MODUL PERKULIAHAN Aplikasi Komputer Microsoft Word 2010 Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Teknik Teknik Industri 04 90001
Abstract Kompetensi Teori dan dasar-dasar pengoperasian word 2010 Mahasiswa memahami teori serta fungsi-fungsi yang ada. Mahasiswa mampu melakukan aktivitas pembuatan dokumen dengan word 2010 2
Microsoft Word 2010 Bagian 1 1. Seputar Microsoft word 2010 Microsoft Word dirancang khusus untuk menjalankan program word processing atau yang berhubungan dengan pembuatan surat menyurat atau dokumen. Microsoft Word 2010 adalah versi paling terbaru yang dikeluarkan Microsoft untuk office pada windows, dengan dukungan untuk windows 7, windows vista (dengan service pack 2), Microsoft XP (Service Pack 3). Fitur-fitur terbaru yang diberikan Word 2010 ini adalah: Penghilangan Fitur-fitur yang tidak diperlukan di Microsoft Office 2010 sehingga membuat lebih ringan. Autocorrect MailMerge Auto Page Index Macro Auto Formatting HTML Editor Booklet Layout What You See What You Get Mendukung Format XML dan ODF (Word 2010) Dukungan grafis 3D yang lebih baik. Mendukung Standarisasi format Open Dokumen Format (ODF) Penyimpanan terhadapa format.pdf dan.xps yang lebih mudah. Terintegrasi dengan windows live sehingga dapat menyimpan data di Cloud. Disediakan versi untuk 32 bit dan 64 bit. Ribbon yang simple dan mudah digunakan. 2. Pengaktifan program ms word Untuk menjalankan Program Microsoft Word 2010, pertama-tama program MS Office 2010 sudah dipastikan terinstall dengan baik kedalam PC / Laptop kita. Kemudian 3
dari Menu Start Windows 7 klik All Program Microsoft Office MS Word 2010. Maka Windows akan menjalan/run program tersebut. 3. Mengoperasikan Dokumen Program Ms Word 2010 adalah sebuah program yang khusus digunakan untuk membuat dokumen dan surat menyurat baik itu dengan manual (cetak) ataupun dengan e-mail. Menyimpan Dokumen Untuk menyimpan dokumen yang telah selesai kita buat, cukup dengan meng klik tanda save atau klik File Save atau CTRL + S. Kemudian akan tampil jendela Save As dan ketik nama file yang diinginkan. Secara default file akan disimpan di folder mydocuments. Disana terdapat 17 jenis file yang dapat disimpan, sebelum mengklik SAVE pilih dahulu jenis file yang akan disimpan pada kotak Save As Type Membuka Dokumen 4
Untuk membuka file yang sudah dibuat, cukup dengan CTRL+O atau File Open, kemudian carilah folder dan file tersebut. Menyimpan Dokumen dengan Nama yang lain Dokumen yang sudah dibuat dapat juga disimpan dengan nama lain, sehingga jika ada perubahan maka isi dokumen yang pertama tidak akan hilang atau berubah, karena sudah disimpan dengan nama yang lain. Untuk menyimpan file dengan nama yang lain Klik File Save as. Kemudian masukkan nama file yang berbeda dengan nama file sebelumnya. Perlu diperhatikan jika pada waktu dokumen tersebut akan di cetak dan kemudian dokumen tersebut dibuka oleh versi MS Word dibawhnya, sebaiknya di edit terlebih dahulu isi dokumen tersebut. Karena jika dibuka di versi dibawahnya maka seluruh isi dokumen akan berubah total. Mengakhiri Word Setelah selesai bekerja dengan Word 2010, anda dapat mengakhiri program tersebut dengan langkah sebagai berikut Simpan terlebih dahulu lembar kerja. Kemudian pilih salah satu langkah untuk mengakhiri penggunaan Word 2010 : a. Klik icon yang berada disebelah kanan atas, atau b. Klik File, atau c. Tekan ALT + F4 4. Memformat Dokumen Mengatur Ukuran Dokumen Agar Rapi Sering kita mengalami dokumen yang kita cetak ternyata tata letaknya tidak seperti yang diharapkan. Margin Kiri dan Kanan nya terlalu mepet, sebagai contoh area cetaknya terlihat lebih kecil ketimbang daripada ukuran kertas nya. Untuk mengatasi hal tersebut kita harus menggunakan fitur PAGE SETUP dengan fitur ini dokumen akan terlihat rapi setelah di cetak. Cara untuk merapikan dokumen dengan menggunakan Page Setup adalah: a. Sebelum mengerjakan pekerjaan dengan menggunakan MS WORD 2010 ada baiknya mengatur jenis/ukuran kertas terlebih dahulu. Klik Tab Page 5
