BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Persediaan Persediaan merupakan komponen penting dalam suatu kegiatan produksi maupun distribusi suatu perusahaan. Persediaan digunakan sebagai cadangan atau simpanan pengaman untuk produk yang membutuhkan waktu yang tidak pasti pengadaannya. Oleh karena itu, persediaan bersifat tidak pasti. Dengan adanya persediaan maka kegiatan produksi maupun distribusi tetap berjalan lancar tanpa hambatan. Untuk lebih jelas lagi, berikut akan dijelaskan pengertian persediaan menurut para ahli. 2.1.1. Pengertian Persediaan Pengertian persediaan menurut para ahli : 1. Agus Ristono (2009) mengatakan bahwa Persediaan atau inventory adalah suatu teknik yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan. 2. Arman Hakim Nasution dan Yudha Prasetywan (2008) mengatakan bahwa Persediaan adalah sumber daya menganggur (iddle source) yang menunggu proses lebih lanjut berupa kegiatan produksi pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi pangan pada sistem rumah tangga. 3. Freddy Rangkuti (1996) mengatakan bahwa Persediaan adalah merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinu diperoleh, diubah kemudian dijual kembali.
7 Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa persediaan adalah bahan atau barang yang mengganggur yang disediakan oleh perusahaan untuk menjaga dan menjamin kelancaran proses produksi atau penjualan guna memenuhi permintaan konsumen setiap saat. 2.1.2. Faktor yang Mempengaruhi Persediaan Yulian Zamit (2005) mengemukakan bahwa selain persediaan dibutuhkan pada saat waktu pengadaan produk yang dibutuhkan perusahaan bersifat tidak tetap, keempat faktor berikut juga menunjukkan bahwa persediaan sangat diperlukan. 1. Faktor waktu yang menyangkut lamanya proses produksi bahan baku hingga menjadi barang jadi serta lamanya proses pendistribusian barang jadi ke konsumen. Persediaan dalam kondisi ini berguna untuk menjaga agar aktivitas produksi maupun distribusi tetap berjalan. 2. Faktor ketidakpastian waktu pengadaan produk atau bahan baku dari pusat menyebabkan suatu perusahaan harus memiliki persediaan untuk memenuhi kebutuhan selama masa pemesanan. 3. Faktor ketidakpastian penggunaan dari perusahaan sebagai akibat dari peramalan permintaan yang kurang tepat, kerusakan mesin atau alat lain penunjang produksi maupun distribusi produk, produk yang rusak atau kedaluwarsa, dan kondisi merugikan lainnya. Untuk mengantisipasi ketidakpastiaan penggunaan tersebut maka sangat dibutuhkan persediaan. 4. Faktor ekonomis yaitu penekanan biaya produksi dan biaya pemesanan seminimal mungkin seperti pada biaya pembelian produk atau bahan baku dalam jumlah banyak bisa saja mendapat potongan harga dan juga mengurangi biaya transportasi. Dalam hal ini persediaan berguna untuk menjaga stabilitas produksi dan fluktuasi bisnis.
