BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan dunia teknologi informasi yang semakin cepat dan terkini, maka keberadaan suatu sistem informasi akan mengikuti perubahan tersebut. Hal ini disebabkan karena sistem informasi selalu berada di atas infrastruktur teknologi informasi, jika teknologi yang digunakan sudah ketinggalan jaman maka secara otomatis sistem informasi yang adapun juga akan berpengaruh terhadap proses dari sistem tersebut mencakup kecepatan, keakuratan dan kompleksitas. Dalam persaingan dunia usaha maupun jasa, maka hal yang paling penting dalam memenangkan persaingan tersebut adalah perusahaan yang dapat menghasilkan produk dan jasa dengan lebih baik, lebih murah dan lebih cepat dibandingkan dengan perusahaan pesaing lainnya yang sejenis. Dimana fungsi daripada rekayasa ulang yaitu penyederhanaan, eliminasi, otomatisasi dan integrasi proses bisnis merupakan suatu alat bantu dalam meningkatkan efektivitas dan inovasi. Serta pengembangan terus menerus dengan mengikuti perkembangan yang ada, sehingga perusahaan tersebut dapat bergerak mengikuti perkembangan pasar. Untuk pengembangan proses bisnis tersebut, digunakan metode TOC dan BPR yang akan menghasilkan perubahan secara radikal dan dramatis yang berguna bagi perusahaan baik untuk proses bisnis masa sekarang atau pengembangan bisnis dimasa mendatang yang semakin ketat. PT. Nirwana Lestari (NL) sebagai salah satu perusahaan distributor produk coklat ke berbagai retail maupun supermarket dan toko-toko di seluruh Indonesia, 1
2 menyadari bahwa sistem dan teknologi informasi dapat membantu proses penciptaan jasa dengan lebih baik, lebih cepat dan lebih murah. Sistem informasi yang disajikan dengan cepat dan lengkap oleh perusahaan ini akan sangat menentukan proses pengambilan keputusan bagi tingkat puncak maupun menengah dari pihak manajemen. Dimana dari sistem informasi tersebut akan didapatkan laporan-laporan yang dapat mendukung penentuan obyektifitas perusahaan. Laporan-laporan yang disajikan tersebut masih mengalami beberapa hambatan dalam faktor waktu dan jumlah laporan yang dihasilkan. Untuk menghasilkan laporan tersebut dibutuhkan waktu yang relatif lama dan jumlah jenis laporan tergolong banyak serta tidak seragam. Serta proses pemenuhan pemesanan dari pelanggan merupakan faktor penting bagi PT NL, karena bisnis utama dari perusahaan ini adalah sebagai distributor coklat ke berbagai toko maupun supermaket dan retail. Sehingga menjadi suatu tantangan bagi perusahaan untuk dapat memberikan pelayanan pemenuhan pesanan dengan lebih cepat dan lengkap. Untuk itulah PT. NL membutuhkan suatu pemecahan solusi terhadap masalah diatas. Setelah melakukan observasi dalam beberapa bulan, peneliti menyadari bahwa dibutuhkan suatu rekayasa ulang terhadap proses pelaporan yang meliputi analisa ulang terhadap semua proses yang berhubungan dengan pesanan sampai dengan barang dikirim ke pelanggan. Serta informasi dari semua proses tersebut dapat disajikan kepada pihak manajemen dengan menggunakan alat bantu TOC yang akan mencari titik proses terlemah, kemudian dikembangkan dan diperbaiki. Maka diharapkan akan
menghasilkan suatu jumlah hasil keluaran PO (Purchase Order) yang dramatis dan radikal serta berguna bagi pengembangan bisnis perusahaan. 3 1.2 Perumusan Masalah Masalah pokok yang dihadapi oleh PT NL dalam sistem informasi adalah dibutuhkannya suatu sistem pelaporan yang bersifat real-time reporting dan penyederhanaan jumlah laporan serta dapat memenuhi kebutuhan akan informasi yang meliputi proses pesanan sampai dengan pengiriman barang. Dimana diharapkan dapat membantu pemberian jasa distribusi dengan lebih murah, lebih baik dan lebih cepat. Selain itu pula dibutuhkannya suatu proses bisnis baru yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan secara cepat dan lengkap mulai dari pesanan, pemenuhan, pembayaran dan pelaporan pesanan tersebut. Sehingga dapat meningkatkan pemberian jasa kepada pelanggan. Bagaimanakah mengembangkan secara dramatis dan radikal untuk proses pesanan, siklus dan jumlah hasil keluaran PO serta pelaporan pada PT NL? Secara khusus masalah tersebut diatas, dapat dirumuskan kedalam beberapa kalimat masalah, yaitu sebagai berikut : 1. Bagaimanakah siklus proses pesanan dan pelaporan? 2. Bagaimana mengidentifikasi titik proses terlemah dalam proses tersebut dengan menggunakan metode TOC?
