Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dengan Dukungan Teknologi SMS Gateway di Fakultas Teknologi Informasi ITS Surabaya Rahmi Romadhona Putri Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nipember Surabaya Kampus ITS Sukolilo, Surabaya, 60111 Email : done_aja@is.its.ac.id, rahmiromadhona@live.com ABSTRAK Proses aliran surat masuk dan keluar adalah proses yang penting di Fakultas Teknologi Informasi (FTIf) ITS. Proses ini terdiri dari beberapa alur yang melalui proses verifikasi yang cukup panjang. Saat ini proses pengelolaan surat masuk dan keluar di FTIf masih menggunakan metode manual. Hilangnya arsip, redundansi surat, dan ketidak tepatan waktu dalam penerimaan surat sering terjadi, sehingga diperlukan suatu sistem yang dapat menjadikan lebih baik. Budaya paperless-work system akan dikembangkan di FTIf melalui implementasi Teknologi Informasi, sehingga administrasi persuratan yang sarat dengan verifikasi manual dapat digantikan dengan elektronik. Yaitu dengan adanya usulan pembangunan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Persuratan dengan dukungan teknologi SMS Gateway. Gagasan tersebut diusulkan untuk dikerjakan pada Tugas Akhir. Metode yang digunakan dalam pembangunan sistem adalah metode waterfall. Dan akan didokumentasikan menggunakan standart ReadySet dengan metode UPM (Unified Process Model). Hasil yang diharapkan dari pengerjaan tugas akhir ini adalah rancangan desain dan aplikasi. Sistem Informasi Manajemen Persuratan yang dapat mengelola surat masuk dan keluar di FTIf ITS Surabaya. Kata kunci : Manajemen Disposisi, Manajemen Persuratan, SMS Gateway. 1.PENDAHULUAN Surat merupakan sarana penting bagi setiap instansi, termasuk Fakultas Teknologi Informasi (FTIf) ITS Surabaya. Informasi informasi penting dan atau rahasia terkait dengan instansi tersebut terkandung didalamnya. Oleh karena itu setiap aktivitas yang berkaitan dengan persuratan, harus dilakukan penyimpanan arsip surat dan didokumentasikan dengan baik. Ketepatan waktu dalam penerimaan surat baik surat keluar maupun surat masuk juga harus diperhatikan, oleh karena itu manajemen surat masuk dan keluar harus dilaksanakan dengan tepat. Pada saat ini, prosedur yang diterapkan pada manajemen surat masuk dan surat keluar di FTIf, menggunakan metode paper-work system. Mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secara manual. Pada tahap verifikasi, draft surat harus didisposisikan daei verifikator satu ke verifikator berikutnya sesuai dengan alur yang diterapkan oleh pihak FTIf. Jalannya verifikasi hanya berupa Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar. Sedangkan pada tahap pengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy. Penerapan metode tersebut, menjadikan manajemen persuratan FTIf kurang efektif dan efisien. Diantaranya adalah: 1. Redundansi surat yang kerap kali terjadi, 2. Ketidakpastian jangka waktu verifikasi, dikarenakan dekan yang berperan tidak berada di tempat. Sedangkan, tidak jarang jika surat tersebut dibutuhkan dalam jangka waktu yang singkat, 3. Hilangnya arsip/rekap surat, 4. Status surat yang belum dapat dimonitor oleh pemohon surat, 5. Fullpaper. 1
Dengan adanya masalah yang telah sebutkan di atas, bagian umum Tata Usaha (TU) FTIf dirasa perlu untuk merubah metode manajemen persuratan yang saat ini mereka gunakan, yaitu metode manual, menjadi metode manajemen persuratan yang terkomputerisasi dan otomatis. Sistem Informasi Manajemen Persuratan merupakan aplikasi berbasis web, yang dapat mengelola surat masuk dan keluar secara otomatis sesuai alur yang telah ditetapkan oleh bagian Tata Usaha FTIf. Pengarsipan surat dilakukan secara elektronik, yaitu penyimpanan dokumem softcopy, dan dilengkapi dengan metode searching sehingga mengurangi resiko redundansi surat. Selain itu aplikasi ini juga membantu melakukan monitoring terhadap disposisi surat pada tahap verifikasi. Ketika draft surat didisposisikan kepada dekan ataupun PD yang telah ditetapkan, maka sistem akan mengirimkan notifikasi berupa SMS, sehingga tim verifikator dapat segera mengetahui bahwa draft surat telah didisposisikan, dan draft surat dapat segera diproses melalui website yang dapat dilihat dimana saja dan kapan saja. Metode yang digunakan dalam pembangunan