BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap organisasi, baik itu organisasi besar atau kecil serta organisasi yang berorientasi pada keuntungan maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan pasti akan memiliki suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip merupakan hal yang sangat penting untuk menentukan berjalannya suatu organisasi. Setiap organisasi tidak akan bisa berjalan tanpa adanya arsip, karena setiap organisasi membutuhkan suatu catatan untuk menjadi bukti atas kegiatan apa saja yang telah dilakukan dalam organisasi tersebut. Kegiatan organisasi memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip. Dalam Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 menyebutkan bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan diterima lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti tidak bisa dipisahkan dengan arsip. Setiap organisasi pasti membutuhkan suatu informasi 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2
2 yang dapat diperoleh dengan adanya arsip. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau aktivitas yang dilakukan suatu organisasi tersebut. Arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi dua, arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses penyusunan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengerakan (motivating), Pengawasan (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making) baik yang berlangsung dalam instansi atau organisasi. 2 Arsip dinamis dibagi menjadi 2 lagi yaitu: arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja, sedangkan arsip dinamis inaktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 3 Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 4 Manajemen arsip inaktif merupakan suatu aktivitas sekelompok orang yang dilandasi pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip inaktif dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Tiga langkah penting dalam mengelola arsip 2 Ig.Wursanto, Kearsipan 1(Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 103. 3 Ibid, hlm. 28-29 4 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2
3 inaktif organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu pengembangan jadwal retensi arsip, penentuan media penyimpanan dan penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif. Arsip inaktif ini intensitas penggunaannya sudah jarang tetapi juga harus diperhatikan penataannya, karena arsip inaktif suatu saat akan digunakan kembali, baik digunakan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan maupun digunakan sebagai bukti. Oleh karena itu arsip ini harus ditata agar dalam proses penemuan kembali dapat berjalan cepat dan efisien. Mengingat pentingnya arsip bagi kegiatan di perkantoran, maka arsip tersebut memerlukan pengolahan dan penyimpanan yang baik sehingga dapat dengan rnudah ditemukan kernbali. Kegiatan pengolahan arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang meliputi memeriksa arsip, mengindeks/memberi kode, memasukkan hasil indeks ke dalam komputer dan memilah antara surat masuk, surat keluar dan surat yang belum selesai administrasinya kemudian disimpan ke dalam ordner. Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang memiliki khasanah arsip dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang berada di Kabupaten Lumajang. Khasanah arsip ini sangatlah penting karena berhubungan dengan aset data atau dokumen yang ada di wilayah Kabupaten Lumajang. Dengan adanya aset data atau dokumen yang lengkap maka pelayanan arsip kepada masyarakat yang dilakukan Kantor Arsip Kabupaten Lumajang akan semakin baik dan meningkat. Salah satu arsip
4 yang berada dan diolah di Kantor Perpustakaa dan Arsip Kabupaten Lumajang adalah Arsip Surat Ijin Usaha Perdagangan yang berasal dari Dinas Perdagangan. Arsip dari Dinas Perdagangan diolah di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang karena di Dinas Perdagangan belum ada ruang penyimpanan arsip inaktif. Berdasarkan uraian di atas dapat di rumuskan permasalahan sebagai berikut. Bagaimana pengolahan arsip inaktif yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang? Kendala apa yang dihadapi dalam melakukan penataan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang? Sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan penataan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang? Bagaimana kondisi arsip inaktif yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. B. Tujuan Tujuan praktik kerja lapangan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang: 1) Mengetahui tentang pengolahan arsip inaktif yang dilaksanakan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. 2) Mengetahui kondisi arsip inaktif yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. 3) Mengetahui kendala yang dihadapi dalam melakukan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang.
5 4) Mengetahui sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk penataan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. C. Metode Pengumpulan Data Dalam penulisan laporan kerja praktik ini penulis mengumpulkan bahan-bahan dan catatan-catatan yang menyangkut masalah yang berhubungan dengan arsip inaktif. Adapun metode yang digunakan dalam menyusun laporan ini adalah Studi Pustaka, Observasi-Partisipasi, dan Wawancara. Metode studi pustaka ini dilakukan dengan cara mencari referensi, buku-buku, peraturan perundang-undangan, dan referensi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.melalui metode ini penulis mendapatkan petunjuk dan referensi mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pembuatan laporan kerja praktik ini dan penulis juga mendapatkan ide, keterangan, metode-metode yang berguna dalam menyelesaikan masalah dan untuk menunjukan data komparatif yang berguna dalam mengadakan interpretasi hasil penelitian nanti.dalam pengumpulan data, penulis menggunakan buku-buku yang digunakan sebagai panduan pada saat kerja praktik yang diperoleh dari perpustakaan Universitas Gadjah Mada. Metode observasi ini dilakukan dengan cara mengamati langsung bagaimana sistem penataan arsip terutama arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dan ikut serta dalam melakukan proses penataan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. Metode ini bertujuan untuk mengetahui ciri-ciri dan luasnya obyek yang diamati. Dengan pengamatan langsung
6 dapat diperoleh data yang nyata dan lengkap sehingga dapat mempermudah pembuatan laporan kerja praktik. Metode wawancara ini dilakukan dengan cara tanya jawab lisan secara langsung dengan pengelola atau petugas arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. Metode ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang tidak bisa diperoleh hanya dengan melihat objek yang diteliti, serta untuk memperoleh data yang kualitatif. Metode ini dapat dilakukan dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada pengelola atau petugas arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang misalnya mengenai sistem penataan berkas, volume, serta apa saja yang menjadi faktor pendukung dan penghambat dalam melakukan penataan berkas. D. Tinjauan Pustaka Dalam mendukung proses Praktik Kerja Lapangan ini dibutuhkan referensi dari beberapa buku. Referensi tersebut disesuaikan dengan tema yang akan diambil pada Praktik Kerja Lapangan. Buku yang pertama yaitu buku dari Basir Barthos yang berjudul Manajemen Kearsipan diterbitkan tahun 2007 di Jakarta oleh PT Bumi Aksara. Secara garis besar buku ini membahas mengenai pengertian arsip, peranan kearsipan dan pengelolaan arsip. Buku ini juga membahas tentang proses pengaturan dan penyimpanan arsip-arsip secara sistematis yang disebut dengan filing. Pada dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip (filling system), yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem kronologis, sistem nomor, dan sistem wilayah. Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal
7 penerimaan surat. Untuk surat masuk, penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang yang tertera pada surat. Buku yang kedua yaitu dari Kearsipan 1 yang disusun oleh Wursanto yang diterbitkan di Yogyakarta tahun 1991 oleh Kanisius.Pada bab V wursanto membahas tentang asas penyimpanan warkat. Dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat dikenal 3 (tiga) asas, yaitu: asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas campuran (kombinasi). Asas sentralisasi adalah penyimpanan warkat yang dipusatkan pada unit tertentu. Asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendirisendiri. Asas campuran adalah asas kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Buku yang ketiga yaitu berjudul Information and Image Management,Record Syistem Approach yang disusun oleh Betty R, Ricks, Swafford & Gow diterbitkan di Ohio tahun 1992 oleh South-Western Publishing, Cincinnati. Buku ini berisi tentang manajemen kearsipan secara menyeluruh, yaitu mengenai daur hidup arsip mulai dari tahap penciptaan sampai dengan tahap penyusutan. Buku ini sangat membantu penulis dalam pengolahan arsip inaktif karena pada bagian ke sepuluh buku ini membahas tentang inactive record management. Dalam bagian ini membahas tentang record center mulai dari fasilitas hingga akses di record center sehingga dapat dijadikan bahan acuan dalam pengolahan arsip inaktif di record center. Buku yang keempat berjudul Manajemen Kearsipan oleh Zulkifli Amyah, diterbitkan Jakarta 1989, penerbit PT Gramedia Pustaka Utama. Buku ini berisi tentang
8 penyimpanan arsip di setiap perkantoran. Dalam penyimpanan arsip terdapat tiga asas yaitu, asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Asas sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang disebut sentral arsip. Asas desentralisasi adalah semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan yang dipergunakan masingmasing tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan. Asas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi adalah arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip. E. Sistematika Penulisan Tugas Akhir Laporan Tugas Akhir berjudul Pengolahan Arsip Inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang terdiri dari 4 bab. Bab I merupakan pendahuluan. Bab ini menjelaskan tentang latar belakang praktik kerja lapangan, rumusan masalah, tujuan praktik kerja lapangan, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka dan sistematika penulisan tugas akhir. Bab II merupakan profil organisasi. Bab II menjelaskan mengenai sejarah singkat Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang, visi dan misi organisasi, struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi organisasi serta pengorganisasian kearsipan. Bab III menjelaskan kondisi arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang, proses pengolahan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan
9 Arsip Kabupaten Lumajang, sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengolahan arsip inaktif, dan kendala yang dihadapi dalam proses pengolahan arsip inaktif. Bab IV berisi tentang penutup yang merupakan kesimpulan dalam penulisan tugas akhir ini, serta saran untuk Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang mengenai pengolahan arsip inaktif yang baik.