MAKLUMAT / PERATURAN & SYARAT ISTIADAT KONVOKESYEN KE-14 POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH 1.1 Istiadat Konvokesyen akan berlangsung di DEWAN SERBAGUNA Politeknik Sultan Azlan Shah ( PSAS) pada 03 dan 04 September 2016 ( Sabtu dan Ahad). 1.2 Graduan yang terlibat dalam Istiadat Konvokesyen adalah seperti berikut: 1.2.1 Hari Sabtu - 03 September 2016 1.2.1.1 Sidang 1 ( Pagi ) Graduan Jabatan Kejuruteraan Mekanikal bagi program sepenuh masa yang tamat pengajian pada Sesi Jun 2015 dan Sesi Disember 2015. 1.2.2 Hari Sabtu - 03 September 2016 1.2.2.1 Sidang 2 ( Petang ) Graduan Jabatan Kejuruteraan Elektrik bagi program sepenuh masa dan kursus separuh masa (KSS) yang tamat pengajian pada Sesi Jun 2015 dan Sesi Disember 2015. 1.2.3 Hari Ahad 4 September 2016 1.2.3.1 Sidang 3 (Pagi) Graduan Jabatan Kejuruteraan Awam bagi program sepenuh masa yang tamat pengajian pada Sesi Jun 2015 dan Sesi Disember 2015 1.2.4 Hari Ahad 4 September 2016 1.2.4.1 Sidang 4 (Petang) Graduan Jabatan Perdagangan bagi program sepenuh masa yang tamat pengajian pada Sesi Jun 2015 dan Sesi Disember 2015. 1.3 Semua graduan perlu mendaftarkan diri di RUANG PARKIR JABATAN PERDAGANGAN pada hari konvokesyen seperti masa berikut : 13.1 Graduan Sidang 1 pada jam 7.30 pagi 13.2 Graduan Sidang 2 pada jam 1.45 petang 13.3 Graduan Sidang 3 pada jam 7.30 pagi 13.4 Graduan Sidang 4 pada jam 1.45 petang 1.4 Graduan yang tidak mengikuti peraturan dan gagal mendaftar diri seperti tarikh dan masa yang ditetapkan di atas serta tidak menghadiri Majlis Raptai tidak akan dibenarkan menyertai Istiadat konvokesyen. 1.5 Graduan yang telah mendaftar dikehendaki berbaris mengikut program dan nombor giliran yang telah diberikan semasa pendaftaran pada hari raptai. Page1
1.6 Semasa majlis sedang berlangsung graduan diminta menghormati majlis dengan tidak membuat bising atau keluar meninggalkan dewan. 1.7 Graduan dinasihatkan supaya tidak membawa barang-barang persendirian seperti beg, kamera, telefon bimbit, alat kelui (pager) atau sebagainya ke dalam dewan. 2. RAPTAI KONVOKESYEN 2.1 Raptai konvokesyen akan diadakan sehari sebelum hari konvokesyen graduan ( 02 September 2016- JUMAAT ). 2.2 Semua graduan perlu mendaftarkan diri di RUANG LEGAR (FOYER) JABATAN yang ditetapkan pada hari raptai seperti masa berikut : 2.2.1 Graduan dari JKA & JKP di JKA pada jam 8.00 pagi 2.2.2 Graduan dari JKM di Ruang Legar JMSK pada jam 8.00 pagi 2.2.3 Graduan dari JKE di ruang legar JHEP pada jam 8.00 pagi 2.3 Graduan diminta membawa kad pengenalan dan salinan Slip Bayaran BIMB semasa pada hari raptai. Tanpa kad pengenalan dan slip bayaran tersebut, graduan tidak dibenarkan mendaftar untuk menyertai majlis konvokesyen ini. 2.4 Graduan yang gagal menghadiri majlis raptai, tidak dibenarkan menyertai istiadat konvokesyen. 2.5 Pakaian raptai hendaklah kemas dan sesuai dengan majlis. Graduan lelaki hendaklah berambut pendek. 2.6 Graduan dilarang memakai seluar jeans, selipar dan baju T semasa raptai. 