BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Audit Internal Audit internal muncul pertama kali dalam dunia usaha sesudah adanya audit eksternal. Faktor utama diperlukannya audit internal adalah meluasnya rentang kendali yang dihadapi pimpinan perusahaan yang mampekerjakan ribuan pegawai dan mengelola kegiatan di berbagai tempat yang terpencar. Berbagai penyimpangan dan ketidakwajaran dalam menyelenggarakan buku perusahaan merupakan masalah nyata yang harus dihadapi. Untuk mendeteksi dan mencegah berbagai masalah yang ada di dalam perusahaan diperlukan audit internal untuk melakukan pengawasan dengan cara menguji dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan perusahaan tersebut. Audit internal yang memadai adalah audit internal yang memenuhi standar profesi audit internal. Menurut Tugiman (2003:4), standar profesi audit internal meliputi: 1. Independensi atau kemandirian unit audit internal yang membuatnya terpisah dari berbagai kegiatan yang diperiksa dan objektivitas para pemeriksa internal. 2. Keahlian dan penggunaan kemahiran professional secara cermat dan seksama para audit internal. 3. Lingkup pekerjaan audit internal. 4. Pelaksanaan tugas audit Internal. 5. Manajemen unit audit internal. a. Pengertian Audit Internal Secara umum audit internal adalah fungsi penilaian yang dalam suatu organisasi untuk menguji dan mengevaluasi kegiatan organisasi yang dilaksanakan. Penilaian tersebut meliputi seluruh aktivitas perusahaan termasuk penilain terhadap struktur organisasi, rencana-rencana, kebijakan, prestasi pegawai, dan ketaatan terhadap prosedur.
Auditor internal adalah suatu fungsi penilaian independen yang dibentuk dalam suatu organisasi untuk memeriksa dan mengevaluasi aktivitas organisasi sebagai bentuk jasa yang diberikan bagi organisasi. b. Fungsi dan Kedudukan Audit Internal Penerapan fungsi audit internal dalam perusahaan tidaklah selalu sama. Secara umum, fungsi audit internal di dalam perusahaan adalah untuk mengawasi dan menjamin pelaksanaan kegiatan usaha agar sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan dalam perusahaan, karena fungsi audit internal adalah bagian dari aktivitas pengawasan/pemantauan maka audit independen harus cukup memahami fungsi itu untuk mengidentifikasi aktivitas audit internal yang relevan dengan perencanaan audit. Fungsi audit internal menurut Mulyadi (2002:211) adalah: 1) Fungsi audit internal adalah menyelidiki dan menilai pengendalian internal dan efisiensi pelaksanaan berbagai unit organisasi. Dengan demikian, fungsi audit internal merupakan bentuk pengendalian yang fungsinya adalah untuk mengukur dan manilai efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain. 2) Fungsi audit internal adalah merupakan kegiatan penilaian bebas, yang terdapat dalam organisasi yang dilakukan dengan cara memeriksa akuntansi, keuangan, dan kegiatan lain untuk memberikan jasa bagi manajemen dalam melaksanakan tanggungjawab mereka. Dengan cara menyajikan analisis, penelitian, rekomendasi, dan komentar-komentar penting terhadap kegiatan manajemen, auditor internal menyediakan jasa tersebut. Audit intern berhubungan dengan semua tahap kegiatan perusahaan, sehingga tidak hanya terbatas pada audit sebagai catatan akuntansi. Kedudukan atau pun status internal dalam suatu struktur organisasi mempunyai pengaruh terhadap luasnya kegiatan, peranan serta tingkat kebebasan di dalam menjalankan tugasnya sebagai auditor. Kedudukan audit hendaknya ditempatkan sedemikian rupa sehingga auditor internal dapat melaksanakan wewenang dan tanggungjawabnya dengan baik. Kedudukan
