BAB V MANAJEMEN PERUSAHAAN Salah satu faktor yang mempengaruhi kelancaran kerja dalam suatu perusahaan adalah sistem manajemen organisasi dalam perusahaan tersebut. Sistem manajemen organisasi yang kompak, rapi dan saling mendukung akan menghasilkan kesatuan aktivitas tenaga kerja dan proses produksi sebagai syarat utama keberhasilan suatu perusahaan. V.1. Bentuk Perusahaan Pabrik Dimetil Eter yang akan didirikan, direncanakan mempunyai : Bentuk : Perseroan terbatas (PT) Lapangan Usaha : Industri Dimetil Eter Lokasi Perusahaan : Bontang, Kalimantan Timur Alasan memilih bentuk perusahaan Perseroan Terbatas menurut Djoko (2003) didasarkan atas beberapa faktor, antara lain: 1. Mudah mendapatkan modal dengan cara menjual saham di pasar modal atau perjanjian tertutup dan meminta pinjaman dari pihak yang berkepentingan seperti badan usaha atau perseorangan. 2. Tanggung jawab pemegang saham bersifat terbatas, artinya kelancaran produksi hanya akan ditangani oleh direksi beserta karyawan sehingga gangguan dari luar dapat dibatasi. 3. Kelangsungan hidup perusahaan lebih terjamin karena tidak terpengaruh dengan berhentinya pemegang saham, direksi berserta stafnya, dan karyawan perusahaan. 4. Efisiensi dari manajemen Pemegang saham dapat memilih orang yang ahli sebagai dewan komisaris dan direktur utama yang berpengalaman. 5. Lapangan usaha lebih luas BAB V Manajemen Perusahaan 67
Perseroan Terbatas dapat menarik modal yang sangat besar dari masyarakat, sehingga dengan modal ini PT dapat memperluas usahanya. 6. Pemilik dan pengurus perusahaan terpisah satu sama lain, pemilik perusahaan adalah para pemegang saham dan pengurus perusahaan adalah direksi beserta stafnya yang diawasi oleh dewan komisaris. V.2. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan salah satu faktor penting yang dapat menunjang kelangsungan dan kemajuan perusahaan, karena berhubungan dengan komunikasi yang terjadi dalam perusahaan demi tercapainya kerjasama yang baik antar karyawan. Untuk mendapatkan sistem organisasi yang baik menurut Djoko (2003) perlu diperhatikan beberapa azas sebagai pedoman, antara lain: a. Perumusan tujuan perusahaan dengan jelas. b. Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap orang dalam organisasi. c. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi. d. Adanya kesatuan arah (unity of direction). e. Adanya kesatuan perintah ( unity of command ). f. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab. g. Adanya pembagian tugas (distribution of work). h. Adanya koordinasi. i. Struktur organisasi disusun sederhana. j. Pola dasar organisasi harus relatif permanen. k. Adanya jaminan jabatan (unity of tenure). l. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasanya. m. Penempatan orang harus sesuai keahliannya. BAB V Manajemen Perusahaan 68
Berpedoman pada asas-asas tersebut maka dipilih organisasi kerja line and staff. Djoko (2003) menyatakan bahwa pada sistem ini garis wewenang lebih sederhana, praktis dan tegas. Seorang karyawan hanya akan bertanggung jawab pada seorang atasan saja. Ada 2 kelompok orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi line and staff ini, yaitu: 1. Sebagai garis atau lini, yaitu orang-orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuan. 2. Sebagai staf, yaitu orang-orang yang melakukan tugas sesuai dengan keahliannya, berfungsi untuk memberi saran-saran kepada unit operasional. Pemegang saham sebagai pemilik perusahaan dalam pelaksanaan tugas sehari-harinya diwakili oleh dewan komisaris, sementara itu tugas untuk menjalankan perusahaan dilaksanakan oleh seorang direktur utama yang dibantu oleh direktur produksi dan direktur keuangan umum. Direktur produksi membawahi bidang produksi, litbang, dan teknik, sedangkan direktur keuangan dan umum membawahi bidang umum, keuangan, dan pemasaran. Kedua direktur ini membawahi beberapa kepala bagian yang akan bertanggung jawab terhadap bagian dalam perusahaan. Masing-masing kepala bagian akan membawahi beberapa seksi dan masing-masing seksi akan membawahi para karyawan perusahaan pada masing-masing bidang. Karyawan perusahaan dibagi dalam beberapa kelompok yang dipimpin oleh seorang kepala regu, dimana setiap kepala regu akan bertanggung jawab kepada pengawas masing-masing seksi. Struktur organisasi pabrik dimetil eter disajikan pada Gambar V.1. (Gunawan, 2003) BAB V Manajemen Perusahaan 69
RUPS DEWAN KOMISARIS DIREKTUR UTAMA DIREKTUR PRODUKSI DIREKTUR KEUANGAN DAN UMUM Kabag Produksi Kabag LITBANG Kabag Teknik Kabag Keuangan Kabag Umum Kabag Pemasaran Penjualan & Pembelian Pemasaran Humas Personalia Keuangan Administrasi Keuangan Utilitas Pemeliharaan Safety & Lingkungan Staff LITBANG Laboratorium pengendalian Proses KARYAWAN Gambar V.1. Sturktur Organisasi V.3. Tugas dan Wewenang 5.3.1 Pemegang Saham Pemegang saham adalah beberapa orang yang mengumpulkan modal untuk kepentingan pendirian dan berjalannya operasi suatu perusahaan. Para pemegang saham adalah pemilik perusahaan. Kekuasaan tertinggi pada perusahaan yang mempunyai bentuk Perseroan Terbatas adalah Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Para pemegang saham pada RUPS menurut Gunawan (2003) memiliki wewenang sebagai berikut : a. Mengangkat dan memberhentikan dewan komisaris b. Mengangkat dan memberhentikan direktur c. Mengesahkan hasil-hasil usaha serta laba rugi tahunan perusahaan BAB V Manajemen Perusahaan 70
5.3.2 Dewan Komisaris Dewan komisaris merupakan pelaksana tugas sehari-hari dari pemilik saham, sehingga dewan komisaris akan bertanggung jawab kepada pemilik saham. Dewan komisaris memiliki wewenang sebagai berikut : a. Menilai dan menyetujui rencana direksi tentang kebijakan umum, target perusahaan, alokasi sumber-sumber dana, dan pengarahan pemasaran b. Mengawasi tugas-tugas direksi c. Membantu direksi dalam melaksanakan tugas-tugas penting 5.3.3. Direktur Utama Djoko (2003) menyatakan bahwa direktur utama merupakan pimpinan tertinggi dalam perusahaan dan bertanggung jawab sepenuhnya terhadap maju mundurnya perusahaan. Direktur utama bertanggung jawab kepada dewan komisaris atas segala tindakan dan kebijakan yang telah diambil sebagai pimpinan perusahaan. Direktur utama membawahi direktur produksi serta direktur keuangan dan umum. Tugas direktur utama adalah : a. Melaksanakan kebijakan perusahaan dan mempertanggung jawabkan pekerjaannya secara berkala atau pada masa akhir pekerjaannya pada pemegang saham. b. Menjaga kestabilan organisasi perusahaan dan membuat kelangsungan hubungan yang baik antara pemilik saham, pimpinan, karyawan, dan konsumen. c. Mengangkat dan memberhentikan kepala bagian dengan persetujuan rapat pemegang saham. d. Mengkoordinir kerja sama antara bagian produksi (direktur produksi) dan bagian keuangan dan umum (direktur keuangan dan umum). Tugas direktur produksi adalah : a. Bertanggung jawab kepada direktur utama dalam bidang produksi, teknik, dan rekayasa produksi. BAB V Manajemen Perusahaan 71
b. Mengkoordinir, mengatur, serta mengawasi pelaksanaan pekerjaan kepala-kepala bagian yang menjadi bawahannya. Tugas dari direktur keuangan dan umum adalah : a. Bertanggung jawab kepada direktur utama dalam bidang pemasaran, keuangan, dan pelayanan umum. b. Mengkoordinir, mengatur, dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan kepala-kepala bagian yang menjadi bawahannya. 5.3.4 Kepala Bagian Tugas dari kepala bagian menurut Djoko (2003) adalah mengkoordinir, mengatur, dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan dalam lingkungan bagiannya sesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh pimpinan perusahaan. Kepala bagian dapat bertindak sebagai staf direktur. Kepala bagian bertanggung jawab kepada direktur utama. Kepala bagian terdiri dari: 1. Kepala Bagian Produksi Kepala bagian produksi bertanggung jawab kepada direktur produksi dalam bidang mutu dan kelancaran produksi. Kepala bagian produksi membawahi seksi proses, seksi pengendalian, dan seksi laboratorium. Tugas seksi proses adalah : a. Mengawasi jalannya proses produksi b. Menjalankan tindakan seperlunya terhadap kejadian-kejadian yang tidak diharapkan sebelum diambil oleh seksi yang berwenang. Tugas seksi pengendalian adalah menangani hal-hal yang dapat mengancam keselamatan pekerja dan mengurangi potensi bahaya yang ada. Tugas seksi laboratorium adalah : a. Mengawasi dan menganalisa mutu bahan baku dan bahan pembantu b. Mengawasi dan menganalisa mutu produksi c. Mengawasi hal-hal yang berhubungan dengan buangan pabrik BAB V Manajemen Perusahaan 72
2. Kepala Bagian Litbang Tugas dan wewenangnya kepala bagian litbang menurut Djoko (2003) adalah : a. Bertanggung jawab kepada direktur produksi dalam bidang penelitian dan pengembangan b. Mengadakan penelitian dan pengembangan terhadap mutu produk c. Memperbaiki dan melakukan inovasi terhadap proses produksi Kepala bagian litbang membawahi seksi litbang. Tugas seksi litbang adalah : a. Memperbaiki mutu produksi b. Memperbaiki dan melakukan inovasi terhadap proses produksi c. Meningkatkan efisiensi perusahaan di berbagai bidang 3. Kepala Bagian Teknik Tugas kepala bagian teknik adalah : a. Bertanggung jawab kepada direktur produksi dalam bidang peralatan dan utilitas b. Mengkoordinir kepala-kepala seksi yang menjadi bawahannya Kepala bagian teknik membawahi seksi pemeliharaan, utilitas, keselamatan kerja, dan penanggulangan kebakaran. Tugas seksi pemeliharaan adalah : a. Melaksanakan pemeliharaan fasilitas gedung dan peralatan pabrik b. Memperbaiki kerusakan peralatan pabrik Tugas seksi utilitas adalah : Melaksanakan dan mengatur sarana utilitas untuk memenuhi kebutuhan proses, air, steam, dan tenaga listrik. Tugas seksi keselamatan kerja adalah : a. Mengatur, menyediakan, dan mengawasi hal-hal yang berhubungan dengan keselamatan kerja b. Melindungi pabrik dari bahaya kebakaran BAB V Manajemen Perusahaan 73
5.3.5 Kepala Seksi Kepala Seksi adalah pelaksana pekerjaan dalam lingkungan bagiannya sesuai dengan rencana yang telah diatur oleh kepala bagian masing-masing agar diperoleh hasil yang maksimum dan efektif selama berlangsungnya proses produksi. Setiap Kepala Seksi bertanggung jawab kepada kepala bagian masing-masing sesuai dengan seksinya. V.4. Pembagian Jam Kerja Pabrik dimetil eter ini direncakan beroperasi 330 hari dalam satu tahun dan proses produksi berlangsung 24 jam per hari. Sisa hari yang bukan hari libur digunakan untuk perawatan, perbaikan, dan shutdown. Sedangkan pembagian jam kerja karyawan digolongkan dalam dua golongan yaitu Karyawan Shift dan Non Shift. 