BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari kelemahan dari sistem yang berjalan. Sehingga pada akhirnya proses perwujudan sistem yang baik akan tetap terpenuhi sejalan dengan perkembangan zaman. Analisis sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di PT.Dwi Sukses Mulia yaitu tentang pemanfaatan e- commerce. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis data, analisis dokumen, analisis kebutuhan sistem. 3.1 Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Yang Sedang Berjalan Dibawah ini adalah prosedur transaksi Penjualan di PT.Dwi Sukses Mulia sebagai berikut : a. Bagian penjualan memberikan daftar produk kepada pelanggan agar pelanggan dapat melihat produk apa saja yang diinginkan. 41
42 b. Setelah pelanggan melihat daftar produk, pelanggan memilih produk yang ingin dibeli dan memberitahukan kepada bagian penjualan. c. Kemudian bagian penjualan memberikan kepada bagian gudang untuk dilakukan proses pencarian barang. d. Jika barang tidak tersedia maka kembali lagi kepada pelanggan untuk mengambil keputusan untuk memilih produk, jika ada maka barang pesanan diambil. e. Setelah barang diambil, maka langsung diberikan kepada kasir untuk dilakukan proses pembayaran dan membuat nota penjualan sebanyak 2 rangkap. 1 rangkap nota penjualan dirangkap oleh kasir dan 1 lagi diberikan kepada pelanggan.
43 Bagian Penjualan Pelanggan Bagian Gudang Kasir Daftar produk Daftar Produk Daftar pesanan Proses pemilihan produk Proses Pencarian Barang Daftar pesanan Daftar pesanan Tidak Tersedi a/tidak Ada Proses pembay aran Nota penjualan Nota penjualan Nota penjualan Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penjualan
44 Start Proses Pemilihan produk Daftar Pesanan Tidak Proses Pencarian produk Keterse diaan Ada Proses Pembayaran Nota Penjualan Stop Gambar 3.2 Flowchart Berjalan Penjualan
45 3.2 Analisis Permasalahan Masalah yang timbul saat ini sebagai berikut: 1. Kalah bersaing dengan kompetitor yang bergerak dibidang yang sama, karena kompetitor telah menerapkan e-commerce. Kompetitor memanfaatkan perkembangan teknologi saat ini seperti e-commerce untuk mempromosikan produknya lebih luas dibandingkan PT.Dwi Sukses Mulia yang masih belum memiliki e-commerce. 2. Proses transaksi yang tidak efektif dan efisien karena masih via telepon dan face to face. Via telepon a. Terjadi bentrok pemesanan via telepon karena pelanggan yang bersamaan menelepon untuk memesan dalam waktu yang sama. b. Marketing membutuhkan waktu yang lama untuk mencatat seluruh transaksi pelanggan seperti pendaftaran pelanggan, pemesanan, dan pembayaran. Face to face a. Pelayanan yang menggunakan waktu yang lama karena pelanggan harus menunggu pelanggan yang lain selesai melakukan pemesanan yang dilayani oleh marketing. b. Membutuhkan banyak tenaga kerja untuk melayani transaksi dengan pelanggan.
46 3. Penyimpanan data transaksi seperti pendaftaran pelanggan, pemesanan dan pembayaran tidak terintegrasi dengan baik karena masih menggunakan excel dan tidak efisien. 3.3 Analisis Dokumen Dari hasil penelitian yang dilakukan pada PT.Dwi Sukses Mulia diperoleh dokumen yaitu: 3.3.1 Dokumen Masukan 1. Daftar Pesanan Fungsi Sumber Rangkap Ditujukan Item : Untuk melakukan proses pemesanan. : Pelanggan. : 1 (Satu). : Bagian gudang. : Daftar pesanan barang 3.3.2 Dokumen Keluaran 2. Nota Penjualan Fungsi Sumber Banyak : Bukti pembelian barang. : Kasir. : 2 Rangkap.