2.7 Majlis Anugerah Pingat Ketua Jabatan akan diadakan di DEWAN SERBAGUNA sebaik sahaja majlis raptai tamat. Graduan yang memperolehi Himpunan Purata Nilai Mata (HPNM) 3.50 dan ke atas diwajibkan untuk menghadiri majlis ini. 3. PENYERTAAN & BAYARAN 3.1 Penyertaan graduan ke istiadat konvokesyen ini hendaklah dibuat dengan menggunakan Borang Jawapan Penyertaan Konvokesyen ( borang yang perlu dipulangkan kepda pihak urusetia sekiranya berkaitan ) manakala sebahagian borang boleh dimuat turun dari website PSAS : 3.1.1 PSAS/KONVO/B1 (BORANG HIJAU) - HADIR 3.1.2 PSAS/KONVO/B2 (BORANG MERAH JAMBU) - TIDAK HADIR 3.1.3 PSAS/KONVO/B3 ( Borang sewaan Jubah ) - boleh dimuat turun dari website PSAS dan graduan diwajibkan membawanya semasa hari Raptai 3.1.4 PSAS/KONVO/B4 - SEKIRANYA BERKAITAN 3.1.5 PSAS/KONVO /B5 - SEKIRANYA BERKAITAN 3.1.6 BORANG ALUMNI - DIBAWA SEMASA HARI RAPTAI ( Graduan dinasihati menunggu surat jemputan dari pihak urusetia,sekiranya graduan tidak menerima surat dari pihak kami,graduan boleh memuat-turun segala dokumen konvokesyen dari website PSAS) 3.2 Borang Jawapan Penyertaan Konvokesyen SERTA borang yang berkaitan hendaklah sampai kepada Urus Setia Konvokesyen selewat-lewatnya pada 30 OGOS 2016 (SELASA), jam 5.00 petang. Sila gunakan sampul surat yang telah disediakan. Page2
3.3 Bayaran penyertaan konvokesyen adalah : 3.3.1 RM 200.00 HADIR 3.3.2 RM 120.00 / 130.00 TIDAK HADIR 3.4 Bayaran penyertaan konvokesyen hendaklah dibuat dengan menggunakan Slip Bayaran BIMB. Pembayaran hendaklah dibuat dimana-mana cawangan BIMB. Setiap bayaran yang dibuat tidak akan dikembalikan. 3.5 Salinan Slip Bayaran BIMB yang mempunyai cetakan komputer akan menjadi bukti pembayaran. Sila catatkan nama dan nombor pendaftaran pelajar pada ruangan yang disediakan di bahagian bawah slip bayaran tersebut dan sila poskan salinan slip bayaran bersama Borang Jawapan Penyertaan Konvokesyen. KAEDAH BAYARAN YURAN KONVOKESYEN Kaedah Pertama: Kaedah Kedua: Page3
3.6 Graduan yang TIDAK HADIR konvokesyen samada memilih datang sendiri mengambil sijil atau mohon diposkan sijilnya perlu membuat bayaran selewat-lewatnya pada 30 Ogos 2016. 4. IBU BAPA/TETAMU 4.1 Ibu bapa/tetamu bagi setiap graduan hanya disediakan dua (2) tempat duduk di dalam Dewan Serbaguna PSAS. Hanya tetamu yang berumur 12 tahun ke atas sahaja yang dibenarkan masuk. 4.2 Graduan diberikan dua (2) keping pas masuk ke dewan dan graduan diminta menyerahkan pas ini kepada ibu bapa/tetamu. 4.3 Pakaian ibu bapa/tetamu hendaklah sopan, kemas dan bersesuaian untuk majlis rasmi seperti kemeja, batik atau baju Melayu bagi lelaki atau baju kurung, skirt labuh serta kemeja berlengan bagi wanita. Memakai baju T dan seluar jeans adalah tidak dibenarkan. 4.4 Semasa majlis sedang berlangsung ibu bapa/tetamu diminta menghormati majlis dengan tidak membuat bising atau keluar meninggalkan dewan serta tidak dibenarkan mengambil gambar graduan. 4.5 Makanan dan minuman tidak dibenarkan dibawa masuk ke dalam dewan. 4.6 Graduan diminta memaklumkan peraturan ini kepada ibu bapa/tetamu. 5. PELEKAT KENDERAAN & TEMPAT LETAK KENDERAAN 5.1 Graduan diberikan sekeping pelekat kenderaan. Pelekat kenderaan yang diberikan hendaklah dilekatkan pada sebelah kanan cermin hadapan kenderaan semasa hari raptai dan hari konvokesyen. 5.2 Hanya kenderaan yang mempunyai pelekat kenderaan sahaja dibenarkan memasuki kawasan PSAS. 5.3 Graduan dan ibu bapa/tetamu hendaklah meletakkan kenderaan di tempat letak kereta yang disediakan oleh PSAS. 5.4 Sila patuhi arahan/tunjuk arah yang diberikan oleh pihak pengawal lalulintas. 6. ETIKA PAKAIAN DAN RUPADIRI GRADUAN 6.1 Etika Pakaian dan Rupadiri Graduan (Lelaki) 6.1.1 Jubah akademik graduan (disediakan oleh pihak Politeknik). 6.1.2 Baju Melayu (Cekak Musang) berwarna HITAM berbutang lengkap, bersamping dan bersongkok HITAM (Rujuk Pakaian L1), ATAU 6.1.3 Lounge Suit berwarna HITAM dengan kemeja PUTIH berlengan panjang, bertali leher dan berseluar HITAM (Rujuk Pakaian L2). 6.1.4 SEMUA GRADUAN ( MUSLIM DAN NON MUSLIM) DIGALAKKAN memakai songkok HITAM. ( Pemakaian songkok adalah etika pakaian rasmi untuk majlis istiadat,tiada kaitan dengan unsur-unsur keagamaan ). 6.1.5 Kasut kulit berwarna HITAM (Rujuk Gambar Kasut) dan berstokin HITAM / GELAP. 6.1.6 Graduan Sikh dibenarkan memakai turban berwarna HITAM. 6.1.7 Rambut pendek (tidak mencecah kolar baju serta tidak menutupi telinga dan dahi), tidak diwarnakan dan kemas (Rujuk Gambar Rambut). Page4
6.1.8 Rambut berfesyen seperti punk, mohawk, berekor dan sebagainya adalah TIDAK DIBENARKAN. Pakaian L1 Pakaian L2 Tepi Depan Belakang Rambut Kasut 6.2 Etika Pakaian dan Rupadiri Graduan (Perempuan) 6.2.1 Jubah akademik graduan (disediakan oleh pihak Politeknik). 6.2.2 Baju Kurung berwarna BEBAS (Rujuk Pakaian P1), ATAU 6.2.3 Baju Tradisional atau pakaian labuh yang sopan berwarna BEBAS (Rujuk Pakaian P2 dan P3). 6.2.4 Pakaian berseluar adalah DILARANG KECUALI pakaian tradisional masyarakat Punjabi. 6.2.5 Graduan MUSLIM hendaklah memakai tudung berwarna PUTIH. 6.2.6 Graduan NON MUSLIM, hendaklah berambut kemas dan tidak diwarnakan. Page5
6.2.7 Kasut berwarna HITAM yang bertutup di bahagian depan dan belakang (Rujuk Gambar Kasut). Pakaian P1 Pakaian P2 Pakaian P3 Kasut PERINGATAN!!! Graduan yang tidak mematuhi etika pakaian dan rupadiri ini TIDAK DIBENARKAN mengikuti Istiadat Konvokesyen. Page6
7. JUBAH 7.1 Pengambilan Jubah 7.1.1 Jubah boleh diambil di JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK selepas majlis raptai tamat dengan mengemukakan salinan Slip Bayaran BIMB dan borang sewaan jubah Graduan (PSAS/KONVO/B3) 7.1.2 Urusan pengambilan jubah tidak disediakan pada hari konvokesyen. 7.1.3 Sebarang pengubahsuaian pada jubah tidak dibenarkan. 7.2 Pemulangan Jubah 7.2.1 Jubah perlu dipulangkan di JKE selepas majlis konvokesyen tamat. 7.2.2 Selepas majlis konvokesyen jubah perlu dipulangkan selewat-lewatnya dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh peminjaman DI JABATAN HAL EHWAL PELAJAR pada waktu pejabat (8.00 pagi 5.00 petang). 7.2.3 Kelewatan pemulangan jubah akan dikenakan denda sebanyak RM 100.00 sehari. ( selepas 9 September 2016 ) 7.2.4 Borang PSAS/KONVO/B3 akan menjadi bukti untuk graduan membuat tuntutan sijil. 7.3 Kehilangan atau Kerosakan Jubah/Hood. 7.3.1 Jubah yang rosak atau hilang akan dikenakan denda sebanyak RM 200.00 7.3.2 Hood yang rosak atau hilang akan dikenakan denda sebanyak RM 50.00. 8. PENGAMBILAN SIJIL 8.1 Graduan yang menghadiri istiadat konvokesyen boleh mengambil sijil di UNIT PEPERIKSAAN PSAS selepas majlis konvokesyen tamat. 8.2 Graduan hendaklah memulangkan jubah konvokesyen terlebih dahulu dan mengemukakan Borang Pengesahan Pemulangan Jubah dan borang sewaan jubah graduan(psas/konvo/b3 ) sebagai bukti semasa menuntut sijil. 8.3 Graduan yang tidak menghadiri majlis konvokesyen boleh menuntut sijil tersebut di UNIT PEPERIKSAAN pada waktu pejabat selepas selesai majlis konvokesyen dengan mengemukakan slip bayaran penyertaan konvokesyen iaitu salinan Slip Bayaran BIMB dan Slip Pengesahan Kajian Pengesanan Graduan. 8.4 Sekiranya graduan belum lagi menjelaskan bayaran, sila berbuat demikian di mana-mana cawangan BIMB dan kemukakan salinan slip bayaran tersebut bersama Slip Pengesahan Kajian Pengesanan Graduan di UNIT PEPERIKSAAN PSAS sebelum menuntut sijil. 8.5 Graduan yang tidak menghadiri istiadat konvokesyen juga boleh mendapatkan sijil secara pos dengan mengisi borang borang PSAS/KONVO/B4 dan menyertakan salinan salinan Slip Bayaran BIMB,Slip Pengesahan Kajian Pengesanan. Bayaran tambahan sebanyak RM 10.00 akan dikenakan bagi urusan pos sijil dan perlu dibayar dengan menggunakan slip bayaran yang sama. Page7
8.6 Graduan yang ingin mewakilkan orang lain mengambil sijil bagi pihaknya dikehendaki mengisi borang PSAS/KONVO/B5 dan menyertakan salinan Slip Bayaran BIMB, borang sewaan jubah (PSAS/KONVO/B3 ) serta salinan kad pengenalan graduan dan menyerahkannya kepada wakil. 8.7 Sijil yang tidak dituntut akan terus disimpan di Unit Peperiksaan PSAS. 9. GAMBAR KONVOKESYEN 9.1 Gambar konvokesyen graduan diuruskan oleh pihak PSAS. 9.2 Satu taklimat fotografi akan diberikan oleh jurugambar yang dilantik PSAS pada hari raptai konvokesyen. 9.3 Jurugambar akan mengambil butiran graduan seperti alamat surat menyurat dan nombor telefon pada hari raptai. 9.4 Gambar grraduan akan di pos oleh pihak jurugambar dalam tempoh empat ( 4 ) minggu selepas majlis konvokesyen. 10. KAJIAN PENGESANAN GRADUAN POLITEKNIK 2016 10.1 Kajian ini bertujuan untuk mengumpul maklumat mengenai graduan bagi membolehkan pihak Jabatan Pengajian Politeknik (JPP) meningkatkan kualiti program dan perkhidmatan yang diberikan oleh politeknik. 10.2 Untuk tujuan Kajian Pengesanan Graduan ini, graduan diagihkan kepada DUA KATEGORI iaitu: 10.2.1 Kategori A graduan yang bekerja/ melanjutkan pengajian/ tingkat kemahiran / tunggu penempatan kerja. 10.2.2 Kategori B graduan yang tidak bekerja 10.3 Graduan diminta melengkapkan kajian tersebut secara dalam talian (on-line) melalui laman sesawang http://graduan.mohe.gov.my/v/ mulai 15 OGOS 2016. Kajian ini perlu dilengkapkan sebelum graduan menghadiri konvokesyen. 10.3.1 Bagi Graduan Kategori A (sila lihat lampiran PSAS/KONVO/L1/KAT 1) perlu mencetak Slip Pengesahan Kajian Pengesanan Graduan selepas melengkapkan borang kajian tersebut. Graduan yang bekerja juga dikehendaki membawa bersama borang PSAS/KONVO/B6 yang telah diisi oleh majikan semasa raptai. 10.3.2 Bagi Graduan Kategori B, urusan melengkapkan Kajian Pengesanan Graduan akan dilakukan di PSAS (sila lihat lampiran PSAS/KONVO/L1/KAT 2). Graduan hendaklah mengemukakan borang PSAS/KONVO/B7 sebagai bukti untuk mendapatkan Pengesahan Kajian Pengesanan Graduan. 10.4 Kegagalan graduan melengkapkan Kajian Pengesanan Graduan boleh menyebabkan : 10.4.1 Graduan tidak boleh mengambil jubah 10.4.2 Graduan tidak dapat menyertai majlis konvokesyen 10.4.3 Graduan tidak akan menerima sijil konvokesyen dan transkrip. Page8
