BAB III OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN III.1 Objek Penelitian III.1.1 Sejarah Perusahaan PT. TRICOR LINTAS BENUA berdiri di Jakarta pada tanggal 9 Mei 2006, didirikan oleh Radiyan, SE yang berkedudukan di Jl. Krekot III No. 1 Pasar Baru Jakarta Pusat. Selama berdiri hingga sekarang, Tricor bergerak dalam jasa pengiriman paket/dokumen dengan tujuan domestik dan internasional. Didukung oleh jaringan yang kuat di seluruh Indonesia, PT.Tricor sangat mengutamakan pelayanan yang cepat dan terpercaya. Pada Maret 2010, Tricor menempati alamat barunya di Jl. Tebet Barat Raya No. 23 A Jakarta Selatan. Dengan penyempurnaan di berbagai bidang, PT Ticor Lintas Benua memiliki banyak cabang dan perwakilan PT. Tricor di beberapa daerah dan beberapa negara antara lain : Jakarta, Bandung, Surabaya, Semarang, Solo/Surakarta, Yogyakarta, Cirebon, Tegal, Purwokerto, Puwarkarta, Sukabumi, Tasikmalaya, Pekalongan, Salatiga, Kudus, Magelang, Malang, Dempasar, Bandar Lampung, Medan, Bandar Aceh, Pekanbaru, batam, Padang, Palembang, Baturaja, Lubuk Linggau, Jambi, Pangkal Pinang, Bengkulu, Pontianak, Balikpapan, Banjarmasin, Palangkaraya,Makassar, Palu, Kendari, Manado, Corontalo, Ternatif, Ambon, Mataram, Kupang, Jayapura, Sorong. 37 37
III.1.2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 struktur organisasi pusat Gambar 3.2 struktur organisasi cabang 38
III.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Penjelasan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT.Tricor Lintas Benua pusat adalah sebagai berikut : 1. Direktur a. Memimpin perusahaan. b. Menetapkan kebijakan perusahaan. c. Mengawasi jalannya perusahaan. d. Mengikuti tender. 2. Manajer Keuangan a. Memantau dan memastikan penerimaan, pembayaran dan tranfer dicatat dengan. tepat waktu dan akurat. b. Mencatat ketentuan-ketentuan keuangan dan pembayaran pelanggan. c. Memeriksa dan meningkatkan pengawasan keuangan dan akunting. 3. Manajer Pemasaran a. Melakukan publikasi untuk memperkenalkan jasa perusahaan ke segala arah dengan media. b. Melakukan follow up kepada pelanggan. c. Memberikan sovenir pada hari-hari besar. d. Melayani semua pertanyaan-pertanyaan pelanggan. 4. Manajer Operasional a. Memantau proses operasional harian. b. Memantau proses operasional daerah. 39
c. Memberi laporan kepada direktur berhubungan dengan kinerja operasional perusahaan. 5. General Affair a. Mengecek kenyamanan perusahaan. b. Membantu manajemen operasional untuk melayani pelanggan. c. Memantau semua kegiatan operasional perusahaan sehingga berjalan dengan lancar. d. Mengawasi proses pengantaran dan pengambilan barang pelanggan. e. Mengajukan ide-ide baru untuk mengembangkan operasional perusahaan dan di berikan ke bagian pemasaran. 6. Staff accounting a. Menyusun laporan keuangan bulan dan tahunan. b. Membuat pencatatan cabang. c. Membuat laporan pengeluaran dan penerimaan pusat dan cabang. 7. Bagian keuangan a. Mengatur keluar masuk uang. b. Mengecek pengirimaan kas cabang ke pusat. c. Mengecek kebenaran transaksi pusat dan cabang. d. Mengecek penerimaan dan pengeluaran pusat dan cabang. e. Melakukan pengecekan ke pelanggan. 8. Bagian invoice a. Membuat laporan pengeluaran kas. 40