8 2.1.3. Jenis Persediaan Yulian Zamit (2005) mengemukakan bahwa persediaan terdiri dari : persediaan alat-alat kantor (suplies), persediaan bahan baku (raw material), persediaan barang dalam proses (in-process goods), dan persediaan barang jadi (finished goods). 1. Persediaan alat-alat kantor adalah persediaan yang diperlukan dalam menjalankan fungsi organisasi dan tidak menjadi bagian dari produk akhir. Tipe persediaan alat-alat kantor diantaranya: pensil, kertas, tinta, disket, alat-alat pemotong, dan semua item fasilitas peralatan kantor. 2. Persediaan bahan baku adalah item yang dibeli dari para suplier untuk digunakan sebagai input dalam proses produksi. Bahan baku ini akan ditransformasi atau dikonversi menjadi barang akhir. Tipe dari bahan baku diantaranya: kayu, papan, cat, pernis (pelitur) dalam industri mebel. 3. Persediaan barang dalam proses adalah bagian dari produk akhir tetapi masih dalam proses pengerjaan, karena masih menunggu item yang lain untuk diproses. 4. Persediaan barang jadi adalah persediaan produk akhir yang siap untuk dijual, didistribusikan, atau disimpan. Agus Ristono (2009) mengemukakan bahwa pembagian jenis persediaan berdasarkan tujuannya, terdiri dari: 1. Persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengatasi ketidakpastian tersebut, akan terjadi kekurangan persediaan (stockout). 2. Persediaan antisipasi (stabilization stock) dalah persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan sebelumnya. 3. Persediaan dalam pengiriman (transit stock/work-in process stock) adalah persediaan yang masih dalam pengiriman, yaitu external transit stock, merupakan persediaan yang masih berada dalam transportasi, dan internal
9 transit stock, merupakan persediaan yang masih menunggu untuk diproses atau menunggu sebelum dipindahkan. 2.1.4. Biaya-biaya dalam Persediaan Berdasarkan pengertian persediaan di atas, dapat kita lihat bahwa untuk menjaga kelancaran kegiatan produksi atau penjualan dibutuhkan biaya. Terdapat empat jenis biaya dalam persediaan, yaitu : 1. Biaya pembelian (purchase cost) Biaya pembelian adalah biaya pembelian untuk setiap produk yang dibeli dari pihak luar yang mencakup biaya per produk dan biaya pengangkutan. Jika harga pembelian adalah tetap, maka ongkos pengangkutan per produk adalah tetap. Jika terdapat potongan harga (discount) maka harga pembelian per produk tergantung jumlah pembelian. Adapun rumusan dari total biaya pemesanan adalah: = h h (1) 2. Biaya pengadaan atau pemesanan (set-up cost/order cost) Biaya pengadaan atau pemesanan adalah biaya untuk setiap pemesanan dan penerimaan produk yang dipesan. Biaya ini bersifat tetap dan tidak bergantung pada jumlah produk yang dipesan. Jika pengadaan atau pemesanan berupa pembelian, maka biaya yang tercakup berupa biaya pemesanan, biaya pengangkutan, biaya pemeriksaan, biaya administrasi pemesanan, pajak, dan sebagainya. Jika pengadaan atau pemesanan berupa hasil produksi sendiri, maka biaya yang tercakup berupa biaya perbaikan mesin, biaya tenaga kerja, biaya administrasi pemesanan, biaya pengecekan kualitas produk yang dipesan, dan sebagainya. Adapun perumusan dari total biaya pemesanan adalah: = (2) Di mana frekuensi pemesanan adalah: = h h (3)
10 3. Biaya penyimpanan (holding cost/carrying cost) Biaya penyimpanan adalah biaya yang berhubungan dengan biaya penyimpanan produk yang meliputi modal yang tertanam dalam persediaan, biaya sewa gudang, pajak, listrik, biaya penyusutan, serta biaya lainnya yang dikeluarkan untuk memelihara persediaan. Adapun rumusan dari total biaya penyimpanan adalah: = (4) Di mana level penyimpanan adalah: = h 2 (5) 4. Biaya kekurangan persediaan (stockout cost/shortage cost) Biaya kekurangan persediaan adalah biaya yang dikeluarkan sebagai akibat dari kekurangan persediaan. Kekurangan persediaan ini biasa terjadi karena permintaan pelanggan yang meningkat dari biasanya sehingga permintaan pelanggan tidak terpenuhi. Jika pelanggan rela menunggu adanya produk baru, maka perusahaan harus bisa saja dikenakan biaya tambahan pada saat pemesanan kembali. Tetapi bila pelanggan tidak mau menunggu, otomatis perusahaan kehilangan pendapatan yang harusnya menjadi keuntungan bagi perusahaan tersebut. Jika hal ini kerap terjadi, maka akan menjadi kerugian yang besar bagi perusahaan tersebut. Dari jenis biaya di atas, diperoleh hubungan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan seperti digambarkan pada Gambar 2.1.