4 3. Bagaimana membenahi proses secara radikal dan dramatis dengan menggunakan metode penyederhanaan, eliminasi, otomatisasi dan integrasi untuk mengatasi kelemahan proses dalam butir 2? 4. Bagaimana melakukan proses butir 2 dan 3 secara iteratif sampai diperoleh hasil yang radikal dan dramatis? 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penelitian ini adalah menganalisa keberadaan proses bisnis dan pelaporan yang sedang berjalan mencakup proses pesanan, pemenuhan pesanan, pembayaran dan pelaporan. Dan merancang suatu model proses bisnis yang dimulai dari pesanan sampai dengan pemenuhan pesanan, serta model pelaporan yang baru mencakup penyederhanaan dan penyeragaman laporan, pengintegrasian serta otomatisasi proses laporan. Dengan menggunakan EXTEND + BPR dan TOC, maka akan dibuat modelmodel tersebut dan menyimulasikannya. Dimana fungsi dari TOC adalah mencari titik proses yang terlemah kemudian diperbaiki dan dikembangkan dengan metode rekayasa ulang serta menggunakan alat bantu EXTEND, maka akan didapatkan hasil yang radikal dan dramatis terhadap hasil keluaran proses bisnis dan pelaporan. Sehingga pada akhir dari penelitian ini akan diberikan beberapa alternatif iterasi pengembangan proses bisnis dan pelaporan yang berguna bagi perusahaan dengan menggunakan metoder BPR + TOC.
5 Serta beberapa penyederhanaan terhadap bentuk format laporan yang sedang berjalan dengan menggunakan metode BPR dimana penggunaan cara penyederhaan, integrasi, eliminasi dan otomatisasi untuk dapat menyempurnakan bentuk laporan. Disamping itu pula diharapkan cara penyampaian laporan juga dapat dikembangkan dengan penggunaan fasilitas teknologi informasi, agar proses penyajian laporan tersebut dapat disampaikan secara cepat, tepat dan berguna bagi perusahaan. 1.4 Ruang Lingkup Untuk batasan yang akan dibahas dalam pengembangan proyek ini adalah meliputi beberapa tahap: 1. Akan dilakukan rekayasa ulang dengan menggunakan cara penyederhaan, eliminasi, otomatisasi dan integrasi terhadap proses-proses yang berhubungan dengan pemenuhan pesanan yang dimulai dari pesanan masuk sampai dengan pengiriman dan pembayaran serta pelaporan aktivitas tersebut. Dan dengan menggunakan metode TOC yang berguna untuk mencari titik proses bisnis dan pelaporan yang terlemah agar dapat diperbaiki dan dikembangkan, serta penggunaan alat bantu perangkat lunak EXTEND untuk dapat mensimulasikan proses bisnis dan pelaporan tersebut. 2. Penulisan ini difokuskan dalam menganalisa dan merancang ulang suatu model bisnis proses pesanan dan pelaporan, serta tidak meliputi proses implementasi.
6 3. Hasil yang akan didapatkan dalam penulisan ini adalah suatu masukan bagi perusahaan dalam merancang suatu sistem proses bisnis pesanan dan pelaporan. 4. Untuk analisa biaya, investasi dan estimasi biaya lainnya dalam proses bisnis dan pelaporan ini tidak tercakup dalam penulisan ini. Penulis menyadari bahwa biaya dalam pengimplementasian proses usulan yang baru ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit, sehingga dapat dijadikan suatu bahan pertimbangan bagi pihak manajemen dalam penentuan implementasi proses pesanan dan pelaporan yang diusulkan ini. 5. Pensimulasian model mencakup proses bisnis utama saja, bukan pendukung aktivitas proses. 1.5 STRUKTUR TESIS Tesis ini akan dibagi dalam lima bab, yaitu sebagai berikut : BAB 1: Pendahuluan bab yang berisi latar belakang dari pembuatan tesis ini, perumusahan masalah yang ada, tujuan dan manfaat dan ruang lingkup penelitian yang akan dibahas. BAB 2: Landasan Teori membahas tentang teori-teori yang digunakan serta kerangka penelitian. BAB 3: Metodologi berisi kerangka konseptual yang digunakan dalam penulisan tesis ini, analisa terhadap proses pelaporan dan bisnis proses yang sedang berjalan. Mencakup visi dan misi perusahaan, latar belakang perusahaan.
7 BAB 4: Pembahasan berisi suatu model yang baru atau yang diusulkan dalam proses bisnis pesanan dan pelaporan, dimana menggunakan teknologi informasi untuk mendongkrak proses-proses tersebut dengan menghilangkan (eliminasi), menyederhanakan, mengintergasikan serta mengotomatisasikan proses tersebut. Dengan menggunakan metode TOC untuk mencari titik proses terlemah, kemudian diperbaiki dan dikembangkan. Beberapa iterasi pengembangan dan bantuan alat simulasi EXTEND, maka dihasilkan beberapa alternatif solusi proses bisnis yang baru bagi perusahaan. BAB 5: Kesimpulan dan Saran adalah bagian akhir dari tesis ini yang mencakup semua kesimpulan yang dibahas serta saran untuk pengembangan ilmu pengetahuan khususnya sistem informasi pemasaran dan rekayasa ulang proses pesanan dan pelaporan.