Manajemen Isu dan Manajemen Krisis Modul ke: 11 Media Relations Fakultas Ilmu Komunikasi Drs. Dwi Prijono Soesanto M.Ikom., MPM Program Studi Public Relations www.mercubuana.ac.id
Pertemuan 11 Media Relations di saat krisis: a. Peran media massa dalam situasi krisis b. Mendapatkan dukungan media massa pada saat krisis c. Pola kerja media massa dalam peristiwa krisis d. Langkah-langkah menangani media massa dalam situasi krisis krisis e. Berkomunikasi dengan media massa pada saat krisis
Sasaran Mahasiswa mampu memahami dan menjelaskan strategi mengelola hubungan dengan media di saat krisis
Pengantar Media merupakan penghubung komunikasi dan informasi antara Public Relations kepada stakeholders, oleh karena itu media masih merupakan alat yang sangat efektif untuk menyampaikan pesan-pesan komunikasi kepada internal Public Relation, dari top management sampai kepada bawahannya, atau sebaliknya. Hubungan pers (press relations) adalah upaya-upaya untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi PR dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
Pengantar Hal-hal penting yang perlu diketahui PR sebelum berhubungan dengan media massa menurut Jefkins (1991:92) adalah: a) The editorial policy, yaitu kebijakan redaksional,. b) Frequency of publication, c) Copy date, yaitu batas waktu dan tanggal masuk berita ke media d) Printing process, yaitu jenis pencetakan e) Circulations area, yaitu daerah jangkauan, f) Readership profile, yaitu bagaimana karakteristik pembaca g) Distribution method, yaitu cara penyebaran media tersebut.
a. Peranan Media di Saat Krisis 1. Ruang Lingkup Media a. Media massa: cetak, elektronik & film b. Media Sosial
1. Ruang Lingkup Media Dalam konteks hubungan PR dengan media yang dimaksudkan dalam hal ini, tidak lain adalah hubungan PR dengan media massa dan media sosial. Karena keberadaan media massa dan media sosial sudah tidak diragukan lagi, perannya sangat besar terutama dalam hal penyebaran informasi, berita dan membentuk opini publik.
2. Karakteristik Media Massa Hafied Cangara (2003: 134-135) memaparkan lima karakteristik umum media massa: 1. Berbentuk lembaga (institusi resmi) 2. Komunikasi satu arah 3. Jangkauan luas 4. Pesan diserap oleh siapa saja 5. Penyampaian pesan menggunakan peralatan tehnis
2. Karakteristik Media Massa & Media Sosial Pada saat menemui krisis, media berubah karakter menjadi: 1. Cenderung lebih agresif 2. Cenderung membela yang lemah 3. Cenderung kurang obyektif 4. Lebih mengutamakan apa yang menarik untuk disampaikan kepada publik
3. Peranan Media saat Krisis 1. Sarana komunikasi korporasi menjangkau publik lebih luas 2. Membentuk opini publik 3. Sebagai representasi publik 4. Sebagai sarana untuk mengetahui ekalasi situasi dan kondisi yang berkembang, baik di dalam maupun di luar korporasi 5. Sebagai mitra korporasi menyelesaikan krisis 6. Sebagai lawan koporasi, membesarkan/memperkeruh krisis
b. Mendapatkan Dukungan Media Pada Saat Krisis Untuk mendapatkan dukungan dari media pada saat krisis, tentunya harus ada hubungan baik antara PR dengan media. Hubungan tersebut biasanya telah dibangun PR korporasi jauh-jauh sebelum adanya krisis.
b. Mendapatkan Dukungan Media Pada Saat Krisis Caranya: a. Sikap saling menghargai antara kedua belah pihak. b. Saling pengertian tentang peran, fungsi, kewajiban dan tugas sesuai etika dan profesinya masingmasing. c. Saling mempercayai akan peran untuk kepentingan bersama dan tidak untuk kepentingan untuk sebelah pihak. d. Sikap toleransi dari kedua belah pihak.
b. Mendapatkan Dukungan Media Pada Saat Krisis Dengan terjalinnya hubungan baik dengan media, baik secara pribadi PR dengan awak media (wartawan), dengan redaktur, serta dengan pimpinan media, diharapkan dapat dicapai lima sasaran Nova (20014)
b. Mendapatkan Dukungan Media Pada Saat Krisis 1. Memperoleh publisitas seluas mungkin tentang kegiatan serta langkah organisasi yang dianggap baik untuk diketahui publik 2. Memperoleh tempat dalam pemberitaan media secara objektif, wajar, dan berimbang mengenai hal-hal yang menguntungkan organisasi 3. Memperoleh umpan balik mengenai upaya dan kegiatan organisasi 4. Melengkapi data bagi pemimpin organisasi untuk keperluan kebijaksanaan 5. Mewujudkan hubungan yang stabil dan berkelanjutan yang dilandasi saling percaya dan menghormati.
c. Pola Kerja Media Pada Saat Krisis 1. Adanya deadline; Batas waktu wartawan menyerahkan berita kepada redaktur 2. Mencari Sumber Resmi 3. Mencari Sumber Lain
c. Pola Kerja Media Pada Saat Krisis Rumus 5W+1H 1. Apa yang terjadi? (What) 2. Siapa? (Who) 3. Kapan terjadi (When) 4. Dimana terjadinya (Where) 5. Mengapa terjadi (Why) 6. Bagaimana (How)
c. Pola Kerja Media Pada Saat Krisis 6. Bagaimana (How) 1. Bagaimana kronologi terjadinya krisis ini? 2. Bagaimana upaya atau langkah yang diambil oleh perusahaan? 3. Bagaimana penanganan korban? 4. Bagaimana tanggapan publik? 5. Bagaimana tanggapan pemerintah? 6. Bagaimana tanggapan para ahli atau akademisi? 7. Bagaimana tanggapan opinion leader? 8. Bagaimana tanggapan praktisi lain, dan sebagainya
d. Langkah-langkah Menangani Media Dalam Situasi Krisis 1. Informasi latar belakang perusahaan untuk memulai inisiatif 2. Menyiapkan sebuah pusat untuk pers (Press Centre) 3. Mengelola konferensi pers 4. Menghadapi wawancara dengan televisi 5. Menjawab telepon dari media 6. Siaran Berita
d. Langkah-langkah Menangani Media Dalam Situasi Krisis 1. Informasi latar belakang untuk memulai inisiatif a. Mengisi kekosongan dengan memberikan gambaran latar belakang perusahaan, selama belum ada informasi resmi yang bisa disampaikan ke media b. Menciptakan ruang bagi perusahaan untuk bernafas c. Hal ini menunjukkan keinginan perusahaan untuk bekerja sama dengan media 2. Menyiapkan press centre a. Sebagai pusat aktifitas wartawan b. Sebagai pusat dikeluarkannya informasi resmi c. Sebagai pusat data dan informasi yang dibutuhkan wartawan
d. Langkah-langkah Menangani Media Dalam Situasi Krisis 3. Mengelola Konferensi Pers Mengelola konferensi pers tidaklah mudah. Apalagi krisis memakan korban jiwa, baik dari karyawan, pelanggan maupun publik. Wartawan bisa datang dalam jumlah puluhan bahkan ratusan. Bila ada satu atau dua orang wartawan yang tidak terlayani dengan baik, bisa menjadi preseden buruk
d. Langkah-langkah Menangani Media Dalam Situasi Krisis 4. Mengahdapi Wawancara dengan Televisi a. Siapkan poin-poin utama b. Bila memungkinkan, adakan latihan wawancara c. Jangan berspekulasi d. Antisipasi pertanyaan tersulit dengan jawaban yang sesuai e. Hargai tindakan pihak ketiga; Polisi, Damkar, Basarnas dsb. f. Jangan menunjukkan kesalahan pada perusahaan, karyawan atau pihak ketiga g. Pandangi mata pewawancara h. Yakin terhadap poin-poin f i. Segera koreksi pernyataan yang bersifat sugesti atau ambigu
d. Langkah-langkah Menangani Media Dalam Situasi Krisis 5. Menjawab Telepon dari Media Di ruang pusat pers (pres centre) Hal-hal lain yang harus dipersiapkan bagi tim penjawab telepon dari media termasuk: a. Buku / map dengan kertas-kertas bernomor untuk mencatat bagi setiap anggota tim. b. Kotak untuk mengarsip bagi tiap anggota tim. c. Flip chart dan pena d. Whiteboard dan spidol e. Peta tempat terjadinya peristiwa krisis f. Mesin fax dan mesin photo copy g. File Fast Facts (fakta segera) tentang perusahaan dan bagian-bagian dari perusahaan yang terkena dampak krisis.
d. Langkah-langkah Menangani Media Dalam Situasi Krisis 5. Menjawab Telepon dari Media Tim penjawab telepon harus dibrefing tentang: Bagiamana menjawab setiap telepon masuk dengan sopan santun dan ramah. Apa yang boleh disampaikan, dan apa yang tidak boleh disampaikan. Memberikan jawaban standart yang sama untuk pertanyaan yang sama. Tidak menyimpang dari apa yang telah digariskan. Bagaimana mengakhiri telepon dengan baik dan benar
d. Langkah-langkah Menangani Media Dalam Situasi Krisis 6. Siaran Berita Poin akhir: kadang-kadang memungkinkan untuk menyiapkan suatu proforma holding statement dalam mengantisipasi krisis. Pernyataan pers harus selalu mengumumkan berita dalam urutan berikut: a. Penyebab krisis b. Lokasi krisis c. Detil kematian (jumlah bukan nama) d. Detil yang terluka (jumlah bukan nama) e. Detil area yang terkena dampak f. Detil dampak pada lingkungan g. Detil tindakan yang akan dilakukan h. Kutipan dari manajer senior yang mengekspresikan penyesalan atas insiden tersebut serta penghargaan kepada mereka yang terlibat dalam seluruh aspek darurat i. Detil tentang investigasi susulan terhadap penyebab krisis j. Peringatan tentang catatan keamanan lokasi (jika memang selama ini sudah terkelola dengan baik) sebelum krisis terjadi
e. Berkomunikasi Dengan Media Massa Pada Saat Krisis 1. Memahami dan melayani media 2. Bekerja sama 3. Membuka akses komunikasi wartawan dengan top management 4. Membangun reputasi sebagai orang yang dapat dipercaya 5. Jangan menjawab No comment atau Off the record
e. Berkomunikasi Dengan Media Massa Pada Saat Krisis 6. Informasi harus konsisten 7. Sampaikan sikap dan langkah-langkah yang ditempuh perusahaan 8. Menyediakan salinan yang baik 9. Menyediakan fasilitas verifikasi 10.Memonitor berita-berita media 11.Membangun hubungan personal yang kokoh
Terima Kasih Drs. Dwi Prijono Soesanto M.Ikom., MPM