BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Kearsipan 2.1.1. Pengertian Arsip. Arsip berasal dari bahasa yunani yaitu Archivum yang artinya tempat untuk penyimpanan. Sering pula kata tersebut ditulis Archeon yang berarti Balai Kota ( tempat untuk penyimpanan dokumen) tentang masalah pemerintah. Menurut bahasa Belanda disebut Archief yang mempunyai arti : 1. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan lain. 2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik dan sebagainya. 3. Bahan-bahan yang disimpan sebagai bahan pengingat. Dari situ bisa disimpulkan dan seperti dicantumkan didalam undang-undang Nomor 43 tahun 2009 mengenai kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga / organisasi. 2.1.2. Pembuatan Arsip Arsip dibuat pada dasarnya untuk mempermudah para pemakai ketika membutuhkan data-data yang tersimpan, maka dari itu pembuatan arsip harus mematuhi ketentuan-ketentuan yang berlaku. Menurut Serdayanti (2000:18), tujuan pembuatan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangasaan untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Adapun tujuan dari kearsipan adalah sebagai berikut : 1. Agar mudan dan cepat ditemukan kembali ketika membutuhkan. 2. Terawat dengan baik. 3. Terjamin keselamatan dengan sistem tertentu. 4. Tersimpan rapi.
8 Sebenarnya adalah istilah Arsip yang sudah merupakan istilah Indonesia, yaitu : Pertinggal, yang berarti : 1. Berkas-berkas yang disimpan sebagai bahan pengingat. 2. Lembaran catatan atau wujud lain yang disimpan untuk keperluan pengingat apabila diperlukan. Pertinggal itu sendiri dapat diartikan sebagai bahan tunggal atau jamak. Apabila orang menyebut Pertinggal dimaksud adalah : Lembaran atau berkas yang terdapat dalam simpanan. Jadi barang tersebut sudah disimpan menurut tata cara yang berlaku. 2.1.3. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip menurut PP No. 34 Tahun 1979 ialah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing. b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional. Penyusutan ditunjukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu penyimpanan atau retensinya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan oleh jadwal retensi arsip yang disusun berdasarkan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Maksud penyusutan adalah untuk penghemat: ruangan untuk penyimpanan, biaya untuk pengadaan sarana, dan waktu dalam usaha pencarian kembali arsip yang disimpan. Arsip yang telah disisihkan berdasarkan jangka waktu retensinya, harus diadakan penilaian kembali untuk dapat menentukan arsip-arsip mana yang dapat dimusnahkan atau disimpan kembali sesuai dengan ketentuan yang masih berlaku. 2.1.4. Pemusnahan Arsip Secara umum Pemusnahan arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang sudah telah habis guna. Pengertian Pemusnahan arsip menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip
9 yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna secara total dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi atau bentuknya. 1) Penilaian Arsip Dalam sistem kearsipan yang baik setiap pemusnahan arsip dilakukan jika arsip tersebut sudah tidak berguna. Untuk mengetahui apakah arsip tersebut masih berguna atau tidak maka dilakukanlah penilaian arsip untuk membagi arsip-arsip tersebut berdasarkan golongannya dengan kriteria-kriteria penilaian tertentu. 2) Jadwal Retensi Arsip Langkah selanjutnya dalam pemusnahan arsip adalah menyesuaikan lama penyimpanan arsip yang kemudian dilakukan pemusnahan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). 3) Penyeleksian Arsip Seleksi arsip yang dilakukan dalam tahap ini berdasarkan pada Jadwal Retensi Arsip. 4) Daftar Pertelaan Daftar Pertelaan arsip atau yang lebih dikenal dengan DPA ini merupakan daftar arsip-arsip yang telah di atur menurut permasalahan dan sistem kearsipan yang digunakan yang kemudian akan diusulkan musnah. 5) Pembuatan Berita Acara Pemusnahan Setelah pencacatan arsip di dalam Daftar Pertelaan Arsip telah dilakukan, langkah selanjutnya dalam pemusnahan arsip adalah pembuatan Daftar Acara Pemusnahan. 6) Tahap Pemusnahan Arsip Di tahap inilah pemusnahan arsip dilakukan setelah melakukan langkah-langkah yang telah disebutkan di atas. 2.1.5. Jenis Arsip Dalam undang-undang kearsipan, arsip dibedakan menurut fungsi dan kegunaanya, menjadi : 1. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. 2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
10 Menurut Drs. Hadi Abubakar (1990:20) didalam kegiatan pengorganisasi arsip sering disebut file aktif dan file in-aktif yang mempunyai arti, yaitu sebagai berikut : 1. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaan sehari-harinya masing tinggi atau sering digunakan. 2. Arsip in-aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun atau jarang digunakan dalam pekerjaannya sehari-hari. Untuk menentukan nilai suatu arsip dapat diklarifikasi dengan ALFRED (Sutarto, 1997:2001), yaitu merupakan singkatan dari A adalah Administratif, L adalah Legal, F adalah Finansial, R adalah Riset, E adalah Edukasi, dan D adalah Dokumentasi. 2.2. Pengorganisasioan arsip 2.2.1. Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language selanjutnya disebut UML adalah suatu bahasa permodelan standar untuk menulis rancangan aplikasi atau perangkat lunak. UML dapat digunakan untuk visualisasi, spesifikasi, konstruksi, dan dokumentasi suatu perangkat lunak yang intensif dari suatu sistem. UML bisa berfungsi juga sebagai cetak biru karena sangat lengkap dan detil, oleh karena informasi yang detail maka bisa diketahui mengenai coding program (Forward Engineering) atau bahkan membaca program dan menginterpretasikannya kembali ke dalam diagram (Reverse Engineering), yang berguna pada situasi dimana code program yang tidak terdokumentasi akan dimodifikasi atau dipelihara. Hali ini bisa terjadi dokumentasi asli hilang atau bahkan belum dibuat sama sekali. 2.2.2. Diagram use case Diagram use case menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke sistem, membuat sebuah daftar belanja, dan sebagainya. Seorang atau sebuah aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu.
11 Diagram use case dapat sangat membantu bila kita sedang menyusun persyaratan sebuah sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan klien, dan merancang kasus pengujian untuk semua corak yang ada pada sistem. Sebuah use case dapat meliputi fungsionalitas use case lain sebagai bagian dari proses dalam dirinya. Secara umum diasumsikan bahwa use case yang ditampung akan dipanggil setiap kali use case yang meliputi dieksekusi secara normal. Sebuah use case dapat ditampung oleh lebih dari satu use case lain, sehingga duplikasi fungsionalitas dapat dihindari dengan cara menarik keluar fungsionalitas yang umum. Sebuah use case juga dapat meluas use case lain dengan tingkah lakunya sendiri. Sementara hubungan generalisasi antar use case menunjukkan bahwa use case yang satu merupakan spesialisasi dari yang lain. Tabel 2.1 menjelaskan empat komponen diagram use case yaitu: Tabel 2.1 Notasi diagram use case Notasi Nama Keterangan Actor Aktor adalah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. Aktor diberi nama sesuai dengan tugasnya ketika menggunakan sistem. Jangan memberi nama aktor dengan nama orang. Aktor dapat berupa sistem lain di luar sistem yang dikembangkan Use Case Use case adalah kegiatan atau fungsi yang dilakukan oleh aktor, diberi nama sesuai fungsi yang dilakukan oleh aktor. Sistem Sistem berupa ruang lingkup aplikasi yang dikembangkan. Hubungan (Relationship) Hubungan yang dilakukan oleh aktor dengan use case yang dilakukan oleh aktor tersebut.
12 Didalam use case terdapat association yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana actor terlibat dalam use case. Ada dua jenis Association yaitu: 1. Include: jenis association yang digunakan untuk menggambarkan pemanggilan use case oleh use case lain, contohnya adalah pemanggilan sebuah fungsi program. 2. Extend: merupakan perluasan dari use case lain jika kondisi atau syarat terpenuhi. Langkah-langkah membuat diagram use case: 1. Identifikasi semua aktor, 2. Identifikasi semua use case, 3. Urutkan prioritas use case, 4. Rincilah setiap use case, 5. Identifikasi adanya generalisasi tiap use case, 6. Identifikasi hubungan include, 7. Identifikasi hubungan extend, 2.2.3. Activity diagram Diagram aktifitas (activity diagram) menggambarkan berbagai alur aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Diagram aktifitas juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Diagram aktifitas merupakan tahapan (state) diagram khusus, di mana sebagian besar tahapan adalah aksi dan sebagian besar transisi dipicu oleh selesainya status sebelumnya (pemrosesan internal atau internal processing). Oleh karena itu diagram aktifitas tidak menggambarkan tingkah laku internal (behaviour internal) sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas dari level atas secara umum. Sebuah aktifitas dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktifitas. Sama seperti tahapan, standar UML menggunakan segi empat dengan sudut membulat untuk menggambarkan aktivitas. Keputusan (decision) digunakan untuk menggambarkan tingkah laku pada kondisi tertentu. Untuk mengilustrasikan prosesproses paralel (fork atau transisi menyebar dan join atau transisi menyatu) digunakan titik sinkronisasi yang dapat berupa titik, garis horizontal atau vertikal.
13 Diagram aktifitas dapat dibagi menjadi beberapa object garis batas (swimlane) untuk menggambarkan objek mana yang bertanggung jawab untuk aktivitas tertentu. Beberapa alasan membuat diagram aktifitas adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis diagram use case lebih rinci, 2. Mengidentifikasi kondisi sebelum dan sesudah suatu use case (pre and post condition), 3. Menemukan use case baru yang tersembunyi. Cara untuk membuat diagram aktifitas adalah: 1. Identifikasi use case, 2. Pemodelan awal untuk setiap use case, 3. Pemodelan alternatif untuk setiap use case, 4. Menambahkan garis swimlane, 5. Refine aktivitas level akhir ke dalam diagram aktifitas. Notasi diagram aktifitas dapat digambarkan pada Tabel 2.2 berikut: Tabel 2.2 Notasi diagram aktifitas Notasi Nama Keterangan Action state Kegiatan atau proses yang dilakukan. Start Point Terminasi awal proses dilakukan. End Point Terminasi akhir proses yang dilakukan. Fork (Percabangan) Percabangan proses pada kondisi tertentu.
14 Join (Penggabungan) Penggabungan proses, dari kondisi percabangan yang sebelumnya. Decision Percabangan proses pada kondisi tertentu. Control flow Alur kontrol dari antar proses. Swimlane Sebuah cara untuk mengelompokkan activity berdasarkan Actor (mengelompokkan activity dalam sebuah urutan yang sama) 2.3. PHP PHP yang merupakan singkatan dari Hypertext Prosesor adalah suatu bahasa pemrograman berbentuk skrip yang bersifat server-side artinya sintaks-sintaks dan perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan oleh server yang juga dapat disertakan pada halaman HTML. Kelahiran PHP bermula saat Rasmus Lerdorf membuat sejumlah skrip perl pada tahun 1994. Skrip-skrip ini selanjutnya dikemas menjadi tool yang disebut Personal Home Page. Paket inilah yang menjadi cikal-bakal php. Pada tahun 1995, Rasmus menciptakan PHP/FI Versi 2. Pada versi inilah pemrogram dapat menempelkan kode terstruktur di dalam tag HTML. Aplikasi-aplikasi yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server. PHP dirancang untuk membentuk web dinamis. Artinya PHP dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini. Misalnya dapat mengakses database dan menampilkannya di halaman web serta interaktif dengan cepat dan mudah. PHP dapat
15 berinteraksi dengan hampir semua teknologi web yang sudah ada. Karena PHP menggunakan bahasa pemrograman berbasis web maka PHP ini mempunyai kelebihan yaitu kompabilitasnya dengan berbagai macam jenis database, dukungan dengan berbagai macam jenis sistem operasi. PHP juga termasuk dalam HTML-embedded, artinya kode php dapat disisipkan pada sebuah halaman HTML. PHP lebih cocok dan umum digunakan jika digabungkan dengan database MySQL. MySQL dengan PHP seakan-akan dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Tentunya untuk dapat menggunakan keduanya dibutuhkan tingkat kemampuan programming tertentu. Banyak digunakan oleh programmer berlatar belakang C/C++ karena kemiripan syntaxnya. Open source, karenanya gratis dan bebas. Database pasangannya biasanya MySQL, dijalankan bersama webserver Apache. Untuk dapat menjalankan script php pada website yang telah di buat, ada beberapa hal yang perlu kita tambahkan, salah satunya harus mempunyai sebuah web server yang mengatur atau memberikan tempat untuk mengeksekusi script php. Web server ini dinstall pada komputer server. Saat ini php dapat dijalankan pada berbagai macam web server seperti pws, iis, xitami maupun apache. Penulis sendiri menggunakan web server apache. 2.3.1. Skript PHP Ada dua cara yang digunakan dalam menulis script pada PHP yaitu : 1. embedded script: yaitu dengan cara ini penulisan program PHP disisipkan diantara tag dokumen HTML. <html> <head> <title>syarwani script</title> </head> <body> <? Echo Halo ini adalah contoh embedded script ;?> </body> </html>
16 2. non embedded script: cara ini merupakan pembuatan program murni PHP, di mana tagtag HTML yang diletakkan di dalamnya. <? echo <HTML> ; echo <HEAD> ; echo <TITLE> Non-embedded script </TITLE> ; echo </HEAD> ; echo <BODY> ; echo Ini adalah contoh non-embedded script ; echo </BODY> ; echo </HTML> ;?> <html> <head> <title>embedded script</title> </head> <body> <? Echo Ini adalah contoh embedded script ;?> </body> </html> 2.3.2. Kelebihan PHP PHP mempunyai banyak kelebihan diantaranya adalah: 1. Server side, artinya tidak diperlukan adanya kompatibilitas browser atau harus menggunakan browser tertentu. Server yang akan mengerjakan skrip tersebut dan hasil yang dikirimkan kembali ke browser biasanya dalam bentuk teks ataupun gambar sehingga dapat dikenali oleh browser apapun. 2. Skrip asli PHP tidak dapat dilihat oleh browser sehingga keamanan lebih terjamin. 3. Open source, sehingga source code dari PHP dapat digunakan, diganti atau diubah tanpa terkena biaya. 4. Multi platform. Selain dapat dijalankan pada platform LINUX, PHP juga dapat dijalankan pada platform windows. 5. Koneksi ke basis data. PHP mendukung banyak sekali basis data. Sistem basis data yang telah didukung oleh PHP hingga saat ini adalah: Oracle, Sybase, msql, MySQL, Solid, Generic,ODBC, PostgreSQL, Adabas D, FilePro, Velocis, dbase, Unix dbm dan semua basis data dengan interface ODBC.
17 2.4. MySQL MySQL database server adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang dapat menangani data yang bervolume besar. Meskipun begitu tidak menuntut resource yang besar. MySQL adalah program database yang mampu mengirim dan menerima data dengan sangat cepat dan multi user. MySQL memiliki dua bentuk lisensi, yaitu free software dan sharesoftware. Penulis sendiri menggunakan MySQL free software yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat closed source atau komersial. MySQL sangat banyak dipakai dalam sistem database web dengan menggunakan PHP. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structured Query Language). SQL adalah bahasa standar yang digunakan untuk mengakses server basis data. Oleh karena MySQL perintah-perintah dengan sintax-sintax dari SQL, maka MySSQL mempunyai keunggulan sebagai berikut: 1. Konsep database MySQL berkecepatan tinggi tentang system penyajian data. 2. Harga yang relatif murah, karena ada yang dapat diperoleh secara gratis 3. Sintaks bahasanya menggunakan perintah yang sederhana. 4. Dapat bekerja dalam beberapa system operasi seperti Windows, Linux, MacOs, Unix (Solaris, AIX, dan DEC Unix), FreeBSD, OS/2, Irix. 2.5. Apache Apache adalah server web yang bersifat open source yang berguna untuk melayani dan memfungsikan situs web, protokol yang digunakan untuk melayani fasilitas web ini menggunakan HTTP. Apache merupakan server web yang dapat dijalankan di banyak sistem operasi (Unix, BSD, Linux, Microsoft Windows dan Novell Netware serta platform lainnya). 2.6. PHP MyAdmin PHP MyAdmin merupakan suatu program yang dibuat menggunakan aplikasi PHP berbasis web. Program ini digunakan untuk mengakses databse MySQL dan mendukung berbagai operasi MySQL seperti mengelolah basis data, tabel-tabel, relasi, user, dan lainlain.