11 Biaya per tahun Total Biaya Biaya Minimum Biaya Penyimpanan Biaya Pemesanan Pemesanan Optimal Jumlah Pemesanan Gambar 2.1. Hubungan Antara Biaya Pemesanan dan Biaya Penyimpanan (Heizer dan Render, 2011) Berdasarkan jenis biaya di atas, dinotasikan tiap komponen sebagai berikut: a. Total biaya pembelian = TP b. Total biaya pemesanan = TO c. Total biaya penyimpanan = TS d. Jumlah permintaan = D e. Jumlah pemesanan = Q f. Biaya penyimpanan = H g. Biaya pemesanan = S h. Harga tiap unit barang = C i. Frekuensi pemesanan = f j. Level inventori = l k. Waktu antara satu pemesanan ke pemesanan berikutnya = t Sehingga dapat kita rumuskan total biaya persediaan (TC) adalah: = + Atau dalam notasi matematika dapat ditulis: = + =. +. = 2 + 6
12 2.1.5. Masalah Persediaan Pada berbagai perusahaan lain, persediaan memegang peranan penting dalam menunjang kegiatan perusahaan tersebut. Dalam perusahaan yang besar, nilai persediaan yang disimpan bisa mencapai nilai yang tinggi. Di samping membutuhkan tempat penyimpanan yang luas untuk persediaan yang banyak, persediaan yang banyak dapat mengakibatkan biaya penyimpanan yang tinggi pula. Padahal perusahaan pasti membutuhkan sejumlah persediaan untuk kelangsungan kegiatan perusahaan tersebut. Arman Hakim Nasution dan Yudha Prasetyawan (2008) mengemukakan bahwa terdapat dua masalah umum yang dihadapi suatu sistem di dalam mengelola persediaannya adalah sebagai berikut: 1. Masalah kuantitatif, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan penentuan kebijaksanaan persediaan, antara lain: a. Berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan/dibuat b. Kapan pemesanan/pembuatan barang yang harus dilakukan c. Berapa jumlah persediaan pengamannya d. Metode pengendalian persediaan mana yang paling tepat. 2. Masalah kualitatif, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan sistem pengoperasian persediaan yang akan menjamin kelancaran pengelolaan sistem persediaan seperti: a. Jenis barang apa yang dipilih b. Di mana barang tersebut berada c. Berapa jumlah barang yang sedang dipesan d. Siapa saja yang akan menjadi pemasok (supplier) masing-masing item. Hermawan dan Andawaningtyas (2014) mengemukakan bahwa seiring berkembangnya dunia ekonomi membuat perusahaan harus memiliki sistem perencanaan yang baik dalam menghadapi persaingan bisnis. Salah satu sistem yang perlu dioptimalkan adalah sistem persediaan perusahaan, karena masih banyak perusahaan yang menyimpan persediaan dalam jumlah besar. Kesalahan
13 tersebut mengakibatkan persedian yang menumpuk. Berbagai usaha dilakukan perusahaan untuk meminimalkan biaya yang dikeluakan untuk memesan persediaan. 2.2. Pengendalian dan Tujuan Persediaan Pengendalian persediaan merupakan suatu hal yang sangat perlu diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan. Oleh sebab itu, persediaan harus seimbang dengan kebutuhan. Apabila persediaan lebih besar dari kebutuhan maka dapat terjadi penimbunan barang di dalam gudang yang dapat membuat nilai dari barang tersebut berkurang jika disimpan terlalu lama. Sedangkan bila persediaan kurang dari kebutuhan dapat mengganggu proses distribusi barang pada perusahaan. Oleh sebab itu diperlukan keseimbangan dalam pengadaan persediaan untuk menekan biaya pengeluaran dan memperlancar proses distribusi. Dengan demikian pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memperkirakan jumlah persediaan yang seimbang, tidak banyak dan tidak sedikit, dengan kebutuhan. Agus Ristono (2009) mengemukakan tujuan dari pengendalian persediaan adalah: 1) Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat (memuaskan konsumen). 2) Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi, hal ini dikarenakan kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) langka sehingga sulit untuk diperoleh dan kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang dipesan. 3) Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba perusahaan. 4) Menjaga agar pembelian kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat mengakibatkan ongkos pesan menjadi besar.
14 5) Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besar-besaran, karena akan mengakibatkan biaya menjadi besar. 2.3. Analisis ABC Pada umumnya persediaan terdiri dari berbagai jenis barang yang sangat banyak jumlahnya. Barang-barang tersebut dapat berupa produk jadi, komponenkomponen, barang-barang administrasi. Untuk mengatasi situasi yang demikian, diperlukan suatu kebijakan berupa analisis klasifikasi tiap barang berdasarkan skala prioritasnya. Analisis pengklasifikasian persediaan ini dikenal dengan Analisis ABC. Analisis ABC pertama kali dikemukakan oleh Vilfredo Pareto seorang ahli ekonomi dari Italia pada abad ke 19. Analisis ABC juga dikenal dengan sebutan Prinsip Pareto. Prinsip ini adalah untuk menghasilkan kebijakan persediaan yang berfokus pada barang-barang persediaan dalam jumlah yang banyak. Analisis ABC mengklasifikasi persediaan dalam tiga kategori, yaitu A, B, dan C dengan basis volume penggunaan biaya persediaan dalam setahun. Adapun kriteria dari tiap klasifikasi adalah sebagai berikut: 1. Kelas A : barang-barang dengan jumlah unit 10%-20% tetapi nilai investasinya 30%-70% dari total investasi tahunan persediaan. 2. Kelas B : barang-barang dengan jumlah unit 20%-30% tetapi nilai investasinya 20%-30% dari total investasi tahunan persediaan. 3. Kelas C : barang-barang dengan jumlah unit 30%-70% tetapi nilai investasinya 10%-20% dari total investasi tahunan persediaan. Bila dibuat ke dalam tabel, maka tipikal klasifikasi analisis ABC dapat terlihat pada Tabel 2.1.
15 Klasifikasi Tabel 2.1. Tabel Klasifikasi Analisis ABC Persentase Jumlah Item (%) Persentase Nilai Kegunaan (%) A 10 70 B 20 20 C 70 10 Berikut adalah grafik Analisis ABC berdasarkan data di atas: Persentase Nilai Kegunaan (%) 80 70 60 50 40 30 20 10 Kelas A Kelas B Kelas C 0 10 20 30 40 50 60 70 100 Persentasi Jumlah Item (%) Gambar 2.2. Analsis ABC Jadi, barang yang termasuk dalam kelas A, merupakan barang yang paling penting untuk perusahaan dan menjadi fokus utama dalam pengendalian persediaan. 2.4. Metode Economic Order Quantity (EOQ) Model Economic Order Quantity (EOQ) merupakan model tertua dan paling sederhana. Model ini pertama kali diperkenalkan oleh Ford Wilson Harris pada 1915. Metode ini digunakan untuk menentukan jumlah pemesanan optimal sehingga dapat meminimumkan total biaya persediaan. Secara klasik model
16 persediaan yang dianggap ideal adalah jika jumlah pembelian (Q) sama dengan jumlah persediaan ketika pesanan diterima. Dengan tingkat penggunaan tepat, persediaan akan habis dalam waktu tertentu dan ketika persediaan hanya tinggal sebanyak kebutuhan selama tengang waktu pemesanan kembali (reorder point) harus dilakukan. Arman Hakim Nasution dan Yudha Prasetyawan (2008), model persediaan yang sederhana ini memiliki beberapa asumsi sebagai berikut: 1. Hanya satu item barang (produk) yang diperhitungkan. 2. Kebutuhan (permintaan) setiap periode diketahui. 3. Barang yang dipesan diasumsikan dapat segera tersedia (instanteously) atau tingkat produksi (production rate) barang yang dipesan berlimpah (tak terhingga). 4. Waktu ancang-ancang (lead time) bersifat konstan. 5. Setiap pesanan diterima dalam sekalai pengiriman dan langsung dapat digunakan. 6. Tidak ada pesanan ulang (back order) karena kehabisan persediaan (storage). 7. Tidak ada quantity discount. Tujuan dari model ini adalah untuk menentukan jumlah barang yang dipesan (Q) untuk setiap pemesanan (EOQ) sehingga meninimumkan biaya total persediaan seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Secara grafis, model persediaan ini dapat digambarkan sebagai berikut:
17 Tingkat Persediaan (Q) Tingkat saat pesanan diterima (order point) Rata-rata penyimpanan = = Waktu Gambar 2.3. Model Persediaan EOQ Sederhana (Hakim dan Prasetyawan, 2009) Pada Gambar 2.3. di atas, garis vertikal menunjukkan penerimaan pesanan ketika persediaan nol, dengan demikian rata-rata persediaan adalah atau. Maka dari persamaan (6) dapat diperoleh nilai Q * dengan menderivasi persamaan (6) terhadap Q sama dengan nol sebagai berikut: = + 2 = + 2 =0 = 2 = 2 = 2 Maka diperoleh rumusan dari jumlah pemesanan optimal (EOQ) adalah: = 2 7
18 2.5. Persediaan Pengaman (Safety Stock) Freddy Rangkuti (1996), persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang didakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stockout). Agus Ristono (2009), faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya safety stock, adalah sebagai berikut: 1) Risiko kehabisan persediaan, yang biasanya ditentukan oleh: Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang dipesan, apakah tepat waktu atau sering kali terlambat dari waktu yang telah ditetapkan dalam kontrak pembelian. Apabila pengiriman selalu tepat waktu, maka perusahaan tidak perlu memiliki persediaan yang besar, sebaliknya jika pengiriman sering kali terlambat maka perushaan perlu memiliki persediaan yang besar. Dapat diduga atau tidaknya kebutuhan bahan baku/penolong untuk produksi. Jika kebutuhan bahan baku dapat ditentukan dengan tepat, maka perusahaan tidak perlu memiliki persediaan yang besar, sebaliknya jika kebutuhan bahan baku tidak dapat ditentukan dengan tepat maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar. 2) Biaya simpan di gudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan. Bila biaya penyimpanan di gudang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pemesanan ekstra, maka perusahaan tidak perlu memiliki persediaan yang besar. Sebaliknya, jika biaya pesanan ekstra lebih besar dari biaya penyimpanan di gudang, maka perusahaan sebaiknya memiliki persediaan yang cukup besar. 3) Sifat persaingan antar perusahaan dapat ditentukan dari kecepatan pelayanan pemenuhan permintaan pelanggan/konsumen, maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar. Karena sulitnya memperkirakan biaya kehabisan persediaan secara tepat, maka biasanya manajemen menentukan ukuran safety stock berdasarkan tingkat
19 pelayanan (service level) yang harus diberikan kepada konsumen. Misalkan tingkat pelayanan di suatu perusahaan adalah sebesar 95%. Angka ini menunjukkan bahwa risiko kehabisan persediaan sebesar 5%. Berikut adalah rumus untuk menentukan safety stock: = 8 Di mana SS : safety stock, Z : nilai dari stadar deviasi : standar deviasi permintaan pada waktu tenggang 2.6. Reorder Point (ROP) Selain menentukan EOQ, pengendalian persediaan juga menentukan kapan dilakukan pesanan atau pemesanan kembali. Seiring jumlah persediaan di dalam gudang berkurang, perusahaan perlu menentukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan agar tidak terjadi stockout. Untuk itu, pemesanan kembali sebaiknya dilakukan ketika persediaan mulai habis. Jumlah pemesanan kembali dihitung selama masa tenggang, biasanya dijumlahkan dengan safety stock. Berdasarkan kondisi di atas, maka secara matematis ROP dapat dituliskan sebagai berikut: = + (9) Di mana d : jumlah permintan rata-rata dalam setahun L : waktu tenggang (lead time) SS : persediaan pengaman (safety stock)