6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pada bagian ini akan diuraikan beberapa teori yang menjadi landasan dalam pelaksanaan penelitian tugas akhir ini. Teori-teori yang dimaksud antara lain definisi proyek, definisi manajemen proyek, software aplikasi untuk proyek, Metoda Lintasan Kritis, project crashing dan Pareto Priority Index. 2.1. Definisi Proyek Santoso (1997) mendefinisikan proyek berdasarkan enam kriteria berikut ini: 1. Tujuan Suatu proyek biasanya adalah suatu aktifitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. 2. Kompleksitas Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi (pemasaran, personalia, engineering, produksi, keuangan) karena diperlukan bermacam-macam keterampilan dan bakat dari berbagai disiplin dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek. 3. Keunikan Setiap proyek memiliki ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah pernah dikerjakan sebelumnya. 4. Tidak permanen Proyek adalah aktivitas temporer, biasanya dalam jadwal tertentu dan sekali tujuan tercapai, organisasi akan dibubarkan dan akan dibentuk organisasi baru untuk mencapai tujuan yang lain lagi. 5. Ketidakbiasaan (unfamiliar) Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko. Kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi. 6. Siklus hidup
7 Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai suatu tujuan, selama proses proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek. Sehingga definisi proyek adalah suatu urutan peristiwa yang dirancang secara baik dengan suatu permulaan dan suatu akhir, yang diarahkan untuk mencapai tujuan yang jelas dengan beberapa parameter seperti waktu, biaya, source dan kualitas. 2.2. Definisi Manajemen Proyek Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam proyek (Santoso, 1997). Manajemen Proyek menurut PMI/Project Management Institute (1996) adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinasi sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu : lingkup, mutu, jadwal dan biaya serta memenuhi keinginan para stake holder. Dihadapkan kepada keterbatasan sumber daya, perusahaan perlu merumuskan kebijaksanaan yang menyangkut prioritas alokasi sumber daya. Penetapan prioritas proyek tersebut harus mengacu kepada tujuan perusahaan. Dalam menyusun prioritas proyek, perlu dipertimbangkan faktor-faktor berikut (Juran, 1993) : 1. Waktu penyelesaian proyek (time to completion). 2. Probability of success. 3. Saving. 4. Biaya dan investasi yang diperlukan (cost). Pendekatan umum yang dilakukan oleh perusahaan dalam pemecahan masalah multi proyek adalah :
8 1. Menentukan faktor-faktor prioritas 2. Menentukan nilai dari setiap faktor untuk setiap proyek 3. Menggunakan nilai tersebut dan informasi lain kemudian memutuskan prioritas dari setiap proyek 4. Mengkomunikasikan daftar prioritas proyek kepada pihak-pihak yang berkepentingan. 2.3. Software Aplikasi untuk Proyek Kemajuan teknologi dewasa ini telah memberikan banyak kemudahan dalam segala bidang, tak terkecuali dalam pengelolaan proyek. Saat ini dipasaran tersedia beberapa software aplikasi untuk perencanaan dan pengendalian proyek, diantaranya adalah Microsoft Project, Primavera dan Project Server. Namun yang sering digunakan secara luas adalah Microsoft Project. Berikut ini akan diuraikan beberapa kelebihan dan kekurangan dari software tersebut (Latiffianti, 2005). Kelebihan Microsoft Project antara lain : 1. Menu yang tersedia lebih lengkap, diantaranya adalah tersedianya network planning, task usage, gantt chart dan tracking gantt. 2. Mudah didapatkan dipasaran. Kekurangan Microsoft Project antara lain : 1. Diperuntukkan bagi pengguna tunggal (single user). Walaupun dapat diakses secara bersamaan dalam suatu jaringan, tetapi hanya satu user saja yang dapat melakukan pengeditan sehingga user lainnya hanya dapat melihat isi file. 2. Karena merupakan single user software, maka pengendalian proyek tidak dapat dilakukan secara efektif. Laporan pengembangan proyek tidak dapat diinputkan jika file sedang dibuka oleh user lain. 3. Penggunaan dan interface tergolong relatif kurang user friendly bagi kalangan tertentu, khususnya bagi pelaksana proyek di lini bawah (operating personnel). Sehingga laporan perkembangan proyek yang seharusnya lebih
