Chapter 11 Communications Robbins and Judge Organization Behavior 15 Edition The material used in producing this presentation derived from the book. Several examples added to enrich the student s understanding Please acknowledge the Authors
Sasaran Perkuliahan Memahami Fungsi Komunikasi Mengetahui dan mempraktekkan Proses komunikasi Membedakan Komunikasi non verbal dan verbal Memahami hambatan dalam berkomunikasi
TARGET SATU Memahami Fungsi Komunikasi
Definition of Communications Aktivitas untuk menyampaikan informasi melalui pertukaran pesan, pikiran melalui pembicaraan, kode, perilaku, dan visual Any act by which one person gives to or receives from another person information about that person's needs, desires, perceptions, knowledge, or affective states. Communication may be intentional or unintentional, Involve conventional or unconventional signals, Take linguistic or non-linguistic forms, Occur through spoken or other modes (Julia Scherba)
Function of Communications Control behavior Drive the motivation Show of emotional expression Information to make decision Fullfilment of social needs Tell what to do, not to do, how to do Feedback on progress, reward Sad, happy, anxious Data, what happen, how it happen Hang out, chit-chat, stress relief
TARGET DUA Mengetahui dan mempraktekkan Proses komunikasi
The Communication Process Tahapan interaksi dari pembawa pesan kepada penerima pesan yang diakhiri dengan tersampaikan dan dipahaminya pesan tersebut
Key parts of Communications Process The Sender ide awal yang akan disampaikan Encoding mengubah dalam bentuk pesan yang mudah dipahami The Message hal yang akan disampaikan The Channel saluran yang akan digunakan The Receiver orang yang menerima pesan Decoding cara penerima pesan mengolah apa yang diterimanya Noise gangguan yang dialami ketika proses penerimaan pesan Feedback tanggapan penerima pesan mengenai hal yang disampaikan oleh pembawa pesan
Communications Channels Saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari pembawa pesan kepada penerima Jenis saluran: Formal Established by the organization and transmit messages that are related to the professional activities of members and follow the chain of authority Informal Used to transmit personal or social messages in the organization. These informal channels are spontaneous and emerge as a response to individual choices
Directions of Communications Vertikal- ke bawah Atasan menjelaskan apa yang diharapkan kepada bawahan Jika perlu dijelaskanjuga mengapa suatu tindakan perlu dilakukan Vertikal ke atas Bawahan memastikan tugas dari atasan, khususnya jika tidak/kurang jelas Berbagi pendapat dan ide2 Lateral - sejajar
Directions of Communications
Interpersonnal Communications Oral Communication Manfaat : umpan balik cepat, respon Kerugian: potensi penyimpangan terkait jumlah penerima dan saluran yang digunakan Written Communication Manfaat: jelas dan ada buktinya, dapat dicek ulang Kerugian: butuh waktu dan umpan balik relatif lama Nonverbal Communication Manfaat: mendukung bentuk komunikasi lain & memperlihatkan ekspresi dan perasaan Kerugian: dapat menimbulkan salah persepsi
TARGET TIGA Membedakan Komunikasi non verbal dan verbal
Body Language Issues All of these common U.S. hand signs are offensive somewhere in the world. E X H I B I T 11-9
Nonverbal Communications Body Movement Gerakan yang tidak disadari tetapi memiliki arti tertentu Menunjukkan tingkat ketertarikan kepada pihak lain atau perbedaan status Intonations and Voice Emphasis Cara mengucapkan berpengaruh terhadap arti yang ingin disampaikan Facial Expressions Show emotion Physical Distance between Sender and Receiver Proper space depend on budaya yang dianut Be aware of the nonverbal cues
Electronic Communication E-mail Advantages: Mudah, cepat, tersimpan, murah Disadvantages: Tergantung jaringan Sering menimbulkan salah arti Tidak tepat untuk menyampaikan pesan yang negatif Terlalu sering digunakan dan membebani penerima Kurang mencerminkan perasaan penerima dan pembawa pesan Rawan penyalahgunaan Kurang terjaga kerahasiaannya
Electronic Communication Instant/Short Messaging Explosive growth in business use Fast and inexpensive means of communication Can be intrusive and distracting Easily hacked with weak security Can be seen as too informal
Electronic Communication Social Networking: Fasilitas publik yang bepotensi membuat orang lain melihat pesan yang disampaikan Memberikan manfaat untuk menggali informasi mengenai seseorang Maintain your contact, don t use them only to get wht you want Remember to avoid any negative expression cause it might get you into trouble later
Electronic Communication Blogs: Salah satu bentuk webstie yang dibuat sebagai bagian untuk mengekspresikan seseorang Pisau bermata dua Menyita waktu
Organizational Communications Formal small group network Chain: Kaku mengikuti pole struktur organisasi Wheel: Bergantung pada satu figur yang bertindak sebagai saluran untuk berkomunikasi Tim yang memiliki pemimpin yang kuat All Channel: Seluruh anggota kelompok berkomunikasi aktif satu dengan yang lain Tim yang mampu mengelola kinerja secara mandiri
Organizational Communications
Organizational Communications
Grapevine An organizational informal communication network Three Main Grapevine Characteristics Sifatnya INFORMAL Sering dianggap lebih dapat dipercaya dibanding informasi dari sumber formal Seringkali diarahkan untuk kepentingan orang yang menggunakannya Cuase of grapevine: Keingintahuan mengenai suatu informasi yang dianggap penting Berkembangnya kondisi yang ambigu Terjadi kondisi yang menyebabkan kegelisahan Menjadi sumber informasi bagi manajemen Dapat memenuhi kebutuhan karyawan untuk bersosialisasi
Grapevine Leads to negative rumor Cara meminimalkan berkembangnya rumor: Berikan informasi sesegera mungkin Jelaskan suatu tindakan yang menimbulkan polemik (ketidakjelasan, ketidakadilan, tidak konsisten, penyimpangan) Merespon dengan tenang dan tidak mencari penyebarnya Selalu menyediakan sarana komunikasi yang terbuka bagi seluruh jajaran
Choice of Communication Channel Richness Menangani banyak pesan atau petunjuk dalam satu waktu Memberikan umpan balik yang cepat Bisa memenuhi kebutuhan kerahasiaan atau pribadi Routine and non routine message Level of importance of the message
Choice of Communication Channel
Respond to the Message in Communication Faktor yang mempengaruhi Automatic (sekilas) & Control processing (detail) Interest level Prior knowledge (like YOU) Personality Message characterictic Interested student? Not interested student?
TARGET EMPAT Memahami hambatan dalam berkomunikasi
Barriers in Effective Communication
Barriers in Effective Communication Filtering Manipulasi yang dilakukan oleh pengirim pesan agar penerima menerima pesan sesuai keinginannya atau harapannya Selective Perception Hanya mengartikan hal-hal yang menarik sesuai dengan latar belakang, pengalaman, dan sikapnya Information Overload Terlalu banyak informasi yang diterima membuat individu suit memproses Emotions Kondisi ketika pesan diterima berpengaruh thd interpretasi pesan tersebut
Barriers in Effective Communication Language Words have different meanings to different people Affraid to communicate Rasa tgang dan kekhawatiran untuk berkomunikasi lisan, tertulis, atau bahkan keduanya Lies/Deception Menyampaikan pesan secara sengaja dengan mengurangi atau menambahkan sesuatu untuk menutupi atau mengalihkan kesalahan