BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Pemasalahan Arsip merupakan urat nadi pada sebuah organisasi, karena arsip merupakan sebuah rekaman dari segala kegiatan atau aktivitas kerja yang ada di organisasi tersebut. Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan bab 1 Ketentuan umum pasal 1 ayat 2 menetapkan bahwa : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 13 Dalam setiap organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada keuntungan (profit oriented) maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan (non profit oriented) akan sangat memerlukan data dan informasi. Salah satu bentuk sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan pada bagian loket dan tempat pembayaran sampai pada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. 2 People Forget, Records Remember, (Orang bisa lupa, arsip selalu 1 Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2. 2 Ig. Wursanto, Kearsipan 1, (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 12.
2 ingat) membuktikan bahwa betapa pentingnya peranan arsip sebagai pusatan bagi organisasi. 3 Selain itu, juga memiliki peranan penting sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan pembuat laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Jenis-jenis arsip berdasar medianya dapat dikelompokan menjadi dua, yaitu arsip konvensional dan audio visual. Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas. Sehingga bisa dikatakan berbanding terbalik dengan arsip audio visual atau arsip pandang dengar karena meliputi arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik 4 beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya. Arsip audio visual adalah arsip yang menyimpan informasi dalam bentuk khusus yang terekam dalam media bukan kertas, contoh arsip audiovisual adalah video dics dan video rekam. Peter Walne menuliskan bahwa Video disc is a flat circular medium upon the surfaces of which images can be recorded and stored. Dapat diartikan bahwa video disk merupakan sebuah media cakram datar pada permukaan yang gambar dapat direkam dan disimpan. 4 3 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 1992), hlm. 116. 4 Peter Walne, Dictionary of Archival Terminology, (Muchen: K.G.Saur, 1988), hlm. 165.
3 Adapun video rekaman adalah sebuah pita magnetik dimana gambar visual elektronik direkam dengan atau tanpa suara. Arsip audio visual meliputi 3 bentuk yaitu: arsip audio, arsip visual dan arsip audio visual. Arsip audio adalah suatu data suara yang tersimpan dalam suatu media rekam. Contok arsip audio adalah rekaman suara (sound recording). Sound recording adalah a disc, tape, filament or other medium on which sound has been recorded. Also called phonogram. Arti dari sound recording dapat berupa sebuah disk, tape, filamen dari media lain yang suaranya telah direkam yang disebut juga photogram. 5 Arsip visual adalah suatu data gambar yang tersimpan dalam media rekam gambar. Arsip visual dibagi menjadi dua yaitu citra tidak bergerak (still image) dan citra bergerak (moving image). Still image adalah suatu informasi yang berupa gambar tidak bergerak yang terekam dalam media arsip visual khusus untuk arsip citra diam. Salah satu contoh dari citra diam adalah arsip foto. Dalam foto tersebut apabila kita mencermati secara detail maka kita dapat mengetahui apa isi informasi yang terekam dalam arsip foto tersebut. Terkait untuk pengelolaan foto, beberapa aspek terlihat menjadi sangat vital peranannya yang mencakup fungsi dan kegunaannya. Pola klasifikasi, prosedur pengelolaan, dan sarana alat merupakan sumber daya utama dalam menjalankan fungsi primer tata kelola informasi yang bersumber pada foto. Kecermatan sekaligus ketekunan menjadi modal utama dalam mendukung SDM untuk menerapkan good governance dalam bidang arsip audio visual, khususnya arsip foto. 5 Ibid,. hlm. 160.
