1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi sekarang di dunia industri persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat. Hanya perusahaan yang mampu menekan biaya produksi seminimal mungkin dengan tanpa mengurangi kualitas produk yang dapat bertahan. Salah satu cara menekan biaya produksi dengan menekan total biaya persediaan bahan baku yang seminimum mungkin, baik dalam biaya pesanan, penyimpanan, kehilangan, dan kerusakan bahan baku. Di perusahaan manufaktur, salah satu bagian atau divisi yang penting adalah persediaan. Persediaan ini perlu dikontrol secara teratur dan periodik, mulai dari bahan baku, bahan setengah jadi, sampai bahan jadi. Di samping itu masih ada perhitungan jumlah bahan baku yang rusak atau kadaluwarsa, cacat, diretur atau dikembalikan karena kualitas tidak baik dan rusak. Persediaan bahan baku harus dapat memenuhi kebutuhan rencana produksi, karena jika persediaan bahan baku tidak dapat dipenuhi, maka akan menghambat proses produksi. Keterlambatan jadwal pemenuhan produk yang dipesan konsumen dapat merugikan perusahaan dalam hal image yang kurang baik. Sedangkan jika persediaan bahan baku berlebihan dapat meningkatkan biaya penyimpanan, kerusakan, dan kehilangan bahan baku. Persediaan bahan baku PT.ANDESEN JAYA PLASTIK belum direncanakan dan dikendalikan, sehingga sering terjadi proses produksi terhambat, karena kehabisan bahan baku atau bahan baku yang dipesan belum diterima. Pada saat-saat tertentu bahan baku tersedia di gudang secara berlebihan, sehingga sering terjadi pemborosan bahan
2 baku yang tidak terpakai dan tidak bisa dipakai karena kadaluwarsa. Selain itu komputer PT.ANDESEN JAYA PLASTIK masih belum dimanfaatkan secara optimal. Microsoft Excel hanya digunakan untuk mencatat data karyawan, daftar harga barang, daftar mesin dan standar bahan baku untuk setiap barang, tidak ada proses perhitungan. Yang diutamakan hanya program desain sekaligus menyimpan gambar motif desain. Laporan yang seharusnya diminta tiap bulan oleh direktur, disajikannya setelah lewat 3 sampai 6 bulan, jadi tidak bisa dipakai sebagai penyaji informasi yang akurat. Sedangkan untuk kegiatan operasional sehari-hari sebagian besar prosesnya masih menggunakan kertas, dimana dokumen tersebut sering hilang. Pemilihan topik ini karena di lingkungan pabrik yang sering tidak memperhatikan masalah persediaan, terutama jumlah real time persediaan bahan baku, yang keluar berapa, yang masuk berapa, yang retur berapa, dan masih banyak lagi kekurangan lainnya. Jadi apabila dibiarkan akan membuat kondisi perusahaan menjadi kritis, apalagi jika perusahaan itu mulai memproduksi untuk skala besar, banyaknya demand dari customer, tingginya angka turn over karyawan yang akhirnya bisa saling melempar tanggung jawab, dan tingginya persaingan di dunia industri. Ini akan membuat perusahaan sangat kacau, seperti: tidak terpenuhinya order yang ada (adanya kesalahan pencatatan order/kurang detail ordernya/tidak sesuai request customer), tidak bisa ditangani order-nya sehingga sering tidak on time dalam memenuhi order, tidak bisa mencapai target, timbulnya biaya pemesanan dan penyimpanan yang mahal dan pada akhirnya akan merugikan perusahaan.
3 Dengan adanya sistem, diharapkan bisa membantu perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif dalam mengelola persediaannya, jadi tidak akan ada pemborosan bahan baku, proses kerja jadi lebih teratur dan prosedurnya jelas, data persediaan bisa dikontrol secara real time, serta beban pekerjaan para karyawan bisa menjadi lebih ringan seperti mempersiapkan dokumen yang diperlukan dan laporan, semua bisa diproses lebih cepat dan mudah, selain itu juga mudah ditelusuri karena tanggung jawabnya jelas. Jika perusahaan ingin mendapatkan klien besar, mereka harus bisa meyakinkan klien itu dengan sikap profesional, dan dengan adanya sistem yang baik, hal ini pasti akan memudahkan perusahaan untuk mendapatkan kepercayaan mereka. Selain meningkatkan keuntungan perusahaan, hal ini bisa meningkatkan citra perusahaan di mata publik jika perusahaan sudah terkenal menangani klien besar, ini bisa menarik perhatian dunia industri karena bagi perusahaan ini adalah prestasi yang membanggakan dan menjadi kepuasan tersendiri. Untuk itu perlu adanya perencanaan dan pengendalian persediaan yang didukung oleh sistem informasi persediaan bahan baku terkomputerisasi. Untuk menjawab permasalahan tersebut perlu dirumuskan: Bagaimanakah merancang sistem informasi persediaan bahan baku terkomputerisasi PT.ANDESEN JAYA PLASTIK? Informasi persediaan sangat menentukan kelangsungan hidup perusahaan karena kurangnya persediaan ataupun kelebihan persediaan akan berdampak secara langsung terhadap kelangsungan hidup perusahaan.