audit internal dalam suatu struktur organisasi prusahaan yang satu dengan yang lain belum tentu sama, karena hal ini bergantung pada situasi dan kondisi perusahaan serta tujuan yang hendak dicapai dalam pembentukan bagian audit internal. c. Independensi Auditor harus mandiri dan terpisah dari berbagai kegiatan yang diperiksa. Para auditor internal dianggap mandiri apabila dapat melaksaakan pekerjaanya secara bebas dan objektif. d. Tanggung Jawab dan Kewenangan Audit Audit internal mempunyai tanggungjawab dan kewenangan audit atas penyediaan informasi untuk menilai keefektifan sistem pengendalian internal dan mutu pekerjaan organisasi perusahaan. Oleh karena itu, kepala bagian audit internal harus menyiapkan uraian tugas yang lengkap mengenai tujuan, kewenangan dan tanggungjawab bagian audit internal. Audit internal bertanggungjawab untuk menentukan apakah sistem-sistem yang telah dibuat sangat efektif dan apakah objek yang diaudit benar-benar menaatinya. Hartadi (2000:197) menyatakan bahwa: siapa pun yang diberi tanggung jawab dan wewenang untuk melaksanakan suatu tugas harus siap untuk menunjukkan seberapa baik atau buruknya ia telah melaksanakan tugas tersebut Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa audit internal harus benar-benar melaksanakan tanggungjawab audit yang telah diberikan. Apabila audit internal melaksanakan tugasnya dengan penuh
tanggungjawab, maka hasil audit akan menjadi berkualitas dan relevan dengan objek yang di audit. Pihak yang menjalankan audit internal adalah auditor internal atau satuan pengawasan internal pada BUMN. Menurut Tunggal (2000:21), tanggungjawab audit adalah: tanggungjawab auditor internal adalah menerapkan program audit internal, mengarahkan personel, dan aktivitas-aktivitas departemen audit internal juga menyiapkan rencana tahunan untuk pemeriksaan semua unit perusahaan dan menyajikan program yang telah dibuat untuk persetujuan. Oleh karena itu, audit yang dilakukan sebaiknya tidak hanya dibatasi pada persoalan akuntansi dan keuangan saja tetapi mencakup semua lini operasi di dalam perusahaan. Dalam hal ini, audit internal yang handal akan mampu me-review pengendalian manajemen yang ada pada setiap aktivitas perusahaan. e. Ruang Lingkup Audit Ruang lingkup audit internal mencakup pekerjaan audit apa saja yang harus dilakukan. Oleh karena itu, biasanya manajemen dan direksi memberikan pengarahan secara umum mengenai ruang lingkup pekerjaan dan kegiatan yang akan diaudit. Dalam hal ini audit internal harus melakukan pengujian dan penilain atas kelayakan dan aktivitas sistem pengawasan intern perusahaan di samping kualitas personil atau karyawan dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Tugiman dalam bukunya Standar Profesional Audit Intrnal (2003:99), menyatakan bahwa ruang lingkup audit Internal adalah menilai keefektifan
sistem pengendalian internal perusahaan. Hal ini terlihat dari kutipan berikut: Ruang lingkup audit internal menilai keefektifan sistem pengendalian internal serta pengevaluasian terhadap kelengkapan dan keefektifan sistem pengendalian internal yang dimiliki organisasi, serta kualitas pelaksanaan tanggung jawab yang diberikan. Dari pernyataan diatas, jelas bahwa ruang lingkup audit internal adalah melakukan pengevaluasian terhadap keefektifan sistem pengendalian serta menilai pelaksanaan tangung jawab audit yang telah diberikan. Untuk lebih jelasnya, ruang lingkup audit dapat dilihat dari hal-hal berikut ini: 1) Fungsi dan Tujuan audit Fungsi-fungsi audit internal diatur menurut kebijakan manajemen dan direksi. Fungsi audit internal yang dijelaskan oleh Tugiman (2003:11) adalah fungsi internal auditing atau pemeriksaan internal adalah suatu fungsi penilaian yang indevenden dalam suatu organisasi untuk menguji dan mengevaluasi yang dilaksanakan. Dengan demikian, jelas bahwa audit internal sebagai alat manajeman yang berfungsi untuk menilai semua aktivitas perusahaan dengan meningkatkan usaha dalam mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien. Adapun tujuan audit interal adalah untuk membantu semua anggota organisasi dalam melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif dengan memberikan analisis penilaian, rekomendasi yang objektif, dan komentar penting mengenai aktivitas yang diaudit. Tujuan lainya adalah meningkatkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang wajar.