4 Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo menempati bekas gedung Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Rajawali Purworejo yang berada di 6 Jalan Yudodipuran No. 38 Kelurahan Sindurjan, Kecamatan Purworejo, Kabupaten Purworejo. Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Purworejo No.14 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja perangkat Daerah Kabupaten Purworejo, Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo bergabung dengan Arsip Daerah Kabupaten Purworejo menjadi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo hingga sekarang sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabuapaten Purworejo mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah bidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi sesuai dengan kewenangan daerah yang meliputi perencanaan dan pengembangan akuisisi dan pengelola arsip serta perpustakaan. 6 Arsip yang dikelola oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo antara lain arsip dinamis, arsip statis, arsip vital dan arsip audiovisual. Salah satu dari arsip audiovisual adalah arsip foto, hal itu menunjukan bahwa media untuk penyampaian suatu informasi tidak hanya terbatas pada sarana yang bersifat konvensional saja. Berdasarkan hasil pengamatan penulis, pengelolaan dan penyimpanan arsip foto yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo masih sangat sederhana karena hanya dimasukkan didalam album foto yang dimasukkan ke dalam dus dan hanya diletakan di dalam almari, sehingga belum sesuai dengan prosedur penyimpanan arsip foto yang ada. 6 www.arpusda.purworejokab.go.id, diakses pada pukul 10:43:55, tanggal 21 September 2013.
5 Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan yang muncul adalah sebagai berikut : pertama bagaimana kondisi arsip foto yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo?, Bagaimana cara pengelolaan arsip foto yang berada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo?, Apa saja kendala yang dihadapi dalam melakukan pengelolaan arsip foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo? B. Tujuan dan Manfaat Penelitian Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo, sebagai berikut : 1. Mengetahui kondisi arsip foto yang ada di instansi tersebut. 2. Mengetahui cara pengelolaan arsip foto. 3. Mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam melakukan pengelolaan arsip foto. Manfaat dari penulisan laporan tugas akhir ini, agar hasil yang diperoleh dari penelitian ini dapat memberikan informasi dan tambahan pengetahuan mengenai cara pengelolaan arsip foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo. Manfaat yang kedua memberikan masukan dan mencarikan solusi untuk memecahkan masalah yang terjadi pada saat melakukan pengelolaan arsip foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo.
6 C. Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan untuk mendapatkan informasi atau data yang relevan. Kegiatan pengumpulan data dilakukan baik secara langsung yaitu obsevarsi dan wawancara, maupun tidak langsung melalui metode studi pustaka. 1. Observasi Metode ini dilakukan dengan cara mengamati langsung bagaimana keadaan kearsipan terutama keadaan arsip foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo. Pengamatan ini selain untuk mengumpulkan data, juga dapat dikatakan sebagai langkah awal tahap pengelolaan arsip foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo yaitu tahap survei baik survei organisasi maupun survei arsip. Dengan survei ini maka penulis dapat merumuskan seberapa besar masalah kearsipan yang ada dan dapat menyusun berbagai cara dan alternatif untuk menyelesaikan masalah - masalah tersebut. Penulis juga dapat memperhitungkan langkah yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah berdasarkan fakta yang ada dilapangan. 2. Wawancara Metode wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap dari pegawai yang bertugas di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo. Wawancara baik secara formal maupun informal dilakukan denga pihak yang benar - benar paham menangani dan terjun langsung berkaitan dengan pengelolaan arsip foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo.
