BAB V PEMBAHASAN Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih. 5.1. Organisasi dan Tata kerja rekam medis Organisasi dan tata kerja rekam medis sudah berjalan dengan baik, organisasi sudah terstruktur dan menjalankan tugas dan fungsi masing-masing, sedangkan tata kerja di instalasi rekam medis masih kurang, dikarenakan jumlah karyawan yang bertugas di bagian rekam medis masih kurang, dan belum kompeten, karen adari jumlah karyawan rekam medis sebanyak 14 orang lulusan D3 rekam medis baru 2 orang, sedangkan 1 orang lulusan S1 Ekonomi, dan 2 orang lagi masih menjalani kuliah. 5.2. Sarana dan fasilitas Masalah yang ada pada sarana di instalasi rekam dapat menghambat berjalannya sistem pengelolaan rekam medis rawat jalan. Masalah tersebut adalah ruangan rekam medis di rumah sakit Bhakti asih yang memiliki ruangan Jauh dari poli dan tempat pendaftaran, yaitu kira-kira 35 meter dari tempat pendaftaran, dan memakan waktu yang agak lama untuk sampai ke poli, dan ruangan tersebut masih darurat, sehingga Status pasien banyak tidak tertampung pada rak penyimpanan karena semakin hari pasien semakin bertambah banyak, Hal tersebut tentunya menyulitkan para petugas dalam proses pengambilan maupun pengembalian rekam medis karena menjadikan susunan rekam medis tidak sistematis. Sedangkan seharusnya penyimpanan rekam medis harus diletakan pada rak penyimpanan secara berurut. Maka dari 60
itu perlunya sosialisasi dari pimpinan rumah sakit dalam upaya perluasan ruangan rekam medis. Dan apabila terjadi hujan, terdapat beberapa titk kebocoran yang terjadi di ruang rekam medis. Fasilitas yang ada di ruang rekam medis sudah cukup menunjang untuk berjalannya kegiatan yang ada di instalasi rekam medis, dan tidak ada masalah yang berarti ang dapat menghambat berjalannya kegiatan rekam medis. 5.3. Proses a. Sistem pendaftaran 1) Sistem penamaan Pada sistem penamaan pasien ditemukan kesalahan dari penulisan penamaan tersebut diantaranya adalah terdapat kesalahan dalam penamaan pada saat pemindahan identitas pasien. Misalnya Maryamah,ny ditulis Maryah,ny. Hal tersebut disebabkan oleh tulisan pasien kurang jelas, dan kurangnya inisiatif petugas pendaftaran dalam menanyakan kembali nama pasien kembali ataupun meminta KTP dari pasien karena pasien yang mendaftar banyak sehingga hal tersebut dapat menyebabkan kesulitan petugas pendaftaran pada saat pasien tersebut berobat kembali. Maka dari itu petugas pendaftaran harus lebih teliti dalam melakukan penamaan pada status pasien karena akan berpengaruh terhadap instansi lain yang terkait. 2) Sistem penomoran rekam medis Pada sistem penomoran rekam medis masih ditemukan nomor rekam medis ganda atau status ganda hal ini disebabkan oleh kesalahan dalam sistem pendaftaran. Pada waktu melakukan pendaftaran, pendaftaran 61
dilakukan oleh keluarga sedangkan pasien sedang berada di ruangan UGD, keluarga pasien mendaftarkan baru pasien agar mendapatkan tindakan segera sehingga terjadilah penomoran ganda. b. Sistem distributing Pada sistem distributing ini juga ditemukan kesalahan dalam pemberian status rawat jalan yaitu lamanya pencarian status pasien (lebih dari satu jam) atau disebut juga dengan missfile. Hal tersebut disebabkan oleh kesalahan dalam peletakan status, atau tidak kembalinya status ke rekam medis dari instansi lain. Sedangkan dalam prosedur status harus kembali dari instansi lain dalam waktu 2 x 24 jam. Maka dari itu perlunya penambahan jumlah pekerja sehingga beban kerja menjadi sedikit dan pekerja akan lebih konsentrasi terhadap pekerjaannya. c. Sistem Pengkodingan. Pada proses pengkodingan ini juga terdapat kandala, yaitu masih banyaknya status yang belum di koding, karena keterbatasan jumlah tenaga unit koding, karena petugas pengkodingan terdiri atas 3 orang, 2 orang telah lulus d3 rekam medis, sedangkan satu orang lagi masih menjalani kuliah, masalah yang dihadapi yaitu jumlah pasien yang banyak setiap harinya, yaitu sekitar 150-200 orang, beban kerja yang banyak dan sistem komputerisasi yang sering mengalami error, dan juga terdapat beberapa assemsen dokter yang tidak bisa dibaca oleh petugas pengkodingan. 62
d. Sistem penyimpanan/filing Pada sistem penyimpanan filing terdapat kesalahan yaitu penyimpanan tidak sesuai dengan urutan. Hal ini disebabkan oleh kurang telitinya petugas rekam medis. Kurang telitinya petugas rekam medis disebabkan oleh beban kerja yang tinggi. Sedangkan dalam prosedurnya penyimpanan harus sesuai dengan no urutan rekam medis. Maka dari itu perlunya penambahan pekerja rekam medis. e. Sistem penyusutan Sistem penyusutan di rekam medis rumah sakit Bhakti Asih dilakukan akan tetapi semakin banyaknya jumlah pasien yang berobat ke rumah sakit tersebut, maka rak penyimpanan tidak muat lagi menampung status yang baru, sehingga perlunya perluasan ruangan rekam medis sehingga proses penyusutan akan lebih lancar dilakukan. f. Sistem pemusnahan Sistem pemusnahan di rumah sakit sudah dilakukan yaitu pada bulan November 2013, pemusnahan yang dilakukan pada bulan November lalu yaitu, pasien yang terakhir kunjungan pada tahun 2002 sampai dengan 2006, tetapi masih yang belum diretensi, karena keterbatasan petugas di instalasi rekam medis tersebut. g. Evaluasi Dalam sistem evaluasi ini tidak terdapat kendala ataupun masalah yang berarti justru dengan adanya sistem evaluasi ini masalah ataupun kendala akan tertangani meskipun harus melalui proses. Maka dari itu sistem evaluasi yang dilakukan setiap hari harus tetap dijalankan guna 63
mempercepat pemecahan masalah dan meningkatkan kualitas dalam sistem pengelolaan rekam medis, dan selalu menulis hasil kinerja yang dilakukan setiap harinya. 64