BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia merupakan anak perusahaan dari PT. Garuda Indonesa Tbk, menyediakan jasa MRO atau Maintenance, Repair, dan Overhaul terhadap mesin pesawat dari berbagai perusahaan penerbangan di Indonesia. GMF Aero Asia sekarang telah berkembang menjadi salah satu perusahaan penyedia jasa MRO yang terbaik di asia bahkan di dunia. Di dalam proses maintenance jika dibutuhkan pergantian suku cadang pada mesin tentu dibutuhkan pengadaan suku cadang untuk menyediakan suku cadang tersebut. Begitu juga bila itu terkait dengan proses maintenance yang dilakukan di GMF Aero Asia. GMF Aero Asia telah melakukan kerja sama dengan salah satu produsen di dunia untuk mendatangkan suku cadang dengan kualitas terbaik. Kerja sama tersebut dilakukan dengan B/E Aerospace, produsen utama dari Amerika Serikat dibidang interior dan kabin pesawat. Sedangkan untuk komponen suku cadang lainnya, GMF Aero Asia melakukan kerja sama dengan PT. Dirgantara Indonesia (DI). Proses pengadaan suku cadang yang dilakukan oleh GMF Aero Asia adalah aktifitas utama pada siklus pengeluaran yang ada di GMF Aero Asia. Siklus Pengeluaran menurut Romney (2009) adalah serangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta 1
pembayaran barang dan jasa. Aktivitas-aktivitas yang terkait pembelian mulai dari permintaan pembelian, pemesanan, penerimaan, hingga pembayaran barang atau jasa merupakan aktivitas dari siklus pengeluaran. Siklus pengeluaran merupakan bagian penting dari kegiatan operasi yang dilakukan oleh GMF Aero Asia. Oleh karena itu, dibutuhkan pengendalian intern dari GMF Aero Asia agar aktivitas dari siklus pengeluaran tersebut menjadi efektif dan efisien. Pengendalian intern adalah sebuah cara atau proses yang dibuat agar suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Salah satu model dari pengendalian intern adalah Commitee of Sponsoring Organization of The Treadway Comission (COSO). Definisi pengendalian intern menurut COSO adalah: "Internal control is a process, effected by an entity's board of director, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: Effectiveness and efficiency of operations; Reliability of reporting and Compliance with applicable laws and regulations." dari pengertian tersebut efektifitas dan efesiensi dari operasi merupakan salah satu objektif dari proses pengendalian intern. Sistem Pengendalian Intern (SPI) menurut COSO memiliki lima komponen yaitu (1) Lingkungan Pengendalian (Control Environment); (2) Penilaian Risiko (Risk Assesment); (3) Aktivitas Pengendalian (Control Activities); (4) Informasi dan Komunikasi (Information and Comunication); dan (5) Pemantauan (Monitoring). Kelima komponen tersebut lah yang akan menilai apakah pengendalian intern di sebuah perusahaan itu efektif dan efisien. 2
Indonesia merupakan sebuah negara kepulauan yang memiliki begitu banyak gunung berapi. Gunung berapi di Indonesia adalah bagian dari Cincin Api Pasifik. Tercatat ada sekitar 129 gunung berapi yang aktif di Indonesia. Bencana meletusnya gunung berapi di Indonesia tidak bisa di perkirakan kapan akan terjadi. Seperti pada hari Kamis, 13 Februari 2014 dimana Gunung Kelud di Kediri, Jawa Timur meletus kurang lebih pada pukul 22:50 WIB. Sebelumnya Gunung Sinabung juga meletus pada September 2013 dan masi Aktif hingga bulan November 2014. Tidak lupa juga diingatan kita khususnya penduduk di Yogyakarta pada tahun 2010 mengenai meletusnya Gunung Merapi pada tanggal 26 Oktober. Salah satu dampak dari bencana meletusnya gunung berapi adalah tidak beroperasinya pesawat di bandara-bandara yang terkena dampak abu vulkanik dari meletusnya gunung berapi. Seperti penutupan 7 bandara di pulau Jawa akibat erupsi gunung Kelud yang menyemburkan abu vulkanik begitu banyak. 7 bandara tersebut adalah Bandara Juanda, Surabaya; Abdulrahman Saleh, Malang; Adi Sucipto, Yogyakarta; Adi Sumarmo, Solo; Ahmad Yani, Semarang; Husein Sastranegara, Bandung; dan Tunggul Wulung, Cilacap. Penutupan Bandara tersebut diakibatkan menumpuknya abu vulkanik dari erupsi Gunung Kelud yang mengakibatkan pesawat tidak dapat beroperasi. Selain itu, dampak dari abu vulkanik dari erupsi tersebut juga berbahaya bagi mesin pesawat. Pada tahun 1982 terjadi insiden terhadap British Airways yang sedang terbang melintasi daerah dekat dengan Jakarta dengan rute Inggris Selandia Baru 3
di bulan Juni.Sebelumnya, di tahun yang sama pada bulan April telah meletus gunung Galunggung di Tasikmalaya yang abu nya menggelapkan kota Tasikmalaya, Bandung, Bogor, serta Jakarta. Pesawat British Airways tersebut mengalami gangguan sehingga harus melakukan pendaratan darurat di Bandara Halim Perdana Kusuma, Jakarta. Laporan atas penyelidikan pesawat British Airways tersebut ialah ditemukannya abu vulkanik yang melewati bilah mesin jet kemudian masuk lebih dalam ke ruang pembakaran yang mencampurkan oksigen dan bahan bakar. Lalu, memunculkan semacam campuran leleh berkandungan abu vulkanik yang akan masuk ke system pembakaran dan pembangkitan pesawat. Campuran leleh tersebut juga bisa menjadi lapisan keramik abrasive yang mengubah performa aerodinamika dari bilah-bilah mesin jet. Pada kondisi terburuk, mesin jet dapat meledak akibat gesekan berkecapatan tinggi tersebut. Ketika erupsi Gunung Kelud terjadi, banyak pesawat yang tertimbun abu di ketujuh bandara tersebut dikarenakan sedang menginap dan dipersiapkan untuk penerbangan pada pagi hari. Sehingga tentu butuh pemeliharaan atau maintenance terhadap mesin pesawat tersebut. Perusahaan yang menyediakan jasa maintenance tersebut salah satunya adalah PT. Garuda Maintenance Facility (GMF) Aero Asia. Oleh karena hal itu, pengadaan suku cadang yang merupakan aktivitas utama pada siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT. GMF Aero Asia merupakan hal yang sangat penting untuk menjaga performa dari pesawat. Suku cadang yang digunakan pada pesawat merupakan elemen penting yang akan 4
menjaga kualitas dari pesawat tersebut untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat berujung jatuhnya korban jiwa. Pada Tahun 2012 tepatnya dibulan Nopember, GMF melakukan kerja sama dengan TCS (Tata Consultancy Services) untuk mengganti SAP yang berlaku di GMF. SAP ialah System Application in Data Processing yang merupakan salah satu software yang banyak digunakan untuk ERP (Enterprise Resource Planning). SAP baru yang digunakan setelah menggunakan jasa konsultan dari TCS adalah SWIFT yang digunakan oleh British Airways. SWIFT merupakan SAP yang sudah digunakan oleh Bristish Airways Enginering (BAE) yang telah mencakup keseluruhan proses bisnis di divisi engineer di BAE yang termasuk siklus pengeluaran. Tetapi dalam proses implementasi nya di GMF, SWIFT mengalami beberapa masalah. Salah satunya ialah dalam proses pelatihan karyawan yang menjadi pengguna SAP baru tersebut. Dalam hal ini, SWIFT yang merupakan SAP yang digunakan untuk proses bisnis di siklus pengeluaran juga dapat menyebabkan beberapa kendalam dalam transaksi yang ada di GMF. Salah satunya adalah mengenai data persediaan untuk suku cadang yang belum tentu valid antara aktual dengan yang ada disistem. Sehingga GMF secara berkala melakukan stock opname untuk mengantisipasi hal tersebut. Dikarenakan hal tersebut pengambilan keputusan mengenai pembelian pun dapat terganggu akibat data yang misleading tersebut. 5
Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis mencoba untuk melakukan penelitian dengan judul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Atas Siklus Pengeluaran Studi Kasus Pada PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia. 1.2 Rumusan Masalah Fenomena meletusnya gunung berapi ternyata dapat mengakibatkan kerusakan pada mesin pesawat akibat masuknya abu vulkanik ke mesin jet pesawat. Kerusakan yang terjadi tersebut apabila diabaikan oleh pihak maskapai penerbangan dan tetap membiarkan pesawat tersebut untuk beroperasi dapat menimbulkan kecelakaan yang berujung pada meledaknya mesin jet pesawat. Untuk menghindari risiko kecelakaan tersebut pihak maskapai penerbangan diharuskan melakukan proses maintenance atau perbaikan terhadap pesawatnya. PT. GMF Aero Asia selaku penyedia jasa MRO, mempunyai peran penting terhadap kualitas pekerjaannya. Dalam hal ini yang akan dilihat oleh penulis adalah bagamaina GMF mengendalikan proses pengadaan suku cadang. Proses pengadaan suku cadang merupakan aktivitas dari siklus pengeluaran yang ada di PT. GMF Aero Asia. Ketika terjadi bencana seperti meletusnya Gunung Kelud di Kediri pada bulan Februari, maka terjadi kejadian luar biasa yang mengakibatkan butuhnya maintenance dan repairing terhadap pesawat yang berada di daerah yang terkena dampak dari abu vulkanik tersebut. Proses maintenance dan repairing yang meningkat secara tiba-tibatersebut dapat menimbulkan permintaan terhadap suku cadang yang signifikan. 6
Selain itu, PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia saat ini sedang melakukan implementasi terhadap sistem baru yaitu SWIFT. Sistem ini diadopsi dari maskapai penerbangan British Airways. Sehingga saat ini PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia mempunyai beberapa masalah baru dalam implementasi sistem SWIFT tersebut. Masalah-masalah yang terjadi dikarenakan oleh SWIFT diantaranya adalah: 1. Belum terbiasanya karyawan dalam penggunaan sistem SWIFT dikarenakan adanya beberapa perbedaan pada sistem SWIFT dengan SAP sebelumnya. 2. Masih banyak database yang belum lengkap di SWIFT karena masih dalam proses transisi yang mengakibatkan ada beberapa pekerjaan yang harus dibackup dengan manual. 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam karya ilmiah ini adalah untuk mengevaluasi pengendalian intern yang dilakukan oleh PT Garuda Maintenance Facility Aero Asia atas siklus pengeluaran dengan menggunakan COSO Framework. 1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat bagi berbagai pihak, sebagai berikut: 7
Bagi perusahaan: Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan yang akan membantu manajemen perusahaan agar pelaksanaan pengendalian intern atas siklus pengeluaran dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Bagi pembaca: Memberikan pengetahuan yang memadai mengenai peranan intern di dalam Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di jasa pelayanan maintenance, repair, dan overhaul untuk pesawat 1.5 Sistematika Penulisan Penelitian ini disusun dengan sistematika penulisan yang lazim seperti kepenulisan umum lainnya, meliputi: BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini, akan diuraikan mengenai alas an pemilihan tema penelitian dan tujuannya. Selanjutnya akan dijelaskan mengenai metode penelitian yang akan digunakan dalam penyusunan penelitian, dengan tujuan memberikan gambaran umum mengenai pembahasan selanjutnya. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori yang diambil dari literature maupun artikel-artikel yang berhubungan dengan topik dalam pembahasan pengendalian intern pada siklus pengeluaran 8
BAB III METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini, akan dijelaskan mengenai teknik pengumpulan data yang dilakukan didalam penelitian dengan menggunakan sistem wawancara, kuesioner, observasi, dan literatur. Kemudian membahas tentang jenis dan sumber data serta teknik analisis yang akan digunakan dalam proses pengumpulan data. BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN PEMBAHASAN Bab ini akan menjelaskan secara umum profil mengenai PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia yang menjadi objek penelitian. Bab ini juga menjabarkan pembahasan dan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern pada siklus pengeluaran di PT. Garuda Maintenance Facility yang dijelaskan berdasarkan lima komponen pengendalian intern menurut COSO. BAB V PENUTUP Bab penutup ini penulis mengambil kesimpulan berdasarkan hasil penelitian yang telah dibahas pada bab sebelumnya serta memberikan saran dan perbaikan kepada perusahaan. 9