Layout Size maka akan muncul bermacam-macam jenis ukuran Kertas. Pilihlah sesuai dengan yang kita inginkan. b. Apa bila tidak ada yang sesuai dengan kebutuhan kita maka klik More Paper Sizes c. Untuk mengatur ukuran kertas dapat di pilih Width (lebar) dan Height (tinggi) kertas. Mengatur Margin (Atas, Bawah, Kiri, Kanan) Margin adalah jarak antara tepi daerah pengetikan dengan tepi halaman kertas. Untuk melakukan pengaturan margin, berikut langkah-langkahnya : a. Klik Tab Page Layout Klik kotak Kecil yang berada disebelah kanan bawah.yang kemudian akan muncul jendela page layout. b. Pilih Tab Margin dan kemudian rubah margin-margin yang ada dengan ukuran yang disesuaikan dengan pekerjaan. Top : Margin Atas Left : Margin Kiri Bottom : Margin Bawah Right : Margin Kanan c. Orientation adalah bentuk kertas, Potrait (bentuk kertas tegak), Landscape (bentuk kertas miring) Menentukkan Jenis dan Ukuran Huruf yang akan digunakan. Teks yang akan kita buat dapat menggunakan bermacam-macam huruf (font) yang telah disediakan didalamnya. Langkah-langkahnya adalah: a. Klik Tab Home kemudian pilih Group Font. b. Klik panah bawah yang berada pada jenis font dan ukuran kemudian pilihlah sesuai dengan kebutuhan. c. Untuk merubah bentuk-bentuk tampilan teks lainnya klik kotak kecil kanan bawah atau CTRL+D. d. Pilihlah pengaturan teks sesuai yang diinginkan. Font, untuk memilih jenis huruf. Font style, untuk memilih model font. Regular (Normal), italic (Cetak miring), Bold (tebal) dan Italic (tebal) dan cetak miring. Size, untuk mengubah ukuran huruf. Font Color, untuk mengubah warna huruf. 6
Underline Style, untuk mengatur jenis Garis Bawah. Underline Color, untuk mengubah warna garis bawah. Strikethrough, untuk memberikan efek coretan pada tulisan. Double Strikethrough, untuk memberikan efek coretan ganda pada tulisan. Superscript, untuk membuat tulisan tercetak lebih keatas dengan ukuran yang lebih kecil, Contoh X2 + Y2 = 5 Subscript, untuk membuat tulisan tercetak lebih kebawah dengan ukuran lebih kecil, Contoh : O2 Shadow, untuk memberikan efek bayangan pada karakter. Quitline, untuk memberikan efek bayangan pada karakter. Outline, untuk membuat outline pada tulisan. Emboss, untuk memberikan efek karakter tercetak timbul. Engrave, untuk memberikan efek karakter dipahat. Small Caps, untuk membuat semua karakter kecil dalam bentuk capital (huruf besar). All Caps, untuk membuat semua karakter ditampilkan sebagai huruf capital. Hidden, untuk menyembunyikan tulisan e. Pada menu Tab Advanced, menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan jarak antar spasi. f. Fitur-fitur yang terdapat pada menu advanced adalah : Scale digunakan untuk menentukkan skala yang akan dipakai pada saat mengatur jarak antar karakter. Spacing pilih Expanded untuk merenggangkan jarak antar karakter atau Condensed untuk merapakkan jarak antar karakter. Pada kotak isian By, masukkan jarak yang diinginkan. Position, pilih raised untuk meletakkan karakter pada posisi agak keatas dari normal atau Lowered untuk meletakkan karakter pada 7
posisi agak rendah dari normal. Masukkan jarak yang kita inginkan pada kotak isian By. g. Pada Preview akan terlihat hasil karakter / huruf setelah di format. h. Klik OK jika sudah selesai. Mengatur Paragraf Untuk melakukan pengaturan paragraph, seperti jarak spasi dan pengaturan perkataan paragraph, berikut langkah-langkahnya : a. Klik Tab Home. Semua tombol pengaturan paragraph terdapat pada group paragraph. Namun apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanjut, dapat mengklik pada group Paragraph untuk memunculkan kotak dialog Paragraph. b. Aturlah Paragraf sesuai dengan yang kita inginkan. a) Allignment, untuk memilih perataraan paragraph, seperti rata kiri, rata kanan, rata tengah, atau rata kiri dan kanan. b) Left, untuk menentukkan jarak identasi dari margin kiri. c) Right, untuk menentukkan jarak identasi dari margin Kanan. d) Special, untuk menentukkan identasi khusus dengan jarak sesuai dengan yang kita inginkan. None, apabila tidak ada identitas khusus First Line, jika identasi kiri hanya untuk baris pertama saja. Hanging, jika ingin membuat identasi gantung. e) Before, untuk jarak spasi sebelum paragraph. f) After, untuk jarak spasi setelah paragraph. g) Line Spacing, untuk diisi dengan jarak spasi baris yang kita ingingkan: Single, untuk jarak spasi 1. 1.5 Lines, untuk jarak spasi 1.5 Double, untuk jarak spasi 2 At least, untuk menentukkan jarak spasi minimal. 8
