1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG PENELITIAN Setiap organisasi atau perusahaan baik skala kecil maupun besar terbentuk dan berkembang secara signifikansi disebabkan oleh banyak faktor, salah satunya yaitu komunikasi. Hubungan yang baik dan harmonis antar anggota organisasi tercipta karena adanya komunikasi yang baik dan sesuai dengan alur komunikasi yang terstruktur. Komunikasi dilakukan dalam berbagai waktu dan kesempatan jika merasa suatu pesan atau informasi itu diperlukan. Kegiatan dalam melakukan komunikasi yaitu pertukaran pesan, informasi, pikiran, sinyal, tulisan, sandi atau perilaku. Sebagai makhluk sosial, kita tidak bisa menghindar dari tindakan komunikasi menyampaikan pesan dan menerima pesan dari dan ke orang lain, tindakan komunikasi ini terus menerus terjadi selama proses kehidupan. Proses komunikasi berlangsung dalam berbagai konteks baik fisik, psikologis, maupun sosial, karena proses komunikasi tidak terjadi pada sebuah ruang kosong. Kegiatan komunikasi antar anggota organisasi, yaitu berkomunikasi dua arah yaitu pertukaran pesan, proses kerja menjadi efektif ketika penerima pesan memahami informasi yang disampaikan kepadanya. Menjadi tidak efektif disebabkan oleh beberapa faktor hambatan seperti psikologis, cara pandang, 1
2 persepsi dan fisiologis penerima pesan sehingga informasi yang disampaikan tidak sesuai dengan harapan pemberi pesan. Menurut definisi Carl I. Hovland, Komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambang-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikan). Salah satu jenis komunikasi yang sangat penting adalah komunikasi internal yang memungkinkan respon verbal maupun nonverbal berlangsung secara langsung. 1 Komunikasi yang terarah menimbulkan hasil yang optimal dan menentukan keberhasilan suatu organisasi. Komunikasi organisasi terdapat arus informasi yang alirannya tersebar ke berbagai arah, terjadi antara atasan dengan bawahan dan sesama rekan kerja yang memiliki kaitannya antara satu dengan lainnya. Komunikasi merupakan jembatan penghubung antarindividu sehingga menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja. Kemampuan beradaptasi berkomunikasi di lingkungan internal diperlukan seiring dengan suasana dinamis yang harus di hadapi seperti perubahan-perubahan yang terjadi misalnya peraturan yang dikeluarkan oleh perusahaan, perputaran penempatan wilayah kerja, perubahan tim dan pembaharuan proses kerja. Terciptanya komunikasi yang efektif dalam organisasi akan menghasilkan komunikasi yang baik. Komunikasi efektif menjadi tiang utama dalam suatu organisasi dalam menentukan pandangan kedepan dalam mengambil suatu 1 Deddy Mulyana. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT. Remaja Rosda Karya 2005 hal 6
3 keputusan. Terciptanya komunikasi yang efektif secara langsung menciptakan kinerja karyawan yang optimal, dan hal ini tentu dapat menaikkan citra perusahaan. Komunikasi yang baik memberikan dampak yang positif terhadap kinerja yang memberikan kontribusi besar dalam keberhasilan suatu organisasi. Dalam hal organisasi tentunya diperlukan suatu kerjasama dari anggotaanggotanya untuk mencapai tujuan bersama dalam konteks ini menjalin komunikasi yang baik antara pemimpin dan anggota di perusahaan. Komunikasi dari anggota ke pemimpin dibutuhkan agar kekompakan dalam hal bekerjasama semakin terarah, jalinan komunikasi terhadap atasan sebaiknya bersifat jujur dan langsung, tidak hanya selalu setuju terhadap keputusan pemimpin, dan sikap pemimpin yang baik adalah mau menerima masukan dari anggotanya. Komunikasi antara anggota dan anggota lainnya, setiap anggota tim harus menjalin komunikasi agar kerjasama yang dilakukan berjalan dengan baik, suatu tim dibentuk untuk memperoleh kemudahan dalam meraih tujuan bersama dan keberhasilan perusahaan. Jika terdapat hambatan komunikasi di antara anggota maka akan mempersulit perkembangan dan kesuksesan baik itu sesama anggota maupun terlebih untuk perusahaan. Menurut A. Dale Timpe dalam buku Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia mengemukakan faktor-faktor kinerja individu sebagai tenaga kerja dapat dilihat dari faktor internal ( disposisional ) yaitu faktor yang dihubungkan dengan sifat-sifat seseorang dan faktor eksternal yaitu faktor-faktor yang mempengaruhi