sistem adalah metode waterfall yang terdiri dari lima tahapan yaitu Analisa Kebutuhan, Desain Sistem, Penulisan Kode Program, Pengujian Program, dan Penerapan Program. Dan akan didokumentasikan menggunakan standart ReadySet dengan metode UPM (Unified Process Model) yang terdiri dari empat tahapan yaitu Tahap Awal (Inception), Tahap Perluasan (Elaboration), Tahap Kostruksi (Construction), dan Tahap Transisi (Transition). Dengan adanya Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Persuratan, diharapkan menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola surat masuk dan keluar sesuai alur yang di tetapkan secara otomatis, dan dapat menyelesaikan masalah yang ada saat ini 2. METODE DAN IMPLEMENTASI 2. 1 METODE UNIFIED PROCESS MODEL Metode ini merupakan tahapan yang sangat penting dalam pengerjaan tugas akhir ini, yang terdiri dari tahapan inception,elaboration,construction, dan transition. Setiap tahapan tersebut akan menghasilkan dokumen yang terkait dengan aktivitas yang ada didalamnya. 3.3.1. Inception Tahap ini merupakan tahap awal pada pengembangan perangkat lunak. Pada tahapan ini dilakukan analisa kebutuhan pengguna dengan melakukan wawancara kepada stakeholder yang berkaitan dengan topik permasalahan. Hasil dari tahapan ini berupa dokumen user needs (ReadySET). 3.3.2. Elaboration Tahap ini merupakan pengembangan dari tahap sebelumnya. Pengembangan tersebut berupa komponen arsitektural,use case, dan desain awal. 3.3.3. Construction Tahap konstruksi merupakan tahap untuk memproduksi model implementasi untuk menerjemahan desain menjadi komponen software yang akan dibangun untuk mengerti gambaran dari sistem. Tahapan ini merupakan tahap pembangunan aplikasi dari analisis dan rancangan atau desain yang telah dihasilkan dari tahap desain sistem. Semua fitur yang telah diidentifikasikan harus sudah tertera pada source code. 3.3.4. Transition Pada tahap ini meliputi langkahlangkah kontruksi secara umum dan bagian awal dari aktivitas peluncuran secara umum. Tahap transisi (transition) menghantarkan software dan menilai kinerja produk yang telah diproduksi bagi pengguna akhir berupa software jadi. Pada tahap ini akan dihasilkan pula panduan dalam instalasi dan penggunaan software tersebut untuk mempermudah pengguna dalam memakai software tersebut. Dalam tahap transisi (transition) ini langkah yang dilakukan adalah membuat panduan untuk memudahkan pengguna dalam pemakaian perangkat lunak yang baru. 2.2 DOKUMEN READYSET ReadySET merupakan salah satu template untuk mendokumentasikan proses perancangan 2
dan pembangunan suatu perangkat lunak. Template ini memberikan kemudahan dokumentasi perangkat lunak. Secara garis besar, template ReadySET dibagi menjadi empat bagian, yaitu inception,elaboration,construction, dan transition. Susunan template yang ada di ReadySET sesuai dengan tahapan pada pengembangan UP. Dapat dikatakan pula, bahwa ReadySET merupakan hasil dari UP. Pada tiap-tiap bagian tersebut menghasilkan dokumen yang berbeda-beda. Berikut merupakan detail template dari ReadySET yang ditunjukkan pada gambar 4.6.1. Gambar 1.. Tahapan pada pengembangan dengan menggunakan readyset Sumber : (Method Labs, 2010) 2.1.3 Desain Sistem Pada tahap ini masukan yang diproses yaitu desain arsitektur sistem untuk menghasilkan dokumen desain. Aktivitas yang terdapat didalamnya yaitu : Desain Struktural (Structural Design) - Memodelkan Entity Relationship (ER) Model - Memodelkan Class Diagram Desain Tingkah Laku (Behavioral Design) Pada proses ini dilakukan pembuatan model use case diagram yang dibuat berdasarkan deskripsi use case yang telah dibuat sebelumnya. Berikut ini merupakan tahap-tahap design UML setelah pembuatan use case. - Use Cases Diagram Use case diagram berisi mengenai interaksi antara sekelompok proses dengan sekelompok aktor, menggambarkan fungsionalitas dari sebuah sistem yang dibangun dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia luar. Use case diagram dapat digunakan selama proses analisis untuk menangkap kebutuhan sistem dan untuk memahami bagaimana sistem seharusnya bekerja. - Sequence Diagram Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang disusun dalam suatu urutan waktu. Secara khusus, diagram ini berasosiasi dengan use case. - Activity Diagram Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masingmasing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Antarmuka Pengguna (User Interface) Membuat rancangan user interface secara deskriptif sesuai dengan template yang ada pada ReadySET yang memudahkan dalam pengimplementasian rancangan perangkat lunak. Pembangunan Sistem (Build System) Pembuatan daftar menu yang akan dibuat dan dimana source tersebut diletakkan. Arsitektur (Architecture) Pada tahap ini dibuat deskripsi tentang arsitektur perangkat lunak, yang terdiri atas pembuatan gambaran jaringan rancangan implementasi perangkat lunak. Rencana perangkat keras yang akan digunakan dan perangkat lunak pendukung yang digunakan. Peluncuran (Persistence) Pada tahap ini dihasilkan perancangan database yang diperlukan yang sesuai kebutuhan. 2.4 Implementasi dan Uji Coba Implementasi dilakukan setelah kebutuhan dan desain telah terpenuhi. Berikut adalah tampilan dari halaman daftar ruaangan dari aplikasi POSTMAN. 3
Gambar2.. Tampilan dari POSTMAN Keandalan POSTMAN diuji dengan menggunakan testcase. Testcase bertujuan untuk menguji kesesuaian alur sistem dari POSTMAN.Terdapat 3 buah skenario yang diujikan pada POSTMAN, yaitu : 1. Skenario uji coba proses pengelolaan surat masuk 2. Skenario uji coba proses pengelolaan surat keluar 3. Skenario uji coba proses pengelolaan disposisi 3. KESIMPULAN Rancang bangung sistem informasi manajemen persuratan ini dirancang berdasarkan kebutuhan pihak FTIF. Implementasi dilakukan berdasarkan analisa kebutuhan pada tahap wawancara dengan pengguna yang mengacu pada konsep pengembangan metode unified process model. Selain itu, dokumentasi seluruh tahapan dilakukan dengan mengacu standar ReadySet 4. DAFTAR PUSTAKA Amrinz. (2009, Maret 30). Mengenal Code Igniter PHP Framework. Retrieved Oktober 15, 2010, from Open Comunity Tutorial: http://linuxindo.web.id/2009/03/30/menge nal-codeigniter-php-framework/ Barthos, B. (1989). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. Cihar, M. (2011, Januari 17). Wammu and Gammu Documentations. Retrieved Januari 21, 2011, from [GW]mmu: http://wammu.eu/docs/pdf/gammu.pdf Doug, R., & Matt, S. (2007). Use Case Driven Modelling with UML: Theory and Practice. Newyork: Apress. Fikri, A. (2010, Januari 14). Aplikasi Short Meassage Service (SMS) Gateway untuk Layanan Informasi Registrasi Administrasi Mahasiswa. Retrieved Januari 20, 2011, from EL-FIKRI: http://azkalfikri.blog.upi.edu/files/2010/01 /Jurnal.pdf Idjaja, A. W. (1990). Administrasi Kearsipan. Jakarta: CV rajawali. Kasiman, P. (2006). Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi. Lanev, D. (2008). MySQL 5.0 Manual Reference. Retrieved Oktober 15, 2010, from MySQL AB: http://www.mysql.com/doc Method Labs. (2010). Enterprise Software enginering templates. Retrieved Januari 2010, 2011, from ReadySETPro: http://www.readysetpro.com/eval/eval.ht ml Oktanti, R. (2009). Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keputusan di Fakultas Teknologi Informasi. Surabaya: Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Osama, M. (2010, Juni 26). Unified Process Model. Retrieved Januari 20, 2011, from Tomorrow: http://magieosama.blogspot.com/2010/06/ unified-process-model.html Pressman, R. S. (2005). Software Enginering : A Practitioner's Approach 6th. McGrawHill. Rafiza, H. (2006). Panduan dan Referensi Kamus Fungsi PHP. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Rozidi, R. I. (2004). Membuat sendiri SMS Gateway (ESME) Berbasis Protokol SMPP. Yogyakarta: ANDI. Silmi, S. M. (2002). Panduan Menulis Surat Lengkap. yogyakarta: Absolut. Sommerville, I. (2007). Software Engineering. England: Addison-Wesley. Suryana, D. (2008). Kementrian Pertanian RI. Pengenalan PHP, 4
http://www.deptan.go.id/pusdatin/admin/ RB/Programming/Materi%20PHP.pdf. Susunan dan Bentuk Naskah Dinas. (n.d.). Retrieved from http://www.arsipjatim.go.id Usagawa, T. (2009). Dynamic. Paper. Wahono, R. S. (2006, Agustus 25). Pengantar UML. Retrieved Januari 20, 2011, from IlmuKomputer.com: http://ilmukomputer.org/2006/08/25/peng antar-uml/ Wirladiharjo, H. M. (1991). Pedoman Administrasi Umum. Jakarta: Balai Pustaka. Wursanto, I. (1991). Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius. 5