Exactly, untuk menentukkan jarak spasi yang tepat. Multiple, untuk menggandakkan jarak spasi, contohnya : Single menjadi dua, 1.5 menjadi tiga dan seterusnya Mencopy, Menghapus dan Memindahkan Teks a. Mencopy Teks Untuk mencopy suatu teks dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Tandailah Teks yang akan di copy 2. Aktifkan Tab Home, kemudian pilih Group Clipboard klik Copy. 3. Pindahkan titik sisip (Insertion Point) ke lokasi pengcopyan. 4. Klik Paste Atau dengan cara lain 1. Tandai Teks yang akan dicopy. 2. Tekan Ctrl + Drags teks tersebut dan geser mouse kelokasi tujuan pencopyan. Atau dengan Cara lain 1. Tandailah Teks yang akan dicopy 2. Tekan CTRL + C. 3. Bawa Insertion Point kearah tujuan. 4. Tekan Ctrl + V. b. Menghapus Teks Menghapus Teks dapat kita lakukan sebagai berikut : 1. Tandai teks yang akan dihapus. 2. Aktifkan Tab Home, kemudian pilih Group Clipboard klik Cut. Atau dengan langkah lain yaitu : 9
1. Pilih teks yang akan dihapus. 2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Clear, Contents Del atau tekan tombol Delete. c. Memindahkan Teks Untuk memindahkan teks yang akan anda pilih ke lokasi yang baru, ikut langkah berikut : 1. Tandai terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan. 2. Aktifkan Tab Home, kemudian pilih Group Clippboard klik Cut. 3. Pindahkan penunjuk sisipan (insertion point) kedaerah tujuan. 4. Klik Paste. Atau dengan langkah lain yaitu: 1. Tandailah terlebih dahulu teksi yang akan dipindahkan 2. Drags teks tersebut dan geser mouse kelokasi yang baru. Atau dengan langkah lain yaitu: 1. Tandailah terlebih dahulu teksi yang akan dipindahkan. 2. Tekan CTRL + X. 3. Bawa insertion point kedaerah tujian, Tekan CTRL + V. 5. Table Fitur penting yang lainnya adalah fitur membuat tabel. Fitur ini memungkinkan kita membuat matrik-matrik didalam dokumen. Bukan itu saja fitur tabel juga dapat dimanfaatkan untuk merapikan dokumen kita. 1. Membuat Tabel Pada Dokumen Berikut langkah-langkah untuk membuat sebua tabel dalam dokumen : a) Klik Klik tab Insert kemudian Tabel pada group Tables. Akan muncul panel yang berisi 80 buah kotak, terususun menjadi 10 kolom dan 8 baris. Untuk mulai membuatnya, cukup mengklik kotak tersebut disesuaikan dengan 10
jumlah kolom dan baris yang diinginkan. Cara lain untuk membuat tabel pada MS WORD kita bias mengklik Insert Tabel pada panel tersebut. b) Isilah kotak-kotak isian yang tersedia seusia yang kita inginkan pada kotak dialog Insert Table. Number of Columns (jumlah Kolom) Number of Rows (jumlah baris) Fixed Column Width (Lebar Kolom Tetap) AutoFit to Content (lebar kolom akan menyesuaikan dengan isi kolom). Autofit to Window (Lebar tabel secara keseluruhan disesuaikan dengan lebar kertas dan lebar masing-masing kolom dibagi secara proposional c) Klik OK 2. Menambah Kolom dan Baris Pada Tabel. Untuk menambahkan kolom atau baris pada tabel yang telah ada, berikut langkah-langkah yang harus dilakukan : a) Tempatkan kursor di dalam tabel pada posisi yang akan ditambah. b) Pilih salah satu dari pilihan yang ada : Columns to the left (Insert Left), untuk menambahkan kolom disebelah kiri dari kolom yang disorot. Columns to the right (Insert Right), untuk menambahkan kolom disebelah kanan dari kolom yang disorot Rows Above (Insert Above), untuk menambahkan baris diatasnya. Rows Below (Insert Below), untuk menambahkan baris dibawahnya. Insert Cells, Menyisipkan satu baris sell. c) Merubah Ukuran Kolom Dan Baris Apabila kita mempunyai tabel yang sangat panjang, kita dapat mengubah ukuran panjang dan lebar masing-masing sel dengan cara : Sorot baris dan kolom tabel yang akan diatur ukurannya. 11
