1 BUKU PANDUAN KONVOKESYEN 2016 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU ADZAM SHAH Disediakan oleh NS RAHIM MUDA BIN MEH AHMAD WALID B MD YUSUF
KONVOKESEN 2 ISTIADAT KONVOKESYEN 1.1 Istiadat Konvokesyen ke 30 akan berlangsung di Dewan Sri Mas Polimas, Jitra pada 16 18 Ogos 2016. 1.2 Graduan yang terlibat dalam Istiadat Konvokesyen adalah seperti di dalam Jadual 1 di bawah. TARIKH KONVO / HARI / MASA 16 Ogos 2016 (Selasa ) 7.45 pagi 12.30 tgh. GRADUAN TERLIBAT Sidang 1 Graduan Cemerlang RAPTAI KONVO 15 Ogos 2016 (Isnin) 8.30 pagi 17 Ogos 2016 ( Rabu ) 7.45 pagi 12.30 tgh 17 Ogos 2016 ( Rabu ) 2.00 ptg 5.00 ptg 18 Ogos 2016 ( Khamis ) 7.45 pagi 12.30 tgh 18 Ogos 2016 ( Khamis ) 2.00 ptg 5.00 ptg Sidang 2 Graduan Jabatan Kejuruteraan Awam Sidang 3 Graduan Jabatan Kejuruteraan Elektrik + DPW Sidang 4 Graduan Jabatan Perdagangan + Jab Teknologi Maklumat Sidang 5 Graduan Jabatan Kejuruteraan Mekanikal 16 Ogos 2016 (Selasa) 2.00 ptg- 4.30 ptg 16 Ogos 2016 (Selasa) 2.00 ptg- 4.30 ptg 16 Ogos 2016 (Selasa) 2.00 ptg- 4.30 ptg 16 Ogos 2016 (Selasa) 2.00 ptg- 4.30 ptg Jadual 1: Jadual Istiadat Konvokesyen dan Raptai
3 1.3 Semua graduan perlu mendaftarkan diri pada 7.30 pagi di Dewan Kuliah 1 dan Dewan Kuliah 2, mengikut jabatan masing-masing sebelum bermulanya Istiadat Konvokesyen. 1.4 Bagi konvo Sidang 1 (Graduan Cemerlang graduan terbaik yang dipilih dari keseluruhan lulusan), kuota yang dipilih adalah terhad. Baki graduan selain kumpulan ini akan bersama dengan graduan Sidang 2-5 pada hari-hari berikutnya. 1.5 Graduan yang gagal mendaftarkan diri pada tarikh dan masa yang ditetapkan seperti di atas tidak akan dibenarkan menyertai Istiadat konvokesyen. 1.6 Graduan yang telah mendaftar dikehendaki berbaris mengikut jabatan dan kursus masing-masing seperti yang diarahkan pegawai. 1.7 Semasa Istiadat konvokesyen sedang berlangsung, graduan diminta menghormati majlis dengan tidak membuat bising atau keluar meninggalkan dewan. 1.8 Graduan dinasihatkan supaya tidak membawa barangbarang persendirian seperti beg, kamera, telefon bimbit, alat kelui (pager) dan seumpamanya ke dalam dewan. 2. RAPTAI KONVOKESYEN 2.1 Semua graduan perlu mendaftarkan diri (sila rujuk Jadual 1) di Dewan Kuliah 1 dan 2, mengikut jabatan masing-masing sebelum bermulanya raptai.