2) Pengevaluasian terhadap keefektifan sistem pengendalian Intern Penentuan sistem pengendalian harus sesuai dengan kondisi perusahaan, karena pengendalian merupakan suatu proses yang berkeseimbangan yang diawali dengan perencanaan dan diakhiri dengan tugas-tugas yang akan dilaksanakan. Sehubungan dengan itu, manajemen dan pimpinan perusahaan sebaiknya mengadakan konsultasi dengan bagian audit internal untuk melakukan pengevaluasian terhadap kelengkapan dan keefektifan sistem pengendalian intern yang dibuat, sehingga dapat diketahui apakah sistem tersebut cocok atau tidak bila diterapkan di dalam perusahaan. Pengevaluasian terhadap sistem, proses, operasi maupun seluruh aktivitas di dalam perusahaan adalah untuk mengetahui apakah tujuan peninjauan terhadap keefektifan sistem pengendalian intern adalah memastikan apakah sistem tersebut berfungsi sebagaimana diharapkan. Sistem pengendalian yang efektif dapat dibandingkan sebagai suatu sistem sosial (social sytem) yang mempunyai makna khusus dalam organisasi perusahaan. Sistem pengendalian menurut pengendalian menurut The Committee Of Sponsoring Organization (COSO) yang dikutip oleh Tunggal (2000:1) adalah: sistem pengendalian internal adalah sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan tentang pencapain efektifitas, efisinsi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap hukum dan peratura yang berlaku. Dari kutipan tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern dibuat untuk memberikan keyakinan terhadap proses kinerja organisasi. Namun demikian, dengan sistem pengendalian intern yang ada
diarahkan untuk melindungi harta, menjamin ketelitian dan dipercayainya data akuntansi, serta menjamin ditaatinya kebijakan perusahaan sehingga kegiatan atau operasi perusahaan dapat berjalan efektif dan efisien. f. Survei pendahuluan Survei pendahuluan berguna untuk mendapatkan informasi mengenai objek yang diteliti. Menurut Sawyer, Dittenhofer and Scheiner (2005:160) ada tujuh langkah dasar yang sebaiknya dilakukan saat melakukan survei, yaitu: 1) Melakukan Studi awal Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan kertas kerja tahun sebelumnya, temuan-temuan audit, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lain yang akan membantu untuk lebih memahami subjek audit. 2) Pendokumentasian Pendokumentasian meliputi beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan awal antara auditor dengan manajer klien, seperti membuat daftar isi awal untuk kertas kerja. 3) Bertemu klien Pertemuan auditor internal dengan menajer klien memberi peluang bagi auditor untuk menjelaskan tujuan dan pendekatan audit yang dilakukan. Dalam langkah ini, auditor internal harus mengatur jadwal pertemuan dan melakukan wawancara dengan klien. 4) Mengumpulkan Bahan Bukti Informasi penting dapat diklasifikasikan ke dalam empat fungsi dasar manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan kontrol. 5) Pengamatan Dengan melakukan pengamatan, auditor internal dapat menetukan tujuan, sasaran, dan standar; menilai kontrol untuk mencapai tujuan; mengevaluasi risiko; menentuakan kontrol untuk meminimalkan risiko; membuat penentuan risiko secara statistik; dan menilai gaya manajemen. 6) Pembuatan Bagan Alir Bagan alir merupakan gambaran umum dari suatu pristiwa yang meliputi input, proses, output, dan entity/subjek. Pembuatan bagan alir manakah waktu yang lama sehingga auditor internal perlu banyak latihan. Bagan alir sebaiknya memiliki standar sehingga bagan alir yang dihasilkan auditor internal tersusun secara sistematis dan mengikuti dasar instruksi yang sama. 7) Pelapor
Laporan survei berisikan kesimpulan dari semua hal yang telah diamati. Dari laporan ini dapat ditemukan hal-hal positif dan hal-hal negatif bagi perusahaan bahkan ditemukan audit apa saja yang harus dilakukan. B. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Suatu perusahaan yang telah berjalan, tidak boleh tidak memonitor kegiatannya dan hasilnya. Manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang profesional untuk memajukan atau meningkatkan hasil-hasil yang telah dicapainya. Pandangan dan sikap tersebut diatas dinyatakan dalam kesibukan manajemen untuk selalu melihat, meneliti, menganalisis, dan mengambil keputusan atas laporan-laporan yang telah sampai dimeja mereka. Laporan tersebut yang digunakan sebagai dasar keputusannya baik untuk mengendalikan atau mengarahkan biasanya berbentuk laporan akuntansi dan statistik. Laporanlaporan tersebut meringkas kejadian yang paling terakhir terjadi dan kondisi perusahaan. Unit/satuan pengukuran tidak hanya menggunakan rupiah tetapi juga satuan jam kerja, satuan berat, pengguna karyawan, atau ukuran mengendalikan dan mengarahkan, laporan juga mempunyai arti untuk menilai apakah kebijakan perusahaan yang telah ditentukan dijalankan, apakah kondisi keuangan sehat, kegiatan penjualan menguntungkan dan hubungan antar bagian, atau departemen berlangsung harmonis. C. Rujukan Pengendalian Intern Menurut Bambang Hartadi (1999:2) tujuan pengendalian intern yang efektif dapat digolongkan sebagai berikut: a. Untuk Menjamin Kebenaran Data Akuntansi Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksanakan operasi perusahaan. Berbagai macam data digunakan
untuk mengambil keputusan yang penting. Sistem pengendalian intern bertujuan untuk mengamankan, menguji kecermatan dan sampai seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya dengan jalan mencegah dan menemukan kesalahan pada saat yang tepat. b. Untuk Mengamankan Harta kekayaan dan Catatan Pembukuannya Harta fisik perusahaan dapat saja dicuri, disalah gunakan ataupun rusak secara tidak sengaja. Hal ini sama juga berlaku untuk semua harta perusahaan yang tidak nyata seperti perkiraan piutang, dokumen penting, surat berharga, dan catatan keuangan. Sistem pengendalian intern dibentuk guna mencegah atau pun menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat yang tepat. c. Untuk Menggalakkan Efisiensi Usaha Pengendalian dalam suatu perusahaan juga dimaksudkan untuk menghindari pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber-sumber dana yang efesien. d. Untuk Mendorong Ditaatinya Kebijakan yang Telah Digariskan Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:3) tujuan pengendalian intern adalah Untuk mengamankan/menjaga harta benda organisasi, memproleh data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong akan kepatuhan kebijakan manajemen.