Kemudian akan muncul Tabel Tools kemudian pilih Layout dan kemudian pilih Properties pada grup Table Setelah itu akan muncul Jendela Table Properties. Untuk merubah Lebar kolom, klik Tab Column. Masukkan ukuran lebar kolom yang diinginkan pada kotak isian Preferred Width. Sedangkan pada menu Drop Down Measure in, pilihlah satuan ukuran yang ingin dipakai Masukkan angka yang diinginkan, misalnya 2cm. Klik OK 3. Menghapus Baris Dan Kolom Berikut ini merupakan cara menghapus baris atau kolom pada table yang sudah jadi. Kita ambil contoh tabel yang baru saja kita buat seperti contoh diatas. a) Sorot bagian tabel (baris atau kolom) yang akan dihapus b) Klik Kanan pada bagian yang disorot tersebut. c) Karena yang disorot bagian kolom maka secara otomatis Word akan langsung ke fitur Delete Columns. d) Jika yang disorot satu kotak saja, maka Word akan menampilkan banyak pilihan untuk menghapus kotak tersebut. e) Klik kanan pada kotak yang akan dihapus kemudian pilih Delete Cells. f) Kemudian akan tampil jendela Delete Cells g) Fitur-fitur yang terdapat dalamnya adalah : Shift Cels Left : menghapus Satu sell kekiri Shift Cells up : Menghapus Satu Sel ke atas. Delete Entire Row : Menghapus seluruh Baris Delete Entire column : Menghapus seluruh kolom 4. Merge Cell Merge Cell adalah menghubungkan dua sell pada tabel menjadi satu sell. Langkah-langkah untuk menyatukan dua sell adalah sebagai berikut. a) Sorot dua buah sell yang akan digabung. b) Klik kanan pada Mouse. c) Pilih Merge Cells d) Maka dua buah sel yang disorot itu akan menjadi satu. 5. Perhitungan pada tabel. Untuk melakukan perhitungan pada Microsoft Word, kita tidak perlu mencari kalkulator atau menggunakan aplikasi Calculator yang terdapat pada MS 12
Windows, karena fasilitas tersebut sudah disediakan seperti halnya Microsoft Excel dengan cara menggunakan formula. a) Klik bagian kolom yang akan disikan Total Nilai. Pada contoh ini kursor diletakkan baris Total nilai atas nama Adi Dharma. b) Klik kanan, pilih Layout dan Formula pada group Data. Klik OK c) Maka akan tampil jumlah nilai atas nama Adi Dharma d) Untuk data-data yang lain, cara pengerjaanya sama. Tetapi pada Rumus SUM(), berikan LEFT, sehingga menjadi =SUM(LEFT). Artinya data yang dijumlahkan berada disebelah kiri. e) Sehingga didapat hasil semuanya seperti gambar 34 dibawah ini 6. Membuat Tampilan Tabel lebih menarik. Jika kita bosan dengan bentuk tampilan tabel yang standard. Kita dapat merubahnya lebih menarik. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : a) Sorot bagian tabel yang akan dirubah tampilannya. 13
b) Pilih Table Tools kemudian Design. Terdapat 98 type tabel yang siap digunakan. Pilihlah salah satu dari 98 type tabel tersebut. 7. Merubah Garis-garis Tabel a) Sorot tabel yang akan dirubah garis-garisnya. b) Klik Design dan Klik pada grup Draw Border. c) Pilihlah bentuk-bentuk garis, warna dan sebagainya pada kotak dialog, Borders and Shading yang muncul. Style, untuk mengubah bentuk baris. Color, untuk mengubah warna garis. Width, untuk mengatur ukuran ketebalan garis. d) Pilihlah sesuai dengan keinginan e) Tab Shading untuk memberikan warna backround tabel. f) Kemudian Klik Fill untuk memilih warna Backround Tabel. g) Klik OK 14
8. Mengatur Cell Allignment. Apabila kita membuat tabel dan mempunya judul yang sangat panjang, biasanya teks tersebut akan membuat barisan-barisan di bawahnya dan posisi teks agak keatas. Untuk mengatur posisi teks tersebut, berikut langkah-langkahnya. a) Klik Sel yang akan mempunyai judul panjang tersebut. b) Klik Kanan Mouse c) Pada Cell Alignment, pilih posisi teks yang diinginkan. 15
Daftar Pustaka Prawirosumarto, s., Elmande, Y., & Nugraha, N. (). (3rd ed.). (E. Setiadi, Ed.) Mitra Wacana Media. 16