9. Staff pemasaran a. Melakukan publikasi tentang perusahaan. b. Menyebarkan informasi ke segala media. c. Melakukan service pada para custemer langganan. 10. Pelanggan service a. Mendengar keluhan pelanggan. b. Melayani pelanggan. 11. Pelanggan care a. Mendekatkan diri kepada pelanggan. b. Melakukan follow up kepada pelanggan. c. Memberikan solusi kepada custemer. d. Melakukan perubahan yang mengarah kepada keinginan pelanggan. 12. Staff data entry a. Mengimput data transaksi. b. Mengecek data. c. Mengupdate data. 13. Staff operasional a. Mengkoordinir barang masuk dan barang keluar. b. Mengirim barang. c. Melakukan proses penimbangan barang. d. Mengimput data operasional. 14. Staff administrasi a. Mencatat semua data yang terjadi b. Melakukan administrasi pelanggan baru 41
Penjelasan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT.Tricor Lintas Benua cabang adalah sebagai berikut : 1. Kepala cabang a. Memimpin cabang. b. Mengawasi jalanya kegiatan cabang. c. Memantau dan memastikan penerimaan dan pengeluaran dicatata dengan akurat. d. Melakukan publikasi untuk memperkenalkan jasa perusahaan ke pelanggan. e. Memberikan otorisasi terhadap dokumen yang ada. f. Mempertagung jawabkan kebenaran dan keakuratan dari semua pencatatan yang dilaporkan kepada pusat. 2. Staff operasional a. Melakukan proses penimbangan barang. b. Mengukur volume barang. c. Mencetak AWB. 3. Staff administrasi a. Mendokumentasi data transaksi. b. Melakukan dokumentasi dan pengarsipan data transaksi. c. Memeriksa absensi seluruh karyawan dan membuat laporan. d. Mengawasi keluar masuk surat dalam perusahaan. e. Memperhatikan dan menyiapkan segala kebutuhan dan pengadaan alat tulis dan peralatan kantor. f. Membantu bagian keuangan untuk membuat laporan keuangan yang akan di laporkan ke pusat. 42
4. Staff keuangan a. Mengatur keluar masuk uang cabang. b. Memcatat pemasukan uang dari transaksi. c. Mencatat pengeluaran kas. d. Mengecek kebenaran transaksi. e. Membuat laporan sisa saldo operasional. f. Menyalin rekap data pemasukkan dan pengeluaran, dan laporan sisa saldo operasional ke dalam petty cash. g. Mengirim pencatatan petty cash ke pusat. III.2 Tinjauan Umum Mengenai Pencatatan dan Pelaporan cabang PT.Tricor Lintas Benua III.2.1 Prosedur pencatatan dari Sistem yang Berjalan di Cabang Prosedur dari cabang PT. Tricor Lintas Benua yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : Dimulai pada saat pelanggan datang ke cabang PT Tricor untuk mengirim barang. Barang yang akan di kirim oleh pelanggan, akan dilakukan proses penimbangan secara manual dengan timbangan biasa oleh bagian operasional. Bagian operasional akan segera mengecek harga di daftar harga sesuai dengan berapa berat yang ditimbang dan tujuan yang dituju. Jika barang yang dikirim oleh pelanggan berkaitan dengan volum maka bagian operasional akan mengukur panjang, lebar dan tingginya dan ini dilakukan untuk menentukan harga yang dibebankan. Ketika barang sudah di hitung harganya, baru data akan dicatat ke dalam AWB. 43
Dalam penentuan harga barang yang dikirim, PT Tricor menetapkan 2 prosedur yaitu: a. Sesuai dengan berat barang b. Sesuai volume barang Setelah harga yang di tetapkan sudah disetujui dan barang yang akan dikirim dicek fisiknya serta diberikan kotak kayu dan stiker untuk barang pecah belah, bagian operasional akan melakukan proses pencatatan dan pencetakkan Airway bill (AWB). Airway bill akan dicetak 5 dan akan didistribusikan ke : a. Rangkap 1 : akan dikirimkan kepada pengirim b. Rangkap 2 : akan dikirimkan kepada