10.5 Kaunter Kajian Pengesanan Graduan akan dibuka selepas tamat taklimat raptai yang bertempat di JKE mengikut ketetapan berikut: 10.5.1 Graduan dari JKA di bilik BKE 101 10.5.2 Graduan dari JP di bilik BKE 102 10.5.3 Graduan dari JKE di bilik BKE 103 10.5.4 Graduan dari JKM di bilik BKE 104 10.6 Sebarang urusan berkenaan Kajian Pengesanan Graduan selepas hari raptai, graduan dikehendaki ke Unit CISEC. 11. PERSATUAN ALUMNI PSAS 11.1 Persatuan Alumni Politeknik Sultan Azlan Shah (Alumni PSAS) telah ditubuhkan secara rasminya pada tahun 2005 sebagai pihak yang menguruskan hal ehwal alumni di bawah naungan Jabatan Hal Ehwal Pelajar,kini jumlah graduan yang diiktiraf sebagai Alumni PSAS adalah hampir 10 000 orang. 11.2 Peranan Persatuan Alumni Politeknik Sultan Azlan Shah : Bekerjasama dengan Bahagian Perhubungan Industri, Pengesanan Graduan dan Alumni dalam mengesan perkembangan status dan kerjaya graduan PSAS. Membangunkan pangkalan data alumni. Menggembeling kepakaran Alumni PSAS dalam melahirkan graduan berkualiti serta berdaya saing dari segi pembelajaran dan kerjaya. Platform pertemuan di antara graduan PSAS. Mempromosikan graduan PSAS melalui rangkaian hubungan dengan industri. Menyalurkan maklumat mengenai graduan PSAS kepada agensi luar. Mewujudkan jalinan bestari di antara Alumni PSAS dan Politeknik KPT bagi membantu graduan dalam kemajuan kecemerlangan akademik dan kerjaya. Menyediakan berita-berita aktiviti untuk pembangunan diri alumni. 11.3 Faedah keahlian : Menjaga kebajikan alumni seperti menjalankan kutipan ketika berlaku musibah. Berpeluang untuk melebarkan jaringan perniagaan alumni sekiranya alumni tersebut seorang usahawan. Maklumat pekerjaan, perniagaan dan sambung belajar. Peluang untuk menghadiri seminar, dialog kerjaya atau sebarang aktivti untuk pembangunan diri alumni. 11.4 Antara aktiviti-aktiviti Persatuan Alumni PSAS ialah : Program berbuka puasa bersama anak yatim Program sahur bersama gelandangan Mesyuarat Agung Tahunan Persatuan Alumni PSAS Taklimat Alumni bersama graduan pada Majlis Konvokesyen setiap tahun. Lawatan Penandaarasan ke Politeknik yang lain Hi-tea bersama Alumni Salam Lebaran Aidilfitri 2.0 Sponser Lawatan dan temuduga terbuka pelajar Sem Akhir PSAS Memberi cenderamata kepada para graduan semasa kovokesyen Pemberian kupon makan kepada para graduan se masa konvokesyen Pembelian kamera digital sebagai asset tetap Alumni Page9
Sumbangan 3 water jet kepada PSAS untuk kegunaan semasa bencana alam Memberi sumbangan kewangan kepada jabatan untuk program kerjaya dan temuduga terbuka Memberi sumbangan kewangan kepada jabatan utuk program pembangunan kerjaya pelajar PSAS Sumbangan kewangan kepada Majlis Konvokesyen PSAS untuk hadiah Pengarah dan stiker VIP dan para graduan. 11.5 Graduan PSAS adalah layak dan secara automatik menjadi ahli Persatuan Alumni Politeknik Sultan Azlan Shah. 11.6 Borang Keahlian Persatuan Alumni Politeknik Sultan Azlan Shah hendaklah diposkan bersama-sama Borang Jawapan Penyertaan Konvokesyen. (Sila bawa SALINAN borang ini semasa mengambil Jubah) 11.7 Kaunter Alumni PSAS akan dibuka di Bilik Seminar di JKE untuk urusan pengambilan cendarahati sumbangan Alumni PSAS. Tuntutan cencerahati selepas hari raptai konvokesyen boleh dibuat di Unit CISEC, PSAS 12. PERINGATAN TAMBAHAN 12.1 Graduan yang masih belum menjelaskan apa-apa hutang dengan PSAS atau belum memulangkan buku perpustakaan atau barang-barang yang lain yang dipinjam dari manamana bahagian di PSAS, diingatkan supaya menyelesaikan urusan dengan pihak yang berkenaan dengan segera. Sekiranya bayaran atau penyerahan sudah dibuat, sila bawa resit bayaran atau bukti penyerahan. Kegagalan berbuat demikian akan menyebabkan sijil konvokesyen dan transkrip ditahan. 13. LAIN-LAIN 13.1 Makanan tidak disediakan kepada graduan dan ibu bapa/tetamu. Page10