4 1.2 Ruang Lingkup Penulis membatasi masalah-masalah yang akan dibahas sebagai berikut: 1. Analisis sistem persediaan. Dimulai dengan pemesanan, pemasukan, retur bahan baku dari supplier, pengeluaran bahan baku, dan perhitungan Economic Order Quantity (EOQ), Reorder Point (ROP), tingkat perputaran persediaan, dan analisis ABC untuk setiap jenis bahan baku. 2. Melakukan perancangan terhadap sistem informasi persediaan mencakup masalah pemesanan, pemasukan, retur bahan baku dari supplier, pengeluaran bahan baku, dan perhitungan Economic Order Quantity (EOQ), Reorder Point (ROP), tingkat perputaran persediaan, dan analisis ABC untuk setiap jenis bahan baku. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan analisis dan perancangan sistem informasi persediaan bahan baku ini antara lain: 1. Mengusulkan kepada perusahaan suatu metode sistem persediaan bahan baku yang terbaik dan sesuai dengan yang diperlukan oleh perusahaan 2. Membuat prototype dari sistem informasi yang diusulkan 3. Menghasilkan laporan pembelian bahan, laporan retur bahan, laporan pemakaian persediaan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Membantu perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif dalam mengelola persediaannya baik perencanaan maupun pengendalian bahan baku
5 2. Memperlancar proses produksi dan menghilangkan penundaan akibat tidak tersedianya bahan baku yang diperlukan oleh bagian produksi (out of stock). Mengetahui tingkat perubahan persediaan bahan baku setiap saat, yang meliputi: bahan baku awal, bahan baku masuk, bahan baku tersedia, bahan baku keluar dan akhir. Mencegah adanya pemborosan pembelian yang mengakibatkan kelebihan bahan baku yang tidak diperlukan oleh bagian produksi (over stock). Memudahkan dalam menelusuri dokumentasi persediaan bahan baku. Membuat proses operasional sehari-hari perusahaan tidak tergantung kepada satu orang saja, khususnya ketika pihak terkait sedang tidak berada di lokasi. Menghemat biaya sumber daya karena sistem ini bisa membantu membuat pekerjaan yang biasanya dilakukan oleh beberapa orang menjadi satu orang saja, juga biaya mencetak kertas. 3. Memudahkan pihak manajemen untuk melihat dan mengetahui fluktuasi naik turunnya tingkat persediaan dan hasil perhitungan persentasenya secara cepat serta mengambil keputusan tentang persediaan yang biasanya disesuaikan dengan trend warna bahan baku dan kurs dollar. 1.4 Metodologi Metodologi yang dipakai dalam penulisan skripsi ini terdiri dari 3 tahapan : 1. Metode Pengumpulan Data Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara, studi kepustakaan, dan survei/studi lapangan. Wawancara dilakukan dengan pihak perusahaan untuk mengetahui kebutuhan perusahaan dan sistem yang sedang berjalan di perusahaan saat ini. Sedangkan studi
6 kepustakaan dilakukan dengan mengumpulkan informasi melalui sumber buku, baik dari buku panduan dan buku skripsi penelitian terdahulu sebagai referensi. Sumber-sumber lain yang mendukung penelitian ini diperoleh melalui internet seperti penelitian-penelitian dan jurnal-jurnal yang telah ada. Survei atau studi lapangan dilakukan untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dan mengetahui secara langsung sistem yang sedang berjalan. 2. Metode Analisis Pada tahap ini dilakukan analisa sistem melalui empat tahap yaitu: Survei atas sistem yang sedang berjalan Analisis terhadap hasil survei Identifikasi kebutuhan informasi Identifikasi persyaratan sistem Metode analisis pada penulisan skripsi ini juga menggunakan analisis SWOT dalam menentukan posisi dan mengetahui profil perusahaan. Hasil analisis kemudian akan dibuat laporannya sebagai masukan untuk perancangan sistem yang diusulkan. 3. Metode Perancangan Pada tahap ini dilakukan perancangan suatu sistem sistem informasi persediaan bahan baku dengan menggunakan pendekatan OOAD. Antara lain meliputi: Problem domain analysis Application domain analysis Architectural design Component design
7 Berdasarkan sifatnya data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Data kuantitatif berupa daftar stock bahan baku dan barang jadi. b. Data kualitatif berupa prosedur dan formulir-formulir yang digunakan. Berdasarkan sumbernya data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Data primer adalah jawaban responden atas pertanyaan yang diajukan peneliti. b. Data sekunder adalah laporan-laporan yang telah dihasilkan oleh perusahaan. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang penulisan skripsi, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penulisan, metodologi yang digunakan serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang teori-teori yang berhubungan dengan topik penulisan skripsi ini dan teori-teori yang mendukung dan relevan terhadap penulisan skripsi ini. BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi tentang sejarah singkat PT. Andesen Jaya Plastik, struktur organisasi perusahaan, tugas dan wewenang di setiap divisi, menganalisa peluang pasar, dan lain-lain. Dari data yang telah dianalisa, dilakukan perancangan sistem informasi persediaan bahan baku pada perusahaan.
8 BAB 4 PERANCANGAN APLIKASI DIUSULKAN Bab ini berisi tentang perancangan sistem baru, seperti merancang user interface, program sistem informasi persediaan bahan baku, spesifikasi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dibutuhkan, dan lain-lain. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan mengenai sistem yang dirancang, aplikasi yang dapat dikembangkan dari sistem dan saran-saran yang berguna untuk penyempurnaan dan pengembangan lebih lanjut dari sistem yang telah dibuat.