D. Pengendalian Intern Atas Siklus Pendapatan Sebelum penulis mengutarakan mengenai pengendalian intern atas siklus pendapatan, maka terlebih dahulu penulis menjelaskan mengenai siklus pendapatan. Siklus pendapatan merupakan yang dilalui dalam proses penjualan yang menghasilkan suatu pendapatan. Item-item pendapatan ada dua macam yaitu: penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari penjualan kredit. a. Penerimaan kas dari penjualan tunai Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembelinya melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: 1) Fungsi penjualan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai,fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. 2) Fungsi kas Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli atau barang yang telah dibelinya. 3) Fungsi gudang
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai fungsi ini bertanggung jawab menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang yang telah dibayar harganya oleh pembeli. 4) Fungsi pengiriman Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi pengiriman bertanggung jawab membungkus barang dan menyerahkan barang kepada pembeli. 5) Fungsi akuntansi Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan. b. Siklus Pendapatan dari penjualan kredit Sumber penerimaan kas suatu perusahaan yang menjual barang dagangannya secara kredit adalah dari pelunasan piutang dari debitur. Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang menghasilkan 1) Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank. Jika perusahaan hanya menerima dalam bentuk cek dari debitur maka harus dapat dipastikan ceknya atas nama perusahaan masuk kegiro perusahaan. 2) Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera ke bank dalam jumlah tertentu. Adapun fungsi-fungsi yang terkait dengan system kas dari piutang tersebut adalah:
a. Fungsi sekretariat Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi ini membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima cek dari para debitur. b. Fungsi penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang secara langsung kepada debitur melalui penagihan perusahaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi c. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat atau dari fungsi penagihan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyetor kas yang diterima bank. d. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan kas dari piutang ke dalam jurnal kas.
E. Tinjauan Terdahulu No. Peneliti Judul Hasil Penelitian 1 Erny Silvya penerapan audit Internal 1. peranan audit internal sangat Harahap dalam mendukung bermanfaat dalam mendukung (2008) penerapan Good GCG, Corporate Governance 2. kedudukan audit internal pada PT. perkebunan berada langsung dibawah Nusantara IV (persero) direktur utama dan bebas dari Medan kegiatan-kegiatan operasional 2 Astrid Ferisa R (2008) Peranan audit internal dalam meningkatkan system pengendalian internal pada PT. socfindo Indonesia medan perusahaan Audit internal berperan dalam meminimalisasi kecurangan dan penyimpangan dalam aktivitas perusahaan dengan melakukan pemeriksaan ke seluruh bagisn baik secara berkala maupun secar mendadak F. Kerangka Konseptual Audit internal sebagai suatu cara yang digunakan untuk pengawasan penjualan dalam suatu perusahaan yang kegiatannya melipui pengujian dan penilain efektifitas serta sistem pengendalian intern perusahan. Fungsi audit internal dapat berupa divisi, departemen, fungsi bisnis, proses bisnis, layanan informasi, sistem atau peroyek. Tanpa audit internal, dewan direksi atau pimpinan unit tidak akan mamiliki sumber informasi yang bebas mengenai kinerja organisasi.
Audit Internal PT.Pos Indonesia (persero) Medan Fungsi Internal Yang Memadai Pengawasan Atas Kegiatan Siklus penjualan Pengawasan Atas kegiatan penagihan Gambar 2.1. Kerangka Konseptual Sumber: Penulis