5.4.1. Karyawan Non Shift Karyawan non shift adalah karyawan yang tidak menangani proses produksi secara langsung. Golongan karyawan harian adalah direktur, kepala bagian, kepala seksi serta karyawan yang berada di kantor. Karyawan harian dalam satu minggu akan bekerja selama 5 hari dengan pembagian kerja sebagai berikut : Jam kerja : Hari Senin - Jumat : Pukul 07.00 17.00 Jam Istirahat : Hari Senin - Kamis : Pukul 12.00-13.00 Hari Jumat : Pukul 11.00-13.00 5.4.2. Karyawan Shift Karyawan Shift adalah karyawan yang secara langsung menangani proses produksi atau mengatur bagian-bagian tertentu dari pabrik yang mempunyai hubungan dengan masalah keamanan dan kelancaran produksi. Golongan karyawan Shift ini adalah operator produksi, sebagian dari bagian utilitas, pemeliharaan, laboratorium, dan bagian - bagian yang harus selalu BAB V Manajemen Perusahaan 74
siaga untuk menjaga keselamatan serta keamanan pabrik. Para karyawan Shift akan bekerja secara bergantian selama 24 jam sebagai berikut : Shift Pagi : Pukul 07.00-15.00 Shift Sore : Pukul 15.00-23.00 Shift Malam : Pukul 23.00-07.00 Karyawan Shift ini dibagi menjadi 4 regu (A / B / C / D) dimana tiga regu bekerja dan satu regu istirahat serta dikenakan secara bergantian. Untuk hari libur atau hari besar yang ditetapkan pemerintah, regu yang bertugas tetap harus masuk.jadwal pembagian kerja masing-masing kelompok ditampilkan dalam bentuk tabel sebagai berikut : Tabel V.1 Jadwal Pembagian Kelompok Shift Tanggal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Pagi A A D D C C B B A A Sore B B A A D D C C B B Malam C C B B A A D D C C Off D D C C B B A A D D Tabel V.1 Jadwal Pembagian Kelompok Shift (Lanjutan) Tanggal 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Pagi D D C C B B A A D D Sore A A D D C C B B A A Malam B B A A D D C C B B Off C C B B A A D D C C Tabel V.1 Jadwal Pembagian Kelompok Shift (Lanjutan) Tanggal 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Pagi C C B B A A D D C C Sore D D C C B B A A D D Malam A A D D C C B B A A Off B B A A D D C C B B BAB V Manajemen Perusahaan 75
Jadwal untuk tanggal selanjutnya mengikuti urutan yang sudah ada dimana shift yang off akan masuk pagi, shift pagi akan masuk sore, dan shift sore akan masuk malam, demikian seterusnya. Kelancaran produksi dari suatu pabrik sangat dipengaruhi oleh faktor kedisiplinan para karyawan dan akan secara langsung mempengaruhi kelangsungan dan kemajuan perusahaan. Untuk itu kepada seluruh karyawan perusahaan dikenakan absensi. Disamping itu masalah absensi digunakan oleh pimpinan perusahaan sebagai salah satu dasar dalam mengembangkan karier para karyawan di dalam perusahaan (Zamani, 1998). V.5. Status Karyawan dan Sistem Upah Pada pabrik ini sistem upah karyawan berbeda-beda tergantung pada status, kedudukan, tanggung jawab, dan keahlian. Menurut status karyawan dapat dibagi menjadi tiga golongan Karyawan Tetap, Harian dan Borongan. 5.5.1. Karyawan Tetap Yaitu karyawan yang diangkat dan diberhentikan dengan surat keputusan (SK) direksi dan mendapat gaji bulanan sesuai dengan kedudukan, keahlian, dan masa kerjanya. 5.5.2. Karyawan Harian Yaitu karyawan yang diangkat dan diberhentikan direksi tanpa SK direksi dan mendapat upah harian yang dibayar tiap akhir pekan. 5.5.3. Karyawan Borongan Yaitu karyawan yang digunakan oleh pabrik bila diperlukan saja. Karyawan ini menerima upah borongan untuk suatu pekerjaan. V.6. Penggolongan Jabatan, Jumlah Karyawan, dan Gaji 5.6.1. Penggolongan Jabatan 1. Direktur Utama : Magister Ekonomi/ Teknik/Hukum 2. Direktur Produksi : Sarjana Teknik Kimia 3. Direktur Administrasi dan Keuangan : Sarjana Ekonomi/Akuntansi BAB V Manajemen Perusahaan 76