9 efektif jika diinputkan langsung oleh tenaga kerja yang mengerjakannya seringkali harus diinputkan oleh orang lain yang lebih memahami software ini. 4. Tidak menyediakan fasilitas database sebagai media untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan proyek, misalnya data customer, data umum proyek, data historis dari proyek sebelumnya atau data tenaga kerja yang terlibat dalam pelaksanaan proyek. 5. Tidak memiliki kemampuan querying, pembagian informasi yang tepat berdasarkan level manajemen tidak dapat dilakukan. Setiap user yang membuka file dapat melihat keseluruhan isi file, software tidak dapat membatasi data mana saja yang boleh diedit, diinput, dihapus atau yang hanya boleh dilihat. 2.4. Critical Path Method (CPM) Metoda Lintasan Kritis ini lebih menekankan pada ongkos proyek. Dalam CPM tidak ada pemberlakukan metoda statistik untuk mengakomodasikan adanya ketidakpastian. Dalam CPM juga dibahas adanya tawar-menawar atau trade-off antara jadwal waktu dan biaya proyek. Secara ringkas, langkah-langkah CPM adalah sebagai berikut : 1. Pendefinisian proyek ke dalam bentuk kegiatan-kegiatan dan peristiwa-peristiwa. 2. Penyusunan suatu network diagram yang menunjukkan hubungan antar kegiatan yang sesuai dengan proyek tersebut. Network diagram dapat dilihat pada gambar 1. 3. Penentuan perkiraan lama waktu tiap kegiatan. 4. Perhitungan lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap lintasan (path) yang terdapat di dalam network (disebut analisis waktu proyek). 5. Penentuan rencana kebutuhan sumber daya (termasuk biaya) untuk setiap kegiatan di dalam proyek untuk
10 mencapai tujuan proyek (disebut analisis sumber daya proyek). Lintasan yang memiliki total waktu paling lama dari hasil perhitungan langkah keempat diatas disebut sebagai lintasan kritis (critical path), artinya untuk waktu-waktu kegiatan dari seluruh item pada lintasan ini adalah kritis terhadap batas waktu penyelesaian proyek. Jumlah dari waktu-waktu kegiatan pada lintasan kritis tersebut disebut expected mean time of critical path (T E ). sedangkan lintasan yang lain akan menimbulkan kelebihan waktu (slack). Slack ini berkaitan dengan suatu lintasan yang memiliki perbedaan antara T E dengan total waktu pada lintasan tersebut. Gambar 2.1. Network Diagram dan Hasil Analisis Waktu Kegiatan Sifat dan syarat jalur atau lintasan kritis adalah : 1. Waktu mulai paling awal dan akhir harus sama. ES = LS 2. Waktu selesai paling awal dan akhir harus sama. EF = LF
11 3. Kurun waktu kegiatan adalah sama dengan perbedaan waktu selesai paling akhir dengan waktu mulai paling awal. LF ES = D 2.5. Project Crashing Suatu teknik yang dapat digunakan untuk mempersingkat (crash) waktu penyelesaian suatu proyek ialah dengan menambah jumlah tenaga kerja atau sumber daya lainnya pada aktifitas terpilih (Kezsbom dan Edward, 2001). Pengembangan lebih lanjut dari CPM adalah berkaitan dengan percepatan proyek. Pada pembahasan ini difokuskan pada metode trade-off antara waktu dan biaya. Perkiraan percepatan waktu diperoleh dari waktu terpendek yang dapat dicapai jika semua usaha (dalam hal ini diwakili oleh peningkatan komponen biaya) dapat dibuat untuk mengurangi waktu kegiatan. CPM mangasumsikan bahwa umur proyek bisa dipersingkat dengan penambahan sumber daya tenaga kerja, peralatan, modal untuk kegiatan-kegiatan tertentu. Bila tidak ada ketentuan lain maka waktu pelaksanaan kegiatan dianggap pada kondisi normal. Waktu pelaksanaan pada kondisi normal dinamakan waktu normal T n. Ongkos pelaksanaan suatu kegiatan pada kondisi normal dinamakan biaya normal C n. Penambahan tenaga kerja atau kerja lembur bisa mengurangi waktu normal. Penambahan tenaga kerja tersebut berarti penambahan biaya. Waktu normal T n biasanya merupakan waktu terpanjang dari suatu kegiatan, sedangkan biaya normal C n adalah biaya paling murah. Bila semua sumber daya yang dimiliki perusahaan dikerahkan sehingga suatu kegiatan bisa diselesaikan secepat mungkin, kegiatan tersebut dikatakan crashed. Kondisi crashed tidak hanya berhubungan dengan waktu tercepat, tetapi juga dengan biaya terbesar. Dalam kondisi crashed waktu pelaksanaan kegiatannya adalah T c, biayanya C c. Lebih jelasnya lihat ilustrasi pada gambar 2.2.