4 2.2 Jadual raptai konvokesyen untuk semua sidang adalah seperti di Jadual 1.. 2.3 Graduan yang GAGAL menghadiri majlis raptai, TIDAK DIBENARKAN menyertai majlis konvokesyen. 2.4 Pakaian graduan perlu kemas dan sesuai dengan majlis raptai. Graduan lelaki hendaklah berambut pendek. 2.5 Graduan DILARANG memakai seluar jeans, selipar dan T-Shirt berkolar bulat semasa raptai. 3. PENYERTAAN & BAYARAN 3.1 Penyertaan dan urusan pendaftaran graduan ke majlis konvokesyen ini perlu dibuat secara on-line. 3.2 Bayaran konvokesyen tahun 2016 adalah seperti berikut: 3.2.1 RM200.00 (Graduan yang hadir konvo) 3.2.2 RM 100.00 (Graduan yang tidak hadir konvo) 3.3 Bayaran penyertaan konvokesyen hendaklah dibuat kepada Bank Islam Malaysia Berhad ( BIMB ), atas nama Koperasi Polimas Kedah Berhad, No akaun: 02039010069395 menggunakan kaedah berikut: 3.3.1 Perkhidmatan kaunter BIMB Pindahan menggunakan internet atau mesin atm. (akaun graduan sendiri). Pindahan dari akaun individu lain tidak dibenarkan.
5 Pembayaran menggunakan mesin simpanan wang tunai (cash deposit) tidak dibenarkan. 3.4 Sila bawa kad pengenalan masing-masing di hari pendaftaran. Sila bawakan juga slip bank (jika ada) sebagai bukti pembayaran telah dilakukan. 4 IBU BAPA / WARIS 4.1 Setiap graduan diperuntukkan SATU(1) sahaja tempat duduk di dalam dewan untuk ibu bapa/waris. Walau bagaimanapun, liputan secara langsung majlis konvokesyen juga boleh dilihat menerusi TV yang disediakan di luar dewan. 4.2 Pakaian ibu bapa/waris hendaklah kemas dan bersesuaian dengan majlis rasmi, terutama bagi yang hadir dalam sidang 1 bersama Yang Teramat Mulia Tunku Panglima Besar. 4.3 Semasa majlis sedang berlangsung, ibu bapa/waris diminta menghormati majlis dengan tidak membuat bising. 4.4 Ibu bapa/waris tidak dibenarkan mengambil gambar graduan semasa majlis sedang berlangsung. 4.5 Graduan diminta memaklumkan semua peraturan yang berkaitan kepada ibu bapa/waris. MAKLUMAT PENTING Kanak-kanak di bawah umur 12 tahun DILARANG MASUK ke dalam Dewan semasa Istiadat Konvokesyen berlangsung.
6 5 PELEKAT KENDERAAN & TEMPAT LETAK KENDERAAN 5.1 Semasa pendaftaran raptai, graduan akan diberikan sekeping pelekat kenderaan untuk dilekatkan pada cermin hadapan kenderaan semasa memasuki pintu utama Polimas di hari konvokesyen. 5.2 Hanya kenderaan yang mempunyai pelekat kenderaan saja dibenarkan masuk. 5.3 Graduan dan ibu bapa/waris hendaklah meletakkan kenderaan di tempat letak kereta yang ditunjukkan oleh pengawal lalulintas yang bertugas. 5.4 Sila patuhi arahan/tunjuk arah yang diberikan oleh pengawal lalulintas.
