BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI 4.1 Implementasi Sistem Setelah melakukan perancangan dan pengembangan untuk solusi yang diusulkan, maka dilakukan implementasi dari sistem yang telah dibangun tersebut. 4.1.1 Kebutuhan Sumber Daya 4.1.1.1 Kebutuhan Sumber Daya Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru adalah sebagai berikut: 1. Komputer Application Server a. Windows Server 2003 Service Pack 1 b. Microsoft.NET Framework 2.0 c. Microsoft Dynamics AX 4.0 Service Pack 1 dengan full license d. Microsoft Internet Information Services (IIS) 6.0 e. Crystal Reports 9 f. Mail server 2. Komputer Database Server a. Windows Server 2003 Service Pack 1 b. Microsoft Dynamics AX 4.0 Service Pack 1 dengan full license c. Microsoft SQL Server 2005 Developer Edition 780
781 3. Komputer klien a. Windows 98, Windows ME, Windows XP, Windows 2000, Windows Vista b. Internet Explorer 6 c. Crystal Reports 9 di Bagian Admisi 4.1.1.2 Kebutuhan Sumber Daya Perangkat Keras Perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru adalah sebagai berikut: 1. Komputer Application Server a. Processor Intel PIII Xeon atau processor dengan kecepatan 1.8 GHz. b. RAM 512 MB. c. Hard disk 40 GB. 2. Komputer Database Server a. Processor Intel PIII Xeon atau processor dengan kecepatan 1.8 GHz. b. RAM 512 MB c. Hard disk 80 GB. 3. Komputer klien a. Processor dengan kecepatan 800 MHz. b. RAM 128 MB. c. Monitor VGA dengan resolusi 640x480. d. VGA Card 8 MB. e. Harddisk 6 GB. f. Modem atau network card.
782 g. Mouse dan keyboard. 4.1.1.3 Kebutuhan Jaringan Struktur jaringan yang dibutuhkan untuk implementasi Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru dapat dilihat pada Gambar 4.1 di bawah ini. Gambar 4.1 Struktur jaringan Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru 4.1.1.4 Kebutuhan Sumber Daya Manusia Untuk dapat menjalankan Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru, semua pengguna harus mengetahui cara menggunakan browser untuk mengakses internet. Front Admission Staff dan Back Admission Staff harus mengetahui
783 prosedur penerimaan mahasiswa baru di BINUS University. Finance Staff dan Logistic Staff harus dapat mengoperasikan Microsoft Dynamics Ax 4.0. Dibutuhkan pula Administrator yang menguasai penggunaan Microsoft Dynamics AX 4.0 agar dapat melakukan pemeliharaan terhadap sistem yang dibangun. 4.1.2 Instalasi Sistem Tahap-tahap instalasi Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru di Application Server adalah sebagai berikut: 1. Buka aplikasi Services pada Windows lalu pilih item Dynamics Server$01- <nama instance dari server>. Selanjutnya tekan Start untuk menjalankan service tersebut. 2. Copy folder PMB aplikasi ke direktori wwwroot pada IIS. 3. Buka aplikasi Computer Management pada Windows lalu pilih Internet Information Services Web Sites Default Web Site. 4. Klik kanan folder PMB lalu pilih Properties. 5. Pada tab Directory, tekan tombol Create lalu tekan tombol OK. 6. Buka aplikasi Microsoft Dynamics AX 4.0. 7. Pilih menu File Open Project. 8. Klik folder Private pada form \Projects yang terbuka lalu klik icon Import pada form tersebut. 9. Tekan tombol Browse pada form Import yang terbuka. Kemudian pilih file PrivateProject_Admission.xpo lalu tekan tombol Open. Selanjutnya tekan tombol OK untuk memulai proses impor file.
784 Langkah-langkah instalasi Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru di Database Server adalah sebagai berikut: 1. Buka aplikasi Microsoft Dynamics AX 4.0. 2. Pilih tab Administration yang terletak di sebelah kiri layar aplikasi Microsoft Dynamics AX 4.0. 3. Pilih Periodic Data export/import Import untuk membuka form Import options. 4. Pada tab General, klik icon berbentuk folder di samping kanan kotak isian File name. Kemudian pilih file backup.dat lalu tekan tembol Open. Selanjutnya tekan tombol OK untuk memulai proses impor file. 4.1.3 Cara Penggunaan Sistem berikut. Cara penggunaan tiap layar dari solusi yang dibangun adalah sebagai 1. Layar Home/Login untuk pengguna yang belum login Layar Home yang pertama kali diakses oleh pengguna yang belum login dapat dilihat pada Gambar 4.2 di bawah ini. Untuk melakukan proses login, pengguna mengisi username, password, dan peran yang dimiliki lalu menekan tombol Login. Jika pengguna lupa password, pengguna dapat menekan link forgot password untuk membuka halaman request password.
785 Gambar 4.2 Layar Home untuk Pengguna yang Belum Login 2. Layar Forget/Request Password Layar Forget/Request Password (Gambar 4.3) digunakan untuk melakukan proses pengiriman password ke e-mail pengguna. Pengguna mengisi username dan peran yang dimiliki lalu menekan tombol Request dan password pengguna akan dikirim melalui e-mail.
786 Gambar 4.3 Layar Forget/Request Password 3. Layar Home untuk Back Admission Staff Layar Home untuk Back Admission Staff setelah melakukan login dapat dilihat pada Gambar 4.4.
787 Gambar 4.4 Layar Home Untuk Back Admission Staff 4. Layar Home untuk Front Admission Staff Layar Home untuk Front Admission Staff setelah melakukan login dapat dilihat pada Gambar 4.5.
788 Gambar 4.5 Layar Home untuk Front Admission Staff 5. Layar Home untuk Applicant Gambar 4.6. Layar Home untuk Applicant yang telah login dapat dilihat pada
789 Gambar 4.6 Layar Home untuk Applicant 6. Layar Home dan menu untuk Manager Layar Home untuk Manager yang telah login dapat dilihat pada Gambar 4.7 di bawah ini.
790 Gambar 4.7 Layar Home untuk Manager 7. Layar Change Password Layar Change Password (Gambar 4.8) digunakan untuk melakukan penggantian password. Pengguna mengisi username, password lama, password baru, konfirmasi password baru, dan peran yang dimiliki lalu menekan tombol Change. Password lama pengguna akan diubah menjadi password baru dan e-mail konfirmasi akan dikirm ke e-mail pengguna.
791 Gambar 4.8 Layar Change Password 8. Layar Set Up Enrollment Layar Set Up Enrollment (Gambr 4.9) digunakan oleh Back Admission Staff untuk menentukan aturan untuk tahun akademik yang berlaku. Dalam layar ini ditentukan tahun akademik dan semester yang berlaku, ada atau tidaknya orientasi mahasiswa, masa berlaku kartu briefing, dan harga penjualan formulir pendaftaran. Untuk satu tahun akademik terdapat satu atau lebih jenis formulir pendaftaran. Tiap jenis formulir pendaftaran dapat ditentukan harganya dengan cara memilih jenis formulir pada combo box Type of Form dan memasukkan angka pada text box Form Price lalu menekan tombol Add. Setelah itu, isian tersebut akan masuk ke dalam tabel di bawahnya. Untuk menghapus isi tabel, salah satu baris dalam tabel dipilih dan tombol Remove ditekan. Jika telah selesai melakukan pengaturan, pengguna akan menekan tombol Set Current Academic Year.
792 Gambar 4.9 Layar Set Up Enrollment 9. Layar Schedule Enrollment Phases Layar Schedule Enrollment Phases (Gambar 4.10) digunakan oleh Back Admission Staff untuk menjadwalkan gelombang pendaftaran untuk tahun akademik yang berlaku. Pada saat pertama kali dibuka, widget yang berfungsi hanya tombol Insert, Update, dan Delete. Untuk menambah gelombang pendaftaran baru, pengguna menekan tombol Insert untuk mengaktifkan semua widget, kecuali tombol Save dan Cancel. Setelah memasukkan semua data, pengguna menekan tombol Save untuk menyimpan data tersebut dan masuk ke dalam tabel atau menekan tombol Cancel untuk membatalkan penambahan data. Untuk mengubah suatu gelombang pendaftaran, pengguna memilih baris yang ingin diubah pada tabel lalu menekan tombol Update sehingga semua widget menjadi aktif, kecuali
793 tombol Save dan Cancel. Setelah mengubah data, pengguna menekan tombol Save untuk menyimpan pengubahan yang dilakukan atau menekan tombol Cancel untuk membatalkan pengubahan data. Untuk menghapus suatu gelombang pendaftaran, pengguna memilih baris yang ingin dihapus pada tabel lalu menekan tombol Delete sehingga baris tersebut terhapus. Gambar 4.10 Layar Schedule Enrollment Phases 10. Layar Set Up Enrollment Phase Layar Set Up Enrollment Phase digunakan oleh Back Admission Staff untuk melakukan pengaturan dokumen dan informasi pendaftaran pada suatu gelombang pendaftaran. Terdapat dua tab pada layar ini, yaitu tab Documents dan Registration. Pengguna memilih gelombang pendaftaran
794 yang akan diatur. Setelah itu, pengguna dapat mengatur dokumen pada tab Documents dan informasi pendaftaran pada tab Registration. Pada tab Documents (Gambar 4.11), pengguna dapat menentukan dokumen yang dibutuhkan untuk pendaftaran maupun pendaftaran ulang. Pengguna dapat memilih dokumen yang dibutuhkan pada combo box Required Registration Document dan Required Re-registration Document lalu menekan tombol Add untuk memasukkan dokumen tersebut ke dalam list box. Untuk menghapus sebuah dokumen, pengguna memilih dokumen yang ingin dihapus dari list box, kemudian menekan tombol Remove. Setelah selesai melakukan pengaturan dokumen, pengguna dapat menekan tombol Save untuk menyimpan pengaturan yang dilakukan atau menekan tombol Cancel untuk membatalkan pengaturan yang dilakukan. Pada tab Registration (Gambar 4.12), pengguna dapat menentukan jurusan, jenjang studi, shift kuliah, dan jalur pendaftaran yang dibuka untuk suatu gelombang pendaftaran. Pengguna dapat menentukan jurusan dan jenjang studi yang dibuka dengan memilih jurusan pada combo box Available Department dan jenjang studi pada combo box Available Degree lalu menekan tombol Add untuk memasukkan jurusan dan jenjang studi tersebut ke dalam tabel. Untuk menghapus jurusan dan jenjang studi, pengguna memilih baris yang ingin dihapus pada tabel lalu menekan tombol Remove. Untuk menentukan shift kuliah yang dibuka, pengguna memilih shift kuliah pada combo box Opened Lecture Shift dan menekan tombol Add untuk memasukkan shift kuliah tersebut ke dalam list box. Untuk menghapus shift kuliah, pengguna memilih shift kuliah pada list box dan menekan tombol Remove. Untuk menentukan jalur pendaftaran yang
795 dibuka, pengguna memilih jalur pendaftaran pada combo box Opened Enrollment Track dan menekan tombol Add untuk memasukkan jalur pendaftaran tersebut ke dalam list box. Untuk menghapus jalur pendaftaran, pengguna memilih jalur pendaftaran pada list box dan menekan tombol Remove. Setelah selesai melakukan pengaturan informasi pendaftaran, pengguna dapat menekan tombol Save untuk menyimpan pengaturan yang dilakukan atau menekan tombol Cancel untuk membatalkan pengaturan yang dilakukan. Gambar 4.11 Layar Set Up Enrollment Phase untuk tab Documents
796 Gambar 4.12 Layar Set Up Enrollment Phase untuk tab Registration 11. Layar Schedule Orientation Layar Schedule Orientation (Gambar 4.13) digunakan oleh Back Admission Staff untuk mengatur jadwal orientasi mahasiswa. Pada saat pertama kali dibuka, widget yang berfungsi hanya tombol Insert, Update, dan Delete. Untuk menambah gelombang orientasi baru, pengguna menekan tombol Insert untuk mengaktifkan semua widget, kecuali tombol Save dan Cancel. Setelah memasukkan semua data, pengguna menekan tombol Save untuk menyimpan data tersebut dan masuk ke dalam tabel atau menekan tombol Cancel untuk membatalkan penambahan data. Untuk mengubah suatu
797 gelombang orientasi, pengguna memilih baris yang ingin diubah pada tabel lalu menekan tombol Update sehingga semua widget menjadi aktif, kecuali tombol Save dan Cancel. Setelah mengubah data, pengguna menekan tombol Save untuk menyimpan pengubahan yang dilakukan atau menekan tombol Cancel untuk membatalkan pengubahan data. Untuk menghapus suatu gelombang orientasi, pengguna memilih baris yang ingin dihapus pada tabel lalu menekan tombol Delete sehingga baris tersebut terhapus. Gambar 4.13 Layar Schedule Orientation 12. Layar Set Up Grades Layar Set Up Grades (Gambar 4.14) digunakan oleh Back Admission Staff untuk menentukan grade yang berlaku pada tiap gelombang pendaftaran. Pengguna menentukan gelombang pendaftaran yang ingin diatur
798 dengan memilih gelombang pendaftaran pada combo box Enrollment Phase lalu memilih jenjang studi dan jurusan yang muncul pada tabel. Setelah itu, pengguna memasukkan nama grade pada text box Rank dan menekan tombol Add untuk memasukkan grade tersebut ke dalam list box. Untuk menghapus grade dari list box, pengguna memilih grade yang ingin dihapus pada list box lalu menekan tombol Remove. Gambar 4.14 Layar Set Up Grades 13. Layar Set Payment Rules Layar Set Payment Rules (Gambar 4.15) digunakan oleh Back Admission Staff untuk menentukan biaya yang harus dibayar oleh Applicant. Pengguna menentukan gelombang pendaftaran pada combo box Enrollment Phase dan grade pada combo box Grade. Setelah itu, pengguna menentukan rincian pembayaran yang harus dilakukan oleh Applicant. Setelah mengisi
799 semua data yang dibutuhkan, pengguna menekan tombol Add untuk memasukkan rincian tersebut ke dalam tabel. Untuk menghapus rincian pembayaran, pengguna memilih baris yang ingin dihapus pada tabel lalu menekan tombol Remove. Gambar 4.15 Layar Set Payment Rules 14. Layar Set Up Scholarship Layar Set Up Scholarship (Gambar 4.16) digunakan oleh Back Admission Staff untuk menentukan beasiswa yang disediakan. Untuk menentukan beasiswa, pengguna memilih gelombang pendaftaran pada combo box Enrollment Phase. Lalu pengguna menekan tombol Insert untuk
800 mengaktifkan semua widget, kecuali tombol Save dan tombol Cancel. Setelah memasukkan semua data, pengguna menekan tombol Save untuk menyimpan data tersebut dan masuk ke dalam tabel atau menekan tombol Cancel untuk membatalkan penambahan data. Untuk mengubah beasiswa, pengguna memilih salah satu baris yang ingin diubah pada tabel lalu menekan tombol Update sehingga semua widget menjadi aktif, kecuali tombol Save dan tombol Cancel. Setelah mengubah data, pengguna menekan tombol Save untuk menyimpan pengubahan yang dilakukan atau menekan tombol Cancel untuk membatalkan pengubahan data. Untuk menghapus beasiswa, pengguna memilih baris yang ingin dihapus pada tabel lalu menekan tombol Delete sehingga baris tersebut terhapus. Gambar 4.16 Layar Set Up Scholarship
801 15. Layar Allocate Test Rooms Layar Allocate Test Rooms (Gambar 4.17) digunakan oleh Back Admission Staff untuk menentukan pengalokasian ruangan yang akan digunakan untuk ujian saringan masuk. Pada saat pertama kali dibuka, widget yang berfungsi hanya tombol Insert, Update, dan Delete. Untuk mengalokasikan sebuah ruangan untuk ujian saringan masuk, pengguna menekan tombol Insert untuk mengaktifkan semua widget, kecuali text box Test ID, tombol Save, dan tombol Cancel. Setelah memasukkan semua data, pengguna menekan tombol Save untuk menyimpan data tersebut dan masuk ke dalam tabel atau menekan tombol Cancel untuk membatalkan penambahan data. Untuk mengubah alokasi ruangan untuk ujian saringan masuk, pengguna memilih salah satu baris yang ingin diubah pada tabel lalu menekan tombol Update sehingga semua widget menjadi aktif, kecuali text box Test ID, tombol Save, dan tombol Cancel. Setelah mengubah data, pengguna menekan tombol Save untuk menyimpan pengubahan yang dilakukan atau menekan tombol Cancel untuk membatalkan pengubahan data. Untuk menghapus alokasi ruangan untuk ujian saringan masuk, pengguna memilih baris yang ingin dihapus pada tabel lalu menekan tombol Delete sehingga baris tersebut terhapus.
802 Gambar 4.17 Layar Allocate Test Rooms 16. Layar Allocate Orientation Rooms Layar Allocate Orientation Rooms (Gambar 4.18) digunakan oleh Back Admission Staff untuk mengatur pengalokasian ruangan untuk orientasi mahasiswa. Pengguna menentukan gelombang orientasi yang ingin diatur dengan memilih gelombang orientasi pada combo box Orientation Phase lalu menentukan alokasi ruangan untuk orientasi mahasiswa. Setelah selesai memasukkan data, pengguna menekan tombol Insert untuk memasukkan alokasi ruangan untuk orientasi mahasiswa tersebut ke dalam tabel. Untuk menghapus suatu alokasi ruangan, pengguna memilih baris yang ingin dihapus pada tabel lalu menekan tombol Delete.
803 Gambar 4.18 Layar Allocate Orientation Rooms 17. Layar Generate Form Numbers Layar Generate Form Numbers (Gambar 4.19) digunakan oleh Back Admission Staff untuk membuat nomor formulir pendaftaran yang akan dijual. Pengguna memasukkan rentang nomor formulir pendaftaran yang ingin dihasilkan, lalu menekan tombol Add untuk menyimpan nomor formulir tersebut. Pada layar ini terdapat informasi mengenai nomor formulir pendaftaran terakhir yang dibuat.
804 Gambar 4.19 Layar Generate Form Numbers 18. Layar Issue Application Form Layar Issue Application Form (Gambar 4.20) digunakan oleh Back Admission Staff untuk mengalokasikan nomor formulir pendaftaran tertentu ke suatu lokasi penjualan. Pengguna memasukkan rentang nomor formulir pendaftaran yang akan dialokasikan ke suatu lokasi penjualan. Combo box Education Counselor akan muncul jika pengguna memilih lokasi penjualan Education Counselor pada combo box Location. Setelah mengatur pengalokasian nomor formulir pendaftaran, pengguna menekan tombol Allocate untuk menyimpan data pengalokasian tersebut. Pada layar ini terdapat informasi jumlah formulir pendaftaran yang telah dialokasikan dan yang belum dialokasikan.
805 Gambar 4.20 Layar Issue Application Form 19. Layar Prepare Material Availability Layar Prepare Material Availability (Gambar 4.21) digunakan oleh Back Admission Staff untuk melakukan pemesanan material yang dibutuhkan. Pertama-tama pengguna memilih material yang dimaksud dan memasukkan jumlah yang diperlukan. Kemudian, pengguna menekan tombol Add to Order List untuk memasukkannya ke dalam daftar pesanan. Untuk menghapus pesanan, pengguna memilih pesanan pada grid lalu menekan tombol Remove from Order List.
806 Gambar 4.21 Layar Preprare Material Availability 20. Layar Order Online Application Form Layar Order Online Application Form (Gambar 4.22) digunakan oleh Applicant untuk melakukan pemesanan formulir pendaftaran secara online. Terdapat dua jenis informasi yang perlu diisi, yaitu informasi tentang pembeli dan informasi tentang pendaftar. Jika informasi pembeli dan pendaftar sama, informasi tentang pendaftar tidak perlu diisi lagi dan checkbox Same as Buyer Information dicentang. Setelah semua informasi tersebut diisi, pegguna menekan tombol Next untuk melanjutkan ke proses berikutnya. Layar Enter Application Form Information (Gambar 4.23) merupakan lanjutan dari layar Order Online Application Form yang digunakan oleh Applicant untuk mengisi informasi formulir pendaftaran. Setelah semua informasi tersebut diisi, pengguna menekan tombol Order untuk mengakhiri proses pemesanan formulir pendaftaran secara online.