1.1. Alur Pengajuan dan Format Proposal Kegiatan ALUR PENGAJUAN PROPOSAL Prosedur Pengajuan Proposal mengacu pada Kepmendikbud Nomor 155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi. KETENTUAN 1.1.1. Ketentuan pembuatan proposal. 3.2.1.1. Ketentuan penulisan proposal Jarak spasi : 1,5 Huruf standar : Times News Roman 12 Kertas : A4 70 gram Batas Margin : 3 cm Penjilidan : Plastik mika di jilid lakban. 3.2.1.2. Ketentuan cover Judul kegiatan Waktu pelaksanaan kegiatan Logo STISI Telkom Logo UKM Nama UKM Tulisan Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia Telkom Tahun Berjalan 3.2.1.3. Ketentuan isi proposal Latar belakang diselenggarakannya kegiatan. Tujuan & manfaat kegiatan. Bentuk kegiatan. Rencana jadwal & tempat kegiatan. Peserta kegiatan (termasuk jumlah & kualifikasi peserta). Bila ada kerjasama dengan pihak ketiga dijelaskan sudah sejauhmana keterlibatannya. Anggaran yang diperlukan & sumber dana (Rencana Anggaran Biaya), kalau perlu dari satuan (@), hingga subtotal, kelompok, baru dari beberapa sub. Total dijumlah menjadi Total (jumlah keseluruhan dari sub-sub total), sehingga bisa terlihat perhitungan dana yang diperlukan dalam kegiatan itu, misalnya : a. Kesekretariatan 1. Pembuatan proposal 10 x Rp 5.000,- = Rp 50.000,- 2. Pembelian kertas dst (sub.total) b. Seksi Acara 1. Sewa panggung 4 x 6 m = Rp 500.000,-
2. Trasport pp @ dst (sub.total) Susunan kepanitiaan. Jika diperlukan dicantumkan sponsorship. Penutup yang meliputi tanggal pembuatan proposal. 3.2.1.4. Ketentuan pengesahan proposal Ketua panitia Ketua BEM/BPM/UKM Manager Kemahasiswaan Wakil Ketua III Ketua STISI Telkom jika kegiatan melibatkan pihak ketiga dan berskala nasional & internasional. SKEMA PENGAJUAN PROPOSAL
DESKRIPSI 1. BPM, BEM dan UKM a. BPM, BEM dan UKM melakukan pembentukan panitia kegiatan. b. BPM, BEM dan UKM yang tergabung dalam kepanitian melakukan rapat kepanitiaan. c. Melakukan pembuatan proposal. d. Konsultasi proposal dengan pembimbing BPM, BEM dan UKM. e. Mengajukan proposal ke Kemahasiswaan (KPK). 2. Kemahasiswaan & Pengembangan Karir a. Menerima proposal dari BPM, BEM, dan UKM. b. Melakukan evaluasi proposal yang diajukan oleh BPM, BEM dan UKM. 3. Pembimbing BPM, BEM, dan UKM a. Melakukan pengecekan terhadap proposal yang diajukan. CONTOH PROPOSAL
3.3. Persyaratan Pengajuan Proposal Melalui Bagian Kemahasiswaan STISI Telkom 1. Membuat surat izin kegiatan yang ditujukan ke WAKA III (contoh surat terlampir) 2. Pengajuan proposal yang sesuai dengan program kerja minimal 2 minggu sebelum hari H 3. BEM, HIMA dan UKM yang telah melaksanakan kegiatan dan belum menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) maka tidak diperkenankan untuk melakukan pengajuan proposal kegiatan berikutnya 4. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) atau laporan kegiatan harus dilaporkan secara tertulis kepada WAKA III Bidang Kemahasiswaan dan Bagian Keuangan paling lambat 7 hari kerja setelah kegiatan dilaksanakan. 5. Laporan kegiatan diserahkan ke WAKA III untuk dievaluasi dan selanjutnya ditandatangani 6. Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) harus dijilid/berbentuk seperti buku dengan ketentuan ; proposal: 1 asli, 2 fotokopi dan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) : 1 ali dan 1 fotokopi 7. Proposal dari Himpunan Mahasiswa harus diparaf oleh Sekretaris Program Studi, mengetahui oleh Ketua Program Studi yang bersangkutan 8. Pengeluaran dana kegiatan oleh bagian keuangan pada proposal yang diajukan adalah minimal 6 (enam) hari kerja sebelum hari H (pelaksanaan kegiatan) 9. Semua kegiatan yang menggunakan fasilitas kampus berupa ruangan, peralatan kampus hingga kendaraan operasional harus memiliki izin dari WAKA II dan logistik dengan membuat surat izin peminjaman fasilitas kampus yang ditujukan ke WAKA II (contoh surat terlampir) 3.4. Sponsor Kegiatan 3.4.1. Sponsor yang mendukung/mendanai kegiatan harus sesuai dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Saling menguntungkan 2. Bukan berasal dan untuk kepentingan Partai Politik 3. Bukan produk minuman keras 4. Bukan produk rokok 5. Bukan produk yang berkonotasi seks 6. Bukan produk illegal atau produk terlarang 7. Produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas di atas akan diatur kemudian 3.4.2. Pemasangan atribut sponsor harus memenuhi ketentuan sebagai berikut: 1. Mendapat Izin tertulis dari WAKA III dan BEM 2. Ditempatkan pada lokasi yang sudah ditetapkan 3. Tidak mengganggu ketertiban, keindahan dan kebersihan 3.5. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ) 1. Pertanggungan keuangan harus memenuhi standar sebagai berikut :
a. Pembelian barang dengan harga Rp 1.000.000 ke atas harus menggunakan materai dan dibubuhi cap/stempel, tanda tangan pihak penjual serta melampirkan struk pembelian (apabila ada) b. Pembelian barang dengan harga di bawah Rp 1.000.000 sampai Rp 250.000 harus menggunakan materai Rp 3.000. c. Kwitansi dan struk discan dan dijadikan lampiran pada lembar lampiran LPJ, 2. LPJ diserahkan ke WAKA III Bidang Kemahasiswaan beserta kwitansi dan struk yang asli untuk dievaluasi dan ditandatangan yang kemudian diserahkan ke WAKA II Bidang Keuangan untuk laporan keuangan 3. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) harus dibuat rangkap 2 dengan ketentuan yang sama seperti pembuatan proposal