12 Cc Crash Cost Slope Biaya Langsung (juta rupiah) Cn Normal Tc Tn Waktu (minggu) Gambar 2.2. Hubungan Biaya-Waktu Pada Keadaan Normal dan Crashed Garis yang menghubungkan dua titik dalam gambar tersebut dinamakan cost slope. Cost slope menyatakan berapa besar berubahnya biaya bila suatu aktivitas dipercepat atau diperlambat. Kemiringan cost slope akan bertambah bila aktivitas dipercepat penyelesaiannya dengan ongkos perwaktunya lebih mahal.
13 2.6. Pareto Priority Index Untuk menentukan prioritas proyek, dapat ditinjau dari beberapa faktor yang memberikan potensi manfaat terhadap proyek. Salah satu pendekatan untuk mengevaluasi potensi proyek ini ialah dengan menggunakan metoda Pareto Priority Index (PPI). Indeks tersebut yaitu : Savings Pr obabilityofsuccess PPI......(1) Cost TimetoCompletion( years) Prioritas proyek ditentukan berdasarkan nilai PPI tertinggi. Semakin tinggi nilai PPI maka prioritas proyek akan semakin tinggi pula. Dalam penelitian ini, nilai probability of success akan didekati dengan penjadwalan proyek yang menggambarkan kemampuan perusahaan untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan due date yang telah ditetapkan. Sedangkan perhitungan cost diperoleh melalui kalkulasi biaya-biaya yang digunakan untuk menyelesaikan suatu proyek. 2.7. P robability of Success Pada dasarnya, tiap-tiap durasi aktivitas memiliki range waktu mulai dari optimistic time sampai pesimistic time dan bobot rata-rata dapat dihitung untuk masing-masing aktivitas. Optimistic time yaitu waktu perkiraan kegiatan terbaik yang dapat diharapkan andaikata semua kondisi berjalan baik. Most likely time adalah perkiraan waktu terbaik berdasarkan modus waktu. Pesimistic time adalah waktu terjelek yang masih beralasan untuk diharapkan andaikata kondisi berjalan buruk. Jumlah bobot rata-rata dari aktivitas pada critical path direpresentasikan sebagai distribusi normal. Dengan mengetahui bobot rata-rata dan variansi, maka perhitungan rata rata waktu berat aktifitas mengikuti perumusan (2).
14 t e a 4m b...(2) 6 Dimana : te = waktu rata rata berat aktifitas a = waktu aktifitas optimis b = waktu aktifitas pesimis m = waktu aktifitas yang ditentukan Standart deviasi untuk masing masing aktifitas dapat dihitung dengan menggunakan rumus (3). b a...(3) te 6 Sedangkan persamaan (4) untuk standar deviasi proyek. 2...(4) TE TE Setelah keduanya dihitung maka akan ditentukan nilai probabilitasnya dimana akan ditentukan melalui persamaan (5). Z T S T e 2 te...(5) Nilai dari Z akan menunjukkan nilai probabilitas dari proyek dengan melihat tabel distribusi normal.