7 5.5 Pakaian Graduan Lelaki 5.5.1 Graduan dimestikan memakai sama ada: 5.5.1.1 Baju Melayu berbutang lengkap, bersongkok dan bersampin. 5.5.1.2 Lounge Suit berwarna gelap dan bertali leher. Graduan boleh memilih warna baju sendiri mengikut kesesuaian dan keselesaan. 5.5.2 Semua graduan termasuk bukan muslim dimestikan memakai songkok. 5.5.3 Kasut kulit dan stokin yang bersesuaian untuk majlis rasmi dan berwarna gelap. 5.5.4 Graduan beragama Sikh dibenarkan memakai turban 5.5.5 Graduan perlu berambut pendek dan kemas (tidak mencecah kolar baju serta tidak menutupi telinga dan dahi) Gambar 1: Rupa diri, pakaian dan rambut graduan lelaki
8 5.6 Pakaian Graduan Wanita 5.6.1 Pakaian graduan wanita ialah baju tradisional atau pakaian labuh yang bersopan dan berwarna cerah. Pakaian yang berbentuk seluar adalah dilarang KECUALI pakaian kebangsaan masyarakat Punjabi. 5.6.2 Graduan muslim dikehendaki memakai tudung berwarna cerah. 5.6.3 Graduan perlu memakai kasut yang bertutup di bahagian depan dan belakang. Gambar 2 : Rupa diri, pakaian dan rambut graduan wanita
9 6 JUBAH CATATAN : Jumlah jubah yang sedia ada mengikut saiz tertentu adalah TERHAD dan saiz yang dipohon oleh graduan akan diserahkan selagi stok masih ada dalam simpanan. 6.1 Pengambilan Jubah 6.1.1 Jubah boleh diambil di lokasi Pengambilan Jubah sebagaimana jadual 2 di bawah mengikut masa yang ditetapkan, dengan mengemukakan borang Akuan Pinjaman Jubah rujuk lampiran 1 * dan slip Pengesahan Kaji Selidik Graduan (wajib). TARIKH/HARI SIDANG MASA 15 Ogos 2016 (Isnin) 16 Ogos 2016 (Selasa) 17 Ogos 2016 (Rabu) Sidang 1 Graduan Cemerlang Sahaja Sidang 2 (JKA) Sidang 3 (JKE) Sidang 4 (JP & JTMK) Sidang 5 (JKM) 2.15ptg 5.00 ptg ( SEMUA JABATAN ) 8.00 pagi 1.00 ptg 8.00 pagi 1.00 ptg 8.00 pagi 1.00 ptg 8.00 pagi 1.00 ptg TEMPAT PENGAMBILAN JUBAH Bilik Kuliah- (BK) : BK 9 (JP) BK 10 (JTMK) BK 13 (JKM) BK 14 (JKE) BK 15 (JKA) Catatan : Penyerahan jubah akan dibuat pada masa dan tarikh yang ditetapkan sahaja. Sebarang masalah sila berhubung dengan JK Jubah Jabatan anda Jadual 2 : Tempat Pengambilan Jubah
10 6.1.2 Borang pengambilan jubah boleh dicetak sendiri oleh graduan. 6.1.3 Sebarang pengubahsuaian pada jubah adalah dilarang. 6.1.4 Sekiranya jubah ingin diseterika, sila pastikan laras suhunya adalah pada petunjuk silk atau yang lebih rendah untuk mengelakkan kerosakan jubah. 6.2 Pemulangan Jubah 6.2.1 Jubah perlu dipulangkan di Bilik Pemulangan Jubah mengikut masa seperti jadua 2 di bawah. TARIKH/HARI SIDANG MASA 16 Ogos 2016 (Selasa) Sidang 1 Graduan Cemerlang 2.00ptg 5.00 ptg ( SEMUA JABATAN ) TEMPAT PEMULANGAN JUBAH BK 9 (JP) BK 10 (JTMK) BK 13 (JKM) BK 14 (JKE) BK 15 (JKA) Sidang 2 JKA 2.00ptg. 5.30 ptg BK 15 17 Ogos 2016 (Rabu) Sidang 3 JKE 5.00ptg. 8.30 mlm BK 14 18 Ogos 2016 (Rabu) Sidang 4 JP & JTMK 2.00ptg. 5.30ptg BK 9 & BK 10 Sidang 5 JKM 5.00 ptg 8.30 mlm BK 13 Jadual 3 : Tempat Pemulangan Jubah
11 6.2.2 Jubah yang dipulangkan selain dari masa yang ditetapkan, perlu diserahkan di Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Pembangunan Pelajar (JHEPP) dan akan dikenakan denda lewat sebanyak RM5.00/hari. 6.2.3 Borang pemulangan jubah boleh dicetak sendiri oleh graduan. 6.2.4 Keratan Borang E - Pengesahan Pemulangan Jubah akan menjadi syarat untuk graduan membuat tuntutan sijil/diploma di Unit Peperiksaan POLIMAS. 6.3 Kehilangan Atau Kerosakan Jubah Jubah yang rosak atau hilang akan dikenakan denda/ganti rugi sebanyak RM200.00 (ringgit Malaysia : Dua Ratus Sahaja).