7 3. Studi pustaka Metode ini dilakukan dengan mencari berbagai referensi buku - buku baik di Perpustakaan Universitas Gajah Mada, Perpustakaan Kota Yogyakarta dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo. Studi pustaka dilakukan untuk mencari bahan-bahan dan teori-teori yang lebih mendalam mengenai pengelolaan arsip foto. Studi pustaka dilakukan untuk menambah pengetahuan penulis mengenai topik yang akan dibahas dan dipraktikkan pada kegiatan praktik kerja lapangan. Dengan adanya dukungan teori yang lengkap, maka diharapkan penulis telah siap untuk menghadapi segala permasalahan dilapangan yang berkaitan dengan topik pengelolaan arsip foto. D. Tinjauan Pustaka Untuk menunjang penelitian tentang pengelolaan arsip foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo, terutama untuk pemahaman dasar dan aplikasi pengelolaan arsip foto, perlu ditinjau beberapa bahan pustaka yang dipilih dan relevan tema penulisan tugas akhir, serta beberapa literatur yang digunakan sebagai acuan teori dalam penelitian. Buku pertama yang digunakan penulis adalah Keeping Archives 3rd edition yang diedit Jackie Bettington, dkk. Buku ini terdiri dari delapan belas bab yang terbit pada tahun 2008. Bab yang menjadi acuan dalam pengelolaan arsip foto pada bab lima belas yang menjelaskan penanganan arsip foto yang meliputi peralatan yang digunakan, kontrol lingkungan arsip foto yang merujuk pada ISO
8 18911 dan ISO 18923, dan penyimpanan arsip foto yang direkomendasikan. Selain itu, juga menjelaskan teknis - teknis dalam pengelolaan arsip foto. Buku kedua adalah Kearsipan I karangan Ig. Wursanto yang diterbitkan oleh Kanisius pada tahun 1991. Pada buku ini terdiri dari delapan bab. Bab yang menjadi acuan dalam pengelolaan arsip foto adalah bab tujuh tentang Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip, dalam bab ini dijelaskan tentang prosedur dan cara pemeliharaan arsip yang meliputi pengaturan ruang, kebersihan, dan pemeliharaan tempat penyimpanan arsip. Selain itu, pada bab ini berisi tentang faktor - faktor penyebab kerusakan arsip dan pengamanan arsip baik dari segi informasi atau fisiknya. Buku ketiga adalah Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip karangan Yayan Daryan. Buku ini merupakan buku modul kuliah yang diterbitkan oleh Universitas Terbuka dan terdiri dari delapan bab. Bab yang menjadi acuan dalam pengelolaan arsip foto adalah bab tiga tentang Jenis Media Rekam Arsip. Pada bab tersebut mengulas mengenai media rekam arsip foto dapat dibagi menjadi dua, yaitu negatif foto dan positif foto. Negatif foto dihasilkan dari proses pengambilan gambar atau citra melalui kamera, umumnya terdiri dari bahan pendukung seperti kaca atau film yang dilapisi dengan emulsi berupa lapisan yang menyimpan gambar. Sedangkan, positif foto adalah citra atau image dari negatif foto yang dicetak ke dalam media kertas, kanvas atau media lainnya yang merupakan komposit dari negatif fotonya. Sebagai penunjang, buku Manajemen Kearsipan karangan Zulkifli Amsyah. Buku ini terdiri dari tiga belas bab. Bab yang menjadi acuan dalam
9 penyusunan tugas akhir ini adalah bab tiga tentang Prosedur Kearsipan. Buku yang terbit pada tahun 1991, dalam bab tentang Prosedur Kearasipan dijelaskan tentang prosedur dan cara penyimpanan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali serta pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah, sehingga dapat mendukung dan melengkapi teori teori yang telah tercantum pada Pengelolaan Arsip Foto. E. Sistematika Penulisan Laporan tugas akhir yang berjudul Pengelolaan Arsip Foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo terdiri dari 4 Bab. Pada setiap bab menjelaskan hal yang berbeda, tetapi masih dalam satu kesatuan tema. Dalam bab pertama menjelaskan mengenai latar belakang alasan penulis memilih judul Pengelolaan Arsip Foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo dan dalam latar belakang tersebut pula terdapat alasan mengapa penulis memilih Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo sebagai instansi untuk melakukan praktik kerja lapangan. Tujuan penulis melakukan penulisan laporan tugas akhir ini di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo adalah untuk mengetahui bagaimana cara pengelolaan arsip foto. Penulis menggunakan tiga metode pengumpulan data, yang pertama adalah observasi, wawancara dan studi pustaka. Dalam tinjauan pustaka berisi bahan pustaka yang penulis gunakan sebagai bahan acuan dalam membantu penyusunan tugas akhir ini.
10 Bab kedua menjelaskan tentang profil instasi dimulai dari sejarah berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo yang awalnya di Bagian Umum Sekretaris Daerah. Dalam bab ini juga dijelaskan mengenai tugas pokok dan fungsi instansi, visi dan misi instansi, struktur organisasi dimana kewenangan tertinggi di instansi tersebut dipegang oleh kepala. Dalam bab II ini pula diulas mengenai pengorganisasian arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo. Bab ketiga menjelaskan mengenai gambaran tentang arsip foto yang terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo, cara pengelolaan arsip foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo, serta kendala kendala dalam pengelolaan arsip foto. Bab keempat adalah bab penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah jawaban dari rumusan masalah dalam tugas akhir ini. Saran adalah solusi yang diberikan penulis kepada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo.