TATA TERTIB PESERTA SOROPADAN 8 INFORMASI UMUM Nama Pameran : SOROPADAN 7 TAHUN 2015 Tanggal Pelaksanaan : 05 09 Juni 2015 Waktu : Pukul 08.30-21.00 WIB Tempat : Pusat Pelayanan Agribisnis Petani (PPAP) Agro Center Soropadan Pringsurat - Temanggung Jawa Tengah Penyelenggara : Dinas Rumpun Agro (Dinas Pertanian dan perkebunan, kelautan dan Perikanan, Peternakan dan Kehutanan LH) Provinsi Jawa Tengah Leading Sector Pelaksana : Bina Infrastruktur dan Sumber Daya Alam Sekda Provinsi Jawa Tengah : Phalita Javanesia Event Organizer PT GATRA TRICITA CONSULTANT (Even manajeman) CV Kokoh (Vendor Tenda dan Perlengkapan) Pembukaan : Kamis, 13 Juli Penutupan : Senin, 17 Juli I. TECHNICAL MEETING Untuk menginformasikan segala hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan pameran, panitia akan menyelenggarakan TECHNICAL MEETING pada hari SELASA tanggal 13 JUNI bertempat di PPAP Agro Center Soropadan, Jalan Raya Magelang - Semarang Km.13 Pringsurat Temanggung - Jawa Tengah. Peserta diharapkan untuk menghadiri acara tersebut. II. PEMBANGUNAN STAN 1. Stan Pameran Stan yang tersedia sebanyak 98 Unit, terdiri dari : Stand EKSEKUTIF Teknologi Pertanian dan Alsintan 9 Unit Tenda Roder Uk. stan 5x5 m 2 Stan EKSEKUTIF (38 Unit), Ukuran stan 5x5 m 2 Stand Khusus (4 Unit), Ukuran stan 4x4 m 2 Stan BISNIS (48 Unit), Ukuran stan 3x3 m 2 Fasilitas Stan Standar yang disediakan sebagai berikut : Eksekutif alsintan : - Tenda roder - Partisi Alluminium Oktanorm System - Meja System Standart 2 buah - Kursi Lipat 4 buah - Lampu TL 40 watt 2 titik - Stop Kontak 1 buah + MCB 6A (1300 Watt) - 4 paket souvenir (diambil di Sekretariat Pameran pada H-1 (12 Juli ). 1
Eksekutif : - Tenda Kerucut Sarnavil 5x5 - Lampu TL 40 watt 2 titik - Paket Souvenir 4 buah (diambil di Sekretariat Pameran pada H-1 (12 Juli ). Khusus : - Tenda Kerucut Sarnavil 4x4 - Lampu TL 40 watt 1 titik - Paket Souvenir 3 buah (diambil di Sekretariat Pameran pada H-1 (12 Juli ). Bisnis : - Tenda Kerucut Sarnavil 3x3 - Lampu TL 40 watt 1 titik - 1 paket Makan 3 x 5 hari - Paket Souvenir 2 buah (diambil di Sekretariat Pameran pada H-1 (12 Juli ). 2. Pembangunan stan a. Panitia pelaksana pameran, akan menyerahkan stan kepada peserta pameran paling lambat tanggal 12 JULI, setelah pekerjaan pemasangan tenda, flooring dan partisi selesai dikerjakan. b. Peserta pameran mulai diijinkan untuk membuat/mendirikan/mendekorasi stannya masingmasing, mulai tanggal 12 JULI (Pukul 08.00-21.00 WIB) c. Peserta yang menyewa stan lebih dari 1 (satu), apabila menginginkan pembatas antar stan (partisi) dilepas, diharapkan menyampaikan ke Panitia pada saat Technical Meeting. 2
d. Demi tertibnya pelaksanaan pembangunan stan serta untuk menghindari terjadinya bongkar pasang akibat kurangnya informasi, peserta yang menyerahkan pembangunan stannya kepada kontraktor khusus (special design) harus melaporkan hal tersebut kepada penyelenggara. Kontraktor khusus yang ditunjuk peserta harustunduk pada peraturan yang ditetapkan oleh penyelenggara dengan memberikan surat pernyataan secara tertulis. e. Pekerjaan desain interior untuk stan harus dilakukan dengan sistem knockdown/siap pasang (dilarang menggunakan paku, cat dan alat-alat lain yang dapat merusak partisi, lantai, karpet dan fasilitas lainnya), yang merupakan milik panitia pelaksana. f. Aliran listrik untuk keperluan pameran akan dihidupkan setelah instalasi listrik secara keseluruhan selesai. Untuk keperluan mencoba peralatan yang memerlukan daya listrik, peserta harus melaporkan kepada panitia. g. Terhitung semenjak tanggal 12 Juli (Jam 23.59), penyelenggara tidak mengizinkan adanya kegiatan pembangunan stan dan desain interior ataupun pemasukan/pengeluaran barang untuk keperluan pembangunan stan. h. Penyelenggara berhak melakukan relokasi stan berdasarkan pertimbangan keselamatan, estetika dan berbagai antisipasi lainnya. Bila hal ini terjadi peserta akan diberitahukan selambatnya 5 (lima) hari sebelum pelaksanaan pameran. III. KELENGKAPAN ADMINISTRASI PESERTA Peserta diharuskan mendaftar ulang dan menyelesaikan semua prosedur administrasi dan pembayaran keikutsertaan pada saat Technical Meeting. Bagi peserta yang belum menyelesaikan ketentuan administratif tidak diperbolehkan untuk moving in. IV. LOADING BARANG 1. Pemasukan barang pameran (moving in) dilakukan pada tanggal 12 Juli mulai pukul 07.00 WIB s/d pukul 22.00 WIB. Barang langsung dimasukkan ke lokasi stan masingmasing yang sudah ditentukan. Demi keamanan, peserta dilarang meninggalkan barang dilokasi stan tanpa petugas penjaga. 2. Pada hari pemasukan barang, penyelenggara akan melakukan pengecekan barang pada pukul 19.00 WIB (permintaan pengecekan barang sebelum waktu yang ditentukan tidak dilayani). 3. Demi keamanan, peserta diharapkan dapat menutup stan masing-masing dengan menggunakan plastik/kain penyekat. V. PEMBUKAAN PAMERAN 1. Soft Opening pameran akan dilaksanakan pada hari Rabu, 12 Juli Pukul 16.00 WIB 2. Pembukaan pameran dilaksanakan pada hari KAMIS, 13 Juli pukul 09.00 WIB s/d selesai bertempat di Panggung Utama Soropadan. 3. Peserta diharapkan mengirimkan wakil/utusannya untuk menghadiri acara pembukaan pameran. VI. PETUGAS STAN 1. Setiap peserta diharuskan menempatkan sedikitnya 2 (dua) orang petugas stan (maksimal 4 orang petugas) untuk 1 stan, sesuai jumlah tanda pengenal (ID Card) yang akan dibagikan oleh Penyelenggara. 2. Petugas stan diharuskan mengenakan tanda pengenal (ID Card) yang akan dibagikan oleh Penyelenggara dan dapat diambil di Sekretariat Pameran. 3. Petugas harus hadir 30 (tiga puluh) menit sebelum pameran dibuka. 3
VII. KEBERSIHAN 1. Kebersihan didalam lokasi pameran menjadi tanggung jawab penyelenggara, sedangkan kebersihan didalam stan merupakan tanggung jawab peserta. (Tiap stan akan disediakan tempat sampah plastik oleh Panitia). 2. Sebelum meninggalkan tempat setelah jam pameran usai, petugas stan diharapkan mengeluarkan sampah-sampah dari dalam stan dan diletakkan didepan masing-masing stan untuk selanjutnya dibersihkan oleh panitia. VIII. PUBLIKASI 1. Seluruh peliputan oleh media/pers, baik cetak maupun elektronika dikoordinasikan oleh penyelenggara. 2. Penyelenggara berhak mengambil gambar/foto, film, video atas barang-barang yang dipamerkan untuk keperluan publikasi, penerbitan dan dokumentasi lainnya. IX. PENGECEKAN BARANG 1. Selama pameran (setiap hari), panitia penyelenggara akan melakukan pengecekan barang pameran, mulai pukul 19.30 WIB (permintaan pengecekan sebelum waktu yang ditentukan tidak dilayani). Khusus untuk hari terakhir pameran (13 Juli ) penyelenggara melakukan pengecekan pada pukul 12.00 WIB. 2. Pada saat dilakukan pengecekan barang pameran, petugas dan petugas stan harus mendampingi petugas pengecekan barang dari pihak penyelenggara. 3. Selama pameran, barang pameran yang dikeluarkan dari arena pameran harus diberitahukan kepada penyelenggara dengan formulir yang telah disediakan. XI. KEAMANAN 1. Demi keamanan dan ketertiban bersama, selama pameran peserta tidak diizinkan memasukkan/mengeluarkan barang-barang, kecuali dengan seizin penyelenggara. 2. Peserta diharuskan menjaga keamanan barang masing-masing. Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas kehilangan/ kerusakan yang terjadi selama jam pameran. Untuk itu peserta pameran disarankan mengasuransikan seluruh barang yang dipamerkan, terutama barang-barang berharga. 3. Apabila terjadi kehilangan barang, peserta dapat menghubungi seksi keamanan panitia penyelenggara. Seksi keamanan akan membantu peserta membuat Surat Laporan Kehilangan ke Kantor Polisi setempat. Setelah Laporan Kehilangan diperoleh, masalah tersebut selanjutnya menjadi tanggung jawab Polisi. 4. Selama pameran, peserta dilarang mendemonstrasikan peralatan atau barang yang dapat menimbulkan bahaya atau pencemaran didalam arena pameran. 5. Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan setelah jam pameran usai, peserta diharapkan menutup stan masing-masing dengan penyekat kain/plastik. 6. Diluar jam pameran, peserta tidak diizinkan memasuki lokasi pameran. 7. Peserta diharapkan memberi tanda khusus pada barang-barang pamerannya (berupa label atau stempel) 4
X. PENGELUARAN BARANG (MOVING OUT) dan PEMBONGKARAN STAN 1. Peserta tidak diizinkan mengeluarkan barang pameran sebelum waktu yang telah ditetapkan, mulai pukul 17.00 WIB setelah pameran dinyatakan ditutup secara simbolis pada tanggal 17 Juli. 2. Pada saat pengeluaran barang, penyelenggara tidak melakukan pengecekan barang. Keamanan barang sepenuhnya menjadi tanggung jawab masing-masing peserta. 3. Pembongkaran stan dimulai pada tanggal 17 Juli pukul 17.00 WIB s/d selesai. Peserta yang menggunakan stan dengan desain khusus diharapkan menginformasikan sebelumnya jadwal pembongkaran kepada kontraktor khusus yang ditunjuk. 4. Barang pameran yang tidak dikeluarkan dari arena pameran sampai dengan habisnya waktu pembongkaran akan dititipkan kepada panitia pengelola dan biaya yang timbul dari penitipan tersebut menjadi tanggung jawab peserta. 5. Peserta dapat Keluar/Meninggalkan arena pameran setelah mendapat Surat Pengantar yang dikeluarkan oleh Panitia Soropadan Agro Expo 8 -, dan dapat diminta di Kantor Sekretariat Panitia Pelaksana. 6. Surat Pengantar oleh Peserta ditunjukkan pada Petugas Jaga Pintu Gerbang Keluar pada saat Peserta hendak keluar/meninggalkan arena pameran. XI. PENUTUP 1. Untuk hal-hal yang kurang jelas, dapat ditanyakan pada saat technical meeting. 2. Informasi lebih lanjut pada saat pelaksanaan, Peserta dapat menghubungi langsung di Kantor Sekretariat Panitia Pelaksana. 3. Penanggungjawab Stan berkewajiban menyampaikan Tata Tertib ini kepada Pengisi Stan (tenant) agar mengerti tentang Tata Tertib Peserta Soropadan Agro Expo 8 - dan diwajibkan untuk mematuhinya selama pelaksanaan pameran. 4. Bagi peserta pameran yang tidak hadir pada saat Technical Meeting dianggap sudah mengetahui dan mengerti tentang Tata Tertib Peserta Soropadan Agro Expo 8-. 5. Tata Tertib Peserta Soropadan Agro Expo 8 - ini akan dibagikan kepada Seluruh Peserta pada saat Technical Meeting dan bagi yang tidak hadir akan dikirimkan Softcopy dari Tata Tertib ini melalui e-mail. 6. Seluruh Peserta Soropadan Agro Expo 8 -, dianggap sudah mengerti dan memahami serta wajib dan mematuhi segala peraturan ataupun Tata Tertib yang dikeluarkan oleh Panitia Pelaksana, baik secara tertulis maupun melalui himbauan tidak tertulis. 5