BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Fungsi Pengendalian Persediaan Masalah pengendalian persediaan merupakan salah satu masalah penting yang dihadapi oleh perusahaan. Kekurangan bahan baku akan mengakibatkan adanya hambatan-hambatan pada proses produksi. Kekurangan persediaan barang jadi di pasaran akan menimbulkan kekecewaan pada pelanggan dan akan mengakibatkan perusahaan kehilangan mereka, sedangkan kelebihan persediaan akan menimbulkan biaya ekstra (biaya penyimpanan dan lain-lain), di samping resiko kerusakan karena penyimpanan barang yang terlalu lama. Sehingga dapat dikatakan bahwa pengendalian persediaan yang efektif sangat diperlukan oleh suatu perusahaan. (Subagyo, 1984: 205) Oleh karena itu pengendalian persediaan pada hakikatnya mencakup dua fungsi yang berhubungan sangat erat yaitu: (Siagian, 2006: 16) a. Perencanaan persediaan Aspek perencanaan harus dapat menjawab pertanyaan tentang apa yang akan disediakan atau diproduksi dan sumber terbaik pengadaan barang-barang. b. Pengawasan persediaan Aspek pengawasan yaitu: 1. Bilamana dan berapa kali pesanan atau produksi dilaksanakan. 2. Berapa banyak pesanan atau produksi tersebut.
Fungsi pengendalian persediaan ditentukan oleh berbagai kondisi yaitu: (Subagyo, 1984: 206) a. Bila jangka waktu pengiriman relatif lama maka perusahaan perlu persediaan bahan baku yang cukup untuk memenuhi kebutuhan perusahaan selama jangka waktu pengiriman. Atau pada perusahaan dagang, persediaan barang dagangan harus cukup untuk melayani permintaan langganan selama jangka waktu pengiriman barang dari penyedia atau produsen. b. Seringkali jumlah yang dibeli atau diproduksi lebih besar daripada yang dibutuhkan. Hal ini disebabkan karena membeli dan memproduksi dalam jumlah yang besar pada umumnya lebih ekonomis. Karena sebagian barang/bahan yang belum digunakan disimpan sebagai persediaan. c. Apabila permintaan barang bersifat musiman sedangkan tingkat produksi setiap saat adalah konstan maka perusahaan dapat melayani permintaan tersebut dengan membuat tingkat persediaannya berfluktuasi mengikuti fluktuasi permintaan. Tingkat produksi yang konstan umumnya lebih disukai karena biaya-biaya untuk mencari dan melatih tenaga kerja baru, upah lembur, dan sebagainya (bila tingkat produksi berfluktuasi) akan lebih besar daripada biaya penyimpanan barang di gudang (bila tingkat persediaan berfluktuasi). d. Selain untuk memenuhi permintaan pelanggan, persediaan juga diperlukan apabila biaya untuk mencari barang/bahan pengganti atau biaya kehabisan barang/bahan (stock out cost) relatif besar. 2.2 Tujuan Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan dijalankan untuk menjaga tingkat persediaan pada tingkat yang optimal sehingga diperoleh penghematan-penghematan pada persediaan tersebut yaitu untuk menunjukkan tingkat persediaan yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat menjaga kontonuitas produksi dengan biaya yang ekonomis.
Dari pengertian di atas, maka tujuan pengendalian persediaan adalah sebagai berikut: (Ristono, 2009: 5) a. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat. b. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan yang berakibat terhentinya proses produksi. c. Untuk mempertahankan dan meningkatkan penjualan dan laba perusahaan. d. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat mengakibatkan biaya pemesanan menjadi lebih besar. e. Menjaga agar persediaan di gudang tidak berlebihan, karena dapat mengakibatkan meningkatnya resiko dan juga biaya penyimpanan di gudang. 2.3 Komponen-Komponen Biaya Persediaan Secara umum dapat dikatakan bahwa biaya system persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat adanya persediaan. Biaya sistem persediaan terdiri dari: (Nasution, 2008: 121) 2.3.1 Biaya Pembelian (Purchasing Cost) Biaya pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang. Besarnya biaya pembelian ini tergantung pada jumlah barang yang dibeli dan harga satuan barang. Biaya pembelian menjadi faktor penting ketika harga barang yang dibeli tergantung pada ukuran pembelian. Situasi ini bias disebut sebagai quantity discount atau price break dimana harga barang per unit akan turun bila jumlah barang yang dibeli banyak. Dalam kebanyakan teori persediaan, komponen biaya pembelian tidak dimasukkan ke dalam total biaya sistem persediaan karena diasumsikan bahwa harga barang per unit dipengaruhi oleh jumlah barang yang dibeli sehingga komponen biaya pembelian untuk periode waktu tertentu (misalnya 1 tahun) konstan dan hal ini tidak akan mempengaruhi berapa banyak barang yang harus dipesan.
2.3.2 Biaya Pengadaan (Procurement Cost) Biaya pengadaan dibedakan atas 2 jenis sesuai asal usul barang, yaitu: a. Biaya pemesanan (ordering cost) Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar. Biaya ini meliputi biaya untuk menentukan pemasok (supplier), pengetikan pesanan, biaya pengangkutan, biaya penerimaan dan seterusnya. Biaya ini diasumsikan konstan untuk sekali pesan. b. Biaya pembuatan (setup cost) Biaya pembuatan adalah semua pengeluaran yang timbu dalam mempersiapkan produksi suatu barang. Biaya ini timbul di dalam pabrik yang meliputi biaya menyusun peralatan produksi, menyetel mesin, mempersiapkan gambar kerja dan seterusnya. 2.3.3 Biaya penyimpanan (Holding Cost) Biaya penyimpanan adalah semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan barang. Biaya ini meliput i: a. Biaya Modal Penumpukan barang di gudang berarti penumpukan modal, dimana modal perusahaan memiliki ongkos (expense) yang dapat diukur dengan suatu bunga bank. Oleh karena itu biaya yang ditimbulkan karena memiliki persediaan harus diperhitungkan dalam suatu biaya sistem persediaan. Biaya memiliki persediaan diukur sebagai persentase nilai persediaan untuk periode waktu tertentu. b. Biaya Gudang Barang yang disimpan memerlukan tempat penyimpanan sehingga timbul biaya gudang. Bila gudang dan peralatannya disewa maka biaya gudangnya merupakan biaya sewa sedangkan bila perusahaan mempunyai gudang sendiri maka biaya gudang merupakan biaya depresiasi.
c. Biaya Kerusakan dan Penyusutan Barang yang disimpan dapat mengalami kerusakan dan penyusutan karena beratnya berkurang atau jumlahnya berkurang karena hilang. Biaya kerusakan dan penyusutan biasanya diukur dari pengalaman sesuai persentasenya. d. Biaya Kadaluarsa (Absolence) Barang yang disimpan dapat mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi dan model sepeti barang-barang elektronik. Biaya kadaluarsa biasanya diukur dengan besarnya penurunan nilai jual dari barang tersebut. e. Biaya Asuransi Barang yang disimpan diasuransikan untuk menjaga dari hal-hal yang tak diinginkan seperti kebakaran. Biaya asuransi tergantung jenis barang yang diasuransikan dan perjanjian dengan perusahaan asuransi. f. Biaya Administrasi dan Pemindahan Biaya ini dikeluarkan untuk mengadministrasikan persediaan barang yang ada, baik pada saat pemesanan, penerimaan barang maupun penyimpanannya dan biaya untuk memindahkan barang dari, ke, dan di dalam tempat penyimpanan, termasuk upah buruh dan biaya peralatan handling. 2.3.4 Biaya Kekurangan Persediaan (Shortage Cost) Bila perusahaan kehabisan barang pada saat ada permintaan, maka akan terjadi keadaan kekurangan persediaan. Keadaan ini akan menimbulkan kerugian karena proses produksi akan terganggu dan kehilangan kesempatan mendapat keuntungan atau kehilangan konsumen pelanggan karena kecewa sehiggan beralih ke tempat lain. Biaya kekurangan persediaan dapat diukur dari:
a. Kuantitas tidak dapat dipenuhi Biasanya diukur dari keuntungan yang hilang karena tidak dapat memenuhi permintaan atau dari kerugian akibat terhentinya proses produksi. Kondisi ini diistilahkan sebagai biaya penalti atau hukuman kerugian bagi perusahaan. b. Waktu Pemenuhan Lamanya gudang kosong berarti lamanya proses produksi terhenti atau lamanya perusahaan tidak mendapat keuntungan, sehingga waktu menganggur tersebut dapat diartikan sebagai uang yang hilang. Biaya waktu pemenuhan diukur berdasarkan waktu yang diperlukan untuk memenuhi gudang. c. Biaya Pengadaan Darurat Supaya konsumen tidak kecewa maka dapat dilakukan pengadaan darurat yang biasanya menimbulkan biaya yang lebih besar dari pengadaan normal. Kelebihan biaya dibandingkan pengadaan normal ini dapat dijadikan ukuran untuk menentukan biaya kekurangan persediaan. 2.4 Model-Model Persediaan Model persediaan dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu: (Taha, 1982) a. Model Deterministik Model deterministik ditandai oleh karakteristik permintaan dan periode kedatangan pesanan yang dapat diketahui secara pasti sebelumnya. Model ini dibedakan menjadi dua yaitu: 1. Deterministik Statis Pada model ini tingkat permintaan setiap unit barang untuk tiap periode diketahui secara pasti dan bersifat konstan.
2. Deterministik Dinamik Pada model ini tingkat permintaan setiap unit barang untuk tiap periode diketahui secara pasti, tetapi bervariasi dari satu periode ke periode lainnya. b. Model Probabilistik Model probabilistik ditandai oleh karakteristik permintaan dan periode kedatangan pesanan yang tidak dapat diketahui secara pasti sebelumnya, sehingga perlu didekati dengan distribusi probabilitas. Model ini dibedakan menjadi dua yaitu: 1. Probabilistik Stationary Pada model ini tingkat permintaaan bersifat random, dimana probability density function dari permintaan tidak dipengaruhi oleh waktu setiap periode. 2. Probabilistik Nonstationary Pada model ini tingkat permintaaan bersifat random, dimana probability density function dari permintaan bervariasi dari satu periode ke periode lainnya. 2.4 Metode Economic Order Quantity (EOQ) Model ini diarahkan untuk menemukan jumlah pesanan yang memenuhi total biaya persediaan minimal dengan mempertimbangkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan, sehingga diharapkan tidak ada kekurangan persediaan. Metode ini dapat digunakan baik untuk barang yang dibeli maupun untuk barang yang diproduksi sendiri.
2.4.1 Perumusan Metode EOQ Model Persediaan ini memakai asumsi-asumsi sebagai berikut: a. Hanya satu barang yang diperhitungkan. b. Kebutuhan (permintaan) setiap periode diketahui, relatif tetap dan terus menerus. c. Barang yang dipesan diasumsikan langsung dapat tersedia atau berlimpah. d. Waktu tenggang (lead time) bersifat konstan. e. Setiap pesanan diterima dalam sekali pengiriman dan langsung dapat digunakan. f. Tidak ada pesanan ulang (back order) karena kehabisan persediaa. g. Tidak ada quantity discount. Secara grafis, model dasar persediaan ini dapat digambarkan sebagai berikut (Nasution, 2008: 135) Tingkat Persediaan Q titik saat pesanan diterima (reorder point) Q-Dt rata-rata persediaan Q/2 Waktu(t) Gambar 2 Grafik Model Persediaan EOQ Dalam metode EOQ digunakan beberapa notasi sebagai berikut: D jumlah pemesanan barang suatu periode (unit/tahun) d tingkat kebutuhan per unit waktu (unit/tahun) S biaya pemesanan (rupiah) T periode/waktu pemesanan (tahun) t waktu satu putaran produksi (tahun)
C H Q F L TC harga barang (rupiah) biaya penyimpanan (rupiah/unit/tahun) jumlah pemesanan (unit) frekuensi pemesanan (kali/tahun) waktu tenggang atau lead time (hari) total biaya persediaan (rupiah/tahun) Merujuk pada (Eddy Herjanto, 1999: 175): Frekuensi Pesanan jumlah pemesanan barang suatu periode / jumlah pemesanan Biaya Pemesanan Pertahun frekuensi pesanan x biaya pesanan Biaya Penyimpanan Pertahun persediaan rata-rata x biaya penyimpanan Total Biaya Pertahun (TC) biaya pemesanan pertahun + biaya penyimpanan pertahun terjadi bila biaya pemesanan sama dengan biaya penyimpanan, maka 2DS adalah optimal. yaitu jumlah pemesanan yang memberikan total biaya persediaan yang
2.4.2 Persediaan Pengaman (Safety Stock) Berfungsi untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan barang, misalnya karena penggunaan barang yang lebih besar dari perkiraan semula atau keterlambatan dalam penerimaan barang yang dipesan. Batas toleransi ( ) yang digunakan oleh perusahaan adalah 5% di atas perkiraan dan 5% di bawah perkiraan. Dengan dua batas toleransi tersebut pada Tabel Standar Deviasi Normal maka nilai Standar Normal Deviasi ( ) yang digunakan adalah 1,65. Dengan Rumus : Dimana : Safety Stock Standar deviasi banyaknya data (Eddy Herjanto, 1999 : 182) 2.4.3 Pemesanan Kembali (Reorder Point) Saat harus diadakan pemesanan kembali sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan tepat waktu (di mana persediaan di atas persediaan pengaman sama dengan nol). Titik pemesanan ulang dapat ditetapkan dengan menjumlahkan penggunaan selama waktu tenggang ditambah dengan persediaan pengaman. Dengan Rumus: Dimana: titik pemesanan ulang (reorder point) tingkat kebutuhan persediaan per hari waktu tenggang (lead time) (Eddy Herjanto, 1999: 182)
2.4.4 Persediaan Maksimal (Maximum Inventory) Persediaan maksimal merupakan jumlah persediaan yang paling banyak yang boleh ada di gudang. Besarnya persediaan maksimal atau maximum inventory yang ada di gudang dapat dicari dengan menjumlahkan kuantitas persediaan menurut dengan jumlah persediaan pengaman (safety stock). Dengan Rumus: Dimana: Maximum Inventory ( Eddy Herjanto, 1999: 183) 2.4.5 Total Inventory Cost Merupakan keseluruhan dari biaya persediaan yang dikeluarkan, Dengan Rumus: ( Buffa, 1996; 126 )