Media Relations Modul ke: Mengelola Kegiatan dengan Pers (2) Fakultas Ilmu Komunikasi Anindita, S.Pd, M.Ikom Program Studi Public Relations www.mercubuana.ac.id
Konferensi Pers Dalam menyelenggarakan kegiatan media relations, praktisi PR pada umumnya memiliki event-event spesial untuk mengundang wartawan ataupun redaktur Pertemuan tersebut dapat bersifat formal namun juga informal Inti dari event event tersebut adalah menjalin hubungan yang baik dan erat antara perusahaan dengan pihak media.
Konferensi Pers Melalui konferensi pers, perusahaan menyampaikan informasi secara lisan dan tertulis pada para wartawan Dalam konferensi pers, wartawan dapat mengembangkan sendiri pertanyaan untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam Bila dalam siaran pers informasi yang disampaikan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi namun informasinya bernilai berita, maka dalam konferensi pers informasi yang disampaikan disesuaikan dengan kebutuhan media massa dan media massa sepenuhnya memiliki kebebasan untuk mengembangkan informasi yang digalinya melalu konferensi pers tersebut.
Jenis Konferensi Pers Kegiatan yang direncanakan: Kegiatan pertemuan dengan media massa yang direncanakan oleh organisasi untuk menyampaikan kebijakan baru, peluncuran produk/jasa baru, pengembangan usaha/organisasi atau pemberitahuan mengenai akan diselenggarakan spesial event tertentu (pameran, seminar nasional/internasional dan lain-lain) untuk dipublikasikan. Kegiatan yang tidak direncanakan: Kegiatan pertemuan dengan media yang tidak direncanakan terlebih dahulu untuk tujuan mengklarifikasi suatu masalah/isu/gosip atau menyampaikan kebijakan tertentu secara tiba-tiba untuk menanggulangi suatu keadaan/situasi tertentu dengan maksud agar dipublikasikan. Kegiatan pertemuan yang tidak direncanakan sering dikarenakan adanya permintaan dari pihak media massa itu sendiri.
Persiapan Konferensi Pers Merancang topik atau tujuan konferensi pers. (isunya berkaitan dengan kepentingan orang banyak, atau memiliki sisi hiburan) serta mempunyai nilai tarik. Merancang strategi penyampaian dan pengedalian topik yang akan dibahas. (Menggunakan nara sumber orangorang penting atau selebritis/ atau orang-orang terkenal) Menentukan media yang akan diundang didasarkan atas pertimbangan audiens serta menarik/tidaknya topik yang diangkat oleh media yang bersangkutan. Menentukan nara sumber yang akan berbicara dengan media. Menentukan tempat acara konferensi pers (pertimbangannya harus berlokasi yang strategis)
Persiapan Konferensi Pers Merancang acara (jam acara yang disesuaikan dengan media yang di undang, susunan acara, pertimbangan waktu penyelenggaraan yang disesuaikan dengan kesibukan wartawan, membuat lay out/ denah tempat acara, menyusun peralatan sound system yang diperlukan, menentukan peralatan pendudkung lainnya seperti layar monitor, audio dan video rekaman, bunga serta hiasan lainnya, spanduk/backdrop, telepon faksimile, komputer untuk alat komunikasi wartawan ke medianya masing-masing). Menentukan pihak-pihak ketiga yang akan diajak bekerjasama. Menghubungi pihak-pihak ketiga untuk gambaran anggaran yang diperlukan.
Persiapan Konferensi Pers Menentukan souvenir atau pers kit (siaran pers/foto/gambar/denah) yang relevan dengan acara seperti background story atau latar belakang kegiatan serta pihak-pihak yang terkait. Menyiapkan ID card, untuk wartawan akan diperlukan dalam acara tertentu seperti seminar, pertunjukkan musik drama dan lainnya yang membutuhkan lokasi khusus/strategis dan memudahkan wartawan meliputi keseluruhan acara. Membuat jadwal acara dan menentukan pihak-pihak yang bertanggung jawab.
Perhatikan hal-hal berikut ini: Satu jam sebelum acara berlangsung, melakukan cek akhir tentang tata letak ruangan, berfungsi/tidaknya seluruh peralatan elektronik seperti sound system, mike, tv monitor, film video yang akan ditayangkan, pers kit, dan perlengkapan lainnya. Menghubungi nara sumber bila belum datang ke tempat acara untuk mengingatkan yang bersangkutan tentang acara. Melakukan koordinasi dengan bagian peralatan, lampu dan sebagainya sehingga semua berada di tempat untuk mengatasi halhal yang tidak di ingingkan. Melakukan koordinasi dengan penanggung jawab hidangan dan kembali mengingatkan apa saja yang harus dipersiapkan. Melakukan koordinasi dengan penerima tamu. Berlaku juga sebagai penerima tamu dengan memperkenalkan seluruh staff penting yang bisa dihubungi oleh wartawan bila diperlukan.
Perhatikan hal-hal berikut ini: Memperkenalkan nara sumber kepada pihak wartawan dan beramah tamah sambil menunggu seluruh undangan hadir. Melaksanakan acara konferensi pers tepat pada waktu yang tertera dalam undangan. Mengendalikan topik agar tidak berpindah alur ke topik lainnya dengan strategi mengembalikan tujuan konferensi pers. Memonitor pertanyaan-pertanyaan wartawan dan membuat catatn khusus mengenai sikap, tanggapan (positif/negatif/netral) dari wartawan sebagai bahan evaluasi. Memonitor media mana saja yang mempublikasikan acara tersebut dan mencari rekaman, klipping sebagai bahan evaluasi serta dokumentasi. Membuat rekaman acara sejak awal sampai akhir.
Konten Proposal Konferensi Pers Pendahuluan Rencana program Tujuan Media yang diundang Susunan acara Siaran pers Release radio Press kit Evaluasi
Terima Kasih Anindita, S.Pd, M.Ikom