pesan akan diteruskan) dari Kontak dan ketikkan tambahan pesan (jika ada). Tekan tombol Kirim. 2.15.3 Menghapus Pesan Langkah-langkah untuk menghapus pesan masuk adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu Pesan. 2. Pada halaman Daftar Pesan Kontak Masuk, pilih pesan yang akan dihapus dan tekan tombol (hapus) yang terdapat pada kolom Aksi. Seperti gambar berikut : 37
Jika berhasil menghapus pesan, maka akan ada pemberitahuan dan pesan yang sudah dihapus tadi akan masuk ke menu Pesan Sampah. 38
Daftar Pesan Sampah : 39
2.16 Forum Diskusi Halaman Forum Diskusi ini digunakann sebagai sarana diskusi antar civitas akademika. Forum diskusi terdiri dari beberapa kategori, yaitu : 1. Usulan, kritik dan ancaman 2. Perkuliahan 3. Iptek 4. Sosial Politik 5. Lingkungan 6. Teknologi Informasi dan Komunikasi 7. Hobby 8. Khusus 9. HAKI 10. Lain-lain 2.17 Materi Kuliah Menu Materi Kuliah ini merupakan menu untuk mahasiswa dapat melihat materi kuliah yang diberikan oleh dosen. Langkah-langkah melihat materi kuliah : 1. Pilih semester di kolom Pilihan Semester. 2. Klik tombol Ganti. 3. Pilih Kelas. 4. Pilih Tampilkan. 40
41
2.18 Pengumuman Menu Pengumuman ini merupakan menu untuk informasi dan pengumuman, sama halnya seperti menu Informasi Akademik 42
2.19 Tugas Kuliah Menu Tugas Kuliah merupakan menu untuk melihat informasi tugas perkuliahan mahasiswa. 43
2.20 Diskusi Online Menu Diskusi Online ini merupakan menu diskusi seperti chat yang digunakan untuk kegiatan perkuliahan. Langkah-langkah diskusi online : 1. Pilih menu Diskusi Online. 2. Pilih Semester dan Mata Kuliah. 44
3. Pilih Tampilkan. 2.21 Agenda Kelas Menu Agenda Kelas merupakan menu untuk jadwal-jadwal kegiatan kelas yang diikuti mahasiswa. 45
2.22 Agenda Pribadi Menu Agenda Pribadi merupakan menu untuk jadwal-jadwal mahasiswa pemilik akun secara pribadi. 46
Langkah-langkah untuk menambahkan Agenda Pribadi adalah : 1. Pilih menu Agenda Pribadi. 2. Pilih tombol Tambah. 3. Isi form tambah Agenda Pribadi. 4. Pilih Simpan. Seperti gambar dibawah ini : 47
2.23 Referensi Menu Referensi merupakan menu yang berfungsi untuk membantu mahasiswa mencari referensi-referensi buku berbentuk online (buku elektronik) ataupun presentasi (power point). Langkah-langkah untuk mencari referensi : 1. Pilih menu Referensi. 2. Ketik kata kunci yang dicari atau bisa langsung klik cari. 48
3. Cari referensi yang diinginkan dengan cara melihat halaman-halaman yang tersedia. 4. Klik link pada tabel File untuk melihat file referensi. 2.24 Panduan Virtual Class mahasisiwa. Menu Panduan Virtual Class berisi panduan penggunaan Virtual Class bagi 49
50