BAB 9 Pelaporan Corporate Event 9.1 Learning Outcomes Setelah menyelesaikan topik ini, Mahasiswa dapat menyusun laporan pelaksanaan CE, yang terdiri dari Laporan Seksi dan Laporan Umum. 9.2 Laporan Pelaksanaan CE Laporan pelaksanaan CE, atau sering juga disebut Laporan Pertanggung-jawaban (LPJ) CE adalah laporan yang berisi tentang realisasi seluruh rangkaian kegiatan sebuah CE yang telah dilaksanakan, sebagai pertanggungjawaban kepada perusahaan, instansi ataupun lembaga. 9.3 Mekanisme Pelaporan CE Dengan demikian yang berkewajiban membuat laporan adalah semua pihak yang terlibat dalam tiap-tiap tahapan kegiatan sebuah CE. Seperti yang telah dibahas pada Bab 2, bahwa yang terlibat dalam sebuah CE adalah Sterring Committee (SC) dan Organizing Comitee (OC). Jadi LPJ CE akan terdiri dari dua yaitu LPJ CE Sterring Committee dan LPJ CE Organizing Comitee. LPJ SC berisi laporan secara umum. Laporan ini disusun berdasarkan LPJ OC. Jadi mekanisme penyusunan LPJ adalah dimulai dari OC, yaitu LPJ setiap seksi yang ada dalam penyelenggaraan sebuah CE. Selanjutnya semua seksi menyerahkan LPJ ke SC. Berdasarkan LPJ tiap seksi yang diterima, SC akan merangkum menjadi LPJ SC. Untuk lebih mendapatkan gambaran tentang mekanisme penyusunan LPJ, kita lihat lagi struktur panitia yang ada pada contoh proposal di Bab 6, adalah sebagai berikut: Panitia Inti a. Ketua b. Sekretaris c. Bendahara d. Anggota Panitia Pelaksana: a. Tempat b. Konsumsi 61
c. Publikasi d. Lomba e. Sekretariat Dengan struktur kepanitiaan seperti tercantum sebelumnya, maka mekanisme penyusunan LPJ akan dimulai dari Panitia Pelaksana yang terdiri dari 5 seksi, menyusun LPJ nya masing-masing. Dengan demikian akan terdapat 5 LPJ seksi yaitu: a. LPJ Seksi Tempat b. LPJ Seksi Konsumsi c. LPJ Seksi Publikasi d. LPJ Seksi Lomba e. LPJ Seksi Sekretariat Selanjutnya ke 5 LPJ tersebut diserahkan ke Panitia Inti. Oleh Panitia Inti ke 5 LPJ seksi tersebut akan dirangkum atau hanya dikompilasi untuk dijadikan Laporan Pertanggung Jawaban CE. 9.4 Struktur Laporan CE 9.4.1 Struktur Laporan OC Struktur laporan OC adalah mengikuti Perencanaan Detail masing-masing Seksi. Tentunya informasi yang disajikan adalah tentang realisasi atau hasil implementasi perencanaan. Kemudian laporan juga harus dilengkapi dengan evaluasi dan rekomendasi serta lampiran bukti-bukti atau data dukung hasil implementasi. Evaluasi menyajikan faktor-faktor yang mendukung keberhasilan pelaksanaan program dan kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan program. Rekomendasi adalah berupa saran yang perlu dilakukan pada program kerja yang akan datang, agar lebih baik dari yang telah dilakukan. Bukti-bukti atau data dukung hasil implementasi, antara lain berupa bukti pengeluaran biaya, bukti kehadiran peserta berupa Daftar Hadir, bukti penataan venue berupa foto. 9.4.2 Struktur Laporan SC Struktur laporan SC adalah mengikuti struktur proposal. Seperti pada laporan OC, isinya juga tentang realisasi atau hasil implementasi perencanaan. Kemudian laporan juga harus 62
dilengkapi dengan evaluasi dan rekomendasi serta bukti-bukti atau data dukung hasil implementasi. Evaluasi pada intinya sama dengan yang ada pada laporan OC, yaitu menyajikan faktorfaktor yang mendukung keberhasilan pelaksanaan CE dan kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan CE. Rekomendasi adalah berupa saran yang perlu dilakukan pada CE yang akan datang, agar lebih baik dari yang telah dilakukan. Jadi evaluasi yang dilakukan oleh SC lebih bersifat umum dan menyeluruh. Bukti-bukti atau data dukung hasil implementasi yang disajikan pada laporan SC adalah semua laporan dari masing-masing seksi yang ada pada OC. Untuk mendapatkan gambaran tentang struktur laporan SC perhatikan contoh berikut: A. Cover Cover laporan berisi sebagai berikut: 63
LAPORAN Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru 18 S/D 22 Nopember 2013 Diajukan Oleh: Panitia Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru CORPORATE EVENT DIVITION PT POLINEMA INDONESIA 2013 64
B. Lembar Pengesahan Lembar Pengesahan Laporannya adalah sebagai berikut: LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN 1. Nama Kegiatan : Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru 2 Pelaksana : a. Ketua : Drs. Suwaryo Tedas, MBA. b. Anggota : (terlampir di proposal) 3 Waktu Pelaksanaan : 18 S/D 22 Nopember 2013 4 Tempat Pelaksanaan : Hall Makan Siang 5 Biaya : Rp 35.000.000,00 (Tigapuluh Lima Juta Rupiah) 6 Sumber Dana : Dana Alokasi Promosi 2013 Menyetujui Marketing Manager Malang, 27 Nopember 2013 Ketua Pelaksana Drs. Siswoko, MMT Drs. Suwaryo Tedas, MBA. NIP. 195606281985031001 NIP. 19611218 198910 1001 Mengetahui, General Manager Ir. Tundung Subali Patma, MT NIP. 195904241988031002 65
C. Isi Laporan 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Seluruh karyawan non-marketing harus memahami product knowledge dari produk baru yang akan diluncurkan awal tahun depan. Berdasarkan survey yang telah dilakukan oleh Tim Survey, pada akhir semester ganjil baru 40% yang memahami. Padahal sudah dilakukan sosialisasi kepada mereka. Hal ini berarti 60% karyawan non-marketing yang berjumlah 120 karyawan, dari 15 unit kerja belum memahami product knowledge dari produk baru, meskipun mereka sudah mengikuti sosialisasi. Untuk mengatasi masalah tersebut maka perlu ada upaya yang dapat meningkatkan pemahaman seluruh karyawan non-marketing tentang product knowledge dari produk baru. Tentunya harus dipilih yang lebih efektif dibanding dengan sosialisasi yang telah dilakukan. Mempertimbangkan bahwa mereka sudah pernah mendapatkan sosialisasi, maka dipilih Corporate Event yang dapat memotivasi mereka untuk lebih memahami product knowledge dari produk baru. Untuk itu dipilih Lomba Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru. 1.2 Tema Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia untuk Mencapai Produktivitas Optimal Organisasi 1.3 Tujuan Agar karyawan non-marketing yang berjumlah 120 karyawan, dari 15 unit kerja memahami product knowledge produk baru yang akan diluncurkan awal tahun depan. 1.4 Sasaran Tabel 4.1 Deskripsi Sasaran CE No Sasaran CE Peran Jumlah (orang) 1 Karyawan non-marketing 1. Peserta, 3/unit kerja 45 dept (15 unit kerja) 2. Supporter 75 No Personel pendukung CE Peran Jumlah (orang) 1 Direktur Undangan & Pembuka 1 Acara 2 Kepala Bagian Undangan & Yuri Lomba 4 3 Satpam Keamanan 2 4 Sanggar Alunan Nada Pengisi AcaraHiburan 5 66
2. Nama Kegiatan Lomba Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru. 3. Tujuan Agar Karyawan non-marketing yang berjumlah 120 karyawan, dari 15 unit kerja memahami product knowledge produk baru yang akan diluncurkan awal tahun depan. 4. Waktu Pelaksanaan 18 S/D 22 Nopember 2013 5. Tempat Pelaksanaan Hall Makan Siang 6. Jadwal Pelaksanaan (Lihat Lampiran 1) 7. Anggaran 8. Personalia Pelaksana Panitia Inti: a. Ketua b. Sekretaris c. Bendahara d. Anggota Panitia Pelaksana: a. Tempat b. Konsumsi c. Publikasi d. Lomba e. Sekretariat 9. Evaluasi dan Rekomendasi ------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------------------------------------------------------- 10. Lampiran a. LPJ Seksi Tempat b. LPJ Seksi Konsumsi c. LPJ Seksi Publikasi d. LPJ Seksi Lomba e. LPJ Seksi Sekretariat 67
9.3 Latihan Untuk melatih kemampuan Saudara dalam menyusun LPJ CE, kerjakanlah RENCANA TUGAS ke 8 68