BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK) yang berada dibawah koordinasi Kementerian Negara Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi yang mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengkajian dan penerapan teknologi. Dalam melaksanakan tugasnya BPPT didukung oleh 45 unit kerja yang tersebar di wilayah Jakarta, Serpong, Lampung, Surabaya, Yogyakarta dan Bali. Keterbatasan lokasi yang saling berjauhan menghambat informasi dan komunikasi antara unit kerja dalam berbagai pemecahan masalah terutama di bidang kepegawaian. Biro Sumber Daya Manusia & Organisasi (SDMO) yang berada di wilayah Jakarta merupakan kantor pusat yang mengurusi kepegawaian di internal BPPT, menyadari akan pentingnya informasi dan komunikasi yang efektif demi kelancaran pelayanan kepegawaian di setiap unit kerja BPPT. Salah satu pelayanan dari Biro SDMO adalah menyelenggarakan penyesuaian ijazah (PI) untuk pegawai di setiap unit kerja. Setiap Pegawai Negeri Sipil (PNS) berhak untuk mendapatkan kenaikan pangkat dalam mencapai tingkat kepangkatan tertinggi dalam karirnya. Salah satu dari kenaikan pangkat yang dapat dipilih oleh PNS adalah kenaikan pangkat melalui penyesuaian ijazah. Apabila seorang PNS sekolah kembali dan mendapatkan ijazah / gelar yang lebih tinggi, maka PNS tersebut bisa mendapatkan kenaikan pangkat melalui penyesuaian ijazah. Penyesuaian ijazah adalah seorang PNS yang telah menyelesaikan belajar pada tingkat / jenjang pendidikan yang lebih tinggi saat yang bersangkutan sudah menjabat ataupun berstatus sebagai PNS memiliki hak untuk menyesuaikan ijazah terakhirnya dengan golongan ataupun pangkat yang setara sesuai dengan peraturan maupun perundangan-undangan yang berlaku. Melalui jalur penyesuaian ijazah ini digunakan oleh PNS untuk kenaikan pangkat. Di BPPT kenaikan pangkat dilakukan dua kali dalam setahun, yaitu periode April dan
Oktober, pelaksanaannya telah menjadi program rutin yang dijalankan oleh Sub Bagian Kesejahteraan dan Kinerja Pegawai, Bagian Kinerja Pegawai. Dalam penyesuaian ijazah dilakukan melalui pemberian Izin Belajar dan Tugas Belajar. Tugas Belajar adalah penugasan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada pegawai untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi atau yang setara baik di dalam atau di luar negeri dan bukan atas biaya sendiri dengan meninggalkan tugas sehari-hari sebagai PNS. Izin Belajar adalah persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang bewenang kepada pegawai untuk mengikuti pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi atau yang setara di dalam negeri, dengan biaya sendiri dan tanpa meninggalkan tugas sehari-hari sebagai PNS. Jika Penyesuaian Ijazah melalui izin belajar maka pegawai tersebut harus dilakukan tes / pengujian terhadap tingkat pendidikan yang ditempuhnya, sedangkan tugas belajar sudah tidak perlu dilakukan tes / pengujian karena di instansi dan perguruan tinggi sudah melakukan pengujian terlebih dahulu sebelum masuk ke perguruan tinggi tersebut. Jadi, didalam izin belajar pegawai harus dilakukan tes penyesuaian ijazah dan menyerahkan berkas dokumen sebagai syarat untuk kenaikan pangkat melalui penyesuaian ijazah. Sedangkan tugas belajar, pegawai hanya menyerahkan berkas dokumen tanpa dilakukan tes penyesuaian ijazah. Pelaksanaan penyelenggaraan penyesuaian ijazah di BPPT kurang terinformasikan ke seluruh pegawai karena informasi adanya penyesuaian ijazah hanya dikirim ke sekretaris unit kerja masing-masing melalui email. Kemudian sekretaris akan memberitahukan kepada pegawai bahwa akan ada penyesuaian ijazah. Apabila ada pegawai yang sedang melakukan perjalanan dinas keluar kota, sedang DIKLAT ataupun sedang training maka pegawai tersebut tidak mengetahui akan adanya penyesuaian ijazah. Sehingga pegawai tidak bisa mengikuti kenaikan pangkat dari jalur penyesuaian ijazah. Pelayanan untuk penyesuaian ijazah di Biro SDMO juga masih dilakukan secara manual. Setiap pegawai yang ingin melakukan penyesuaian ijazah baik melalui izin belajar maupun tugas belajar harus menyerahkan berkas ke Biro SDMO sebagai syarat untuk melakukan Penyesuaian Ijazah. Hal ini tentulah dapat mengganggu kerja pegawai jika penempatan kerjanya bukan berada diwilayah
Jakarta. Ditambah peserta penyesuaian ijazah melalui izin belajar kurang terinformasikan tentang penjadwalan tes penyesuaian iajazah. Biro SDMO membutuhkan layanan teknologi informasi dengan cepat dan mudah untuk menyebarkan informasi antara unit kerja yang ada di BPPT. Oleh karena itu, penerapan Information Technology (IT) menjadi solusi dalam pemecahan permasalahan tersebut, sehingga pelayanan kepegawaian berbasis elektronik patut dikembangkan dan menjadi unggulan bagi Biro SDMO dalam memberikan pelayanan prima di unit kerja masing-masing dan memantau jalannya pelayanan. Berdasarkan hal tersebut, maka penulis merumuskan untuk membangun sebuah aplikasi dan diangkat kedalam penulisan skripsi dengan judul : APLIKASI PENGAJUAN PENYESUAIAN IJAZAH UNTUK KENAIKAN PANGKAT STUDI KASUS DI BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI (BPPT). 1.2. Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang dapat diambil dari latar belakang tersebut adalah : 1. Bagaimana untuk menginformasikan ke seluruh pegawai BPPT bahwa akan ada penyesuaian ijazah? 2. Bagaimana membantu dan memudahkan pegawai dalam hal menyerahkan berkas ke Biro SDMO? 3. Bagaimana mengetahui progres mengenai penyesuaian ijazah? 1.3. Batasan Masalah Pada penelitian ini membahas tentang perancangan dan pengembangan aplikasi penyesuaian ijazah di BPPT khususnya dalam komunikasi dan informasi tentang penyelenggaraan penyesuaian ijazah. Penggunaan aplikasi ini baru hanya di lingkungan unit kerja SETAMA (Sekretaris Utama).
1.4. Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penelitian pembuatan aplikasi penyesuaian ijazah di Biro SDMO adalah : 1. Untuk membangun aplikasi penyesuaian ijazah di Biro SDMO 2. Untuk meningkatkan mutu pelayanan di Biro SDMO tentang penyelenggaraan penyesuaian ijazah 3. Untuk meminimalkan waktu pegawai ketika menyerahkan berkas penyesuaian ijazah, karena pegawai bisa langsung meng-upload dokumen 4. Untuk dapat memonitoring proses penyesuaian ijazah dan menghasilkan laporan secara otomatis Manfaat yang dapat diperoleh dari tersedianya aplikasi penyesuaian ijazah di Biro SDMO adalah : 1. Mempermudah pegawai BPPT untuk mendapatkan informasi mengenai penyesuaian ijazah 2. Mempermudah pegawai menyerahkan berkas penyesuaian ijazah 3. Mempermudah operator SDMO untuk menerima, menyelesaikan serta mengontrol proses penyesuaian ijazah 1.5. Jenis Penelitian Dalam penelitian ini diperlukan beberapa metode yang dikelompokkan sebagai berikut: 1.5.1. Jenis Penelitian Dalam melakukan penelitian, sumber yang digunakan untuk melakukan penelitian ini adalah menggunakan field research yang dilakukan dengan melakukan peninjauan langsung ke tempat penelitian lapangan. Untuk melakukan proses analisis data digunakan metode kualitatif. Eksplanasi yang digunakan adalah metode deskriptif dengan memaparkan peristiwa yang terjadi di dalam kantor sesuai dengan fakta yang ada.
1.5.2.Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian ini teknik pengumpulan data yang digunakan, yaitu : 1. Pengumpulan Data Primer Pengumpulan data primer adalah pengumpulan data yang diambil langsung dari sumbernya, melalui : a. Observasi (pengamatan), melakukan pengamatan langsung terhadap proses penyesuaian ijazah di Biro SDMO. b. Wawancara, melakukan wawancara langsung terhadap proses penyesuaian ijazah yang terkait, mewakili Kepala Sub Bagian Kesejahteraan, operator penyesuaian ijazah dan pengguna penyesuaian ijazah di unit kerja Biro SDMO. (Lampiran 1) c. Dokumentasi, mengumpulkan data pendukung terkait masalah pengumpulan berkas penyesuaian ijazah 2. Pengumpulan Data Sekunder Pengumpulan data sekunder adalah pengumpulan data yang diambil tidak langsung melalui sumbernya, melalui : Literatur Review (Studi Kepustakaan) Mengumpulkan data, referensi dan informasi dengan cara menggali ilmu pengetahuan yang diperoleh dari sumber-sumber buku, karya tulis, jurnal, ilmiah, makalah dan sumber lainnya yang berhubungan dengan penelitian. 1.5.3. Metode Pengembangan Sistem Dalam pembuatan aplikasi penyesuaian ijazah di BPPT dilakukan dengan metode pengembangan Scrum yang menekankan pada pengembangan produk serta layanan agar lebih inovatif dan penggunaan scalable. Tahapan yang akan dilakukan dalam pembuatan aplikasi penyesuaian ijazah di BPPT adalah :
1. Product Backlog Pada tahap ini sistem membuat fitur-fitur yang dibutuhkan oleh pengguna. Tabel 1.1. Product Backlog Aplikasi PI 2. Sprint Planning Pada tahap ini membuat penjadwalan modul yang dikerjakan.
Tabel 1.2. Sprint Planning Aplikasi PI 3. Sprint Executution Pada tahap ini sistem melakukan pengkodean program dengan menggunakan bahasa pemograman PHP menggunakan CodeIgniter dan database MySQL sebagai pendukung sistem manajemen basis data. 4. Daily Scrum Pada tahap ini dilakukan breafing seminggu sekali untuk evaluasi fitur atau modul sistem. Tabel 1.3. Daily Scrum Aplikasi PI
5. Done Pada tahapan ini fitur fitur dan modul yang telah dibuat diaplikasi disimpulkan apakah telah dibuat dan siap pakai. Tabel 1.4. Done Aplikasi PI 6. Sprint Review Tahapan ini mengevaluasi fitur-fitur atau modul-modul yang telah di buat untuk perbaikan kedepannya. Tabel 1.5. Sprint Review Aplikasi PI
7. Sprint Retrospective Pada tahap ini mengevaluasi aplikasi penyesuaian ijazah yang telah dirancang. Tabel 1.6. Sprint Retrospective Aplikasi PI 1.6. Sistematika Penulisan Tugas akhir ini terdiri dari 5 bab dimana sistematika penulisan yang diterapkan dalam tugas akhir ini menggunakan urutan sebagai berikut : BAB I Pendahuluan Berisi tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Batasan Masalah,Tujuan dan Manfaat Penelitian, Metode Penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB II Landasan Teori Bab ini berisi rangkuman informasi yang dihimpun dari pustaka yang relevan dengan masalah yang menjadi objek kajian untuk memperluas basis informasi dalam melakukan kajian. BAB III Analisis dan Perancangan Bab ini akan menjelaskan mengenai pengumpulan data, analisa, perancangan struktur, perancangan alur tampilan aplikasi, dan perancangan tampilan. BAB IV Implementasi Sistem Bab ini berisi mengenai implementasi cara pembuatan aplikasi dan uji coba aplikasi melalui localhost
BAB V Kesimpulan dan Saran Bab ini berisi kesimpulan dan saran-saran bagi penyempurnaan dan pengembangan tugas akhir ini.