4. Direktur Umum dan Pemasaran : Sarjana Hukum/Ekonomi 5. Kepala Bagian Produksi : Sarjana Teknik Kimia 6. Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan: Sarjana Ekonomi/Akuntansi 7. Kepala Bagian Umum dan Pemasaran : Sarjana Teknik Kimia/ Industri/ Ekonomi 8. Kepala Seksi : Sarjana\ 9. Operator : D3 Teknik Kimia/D3 Teknik Mesin /SMA/Sederajat 10. Sekretaris : Sarjana/ Akademi Sekretaris 11. Dokter : Sarjana Kedokteran 12. Lain-lain : SLTA/Sederajat 5.6.2. Jumlah Karyawan dan Gaji Jumlah karyawan harus ditentukan secara tepat sehingga semua pekerjaan yang ada dapat diselesaikan dengan baik dan efisien. Jumlah karyawan sesuai jabatannya tercantum dalam Tabel V.2. Tabel V.2. Jumlah Karyawan Non-Shift Menurut Jabatan No. Jabatan Jumlah 1 Direktur Utama 1 2 Direktur Produksi dan Teknik 1 3 Direktur Keuangan dan Umum 1 4 Kepala Bagian Produksi 1 5 Kepala Bagian Litbang 1 6 Kepala Bagian Teknik 1 7 Kepala Bagian Keuangan 1 8 Kepala Bagian Umum 1 BAB V Manajemen Perusahaan 77
9 Kepala Bagian Pemasaran 1 10 Kepala Seksi Proses 1 11 Kepala Seksi Pengendalian 1 12 Kepala Seksi Laboratorium 1 13 Kepala Seksi Litbang 1 14 Kepala Seksi Pemeliharaan 1 15 Kepala Seksi Utilitas 1 16 Kepala Seksi Keamanan dan K3 1 17 Kepala Seksi Keuangan 1 18 Kepala Seksi Pembelian dan Penjualan 1 19 Kepala Seksi Administrasi 1 20 Kepala Seksi Personalia 1 21 Kepala Seksi Humas 1 22 Kepala Seksi Pemasaran 1 23 Karyawan Pemasaran 4 24 Karyawan Pembelian 4 25 Karyawan Keuangan 4 26 Karyawan Personalia 4 27 Dokter 2 28 Perawat 2 29 Sopir 3 Total 45 BAB V Manajemen Perusahaan 78
Tabel V.3. Jumlah Karyawan Shift Menurut Jabatan No. Jabatan Jumlah 1 Karyawan Proses 8 2 Karyawan Pengendalian 8 3 Karyawan Laboratorium 8 4 Karyawan Pemeliharaan 8 5 Karyawan Utilitas 20 6 Karyawan Keamanan 8 Total 76 Tabel V.4 Perincian golongan dan gaji karyawan Gol. Jabatan Gaji/ Bulan Kualifikasi I Direktur Utama Rp. 50.000.000,00 S2 pengalaman 10 tahun II Direktur Rp. 30.000.000,00 S1 pengalaman 10 tahun III Kepala Bagian Rp. 11.500.000.00 S1/ D3 pengalaman IV Kepala Seksi Rp. 7.000.000,00 S1/ D3 pengalaman V Sekretaris Rp. 5.000.000,00 S1/ D3 pengalaman V Karyawan Biasa Rp. 2.700.000,00 - Rp. 7.000.000,00 SLTA/ D1/ D3/S1 V.7. Jaminan Sosial Tenaga Kerja Jaminan Sosial Tenaga Kerja adalah suatu perlindungan bagi tenaga kerja dalam bentuk santunan berupa uang sebagai pengganti sebagian dan penghasilan yang hilang atau berkurang dan pelayanan sebagai akibat peristiwa atau keadaan yang dialami oleh tenaga kerja berupa kecelakaan kerja, sakit, hamil, bersalin, hari tua dan meninggal dunia. Ruang lingkup program jaminan sosial tenaga kerja meliputi (UU RI No.3, 1992) : BAB V Manajemen Perusahaan 79
1. Jaminan Kecelakaan Kerja Biaya pengangkutan. Biaya pemeriksaan, pengobatan dan/atau perawatan. Biaya rehabilitasi. Santunan berupa uang yang meliputi : santunan sementara tidak mampu bekerja, santunan cacat sebagian atau selama-lamanya, santunan cacat total untuk selama-lamanya baik fisik maupun mental dan santunan kematian. 2. Jaminan Kematian Biaya pemakaman. Santunan berupa uang. 3. Jaminan Hari Tua Jaminan hari tua dibayarkan secara sekaligus atau berkala, atau sebagian dan berkala kepada tenaga kerja karena : Telah mencapai usia 55 (lima puluh lima tahun), atau Cacat total tetap setelah ditetapkan dokter. Dalam hal tenaga kerja meninggal dunia, Jaminan Hari Tua dibayarkan kepada janda atau duda atau anak yatim piatu. 4. Jaminan Pemeliharaan Kesehatan Rawat jalan tingkat pertama. Rawat jalan tingkat lanjutan. Rawat inap. Pemeriksaan kehamilan dan pertolongan persalinan. Penunjang diagnostik. Pelayanan khusus. Pelayanan gawat darurat. BAB V Manajemen Perusahaan 80