SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SIRKULASI BARANG (STUDI KASUS : GRIYA BUSANA MUSLIM SANIYYA MUNTILAN) Naskah Publikasi diajukan oleh Indah Sriwulandari 06.12.1491 Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM OF CIRCULATE GOODS (CASE STUDY : GRIYA BUSANA MUSLIM SANIYYA MUNTILAN) SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SIRKULASI BARANG (STUDI KASUS : GRIYA BUSANA MUSLIM SANIYYA MUNTILAN) Indah Sriwulandari Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Saniyya Griya Muslim Fashion is a business entity engaged in the business Clothing Muslims. All activities and records of transactions carried out are still done manually. So far, these Griya always have difficulty in producing goods data report with human error rates are high and can not provide accurate information. From the background of these existing problems, so in this final task will be in for a data processing information system of computerized circulation of goods, which will help the user to manage data transactions electronically, so it is more efficient in time and improve evektivitas user performance. The Information System for data processing involves the circulation of goods, supplier data reports, reports of goods data, data entry of goods, data items out, and returns the data item. Application programs of data processing system circulation of goods made by using windows based software is Microsoft Visual Basic version 6.0 and Microsoft SQL Server 2000. Keywords : Management Information System, Transaction of goods, Report the circulation of goods, Goods data report.
1. Pendahuluan Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, maka tidak dapat dipungkiri lagi bahwa saat ini semakin banyak instansi-instansi, lembaga pemerintahan ataupun swasta serta perusahaan kecil sampai dengan perusahaan besar yang sudah memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer untuk meningkatkan kinerja perusahaan mereka. Dengan adanya komputer berupa perangkat keras, software pun dapat dihasilkan dan dimanfaatkan untuk menangani berbagai permasalahan perusahaan yang akan semakin mempermudah dan mempercepat kinerja perusahaan dalam proses transaksi usaha. Salah satunya adalah pengolahan data sirkulasi barang, antara lain mengenai pemasukan, penyimpanan, pengeluaran dan data kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan operasional yang sesuai dengan bidang usaha pada perusahaan tersebut. Sistem informasi mempunyai peran yang sangat penting bagi pelaku bisnis dalam pengambilan keputusan dan melakukan evaluasi maupun upaya pengembangan sebuah sistem informasi yang memanfaatkan adanya teknologi informasi. Dalam peningkatan kemajuan ekonomi perlu adanya teknologi yang semakin lama semakin canggih, apalagi dalam hal pelayanan informasi data untuk meminimalisasi pengeluaran dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan akibat proses pencatatan data yang kurang efektif yang dapat merugikan perusahaan maupun konsumen. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu susunan sasaran yang tertentu. Sistem juga merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan teretentu. Ciri dari sebuah sistem yang baik haruslah mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena akan sangat menentukan dan mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan. 2.1.1 Karakteristik Sistem Suatu sistem memiliki karakteristik, yaitu : 1. Komponen Sistem (Component)
2. Batasan System (Boundary) 3. Lingkungan Luar (Environment) 4. Penghubung Sistem (Interface) 5. Masukan Sistem (Input) 6. Keluaran Sistem (Output) 7. Pengolahan Sistem(process) 8. Sasaran (Objective) atau tujuan (Goal) 2.2 Konsep Dasar Informasi Suatu informasi sangatlah dibutuhkan oleh sistem, tanpa informasi suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan dapat mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka oraganisasi tersebut tidak dapat berjalan dan beroperasi. Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Sumber informasi adalah data yang merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item. 2.2.1 Kualitas Informasi a. Akurat b. Tepat waktu c. Relevan 2.2.2 Nilai Informasi Nilai dari informasi (value information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan. Pengukuran informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Setelah mengetahui bahwa suatu sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi. Informasi adalah kumpulan data yang diolah. Maka pengertian dari Sistem Informasi adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak serta perangkat manusia yang bertugas mengolah dan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. 2.3.1 Komponen Sistem Informasi 1. Input 2. Proses
3. Output 4. Teknologi 5. Basis Data 6. Kendali 2.3.2 Sistem Informasi Manajemen Secara umum Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalm suatu organisasi. 2.3.3 Sistem Informasi Manajemen Sirkulasi Barang Sistem informasi sirkulasi dapat didefenisikan sebagai pengolahan data sirkulasi yang meliputi pengumpulan data, manipulasi dan penyimpanan data. Circulation control (pengawasan sirkulasi) pada butik saniyya yaitu semua kegiatan yang berkaitan dengan pembelian, pengembalian dan penjualan barang. Kegiatan ini berkaitan dengan pengontrolan perputaran barang. Sub-sistem sirkulasi pada butik saniyya ini memiliki lima buah file yaitu file pembelian, pengembalian, penjualan, pelanggan dan suplier. Pencatatan transaksi pembelian, penjualan dan pengembalian dilakukan dengan pembacaan nomor suplier dan nomor akses dokumen. Menurut jenis pekerjaannya pelayanan sirkulasi meliputi : penjualan, pengembalian, pembelian, dan laporan transaksi sirkulasi setiap periode. Sedangkan menurut sistem penyelenggaraannya pelayanan sirkulasi menganut sistem terbuka dengan tujuan memungkinkan para konsumen secara langsung memilih dan membeli barang yang dikehendaki. 2.4 Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic adalah perangkat lunak yang digunakan untuk membuat software berbasiskan platform Windows yang diciptakan oleh perusahan Microsoft Corporate. Visual Basic sendiri adalah bahasa pemrogramannya. Pemrograman dengan mengunakan Visual Basic atau biasa disebut VB sangat banyak dipakai untuk menciptakan suatu program aplikasi karena dirasa lebih mudah dibanding bahasa pemrograman lainnya. 2.5 Microsoft SQL Server Langkah-langkah memulai Microsoft SQL Server :
1. Cek koneksi dari Start Program Microsoft SQL Server Service Manager, dan pastikan dalam kondisi Start. 2. Klik Start Program - Microsoft SQL Server Query Analyzer 3. Pilih Windows Autothentification atau tergantung kondisi konfigurasi saat menginstal 4. Klik OK. 5. Semua perintah SQL ditulis dalam tempat mengetikkan perintah SQL. 3. ANALISIS 3.1 Identifikasi masalah Pengidentifikasian masalah dilakukan sebagai suatu proses yang dapat memecahkan masalah masalah yang timbul sebagai cara agar tujuan awal dari pebuatan program dapat dicapai secara maksimal. 3.2 Analisis Pieces 3.2.1 Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan, kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari thoughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem tertentu. Response time adalah rata rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menangani pekerjaan tersebut. 3.2.2 Analisis Informasi (Information) Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka perusahaan akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. 3.2.3 Analisis Ekonomi (Economy) Merupakan peningkatan pendapatan karena adanya sistem baru terhadap manfaat, atau penurunan bianya yang terjadi berdasarkan penilaian secara ekonomis maka sisteminformasi akuntansi ini mampu meningkatkan pendapatan Griya Busana Muslim Saniyya. 3.2.4 Analisis Kontrol (Control) Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang akan terjadi. Pengendalian atau control
dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalah gunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data atau informasi yang ada di Griya Busana Muslim Saniyya. Dengan adanya control, maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa di perbaiki. 3.2.5 Analisis Efisiensi (Eficiency) Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi yang dikerjakan. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana kita menggunakan sumber sumber daya yang ada dengan penggunaan paling minimum. 3.2.6 Analisis Pelayanan (Services) Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Dalam suatu perusahaan peningkatan pelayanan merupakan tujuan utama. 3.3 Komponen Pendukung Sistem Komponen dari pendukung sistem informasi berbasis multimedia antara lain adalahsebagi berikut : 1. Perangkat keras (hardware) Yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data,memproses data dan keluaran data. Adapun perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut : Gigabyte EP31-DS3L, Processor Core 2 Duo E7500, RAM Visipro 1 GB, AGP FX 9500 256MB, Hardisk 160 GB, DVD-RW LG, Casing EZ COOL 400 W, PS Simbada 400 W, LAN Card D- LINK, LCD ACER 15, Keyboard, Mouse Logitech, Switch Hub 5 Port Prolink, Konektor dan Kabel, UPS, Speaker Simbada CST 8000N, Stabilizer KASUGAWA, HP 2276 PSC. 2. Perangkat lunak (software) Perangkat lunak disini adalah sebuah sistem atau program untuk mengendalikan kegiatan dari sistem komputer.berikut adalah daftar perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini: Microsoft Windows XP Professional, Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000. 3.4 Analisis Kelayakan Sistem Untuk menguji apakah suatu system dapat dikatakan layak atau tidak maka dapat dilakukan beberapa analisis, sebagai berikut : 1. Kelayakan Teknis (Technical Feasibility) 2. Kelayakan Hukum (Low Feasibiliti)
3. Kelayakan Operasi (Operation Fesibility) 4. Kelayakan Ekonomi (Economic Feasibility) 3.5 Perancangan Sistem Dalam tahap ini dilakukan desain sistem yang meliputi desain menggunakan analisis model yang dapat merepresentasikan sistem sesuai kebutuhan. Desain sistem meliputi desain basis data, desain proses dan desain antar-muka. Untuk desain basis data dan desain proses, metode analisis model yang digunakan adalah Analisis Terstruktur (Structured Analysis). Metode ini merupakan metode klasik yang menggunakan notasi untuk menggambarkan isi informasi (data dan kontrol) dan alirannya, yakni dengan membagi sistem secara fungsional dan perilakunya, kemudian menggambarkan hal-hal yang harus dibangun. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Implementasi Sistem Implementasi sistem adalah tahapan setelah melakukan analisis dan perancangan sistem pada siklus rekayasa perangkat lunak (software enginering). Pada tahapan inilah sistem mulai dibuat, dengan menggunakan tool tertentu, baik berupa software aplikasi (software development) maupun software database (database engine). Adapun software aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.o sebagai editor untuk menuliskan script, sedangkan software databasenya adalah SQL Server 2000. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah sebagai berikut: 4.1.1 Pemilihan Personil Setelah program selesai dilakukan pengujian (testing) maka proses selanjutnya adalah proses penerapan sistem. Untuk penerapan sistem ini, tentunya yang pertama kali diperlakukan adalah pemilihan personil untuk menjadi actor sebagai staff admin dari sistem yang baru tersebut. Sistem baru merupakan pengenbangan dari sistem yang lama, dimana pada sistem yang baru ada beberapa penambahan fungsi struktural dan operasional dalam organisasi perusahaan. Untuk membantu super admin dalam mengelola sistem ini, diperlukan SDM dari bagian administrasi dan sirkulasi yang tentunya memiliki kompetensi dalam dunia komputer.
4.1.2 Pelatihan Walaupun SDM yang ada memiliki kompetensi komputer yang cukup baik, untuk memastikan semua berjalan sesuai rencana maka pelaksanaan pelatihan pengoperasian terhadap sistem baru ini harus tetap diadakan. Karena sistem baru menggunakan teknologi yang berbeda dengan sistem yang lama, maka sistem yang baru tersebut membutuhkan pelatihan yang meliputi : bagaimana mengolah data yang ada dalam database dan cara mengentri data. 4.1.3 Konversi Sistem Konversi sistem adalah bagian akhir dari implementasi sistem, dimana proses ini adalah proses melakukan konversi dari sistem yang lama kedalam sistem yang baru. Untuk konversi sistem, teknik yang dilakukan adalah dengan memanfaatkan data yang lama untuk dimasukkan datanya kedalam sistem yang baru. Data sistem lama yang masih menggunakan buku dokumen atau nota dipindahkan datanya kedalam database SQL, dengan cara mengentri data yang lama melalui sistem baru satu-persatu sesuai dengan yang dibutuhkan values sistem yang baru. 4.2 Manual Program Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana cara program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows. Perancangan pada manual program dilakukan apabila penyusunan perancangan database aplikasi input dan output telah selesai. Dengan perancangan manual form seperti ini diharapkan pengolahan pemasukkan data akan lebih sempurna. Persiapan Data Master Sebelum melakukan transaksi penjualan ataupun pembelian, hal yang harus dilakukan pertama kali agar pekerjaan tidak terganggu kita diharuskan membuat data master yang diperlukan, data master yang harus dibuat diantaranya adalah: 1. Data Suplier, dimana data suplier ini dibutuhkan dalam proses pembelian barang. Sehingga sebelum melakukan pembelian barang harus memasukkan terlebih dahulu data suplier.
2. Data Karyawan, data karyawan ini dibutuhkan guna untuk mempertanggung jawabkan proses transaksi yang dilakukan, dan sekaligus sebagai pengguna sistem. 3. Data Jabatan, Jabatan disini adalah peranan yang memegang kendali dalam setiap sub bagian. Karena ada akses tertentu yang tidak dapat dilakukan oleh user yang bukan bidangnya. 4. Data Barang, Data barang perlu di inputkan terlebih dahulu guna untuk melakukan proses penjualan, yang meliputi harga barang, nama barang, dan jumlah stok barang. 5. Data Member / Pelanggan, Jika sebelumnya telah memiliki data pelanggan, maka pada sistem ini terdapat form untuk penyimpanan data pelanggan. Dimana data pelanggan ini difungsikan jika ada kebijakan dari manager untuk pemberian diskon khusus buat pelanggan. Adapun cara petunjuk penggunaan aplikasi sistem informasi pengolahan data sirkulasi barang adalah sebagai berikut: 1. Form Login Form login ini berfungsi untuk memberikan keamanan dengan hak akses. Gambar 4.1 Form Login 2. Form Menu Utama Berikut adalah tampilan halaman utama, dimana pada halaman ini terdapat beberapa sub menu seperti input data barang, penjualan, pembelian,
karyawan, jabatan, pelanggan, pengembalian dan masih banyak lagi yang lainnya. Gambar 4.2 Tampilan Menu Utama 3. Form Penjualan Barang Form penjualan barang berfungsi untuk memproses data penjualan barang terhadap pelanggan atau konsumen. Untuk melakukan proses penjualan bisa langsung menekan tombol tambah, dan menginputkan value yang dibutuhkan. 4. Form Pembelian Barang Gambar 4.3 Form Penjualan Barang
Form pembelian berfungsi untuk memproses data pembelian barang dari suplier. Untuk melakukan proses pembelian, disini pengguna diminta untuk mengisikan data suplier terlebih dahulu pada form data suplier dan data jenis barang pada form jenis barang. Agar pengelompokan barang dan data suplier dapat terdeteksi secara mudah dan jelas. Hal ini difungsikan apabila terdapat kerusakan barang sehingga dapat mempermudah dalam proses pengembalian atau retur barang. Gambar 4.4 Pembelian Barang 5. Form Retur Barang Form retur barang berfungsi untuk menyimpan data retur barang atau pengembalian barang terhadap suplier jika terjadi kerusakan pada barang yang dipesan atau kesalahan dalam proses pengiriman.
Gambar 4.5 Form Return Pembelian 6. Form Data Barang Form data barang berfungsi untuk menyimpan semua data barang yang ada dalam butik sanniya. Pengguna dapat langsung menekan tombol tambah lalu mengisikan data barang yang dibutuhkan dan kemudian tekan tombol simpan untuk proses penyimpanan data. Gambar 4.7 Form Data Barang 4.3 Pembahasan Sistem Pada pembahasan sistem berikut ini, penulis menguraikan mulai dari tahap pengujian sistem hingga layout daripada hasil pengolahan data, adapun tahapan yang dilakukan yaitu:
a. Melakukan kompiler program yaitu untuk mengetahui kesalahan penulisan pada program tersebut. b. Melakukan run program yaitu untuk mengetahui hasil daripada eksekusi program dapat diketahui apakah program telah benar atau salah. c. Melakukan perekaman data, dalam hal ini perekaman data dikatagorikan menjadi tujuh kelompok, yaitu : 1. Perekaman data Penjualan Barang 2. Perekaman data Pembelian Barang 3. Perekaman data Retur Barang 4. Perekaman data Barang 5. Perekaman data Jenis barang 6. Perekaman data Pegawai 7. Perekaman data Jabatan d. Melakukan perbaikan data gunanya untuk menghindari manakala ada data yang masuk (direkam) tidak benar maka dapat dilakukan perubahan sesuai dengan yang sebenarnya. e. Melakukan penghapusan data, dalam hal penghapusan data gunanya yaitu data yang tidak berguna dapat dihapus (dibuang) dari file sesuai dengan data yang sebenarnya. f. Melakukan uji coba dalam menghasilkan laporan, apakah laporan yang dihasilkan sesuai dengan layout pada bab sebelumnya, untuk mengetahui laporan telah benar atau laporan masih salah dapat dilakukan dengan run program. Dalam laporan yang di hasilkan dari pengolahan data dapat dibagi menjadi : 1. Laporan Data Barang 2. Laporan Data Penjualan 3. Laporan Data Pembelian 4. Laporan Data Pemasok 5. Laporan Data Pelanggan 6. Laporan Data Pegawai 7. Laporan Data Retur Barang 8. Laporan Transaksi Penjualan Per Nota 5.Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya, dengan adanya penelitian pada Butik Griya Busana Muslim Saniyya, maka dapat disimpulkan dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul Sistem Informasi
Manajemen Sirkulasi Barang (Studi Kasus : Griya Busana Muslim Saniyya Muntilan), maka dapat di ambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Pada sistem lama, pencatatan data transaksi butik baik itu keuangan maupun non-keuangan masih dicatat manual. Karyawan atau pegawai memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencari dan mempersiapkan data yang diperlukan. Hal ini membuat pembuatan laporan menjadi sangat lama. Selain itu sistem lama juga rentan terhadap keamanan dan keakuratan data, sehingga dapat menghasilkan informasi yang tidak valid dan relevan. Hal ini tentunya akan mempengaruhi tingkat kepuasan pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan terhadap pelayanan yang diberikan. 2. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sirkulasi Barang ini diharapkan dapat membantu kinerja Butik Saniyya, supaya dapat menghasilkan informasi yang handal dan berkualitas. 3. Sistem informasi manajemen sirkulasi barang ini berbasis client server, hal ini tentu saja dapat digunakan untuk melakukan penyimpanan dan pengolahan data-data penjualan dan pembelian berdasarkan konsep basis data dan aturan bisnis yang digunakan pada perusahaan. Sehingga sistem ini dapat menjaga integritas dan keakuratan data serta mempermudah dalam pemanggilan data untuk pembuatan laporan ataupun keperluan lainnya. DAFTAR PUSTAKA Jogianto HM.1990. Analisis dan Disain sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta:Andy ofset. Kok Yung.2002. Membangun Databases dengan Visual Basic6.0 dan Perintah SQL. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Ladjamudin, bin, Al-Bahra.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Yogyakarta:Graha Ilmu. Sunyoto Andi,S.Kom, Pemrograman Visual Basic dengan Microsoft Access, Amikom, Yogyakarta
Pamungkas,Ir, Microsoft Visual Basic 6.0, Elex Media Komputindo, Jakarta Linda Marlinda, 2004, Sistem Basis Data, Andi Offset, Andi, Yogyakarta http://www.bankmandiri.co.id www.pln.go.id