keuangan pusat c. Rangkap 3 : akan dikirim kepada administrasi d. Rangkap 4 : akan dikirim kepada armada e. Rangkap 5 : akan dikirim kepada penerima barang Setelah Airway bill (AWB) diberikan kepada pengirim, barang akan diambil oleh kurir untuk dibawa kebagian pengiriman. Jika barang yang dikirim memiliki tujuan JABODETABEK maka kurir akan langsung mengantarkan barang kiriman pelanggan. Setelah transaksi selesai dilaksanakan yaitu pada pukul 18.00 dan uang sudah diterima bagian operasional, pada pukul 17.30 bagian operasional akan membawa AWB rangkap 3 pada bagian administrasi bagian administrasi dan bagian keuangan. Bagian administrasi akan mendokumentasikan AWB rangkap ke 3 ke dalam buku manual dan bagian administrasi akan membantu bagian keuangan untuk mencatat AWB rangkap ke 3 kedalam pembukuan keuangan manual sebagai penerimaan kas cabang. Bagian keuangan akan membuat rekapan pemasukkan, pengeluaran kas dan laporan sisa saldo operasional harian dan dimasukkan kedalam petty cash. Bagian operasional akan 44
menyerahkan uang dari transaksi kepada bagian keuangan perharinya dan bagian keuangan akan menyerahkan uang dari transaksi per harinya dengan ditransfer melalui rekening dan akan di cek oleh bagian accounting pusat. Laporan petty cash yang di buat akan dilaporkan kepada kepala cabang untuk diotorisasi dan setelah diotorisasi, pada pukul 18.00 bagian keuangan akan mengirimkan petty cash kepada bagian accounting di pusat berserta dengan bukti AWB rangkap yang ke-2 dan bukti keluar kas. Petty cash yang dikirim melalui armada akan diterima oleh accounting pusat keesokkan harinya pada pukul 08.00. III.2.2 Prosedur Pelaporan cabang ke Pusat Bagian keuangan cabang merapikan dan mengecek ulang semua laporan yang di catat secara manual dengan dicocokkan pada AWB. Setelah pencocokan selesai di lakukan, bagian keuangan akan membawa petty cash kepada kepala cabang untuk dimintai otorisasi. Setelah otorisasi diperoleh, bagian keuangan mengirimkan bukti transaksi dan petty cash ke pusat menggunakan armada Tricor. Kurir armada akan mengirim berkas transaksi dan juga petty cash ke pusat yang diterima langsung oleh bagian accounting. Bagian accounting pusat akan membukukan kembali laporan secara manual dari cabang ke sistem sederhana milik pusat. Bagian keuangan akan mengecek kebenaran transaksi dengan melakukan pengecekan secara langsung ke pelanggan secara random terhadap semua transaksi yang ada dan bagian keuangan pusat akan melakukan pengecekan pengeluaran kas cabang secara langsung kepada yang bersangkutan secara rendom. Setelah kebenaran transaksi dinyatakan, laporan yang dibuat dan dicetak. Bagian keuangan akan menyerahkan kepada manajer keuangan untuk dilakukan otorisasi dan akhirnya diserahkan kepada direktur untuk pertanggung jawaban. 45
III.2.3 Prosedur Otorisasi Dalam proses pencatatan dan pelaporan keuangan, prosedur otorisasi diatur sebagai berikut : 1. Pada saat menerima oder dari pelanggan, bagian operasional akan membuat AWB rangkap 5 dan setelah barang ditimbang atau diukur panjang lebar dan sudah mengalami persetujuan dengan harga, bagian operasional akan mengotorisasi AWB rangkap 5 dan kemudian dicetak. Otoritasi disi dibuat sebagai persetujuan. 2. Setelah menerima AWB rangakap 3 bagian keuangan akan membuat pencatatan manual kedalam petty cash yang akan dilaporkan ke pusat. Bagian keuangan akan mengotorisasi petty cash yang dibuat sebagai pemberitahuan akan laporan keuangan masuk dan keluar. 3. Bagian accounting akan menyerahkan kepada kepala cabang petty cash yang sudah diotorisasi dan akan diperiksa oleh kepala cabang. Setelah mendapatkan kepastian kebenaran perhitungan, kepala cabang akan mengotorisasikan petty cash sebagai persetujuan. III.2.4 Prosedur Pengendalian Internal yang Diterapkan Terhadap Pelaporan dan Pencatatan 1. Pencatatan a. Bagian operasional menerima oder dari pelanggan secara langsung. b. Bagian operasional akan membuat AWB (Airway Bill) rangkap 5 secara lengkap khususnya nama jelas pengirim, nomor telepon pengirim, nama yang dituju dan nomor telepon yang dituju. c. AWB (Airway Bill) rangkap 5 akan diotorisasi oleh bagian operasional. 46
d. AWB (Airway Bill) rangkap 5 memiliki nomor secara urut dan bagian operasional harus mengeluarkan AWB untuk cutomer secara urut. e. Bagian keuangan akan mencatat AWB rangkap 3 ke buku manual sebagai penerimaan cabang dan AWB akan didokumentasikan bagian administrasi ke dalam pencatatan manual. f. Bagian keuangan akan mencatat keluar masuk kas setiap harinya secara keseluruhan dibuku manual g. Bagian keuangan akan memindahkan rekapan pemasukkan, rekapan pengeluaran, dan laporan sisa saldo operasional harian kedalam petty cash untuk dilaporkan. h. Petty cash beserta dengan bukti keluar masuk kas yang akan dilaporkan ke pusat akan diotorisasi oleh kepala cabang dan bagian keuangan. 2. Pelaporan a. Bagian keuangan menyerahkan data petty cash yang sudah diotorisasi berserta dengan AWB rangkap 2 dan juga bukti keluar kas kepada pusat melalui armada PT. Tricor. b. Bagian keuangan pusat akan mengecek kebenaran transaksi baik pengeluaran dan pemasukan kas secara random kepada customer yang berhubungan langsung dengan AWB dan bukti keluar kas. c. Bagian Accounting pusat akan mencatat petty cash yang diterima dari cabang ke sisitem yang ada. d. Pusat akan mengadakan audit internal setiap ½ tahun. 47
III.3 Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan di cabang PT. Tricor Lintas Benua adalah a. AWB rangkap 1 AWB rangkap ke 1 akan diberikan kepada pengirim sebagai bukti pengiriman barang yang berisi tentang nama barang, harga, berat, kota tujuan dan juga jenis pengiriman. b. AWB rangkap 2 AWB rangkap ke 2 akan di kirim kebagian keuangan di pusat untuk proses pemantauan. c. AWB rangkap 3 AWB rangkap 3 akan di simpan oleh bagian administrasi di cabang untuk sebagai arsip cabang. d. AWB rangkap 4 AWB rangkap ke 4 akan dikirim ke armada pengangkut barang. e. AWB rangkap 5 AWB rangkap ke 5 akan di berikan kepada penerima untuk bukti penerimaan barang. f. Petty cash Petty cash, laporan untuk mencatat rekapan pendapatan harian, rekapan pengeluaran harian, laporan penggunaan kas operasional dan laporan sisa saldo kas operasional. 48
III.4 Flow Chart Berikut akan dijelaskan prosedur pencatatan dan pelaporan di PT. Tricor Lintas Benua cabang. Proses mencatat transaksi bagian operasional 1. Bagian operasional akan menimbang berat dari barang yang akan dikirim, jika berhubungan dengan volume maka bagian operasional akan melakukan perhitungan panjang dan lebar barang. 2. Bagian operasional akan membuat AWB dan menyerahkan AWB rangkap ke 2 dan ke 3 untuk bagian keuangan dan administrasi. 3. Bagian operasional akan menyerahkan AWB rangkap 1 ke pelanggan, AWB rangkap ke 4 untuk armada dan AWB rangkap ke 5 untuk penerima. 49
Bagian operasional pelanggan armada penerima Mulai Menimbang barang Tidak Menghitung panjang barang ya Membuat AWB 5 rangkap 5 4 3 2 AWB 1 Menyerahkan kebagian armada Diberikan kepada penerima barang 1 Di berika sebagai tanda pengiriman barang awb 4 AWB 5 AWB 1 gambar 3.3 Flow chart proses mencatat transaksi 50
Proses pencatatan pada bagian administrasi dan keuangan 1. Bagian administrasi dan keuangan menerima AWB rangkap ke 2 dan 3 dari bagian operasional. 2. Bagian keuangan memeriksa kebenaran penulisan AWB, jika salah akan dilakukan perbaikkan langsung oleh bagian operasional. 3. Bagian keuangan akan membuat membukukan transaksi di buku manual. 4. Bagian keuangan akan memindahkan rekapan pencatatan pendapatan, rekapan pengeluaran, dan laporan sisa saldo kas operasional ke dalam petty cash dan meminta otorisasi kepala cabang. 5. Bagian keuangan akan mengirim petty cash ke cabang berserta dengan AWB rangkap ke 2 sebagai barang bukti. 6. Bagian administrasi mendokumentasi AWB rangkap 3 ke dalam buku manual. 51
Bagian keuangan Bagian administrasi Kepala cabang pusat 1 3 2 Memeriksa kebenaran penulisan AWB Mendokument asikan AWB ke 3 ke buku manual Dikirim ke pusat untuk bukti dari semua transaksi AWB 2 ada Pembukuan manual Merevisi kesalahan tidak 2 N Mencatat semua transaksi ke buku manual Pembukuan manual Memindahkan data buku manual ke petty cash Petty cash Meminta otorisasi Petty cash yang akan diotorisasi Melakukan otorisasi Petty cash yang sudah diotorisasi 2 Gambar 3.4 Flow chart proses mencatat transaksi 52
Proses pengiriman data ke pusat 1. Bagian keuangan mengirim dokumen pencatatan berserta dengan bukti AWB rangkap 2 menggunakan armada PT.Tricor Lintas Benua. 2. Kurir armada akan mengantar langsung kepada bagian Accounting di PT.Tricor Lintas Benua pusat. 3. Dokumen yang diantar akan diterima langsung oleh bagian keuangan untuk dilakukan pengecekan. Gambar 3.5 Flow chart proses pengiriman data 53
Proses Pengontrolan transaksi dan pencatatan pusat 1. Bagian keuangan pusat akan melakukan pengecekan kepada pelanggan secara random. 2. Setelah pencatatan benar maka bagian Accounting pusat akan melakukan pengimputan pencatatan menggunakan sistem sederhana. 3. Bagian Accounting akan memberikan hasil output pencatatan gabungan cabang ke bagian keuangan untuk dilaporkan ke manajer. 54
Gambar 3.6 Flow chart proses pengontrolan transaksi 55
Proses pelaporan petanggung jawaban 1. Bagian Accounting akan menyerahkan laporan kepada manajer keuangan untuk diotorisasi. 2. Bagian manajer keuangan akan menyerahkan ke direktur untuk pelaporan pertanggung jawaban. 3. Financial manager akan melakukan tindak audit internal terhadap laporan sudah diterima manajer. Gambar 3.7 Flow chart proses pelaporan pertanggung jawaban 56
Proses Penyerahan kas 1. Bagian operasional akan menyerahkan uang kas hasil dari transaksi perhari ke bagian keuangan setelah jam kerja berakhir. 2. Bagian keuangan akan mentranfer uang kas ke pusat dan akan dicek oleh bagian accounting pusat. 3. Bagian accounting pusat akan mengecek kebenaran uang yang ditranfer dengan mencocokkan dengan saldo yang terdapat dalam laporan, jika tidak cocok akan dilakukan pengecekan ke bagian keuangan cabang dan bagian accounting akan membuat pencatatan kas masuk. 57
Gambar 3.8 Flow chart proses penyerahan kas 58