12 7 PENGAMBILAN SIJIL /DIPLOMA 7.1 Para graduan boleh mengambil sijil/diploma mengikut jadual berikut: TARIKH/HARI SIDANG MASA 16 Ogos 2016 (Selasa) Sidang 1 Graduan Cemerlang 2.00ptg 5.00 ptg TEMPAT MENGAMBIL DIPLOMA BK 9 (JP) BK 10 (JTMK) BK 13 (JKM) BK 14 (JKE) BK 15 (JKA) 17 Ogos 2016 (Rabu) Sidang 2 JKA 2.00ptg. 5.30 ptg BK 15 Sidang 3 JKE 5.00ptg. 8.30 mlm BK 14 18 Ogos 2016 (Rabu) Sidang 4 JP & JTMK 2.00ptg. 5.30ptg BK 9 & BK 10 Sidang 5 JKM 5.00 ptg 8.30 mlm BK 13 Jadual 4 : Tempat Mengambil Sijil Diploma 7.2 Graduan hendaklah memulangkan jubah konvokesyen terlebih dahulu dan mengemukakan Pengesahan Pemulangan Jubah sebagai bukti semasa menuntut sijil/diploma.
13 7.3 Graduan yang tidak menghadiri Istiadat Konvokesyen boleh menuntut sijil/diploma tersebut di Unit Peperiksaan POLIMAS dengan mengemukakan slip bayaran Bank Islam. Sebarang kemusykilan berkaitan bayaran konvokesyen, perlu merujuk Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Pembangunan Pelajar (JHEPP) 7.4 Graduan yang ingin mewakilkan orang lain mengambil sijil/diploma bagi pihaknya, perlu disertakan surat kebenaran mengambil kepada wakil berkenaan berserta sekeping salinan Kad Pengenalan graduan. 7.5 Sijil yang tidak dituntut akan terus disimpan di Unit Peperiksaan POLIMAS. 7 GAMBAR DAN CENDERAHATI KONVOKESYEN 7.1 Semasa istiadat konvokesyen sedang berlangsung, aktiviti mengambil gambar DILARANG sama sekali. 7.2 Semua graduan/ibubapa adalah dilarang sama sekali mengambil gambar Yang Teramat Mulia Tunku Panglima Besar Kedah 7.3 Pihak POLIMAS akan menyediakan kemudahan mengambil gambar graduan semasa majlis penyerahan skrol sedang berjalan. 7.4 Borang tempahan gambar akan diedarkan pada masa majlis raptai. Ia perlu diisi dengan lengkap dan dikembalikan kepada jawatan kuasa yang berkaitan,
14 7.5 POLIMAS juga ada menyediakan perkhidmatan studio luar kepada para graduan/keluarga yang beroperasi di Tapak Konvokesyen. 8 E-BORANG KAJI SELIDIK GRADUAN POLITEKNIK 2016/ BILIK PENGAMBILAN KAD RFID/BILIK ALUMNI 8.1 Graduan dikehendaki menjawab soal selidik graduan sebelum dibenarkan mengambil jubah untuk konvokesyen. Sila berhubung dengan pegawai yang berkaitan di Bilik Kuliah 8 pada hari peminjaman jubah. 8.2 Semua graduan dikehendaki mengambil Kad RFID di Bilik Kuliah 11. 8.3 Segala urusan berkaitan MQA - Alumni di Bilik Kuliah 5. 9 PERINGATAN TAMBAHAN 9.1 Jika ada graduan yang masih belum menjelaskan hutang dengan POLIMAS, belum memulangkan pinjaman buku perpustakaan atau sebarang peralatan lain dari POLIMAS, diingatkan supaya menyelesaikan urusan dengan pihak yang berkenaan dengan segera. 9.2 Jika bayaran atau penyerahan barangan pinjaman pernah dibuat, sila bawa resit bayaran atau bukti penyerahan. Kegagalan berbuat demikian akan menyebabkan sijil/diploma ditahan.
15 9.3 Bagi graduan yang sedang bekerja dan memerlukan surat pengesahan hadir konvo untuk pelepasan kerja, sila tuliskan perkara tersebut dalam emel dengan menyertakan maklumat: nama, nombor kad pengenalan, no. matrik ke alamat : polimas1984@gmail.com 9.4 Sebarang pertanyaan berkaitan Istiadat Konvokesyen POLIMAS ke 30 boleh dirujuk dengan dengan menghubungi talian berikut: i. Pegawai Perhubungan Awam Polimas Pn. Shantini A/P Ramanaidu hp : 010-4048801 ii. Pembayaran dan pendaftaran on-line KONVO 2016 Pn. Nuramin : Hp : 04 9146100 e mail : konvo@polimas.edu.my iii. Jubah Graduan : ( AJK INDUK JUBAH ) En. NS Rahim JHEPP hp : 019 4745025 En Suhaimi JHEPP -- hp : 013 6295506 En. Hazran - JP hp : 0199181108 Johari Bin Mat - JKA tel: 04 9146100 En. Airul Aznie - JKM hp : 0194436573 Jusrorizal Fadly - JTMK hp : 0139331252 En. Musnizam - JKE hp : 019 4252509 iv. Senarai graduan dan pengambilan sijil/diploma : En. Faidzuli B Ismail Hp : 0194810076
16 v. MQA-Alumni : En. Mohd. Nadzrie b. Ahmad Hp:0195589002 vi. Kad RFID : Abdul Aziz Bin Ab Nasir Hp : 0194166245 vii. Pengesanan Graduan : En. Isfa Kamal HP : 013 4536302 SENARAI LAMPIRAN Lampiran 1 Arahan: Sila cetak, isi dan bawa borang Ini untuk mengambil dan memulangkan Jubah BORANG E BORANG AKUAN PINJAMAN JUBAH
17 Saiz dan Nombor Jubah (Diisi oleh petugas Jawatankuasa Jubah) SAIZ JUBAH PETUGAS SILA CATAT BIL NOMBOR IKUT KURSUS NAMA NO. KP NO. PENDAFTARAN ALAMAT TETAP NO. TELEFON/HANDPHONE ALAMAT PEJABAT (JIKA BERKAITAN) NO TEL PEJ : PENGAKUAN: 1. Saya mengaku menerima sehelai jubah dalam berkeadaan baik dan akan BERTANGGUNGJAWAB ke atas sebarang kerosakan atau kehilangannya dan BERSETUJU UNTUK MEMBAYAR GANTI RUGI SEPENUHNYA SEBANYAK RM 200.00 (Ringgit Malaysia : Dua Ratus Sahaja) sekiranya berlaku kerosakan atau kehilangan jubah dalam masa pegangan saya. 2. Saya akan memulangkan jubah pada tarikh dan masa yang telah ditetapkan dan faham bahawa kelewatan memulangkan jubah tersebut boleh menyebabkan saya didenda sebanyak RM 5.00 sehari.
18 Saya yang benar, T/tangan : Nama: ) Tarikh: Peringatan: Sila serahkan keratan di bawah kepada petugas di Unit Peperiksaan POLIMAS untuk urusan pengambilan sijil/diploma. JUBAH NAMA PENGESAHAN PEMULANGAN NO. PENDAFTARAN ADALAH DISAHKAN BAHAWA JUBAH TELAH DIPULANGKAN DI DALAM KEADAAN BAIK. (TANDATANGAN PETUGAS & COP) Tarikh : NOTA: Keratan ini hendaklah disimpan oleh petugas agihan sijil/diploma, di dalam fail jubah yang disediakan dan serahkan kepada Penyelaras Jawatankuasa Jubah.
19 SELAMAT BERKONVOKESYEN