4 kinerja seseorang yang berasal dari lingkungan. 2 Peneliti dapat menyimpulkan sesuai dengan faktor-faktor di atas seorang pegawai akan menghasilkan kinerja yang baik disebabkan karena memiliki kemampuan tinggi dan tipe pekerja keras atau sebaliknya jika seorang pegawai memiliki kinerja yang buruk hal ini disebabkan tidak adanya suatu upaya-upaya untuk memperbaiki kemampuannya, sedangkan lingkungan kerja seperti perilaku, sikap, tindakan-tindakan rekan kerja, bawahan, pimpinan, fasilitas kerja dan iklim organisasi memberikan pengaruh yang cukup signifikan dalam menghasilkan kinerja baik seseorang. Setiap perusahaan menginginkan seluruh karyawannya untuk dapat bekerja sebaik mungkin dan memberikan kontribusi berupa hasil kerja yang maksimal. Untuk mencapai tujuan tersebut, terdapat beberapa faktor salah satunya ialah kinerja, karena kinerja dapat dirumuskan secara sederhana yaitu merupakan hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dapat dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan seluruh tugas dan pekerjaan sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Kinerja karyawan dapat dikatakan baik ketika karyawan berhasil menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan target atau deadline yang telah ditetapkan atau ditargetkan oleh perusahaan. Hubungan komunikasi yang digunakan oleh setiap organisasi berbeda-beda dan memiliki seninya masingmasing, baik itu adalah perusahaan yang berskala kecil yang memiliki jumlah karyawan yang sedikit, maupun perusahaan yang berskala besar yang memiliki 2 Prabu Mangkunegara, A.A. Anwar. Evaluasi Kinerja SDM. Bandung : PT. Refika Aditama. 2010 Hal 15
5 jumlah karyawan yang banyak sehingga proses penyampaian informasi menjadi hal yang cukup rumit. Namun dalam hubungan komunikasi ini tetap memiliki kewajiban dan wewenangnya masing-masing. Komunikasi dalam konteks organisasi perusahaan terjadi dalam dua bentuk, yaitu komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan (internal communication) dan komunikasi yang terjadi di luar perusahaan (external communication). Di dalam komunikasi Internal, baik secara vertikal, horizontal, maupun diagonal sering terjadi kesulitan yang menyebabkan ketidaklancaran komunikasi atau dengan kata lain miss komunikasi. Ada berbagai faktor yang menjadi penyebabnya seperti kesalahpahaman, adanya sifat psikologis seperti egois, kurangnya keterbukaan antar pegawai dan adanya perasaan tertekan. Pola komunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communication channel). Komunikasi formal merupakan komunikasi yang terarah dilakukan sesuai dengan alur terstruktur sesuai dengan kepentingan kerja, namun untuk komunikasi nonformal merupakan komunikasi yang dilakukan tidak sesuai dengan alur terstruktur sesuai dengan kepentingan diluar dari hal pekerjaan. Menurut Oemi Abdurachman 3, dalam bukunya Dasar-dasar Public Relations, menjelaskan kesulitan komunikasi sebagai berikut : 3 Abdurrahman, Oemi Waris A. Dasar-dasar Public Relations. Jakarta: Citra Aditya, 2001. Hal 132
6 Komunikasi yang dilaksanakan oleh pimpinan terhadap bawahan (downward communication) tidak mengalami banyak kesulitan, tetapi sebaliknya komunikasi yang berjalan ke atas (upward communication) besar kemungkinan akan mengalami hambatan, demikian pula dalam komunikasi antar kolega (horizontal communication) dapat timbul kesulitan yang dikarenakan misalnya setiap anggota merasa tugasnya lebih penting atau merasa profesinya lebih tinggi. Dari adanya hal tersebut, maka peneliti berfokus pada komunikasi internal yang terjadi pada anggota pekerja. Komunikasi internal yang efektif dapat membantu setiap orang yang terlibat didalamnya dan hambatan dalam penyampaian pesan dapat diminimalisir, pengkoordinasian masalah, memberikan solusi terhadap konflik-konflik dalam pekerjaan. Acapkali komunikasi internal terhambat karena adanya kesalahan teknis, kurangnya informasi yang didapat, dan rumitnya aliran komunikasi yang tercipta. Komunikasi Internal tentunya berkaitan dengan adanya hubungan komunikasi Interpersonal, komunikasi interpersonal dilakukan secara langsung / tatap muka, baik secara verbal maupun non verbal dalam menyampaikan pesan/ suatu informasi. Komunikasi interpersonal dalam lingkungan pekerjaan biasanya dilakukan melalui telepon, sms, memo, dan bertatap muka. Aspek utama dalam keefektifan komunikasi interpersonal adalah kemampuan mendengarkan dan berbicara, mendengarkan kita akan memahami maksud dan tujuan dari pesan yang disampaikan kepada pendengar dan berbicara untuk memberikan tanggapan
