BAB 3 OBYEK PENELITIAN 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. MCF dan PT. MAF adalah perusahaan pembiayaan sepeda motor yang berkembang dengan pesat, didirikan pada 24 September 2007 diresmikan oleh Bapak Chairul Tanjung selaku pemegang saham utama di CT Corp. Tidak lama setelah itu pada tanggal 6 Desember 2007 didirikanlah PT. Mega Auto Finance, dimana pada bagian ini hanya mengurusi kredit khusus sepeda motor merk Yamaha. Peresmian PT. MCF dan PT. MAF dilaksanakan di Kantor PusatWisma 76 Lt. 16 Jl. Let. Jend. S Parman Slipi Jakarta Barat. Telp (021) 53666627/ 53666628. Dari tahun 2007 sampai dengan November 2011 tercatat PT. MCF dan PT. MCF sudah memiliki 183 Cabang dan lebih dari 5000 karyawan. CT Corp, sebagai pemegang saham utama PT. MCF dan PT. MAF berkomitmen untuk selalu memberikan dukungan, baik dalam hal manajemen, pendanaan, pemasaran maupun operasional perusahaan. 27
28 Gambar 3.1 Proses Perkembangan Perusahaan Gambar 3.2 Fokus Usaha Pembiayaan 3.1.2 Profil Perusahaan Gambar 3.3 Logo PT. MAF dan PT. MCF
29 Nama Perusahaan : Mega Auto Central Finance Alamat : Jl. Let. Jend. S Parman Slipi Jakarta Barat Wisma 76 Lt. 16 No telp : (021) 53666627 / 53666628 Website : www.maf.co.id - www.mcf.co.id Jenis Perusahaan : Leasing / Pembiayaan PT. MCF dan PT. MAF adalah perusahaan yang bergerak dibidang pembiayaan. Perusahaan ini memiliki dua logo yang biasa di kenal oleh masyarakat sebagai MCF dan MAF yaitu Mega Central Finance (MCF) yang dapat melayani kredit sepeda motor merk Honda dan Suzuki. Sedangkan Mega Auto Finance (MAF) hanya melayani kredit khusus motor merk Yamaha. PT. MCF dan PT. MAF biasa disebut juga sebagai MACF untuk mempermudah dalam penyebutan. 3.1.3 Visi Perusahaan Visi dari MACF adalah menjadi perusahaan pembiayaan yang menjadi pilihan serta dipercaya konsumen dalam memberikan solusi pembiayaan dengan memberikan pelayanan terbaik dan dapat diandalkan sehingga memberikan hasil yang terbaik bagi Stakeholder.
30 3.1.4 Misi Perusahaan Misi dari MACF adalah : 1. Menyediakan layanan pembiayaan yang beragam dan lengkap untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. 2. Membangun jaringan bisnis yang handal didukung dengan teknologi terkini agar pelayanan kepada konsumen, dealer dan pihak terkait lainnya dapat diberikan dengan cepat dan tepat. 3. Membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pelanggan dan dealer. 4. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan 5. Memberikan nilai tambah yang terbaik kepada para stakeholders yang meliputi pemegang saham,karyawan, pelanggan dan masyarakat sekitar. 3.1.5 Struktur Perusahaan Struktur perusahaan adalah faktor yang penting dalam menentukan keberhasilan suatu perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, masingmasing memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas sehingga dalam promosi yang dijalankan dapat berjalan sesuai dengan harapan perusahaan. MACF berada di bawah naungan CT Corp sebagai perusahaan yang bergerak dibidang pembiayaan.
31
32 Keterangan: 1. Presiden Direktur bertugas memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif, memimpin rapat umum, menjaga keselarasan dan efektivitas perusahaan. Presiden direktur di PT. Mega Central Finance dan PT. Mega Auto Finance mengepalai Direktur Bussiness Support, Direktur Finance dan Direktur Marketing 2. Internal Audit bertugas menyelidiki dan menilai pengendalian intern dan efisiensi pelaksanaan fungsi berbagai unit organisasi. Ruang lingkup harus meliputi pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan serta efektivitas sistem pengendalian internal yang dimiliki organisasi dan kualitas pelaksanaan tanggung jawab yang diberikan yaitu : a. Keandalan informasi b. Kesesuaian dengan kebijaksanaan c. Rencana, prosedur dan peraturan perundang-undangan d. Perlindungan terhadap harta e. Penggunaan sumber daya secara ekonomis dan efisien dan f. Pencapaian tujuan. 3. Direktur Marketing bertanggung jawab untuk operasi pemasaran dan komunikasi secara keseluruhan dalam perusahaan. Dalam aspek kreatif dari pekerjaan, direktur marketing bertanggung jawab untuk mengawasi operasi dan perencanaan kampanye pemasaran dan hubungan baik dengan konsumen. 4. Direktur Finance Administrasi dan Legal bertugas mengawasi anggaran, administrasi surat-surat perjanjian.
33 5. Direktur Business Support bertugas mengontrol divisi IT, HRD dan T&D untuk menyiapkan sumber daya manusia, menyiapkan materi pembekalan untuk operasional, serta menyiapkan perangkat lunak. 3.2 Prosedur yang Berlaku Sebagaimana diketahui pada setiap perusahaan tentunya memiliki prosedur-prosedur yang berlaku yang harus dijalani didalamnya, begitu juga dengan Mega Auto Central Finance. Presiden Direktur bertugas memimpin perusahaan dan bertanggung jawab atas segala yang terjadi di perusahaan, mengawasi setiap karyawannya, serta memberi instruksi kepada setiap divisi dibawahnya yaitu Marketing, Finance, dan Business Support. Divisi Marketing mempunyai tugas melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan marketing dan Public Relation serta menerima perintah yang diberikan oleh presiden direktur dan nantinya akan disampaikan kepada staff pada divisi. Divisi Finance mempunyai tugas yang berhubungan dengan keuangan perusahaan serta menjalankan perintah yang diberikan oleh presiden direktur. Direktur Finance harus selalu mendapatkan informasi keuangan baru yang sedang up-date di perusahaan, serta memberikan pengarahan kepada staff-staff keuangan lainnya. Divisi Business Support bertugas mengumpulkan informasiinformasi baru yang nantinya akan dijadikan acuan pada perusahaan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Dengan hasil kebijakan perusahaan, semua berada pada kuasa presiden direktur. Dengan itu dapat disimpulkan bahwa presiden direktur memberikan perintah yang nantinya akan dijalankan oleh Direktur Marketing Public Relation,
34 Direktur Keuangan, dan Direktur Business Support untuk menjalankan tugasnya. Lalu setiap direktur akan meneruskan informasi dan perintah kepada staff divisinya masing-masing. 3.3 Metode Pengumpulan Data 3.3.1 Data Primer Data atau informasi dari sumber pertama, biasanya kita sebut dengan responden. Data atau informasi diperoleh melalui pertanyaan tertulis dengan menggunakan kuesioner atau lisan dengan menggunakan metode wawancara. (Sarwono, 2006: 16) Penulis melakukan pengumpulan data primer dengan cara mewawancarai karyawan perusahaan yang bersangkutan dengan judul penelitian ini dan mengobservasi lingkungan bekerja yang terjadi sehari-hari. a. Wawancara Wawancara dilakukan dengan mewawancarai: 1. Darmawan Wijoyo (Staff Corporate Marketing RO & Fleet) Selaku staff yang menjalankan peran PR eksternal kepada konsumen dan menjalankan corporate marketing serta sebagai peserta acara acara internal perusahaan. 2. Rahwata Pinawan (Kepala Training & Development) Selaku staff yang menjalankan peran PR internal secara keseluruhan
35 dan menjalankan komunikasi internal perusahaan serta orang yang memiliki usulan dan ide pertama Morning Break Talk. 3. Lita Wulandari (Koordinator Training Development) Selaku Panitia dan koordinator lapangan yang bertugas saat berlangsungnya acara acara internal. 4. David Liem (Training & Development - Corporate Culture) Selaku staff yang menyampaikan komunikasi internal secara visual, serta panitia pelaksana dan mengurus acara internal. b. Observasi Observasi lapangan atau pengamatan lapangan (field observation) adalah kegiatan yang setiap saat dilakukan, dengan kelengkapan pancaindra yang dimiliki. Kegiatan observasi merupakan salah satu kegiatan untuk memahami lingkungan. (Ardianto, 2011: 179) Penulis melakukan pengamatan melalui: 1. Mengamati kelancaran proses kerja yang terjadi di lingkungan kerja 2. Memperhatikan proses komunikasi yang terjadi diantara karyawan dan atasan. 3. Mengamati kelancaran acara-acara internal perusahaan. 3.3.2 Data Sekunder Menggunakan bahan yang bukan dari sumber pertama sebagai sarana untuk memperoleh data atau informasi untuk menjawab masalah yang diteliti. Ini juga dikenal dengan penelitian yang menggunakan studi kepustakaan dan yang
36 biasanya digunakan oleh para peneliti yang menganut paham pendekatan kualitatif. (Sarwono, 2006: 17) Pada penelitian ini penulis melakukan pengumpulan data sekunder dengan cara studi kepustakaan, meneliti data perusahaan, dan internet. 1. Studi kepustakaan Dengan membaca dan mempelajari buku-buku teks, catatan kuliah atau makalah-makalah serta laporan arsip organisasi untuk memperoleh perbandingan antara teori yang ada dengan kenyataan yang terjadi di lapangan. 2. Data Perusahaan a. Arsip dan dokumen di PT. MCF dan PT. MAF b. Company Profile Mega Auto Central Finance 3. Internet Penulis mendapatkan informasi melalui media internet, terutama pada website PT. Mega Central Finance dan PT. Mega Auto Finance. 3.4 Permasalahan Yang Ada Pada jaman yang penuh dengan persaingan bisnis seperti sekarang diperlukan kinerja perusahaan yang baik agar tidak tertinggal dengan perusahaan yang lain terlebih pada pesaing bisnis di segmen yang sama. Agar tidak tertinggal dengan pesaing yang lain, maka Mega Auto Central Finance harus meningkatkan kerjasama tim, dimana didalam kerja sama tim memerlukan
37 komunikasi internal yang berjalan baik didalamnya agar kerja sama tim dapat berjalan dengan baik. Penulis menemukan ada beberapa permasalahan yang sering terjadi di Mega Auto Central Finance, penulis akan menjelaskan permasalahan yang terjadi didalam lingkungan kerja perusahaan. Permasalahan-permasalahan tersebut adalah kurang nya hubungan komunikasi antar karyawan, kelancaran informasi, serta kurangnya sumber daya manusia. Hubungan komunikasi antar karyawan sering dilupakan dalam lingkungan kerja, karena kebanyakan karyawan hanya sibuk dengan pekerjaannya masing-masing. Kurang nya komunikasi karyawan dengan karyawan lainnya, khususnya di hubungan antara divisi serta atasan dan bawahan, mengakibatkan terhambatnya proses pekerjaan yang terjadi didalamnya. Seperti yang terjadi di dalam Mega Auto Central Finance, tidak banyak karyawan yang kenal satu dengan yang lainnya, khususnya hubungan karyawan antar divisi yang mengakibatkan miskomunikasi didalamnya. Yang berikutnya adalah kelancaran penyampaian informasi yang dimana seringkali diabaikan, setiap karyawan dari setiap divisi yang ada pasti memiliki berbagai macam informasi yang harus disampaikan baik ke karyawan lain maupun ke divisi lainnya. Permasalahan ini juga bagian dari hubungan komunikasi antar karyawan, dimana hubungan tersebut dapat mempengaruhi proses bekerja. Proses komunikasi yang buruk tentunya juga akan memberikan kesulitan bagi karyawan, khususnya kelancaran bekerja antar divisi seperti yang terjadi di kantor pusat Mega Auto Central Finance.
38 Permasalahan ini dipilih oleh peneliti, karena komunikasi internal yang baik didalam perusahaan tentunya akan menghasilkan kinerja yang baik untuk kemajuan perusahaan itu sendiri. 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah Dari masalah yang ada di atas, peneliti merumuskan beberapa alternatif pemecahan masalah. Dimana alternatif pemecahan masalah tersebut dapat menjadi bahan evaluasi dan solusi bagi Mega Auto Central Finance untuk dapat mengembangkan peranan Public Relation di dalam melaksanakan kegiatannya melalui meningkatkan komunikasi internal perusahaan, dengan cara mewawancarai staff perusahaan, mengobservasi kondisi yang dialami dalam keseharian didalam lingkungan bekerja, serta studi pustaka data perusahaan untuk mengetahui kondisi seperti apa yang saat ini terjadi di lingkungan kerja, sehingga penulis dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada.