TEKNIK LOBBY, NEGOSIASI DAN Modul ke: DIPLOMASI Metode Pertarungan dan Penutupan Negosiasi: 1.Mengenal metode pertarungan dan taktik negosiasi. 2.Menghadapi metode pertarungan. 3.Penutupan negosiasi Fakultas Ilmu Komunikasi Drs. Dwi Prijono Soesanto M.Ikom., MPM Program Studi Public Relations www.mercubuana.ac.id
Sasaran Mahasiswa diharapkan dapat memahami dan mampu menjelaskan metode pertarungan dalam pelaksanaan negosiasi, dan penutupan negosiasi
REVIEW NEGOSIASI : Adalah suatu proses dimana pihak-pihak yang terkait atau tertarik menyelesaikan persoalan, menyetujui langkahlangkah tawar-menawar keuntungan, atau mencoba membuat keluaran yang menguntungkan fihak-2 yang terlibat; - suatu seni yang membuat orang memberikan apa yang anda inginkan MENGAPA PERLU NEGOSIASI? - Adanya perbedaan kepentingan (????) - Konflik kepentingan - Adanya kesenjangan - ketersediaan dan kebutuhan - pemahaman antar stakeholder - kepedulian antar stakeholder - Keberadaan sumberdaya tidak merata...????
Proses Negosiasi 1. Persiapan 2. Pembukaan 3. Memulai proses negosiasi a. Proposing b. Listening 4. Zona tawar menawar (TBZ) 5. Membangun kesepakatan 6. Penutup
The Bargaining Zone Seller s Opening Price Rising Value Seller s Ideal Price Seller s Realistic Price Seller s Lowest Price FINAL OFFER ZONE Buyer s Highest Price Buyer s Realistic Offer Buyer s Ideal Offer Buyer s Opening Offer
Pertemuan 9 Metode Pertarungan dan Penutupan Negosiasi
1.Mengenal metode pertarungan dan taktik negosiasi 2.Menghadapi metode pertarungan 3.Penutupan negosiasi
1.Mengenal metode pertarungan dan taktik negosiasi 1.1. Jenis Perundingan Formal: 1. Perundingan Posisional 2. Perundingan Prinsipil 3. Perundingan Situasional
Perundingan Posisional: Adalah bentuk perundingan tradisional, dimana para peserta perundingan seringkali bekerja berdasarkan posisi masing-masing dan mandat yang ketat Perundingan Prinsipil: Adalah perundingan yang mendorong perunding untuk mencari prinsip-prinsip yang mendasari untuk mendukung posisi para pihak Perundingan Situasional: Adalah bentuk perundingan tidak langsung dan merupakan semacam penjajakan pendahuluan
1.2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi a. Seberapa anda membutuhkan pihak lain b. Seberapa pihak lain membutuhkan anda c. Apa yang anda ketahui dan yangtidak diketahui oleh pihak lain. d. Apa yang mungkin diketahui pihak lain yang tidak anda ketahui e. Apa yang anda berdua ketahui yang anda tidak ingin terungkap ditempat lain f. Tekanan waktu pada kedua belah pihak g. Tingkat keterlibatan dan pengaruh kelompok sejawat h. Perasaan takut gagal, kehilangan prestise atau rasa malu pada salah satu pihak i. Pengaruh pada rencana masa mendatang tentang hasil menang atau kalah j. Kebutuhan untuk benar, untuk memperoleh pujian dan pengakuan k. Kemampuan mempengaruhi secara formal atau informal l. Kemampuan membuat pihak lain merasa bersalah m. Perampasan kebebasan bertindak n. Ancaman boikot
1.3. Metode Pertarungan Negosiasi Pertarungan negosiasi adalah tahapan inti dalam sebuah negosiasi. Pada tahapan pertarungan ini, negosiator dan adversary akan saling mengkomunikasikan maksud, tujuan apa yang mereka inginkan dan batasan-batasan yang mereka miliki masingmasing
1.3. Metode Perundingan EXTERNAL FOCUS/Concern for Others High Low Withdrawll/ Avoiding Ignoring or steering clear of other group Accommodating or Smoothing Allowing other group to win Low Compromising Finding acceptable solution so everyone feels good Problem Solving or Collaboration Working together to solve problems Dominating Working to dominate and control High INTERNAL FOCUS/Concern for Self
1.3. Metode Perundingan Withdrawll/Avoidance Adalah strategi menghindar atau menolak tawaran lawan negosiasi, karena resiko yang akan diterima sangat besar, atau karena tidak sesuai dengan yang diharapkan. Strategi ini dapat digunakan dalam hal: Apabila permasalahan sederhana Bila para pihak tidak mampu memberikan tawaran win-win solution Bila potensi kekalahan sangat besar dan sangat merugikan Bila tidak cukup waktu untuk menyelesaikan konflik
1.3. Metode Perundingan Smoothing /Accommodation Adalah negosiasi untuk menyelesaikan konflik dengan menjaga agar setiap orang merasa senang, dengan mengakomodasi kepentingan-kepentingan bersama yang lebih komprehensip. Strategi ini tepat digunakan apabila : Permasalahan yang menjadi sumber konflik bersifat kecil Kerugian yang timbul dari konflik akan diderita oleh semua pihak yang terlibat dalam konflik Ada pengurangan tingkat konflik agar mendapatkan informasi lebih banyak Kondisi melunak diantara para pihak yang bernegosiasi
1.3. Metode Perundingan Force/Dominating Negosiasi yang bersifat menyerang atau mendominasi situasi dan kondisi negosiasi, yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan diri sendiri, dilakukan dengan cara: Menggunakan otoritas yang dimiliki, ancaman secara fisik, manipulasi, tidak memperhatikan hak-hak orang lain. Strategi ini tepat digunakan dalam hal : Negosiasi memerlukan penyelesaian atau keputusan segera Isunya sangat penting Menghadapi lawan yang hanya mengambil keuntungan sendiri Para pihak mengharapkan dan senang dengan menggunakan kekuasaan dan kekuatan Para pihak mengerti dan menerima hubungan kekuasaan diantara mereka.
Problem solving 1.3. Metode Perundingan Strategi ini menempatkan keterbukaan dan kejujuran dari para pihak untuk secara bersama-sama menemukan penyelesaian masalah secara adil melalui konsensus-konsensus yang mereka bangun bersama, menuju win-win solution. Strategi ini efektif digunakan apabila : Para pihak ingin mencapai solusi terintegrasi dan memuaskan kedua belah pihak Untuk meningkatkan komitmen dengan cara pengambilan keputusan berdasarkan consensus Ingin mengetahui dan memahami pihak lain yang memiliki prespektif berbeda
Compromise 1.3. Metode Perundingan Strategi ini merupakan strategi penyelesaian masalah yang lebih mengedepankan solusi bersama yang saling menguntungkan kedua belah pihak, para pihak mempunyai kesempatan yang berimbang dalam menyampaikan pendapatnya. Strategi ini dapat dilakukan dalam hal : Ingin mencapai pemecahan masalah sementara Tujuan yang akan dicapai dianggap penting, tapi tidak menimbulkan masalah Masih membutuhkan dukungan untuk bertindak lebih lanjut Kedua belah pihak akan mendapatkan keuntungan yang sama dalam dalam kompromi; Apabila solusi ideal tidak dapat dicapai Apabila kedua belah pihak memiliki kemampuan dan kekuatan yang sama.
1.4. Taktik Negosiasi Dalam proses negosiasi, pihak-pihak yang berselisih seringkali menggunakan berbagai taktik agar dapat memperoleh hasil negosiasi yang diinginkan. Ada beberapa taktik yang umum dilakukan oleh para negosiator: 1. Membuat agenda 2. Bluffing 3. Membuat tenggat waktu (deadline) 4. Good Guy Bad Guy 5. The art of Concesión 6. Intimidasi
1. Membuat agenda Taktik ini harus digunakan karena dapat memberikan waktu kepada pihak-pihak yang berselisih setiap masalah yang ada secara berurutan dan mendorong mereka untuk mencapi kesepakatan atas keseluruhan paket perundingan.
2. Bluffing Taktik klasik yang sering digunakan oleh para negosiator yang bertujuan untuk mengelabui lawan berundingnya dengan cara membuat distorsi kenyataan yang ada dan membangun suatu gambaran yang tidak benar.
3. Membuat tenggat waktu (deadline) Taktik ini digunakan bila salah pihak yang berunding ingin mempercepat penyelesaian proses perundingan dengan cara memberikan tenggat waktu kepada lawannya untuk segera mengambil keputusan.
4. Good Guy Bad Guy Taktik ini digunakan dengan cara menciptakan tokoh jahat dan baik pada salah satu pihak yang berunding. Tokoh jahat ini berfungsi untuk menekan pihak lawan sehingga pandangan-pandangannya selalu ditentang oleh pihak lawannya, sedangkan tokoh baik ini yang akan menjadi pihak yang dihormati oleh pihak lawannya karena kebaikannya. Sehingga pendapat-pendapat yang dikemukakannya untuk menetralisir pendapat Tokoh jahat, sehingga dapat diterima oleh lawan berundingnya.
5. The art of Concessión Taktik ini diterapkan dengan cara meminta konsesi dari lawan berunding atas setiap permintaan pihak lawan berunding yang akan dipenuhi.
6. Intimidasi Taktik ini digunakan bila salah satu pihak membuat ancaman kepada lawan berundingnya agar menerima penawaran yang ada, dan menekankan konsekuensi yang akan diterima bila tawaran ditolak.
2. Menghadapi Metode Pertarungan Negosiasi 2.1. Melakukan pengukuran 1. Melakukan Pengukuran Diri Melakukan pengukuran diri dimaksudkan untuk mengetahui dan mengukur kemampuan, kelemahan serta batasanbatasan yang bisa dilakukan dan apa yang tidak bisa dilakukan 2. Melakukan Pengukuran Terhadap Pihak Lain Pengukuran terhadap pihak lain juga penting dilakukan, guna mendapatkan gambaran yang utuh tentang adversary (lawan negosiator) 3. Melakukan Pengukuran terhadap Situasi Mengukur dan memahami stuasi yang berkembang dalam perundingan adalah langkah penting lainnya yang tidak boleh diabaikan negosiator.
2.2. Menghindari adversary mengatakan tidak 1. Gunakan Metode Socrates Asumsikan bahwa jawaban tidak itu bukan keputusan akhir, melainkan dengan maksud belum saatnya, terutama untuk negosiasi awal 2. Gunakan Berbagai Perspektif Orang memang akan mengeluarkan katakata tidak bila dirasa keinginannya tidak terpenuhi 3. Pecahkan Masalah Bersama-sama Sekali mereka Anda ada tandatanda tertarik jangan siasiakan kesempatan itu 4. Kepung Lawan dengan Data dan Fakta Akurat Bila Anda sudah berusaha dengan semaksimal mungkin tetapi tetap jawabannya tidak, maka ada baiknya Anda memberikan ide-ide alternatif, yang mungkin lebih tepat dan bisa diterima oleh adversary
3. Penutupan Negosiasi Babak terakhir dalam suatu proses negosiasi adalah membangun kesepatan dan menutup negosiasi
3. Penutupan Negosiasi 3.1. Verifikasi Kesepakatan Perlu dilakukan verifikasi terhadap hasilhasil yang telah disepakati, sebelum acara perundingan ditutup, dan merumuskan hasil kesepakatan ke dalam MoU (memorandum of understanding)
3.1. Verifikasi Kesepakatan a. Sangat jelas apa yang sebenarnya telah disepakati b. Mengajukan pertanyaan untuk memastikan bahwa anda berbicara tentang hal yang sama. c. Mendefinisikan lingkup kesepakatan. d. Menulis apa saja yang telah disepakati, kondisi-kondisi yang harus dipenuhi sebelum kesepakatan tersebut berlaku. e. Mulai dengan kesepakatan setelah anda puas dan pasti bahwa kesepakatan itu jelas dan tidak bermakna ganda. f. Memastikan bahwa apa yang disepati jelas tanggal berlaku dan jangka waktu kesepakatan g. Menyetujui konsekwensi h. Mempersiapkan prosedur penyelesaian perselisihan. i. Memastikan kesepakatan untuk periode tertentu. j. Tindak lanjuti kesepakatan untuk memastikan pelaksanaannya. k. Dalam fase penutup negosiasi, situasi berubah dari kami, anda, mereka, menjadi kita.
3.2. Situasi Deadlock (jalan buntu) a. Coba untuk mengerti mengapa lawan berkata tidak b. Cari masalahmasalah baru yang dapat dijadikan konsesi. c. Coba untuk menyetujui untuk menepikan pokokpokok bahasan yang spesifik untuk sementara waktu untuk melanjutkan negosiasi tentang pokok bahasan yang lain. d. Jika memungkinkan, konsesi yang telah disepakati dapat ditawarkan untuk ditukar. e. Pertimbangkan kemungkinan untuk menukar sekelmpok konsesikonsesi kecil untuk sebuah konsesi yang lebih besar dan lebih penting. f. Dimana masih memungkinkan untuk negosiasi lebih lanjut. g. Jangan memperluas lingkup bahasan yang mungkin tengah diperselisihkan. h. Jangan ungkit kembali perselisihan lama. i. Jangan mempublikasikan posisi anda ke pihak ketiga untuk mengamankan dukungan.
Situasi Deadlock (jalan buntu) a. Mediation (Mediasi) Mediasi adalah penyelesaian perselisihan yang melibatkan pihak ketiga. Mediator tidak mengambil keputusan apapun, melainkan sebagai fasilitator b. Consiliation (Konsiliasi) Konsiliasi adalah proses perdamaian antar pihak yang bersengketa atau berkonflik dengan menggunakan jasa pihak ketiga sebagai juru damai yang disebut konsiliator c. Arbitrase Arbitrase adalah teknik hukum untuk penyelesaian sengketa di luar pengadilan, di mana para pihak yang bersengketa merujuk ke satu orang atau lebih, yang dengan keputusan mereka setuju untuk terikat
Terima Kasih Drs. Dwi Prijono Soesanto M.Ikom., MPM