7 terhadap pesan yang disampaikan oleh pembicara. Dengan adanya keefektifan tersebut maka sangat berpengaruh dalam menunjang efektivitas pekerjaan dan membina hubungan kerjasama yang lebih luas. Kecakapan Interpersonal adalah segala sesuatu yang digunakan ketika kita berkomunikasi langsung dengan orang lain. Pada kenyataannya, apa pun yang kita katakan dan lakukan, meninggalkan kesan serta pengaruh pada diri seseorang, pesan-pesan yang kita komunikasikan bisa saja membantu atau menghambat sebuah hubungan. Penelitian yang dilakukan mengenai pola komunikasi internal antar perkerja adalah pada PT Aditya Sarana Graha. PT Aditya Sarana Graha merupakan perusahaan yang bergerak di bidang importir peralatan bangunan dan rumah tangga yang berlokasi dan berpusat di Mampang Prapatan, Jakarta dan memiliki cabang-cabang yang tersebar diseluruh Indonesia. Perusahaan importir peralatan bangunan dan rumah tangga ini telah berdiri sejak tahun 1983 dan mengalami proses perluasan wilayah baik lokal maupun interlokal, seperti Jakarta, Jawa Barat, Jawa Timur, Jawa Tengah, Kalimantan Timur, Kalimantan Selatan, Sumatera Utara, Sumatera Timur, Sumatera Barat, Sulawesi Utara, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, dan Papua, serta penambahan produk bisnis baik nasional maupun internasional seperti China, Vietnam dan Italia. PT Aditya Sarana Graha memiliki karyawan dikantor pusat dengan total 60 karyawan dengan struktur formal yang terbagi menjadi Divisi Sales Marketing, Divisi Sales Administrasi, Divisi Akunting, Divisi Finance, Divisi Pajak, Divisi
8 HRD, Divisi IT, Divisi Puchasing, Divisi Marketing Communication, Divisi Audit Internal, Divisi PPIC, dan Divisi Creative Design dan Marketing COmmuniation. Dengan terdirinya dari beberapa divisi yang saling berhubungan dan berkaitan, maka membentuk jaringan komunikasi internal dan aliran komunikasi yang cukup rumit dan kompleks, maka peneliti menjadikan PT Aditya Sarana Graha sebagai objek tempat penelitian. Setiap divisi yang menjadi bagian di perusahaan tentunya memiliki masalah dan hambatannya tersendiri dalam berkomunikasi, baik sesama anggota divisi maupun antar divisi, namun dengan ini penelitian difokuskan pada seluruh divisi yang ada di kantor pusat dengan total 60 karyawan. Hal ini dikarenakan alur kerja yang dilakukan setiap hari saling bersangkutan antar satu divisi dengan divisi lainnya, yang tentunya melakukan aktifitas komunikasi baik secara lisan maupun tulisan, formal maupun informal. Alur kerja yang dimaksud yaitu, divisi marketing memiliki permintaan barang dari customer dan divisi administrasi melakukan proses pembuatan sales order ke dalam system yang kemudian berkomunikasi dengan divisi logistik dalam berkoordinasi pendistribusian pengiriman barang kepada customer. Divisi Finance memonitor pendistribusian pengiriman barang melalui sistem, jikalau terdapat tunggakan biaya atau masalah dalam penagihan, dan berwenang dalam menunda atau hold pengiriman barang. Dalam hal di atas divisi administrasi melakukan komunikasi secara lisan dan tulisan dengan divisi finance dalam menentukan apakah tagihan customer sudah melampaui batas jatuh tempo ataukah belum. Jika belum maka divisi finance akan
9 unhold melalui sistem agar divisi logistik mendapatkan akses untuk mengirimkan barang tersebut. Uraian alur kerja di atas merupakan struktur pekerjaan pada bagian penjualan, selanjutnya untuk bagian perencanaan pengadaan, pemenuhan dan pembelian barang, dalam hal ini bersangkutan antara divisi Marketing, divisi PPIC, dan divisi Purchasing. Pengadaan barang direncanakan, diperhitungkan dan di penuhi oleh divisi PPIC atas adanya permintaan dari divisi Marketing dan pembelian barang dari Supplier oleh divisi Purchasing. Divisi HRD, Divisi IT, Divisi Marketing Communication, Divisi Audit Internal, dan Divisi Creative Design merupakan bagian operasional dan pendukung berjalannya antara satu divisi antar divisi lainnya di PT. Aditya Sarana Graha. Divisi HRD mendukung dalam menyediakan sumber daya manusia atau pekerja yang berkualitas. Divisi IT menyediakan program-program terupdate dan pengolahan sistem internal terbaik, sehingga karyawan didukung dengan pemanfaatan teknologi yang memaksimalkan pekerjaan. Divisi Audit Internal memonitoring jalannya struktur, alur pekerjaan, dan standar peraturan perusahaan agar tetap berjalan dengan baik dan sesuai dengan ketentuan perusahaan. Divisi Creative Design dan Marketing Communication karena PT. Aditya Sarana Graha merupakan perusahaan penjualan retail, maka dibutuhkan adanya berbagai bentuk promosi dan strategi dalam menjalin hubungan dengan media, baik media cetak maupun elektronik.
10 Dalam proses alur kerja inilah yang sering sekali ditemukan adanya hambatan komunikasi internal yang berlarut-larut sehingga proses tersebut menjadi begitu rumit. Penyebab dari masalah komunikasi tersebut yaitu adanya rasa kurang menghargai, menghormati antar staf dan perbedaan pemikiran. Begitu juga permasalahan internal Divisi Sales mengenai adanya pembagian barang yang dianggap tidak adil dan seimbang, sehingga mempengaruhi komisi mereka setiap bulannya. Hal ini terjadi berdasarkan peraturan perusahaan yang menetapkan bahwa komisi yang setiap Sales dapatkan berasal dari omset perusahaan yang berasal dari target mereka setiap bulannya. Adanya hambatan dalam berkomunikasi antar anggota organisasi, seperti kesalahpahaman, miss komunikasi dan sudut pandang setiap individu yang berbeda-beda sehingga menimbulkan berkurangnya gairah dilingkungan kerja, yang berakibat omset perusahaan selama tahun 2015, yaitu pada bulan Januari hingga Mei menurun sebanyak 30% dibandingkan pada tahun 2014 di periode yang sama, yaitu bulan Januari dan Mei. Jumlah tersebut sangat signifikan, dikarenakan akan hal itu pendapatan insentif karyawan dan komisi penjualan sales & marketing tentu mengalami penurunan. Permasalahan ini mempengaruhi kinerja karyawan, karena pendapatan insentif, komisi, dan persaingan yang pada kenyataannya menjadi sarana dalam memotivasi karyawan untuk bekerja menjadi lebih giat. Hambatan eksternal seringkali di temui dalam hal pengkordinasian pengiriman barang kepada customer sering ditemui adanya hambatan yaitu
11 quantity yang tidak sesuai pesanan, pembatalan penerimaan barang sepihak dari pihak customer, dan pembatalan pengiriman barang sepihak dari pihak logistik pada hari yang telah ditentukan. Dengan adanya keefektifan tersebut maka sangat berpengaruh dalam menunjang efektivitas pekerjaan dan membina hubungan kerjasama yang lebih luas. Perusahaan tentunya memiliki aturan-aturan dan cara main tersendiri untuk mengatasi kemungkinan masalah tersebut terjadi, namun terkadang ada saja masalah yang tidak sesuai skenario yang terjadi pada saat dilapangan. Dengan adanya hambatan tersebut menimbulkan rasa yang saling tidak percaya satu dengan yang lain. Setiap masalah yang timbul tentu akan mengurangi semangat dan jalinan ikatan kerja yang sebelumnya sudah baik. Lalu apakah komunikasi internal yang terjadi pada PT. Aditya Sarana Graha memiliki pengaruh pada kinerja karyawannya? Seberapa besar pengaruh dari komunikasi internal tersebut terhadap kinerja karyawan? Berdasarkan deskripsi latar belakang yang ada di atas, peneliti menyimpulkan judul penelitian ini menjadi Pengaruh Komunikasi Internal terhadap Kinerja Karyawan PT Aditya Sarana Graha di Jakarta. 1.2 RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang tersebut maka perumusan masalah yang akan dibahas dalam penulisan ini adalah sebagai berikut : Sejauh mana pengaruh komunikasi internal terhadap kinerja karyawan PT Aditya Sarana Graha di Jakarta?
12 1.3 TUJUAN PENELITIAN Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk memperoleh pengetahuan dan melakukan kajian secara ilmiah tentang pelaksanaan komunikasi internal terhadap peningkatan kinerja karyawan di PT Aditya Sarana Graha di Jakarta. Untuk mengetahui dan menjelaskan pengaruh komunikasi internal terhadap kinerja karyawan PT Aditya Sarana Graha. 1.4 MANFAAT PENELITIAN Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka peneliti dapat menentukan tujuan penelitian sebagai berikut : 1. Manfaat Teoritis Hasil penelitian ini diharapkan dapat memperkuat teori Komunikasi Internal khususnya pengaruh atau hubungan variable komunikasi internal dengan kinerja karyawan. 2. Manfaat Praktis Hasil penelitian ini akan memberikan sumbangan pemikiran untuk memperbaiki pola komunikasi internal pada karyawan PT Aditya Sarana Graha dan dapat dijadikan bahan masukan dan pertimbangan bagi pihak Perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawannya.