1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Menurut Permenkes Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, pengertian sarana pelayanan kesehatan adalah tempat penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan yang dapat digunakan untuk praktik kedokteran atau kedokteran gigi. Rumah sakit merupakan bagian dari sarana pelayanan kesehatan. Sekarang ini, kebutuhan masyarakat akan sarana pelayanan kesehatan yang berkualitas semakin meningkat. Oleh karena itu, rumah sakit harus berupaya untuk meningkatkan mutu pelayanan. Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit adalah menyelenggarakan rekam medis yang baik. Menurut Hatta (2008), rekam medis diartikan sebagai berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien di sarana pelayanan kesehatan. Rekam medis harus dapat memuat informasi yang cukup dan akurat tentang identitas pasien, diagnosis, bagaimana perjalanan penyakit seseorang, proses pengobatan dan tindakan medis beserta dokumentasi hasil pelayanannya. Rekam medis berkewajiban untuk membuat laporan tertulis mengenai pelayanan kesehatan yang berguna untuk pelaksanaan pembuatan laporan internal dan eksternal.
2 Pembuatan laporan ini bertujuan untuk mengukur mutu penyelenggaraan pelayanan kesehatan sesuai standar yang berlaku dan etika profesi. Menurut Manullang (2008), pelaporan adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian pengembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi, baik secara lisan maupun tertulis sehingga dalam penerimaan laporan dapat memperoleh gambaran bagaimana pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan. Menurut Depkes RI (1997), pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat dengan terlebih dahulu melalui pengumpulan data dari unit-unit terkait dengan periode yang telah ditentukan. Secara garis besar jenis laporan rumah sakit dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu laporan intern rumah sakit dan laporan ekstern rumah sakit. Laporan intern disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit. Sedangkan laporan ekstern rumah sakit ditujukan kepada Departemen Kesehatan RI dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Kegiatan pelaporan terdiri dari pengumpulan data, pengolahan data, analisis dan penyajian data. Pengumpulan data dalam pembuatan laporan memerlukan suatu kerjasama yang baik antar unit terkait dan data yang diolah harus sesuai dengan fakta, lengkap, berkesinambungan, dan dapat dipercaya agar menjadi laporan yang akurat, lengkap dan tepat waktu.
3 Berdasarkan studi pendahuluan pada bulan Desember 2012 di Rumah Sakit Harapan Magelang, dengan mewawancarai salah satu petugas rekam medis. Hasil yang diperoleh dari wawancara tersebut adalah laporan yang dibuat di Rumah Sakit Harapan Magelang meliputi laporan internal dan eksternal. Laporan internal dibuat sesuai kebutuhan rumah sakit dan hanya ditujukan untuk memenuhi kebutuhan pihak dalam rumah sakit. Sedangkan laporan eksternal ditujukan untuk memenuhi kebutuhan pihak di luar rumah sakit. Laporan eksternal ini dibuat sesuai dengan permintaan dan kebutuhan pihak luar yang terkait. Rumah Sakit Harapan Magelang telah melaksanakan perubahan sistem pelaporan eksternal sesuai dengan Permenkes 1171 Tahun 2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) mulai tahun 2012 dan mengirimkan laporan eksternal, salah satunya laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3) secara online kepada Kementerian Kesehatan RI mulai tahun 2013. Namun, dalam pelaksanaannya masih mengalami kendala terutama dalam pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3). Menurut Permenkes Nomor 1171 Tahun 2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit, laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (Formulir RL3) adalah formulir yang berisikan data kegiatan pelayanan rumah sakit, yang dilaporkan satu kali dalam setahun, paling lambat tanggal 15 bulan Januari tahun setelah tahun periode pelaporan. Laporan Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit ini terdiri dari Data Kegiatan Pelayanan Rawat Inap (RL3.1); Data Pelayanan Rawat Darurat (RL3.2);
4 Data Kegiatan Kesehatan Gigi dan Mulut (RL3.3); Data Kegiatan Kebidanan (RL3.4); Data Kegiatan Perinatologi (RL3.5); Data Kegiatan Pembedahan (RL3.6); Data Kegiatan Radiologi (RL3.7); Data Pemeriksaan Laboratorium (RL3.8); Data Pelayanan Rehabilitasi Medik (RL3.9); Data Kegiatan Pelayanan Khusus (RL3.10); Data Kegiatan Kesehatan Jiwa (RL3.11); Data Kegiatan Keluarga Berencana (RL3.12); Data Kegiatan Obat, Penulisan dan Pelayanan Resep (RL3.13); Data Kegiatan Rujukan (RL3.14); dan Data Cara Pembayaran (RL3.15). Dengan banyaknya data kegiatan yang harus diolah dan pengumpulan datanya berasal dari berbagai macam bagian/unit, ini menyebabkan adanya kendala dalam pelaksanaan pembuatan laporannya. Adapun dalam pelaksanaannya, pembuatan laporan di Rumah Sakit Harapan Magelang masih mengalami kendala, khususnya dalam pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3). Salah satu kendalanya adalah keterlambatan dalam pengumpulan data penunjang yang dibutuhkan dalam pengisian formulir RL3 mengakibatkan terhambatnya kegiatan pengolahan laporan. Dengan adanya hal tersebut, maka peneliti tertarik untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan pembuatan laporan di Rumah Sakit Harapan Magelang. Peneliti lebih memfokuskan pada pelaksanaan pembuatan Laporan Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit (RL3) dan kendala dalam pembuatannya.
5 B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, permasalahan yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah Bagaimana pelaksanaan pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3) di Rumah Sakit Harapan Magelang? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui gambaran umum pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3) di Rumah Sakit Harapan Magelang. 2. Tujuan Khusus Berdasarkan masalah yang dikaji, tujuan khusus peneliti melakukan penelitian ini adalah : a. Mengetahui pelaksanaan pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3) di Rumah Sakit Harapan Magelang. b. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3) di Rumah Sakit Harapan Magelang. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Rumah Sakit Penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan untuk pengambilan keputusan selanjutnya bagi rumah sakit terkait pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3) di Rumah Sakit Harapan Magelang.
6 2. Bagi Peneliti a. Menambah pengetahuan dan pengalaman di bidang rekam medis. b. Mampu menerapkan teori-teori yang diperoleh di bangku kuliah ke dalam praktik yang sesungguhnya di lapangan. 3. Bagi Institusi Pendidikan a. Dapat memberikan gambaran mengenai pelaksanaan pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3) di Rumah Sakit Harapan Magelang. b. Sebagai bahan perbandingan antara teori yang diberikan di bangku kuliah dengan gambaran atau penerapan di lapangan. 4. Bagi Peneliti Lain Sebagai bahan referensi atau bahan acuan untuk pengembangan penelitian selanjutnya. E. Keaslian Penelitian Penelitian tentang Pelaksanaan Pembuatan Laporan Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit (RL3) di Rumah Sakit Harapan Magelang belum pernah dilakukan oleh peneliti lain, namun penelitian yang hampir sama pernah dilakukan antara lain : 1. Sindy Pratiwi (2007), Pelaksanaan Pembuatan Laporan Morbiditas Pasien Rawat Jalan (RL 2b) di Rumah Sakit Jiwa Prof. Dr. Soeroyo Magelang. Penelitian tersebut bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pembuatan laporan morbiditas pasien rawat jalan (RL2b) serta faktor
7 yang mempengaruhi keterlambatan dalam pembuatannya. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional. Hasil dari penelitian adalah pelaksanaan pembuatan laporan RL 2b dilakukan oleh dua bagian, yaitu Sub Bagian Program dan Penyusunan Laporan (PPL) dan Sub Bagian Rekam Medis. Beberapa faktor yang mempengaruhi keterlambatan pembuatan laporan RL 2b di RSJ Prof. Dr. Soeroyo Magelang adalah pengumpulan data dari poliklinik yang sering terlambat, pelaksanaan pengolahan data yang tidak sesuai dengan prosedur yang ada dan sarana-prasarana yang tidak dimanfaatkan dengan baik. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan Pratiwi (2007) adalah sama-sama menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional dan cara memperoleh data dengan menggunakan metode observasi, wawancara, dan studi dokumentasi serta mengetahui pelaksanaan pembuatan laporan. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Pratiwi (2007) adalah pada Pratiwi (2007) tujuan penelitian lebih fokus kepada mengetahui pelaksanaan pembuatan laporan eksternal yaitu RL 2b dan faktor yang mempengaruhi keterlambatan dalam pembuatannya, sedangkan pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3) dan kendala yang dihadapi petugas pelaporan dalam pembuatan laporan tersebut.
8 2. Mita Nurhidayati (2010), Pelaksanaan Pengelolaan Data Morbiditas Pasien Rawat Jalan di RSJD Dr. Soedjarwadi Klaten. Penelitian Nurhidayati (2010) memiliki tujuan mengetahui pelaksanaan pengelolaan data morbiditas pasien rawat jalan dan mengetahui kendala dalam pengelolaannya. Metodologi penelitian menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional. Subjek penelitian adalah perawat klinik rawat jalan dan petugas pelaporan. Objek penelitian adalah data morbiditas pasien rawat jalan. Hasil penelitian berupa sumber data, pengumpulan data, pengolahan hingga menjadi laporan RL 2b dan RL 2b1, serta kendala dari pelaksanaannya. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Nurhidayati (2010) adalah sama-sama meneliti pelaksanaan dan kendala serta menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan rancangan cross sectional. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Nurhidayati (2010) adalah pada penelitian Nurhidayati (2010) lebih fokus pada pelaksanaan pengelolaan data morbiditas pasien rawat jalan dan mengetahui kendala dalam pengelolaannya, sedangkan pada penelitian ini untuk mengetahui pelaksanaan pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3) dan kendala yang dihadapi petugas pelaporan dalam pembuatan laporan tersebut.
9 3. Desi Kurniasari (2012), Proses Pembuatan dan Pengiriman Laporan Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan di RSJ Grhasia Provinsi DIY. Hasil dari penelitian Kurniasari (2012) adalah proses pembuatan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan meliputi input laporan data melalui register dan berkas rekam medis, proses pengolahan data meliputi coding, indexing dan pengolahan data menggunakan komputer, serta output yang meliputi laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL 4b). Kendala dalam pembuatan laporan adalah kuantitas sumber daya manusia yang sedikit sementara beban kerjanya banyak, keakuratan data yang meliputi kasus baru yang belum dilaksanakan dan dokter yang tidak mengisi diagnosis dengan lengkap, software yang belum bisa diaplikasikan secara maksimal. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Kurniasari (2012) terletak pada metodologi penelitian yang digunakan yaitu menggunakan metode penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif dan teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu dengan wawancara, pengamatan (observasi) dan studi dokumentasi. Penelitian ini juga bertujuan untuk mengetahui proses pembuatan laporan eksternal dan kendala yang dihadapi dalam pembuatannya. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Kurniasari (2012) adalah pada Kurniasari (2012) lebih fokus membahas proses dan kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan
10 morbiditas pasien rawat jalan, sedangkan pada penelitian ini fokus untuk mengetahui pelaksanaan pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3) dan kendala yang dihadapi petugas pelaporan dalam pembuatan laporan tersebut.