47 Ditujukan Item : Pelanggan, bagian kasir, pimpinan. : Nota penjualan 3.4 Analisis Kelemahan Sistem 3.4.1 Analisis Perbandingan Matriks SWOT Penjualan E-Commerce dengan Penjualan Konvesional Analisis SWOT terhadap penjualan e-commerce sebagai berikut : 1. Strenght (Kekuatan) Alamat web mudah di akses Tampilan menarik Produk-produk yang up to date Adanya fasilitas pencarian barang yang di inginkan Jaringan distribusi yang baik 2. Weakness (Kelemahan) Adanya kejahatan di internet Pengiriman produk kurang efisien Saat pengisian alamat pengiriman agak sedikit susah Kurang tenaga ahli di bidang IT Tidak ada media promosi yang bersifat up to date 3. Opportunity (Peluang) Meningkatkan penjualan
48 E-Commerce dapat merubah kegiatan bisnis Perkembangan teknologi informasi membuka peluang untuk memperluas pasar bisnis Mengurangi biaya Efektif dan efisien Peningkatan CSI 4. Threats (Ancaman) Adanya pesaing di kemudian hari Munculnya pendatang baru dengan harga murah Sistem keamanan web Pembajakan kartu kredit Bencana alam saat pengiriman Ketidak sesuaian barang Analisis SWOT terhadap penjualan konvensional sebagai berikut : 1. Strenght (Kekuatan) Lokasi yang strategis Harga yang bersaing Sumber daya manusia yang ramah Kelengkapan produk yang disediakan Kondisi linkungan yang aman dan nyaman
49 2. Kelemahan (Weakness) Tidak ada pemisah antara harta pribadi dengan harta usaha Modal yang besar dalam pendirian usaha Manajemen kurang baik dalam bekerja Lokasi supplier yang jauh 3. Opportunity (Peluang) Luasnya pangsa pasar Memperluas tempat usaha Kelonggaran dalam sistem pembayaran Produk yang selalu berkembang 4. Threats (Ancaman) Ketatnya persaingan Lamanya waktu pengiriman barang dari supplier Peningkatan harga Pelanggan yang tidak jujur Bila pemilik gedung tidak menyewakan lagi gedungnya
50 3.4.2 Perbandingan Matriks SWOT Penjualan E-Commerce dengan Penjualan Konvesional Kekuatan (Strength-S) 1.Alamat web mudah di akses 2.Tampilan menarik 3.Produk-produk yang up to date Kelemahan (Weakness) 1.Adanya kejahatan di internet 2.kurang tenaga ahli di bidang IT 3.Tidak ada media promosi Peluang (Opportunity) 1.Meningkatkan penjualan 2.Mengurangi biaya 3.Efektif dan efisien 4.Peningkatan CSI Strategi SO 1.Meningkatkan pelayanan dengan menambah jam kerja 2.Memberikan tawarantawaran menarik seputar yang bersifat up to date Strategi WO 1.Memperbaiki situs e- commerce 2.Melakukan kerja sama dengan jasa kurir 5.E-commerce dapat produk untuk menarik 3.Membentuk data pelanggan merubah kegiatan bisnis pembeli baru yang lebih baik Ancaman (Threats) 1.Sistem keamanan web 2.Bencana alam saat pengiriman 3.Ketidak sesuaian barang 4.Pembajakan kartu kredit Strategi ST 1.Memilih jasa layanan hosting yang terpercaya 2.Melakukan backup data secara berskala untuk resiko kehilangan data Strategi WT 1.Meningkatkan keamanan pada sistem yang dibangun 2.Memilih jasa layanan hosting yang memiliki kualitas yang memadai Gambar 3.3 Matriks SWOT Penjualan E-Commerce
51 Kekuatan (Strength-S) 1.Lokasi yang strategis 2.Harga yang bersaing 3.Sumber daya manusia yang ramah 4.Kelengkapan produk yang disediakan Kelemahan (Weakness) 1.Tidak ada pemisah antara harta pribadi dengan harta usaha 2.Modal yang besar dalam pendirian usaha 3.Manajemen kurang baik Peluang (Opportunity) 1.Luasnya pangsa pasar 2.Pola perilaku dan kebutuhan masyarakat yang selalu berkembang 3.Memperluas tempat usaha 4.Kelonggaran dalam sistem pembayaran Ancaman (Threats) 1.Ketatnya persaingan 2.Lamanya waktu pengiriman dari supplier 3.Peningkatan harga 4.Pelanggan yang tidak jujur Strategi SO 1.Menambah jumlah variasi produk yang ditawarkan 2.Memperluas pangsa pasar 3.Membuat harga yang terjangkau 4.Memberikan diskon khusus pada pelanggan tertentu Strategi ST 1.Mengembangkan daya saing 2.Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dalam bekerja Strategi WO 1.Membuat laporan keuangan 2.Meningkatkan efisiensi biaya 3.Mengajukan kredit kepada bank untuk penambahan modal usaha Strategi WT 1.Seleksi jasa pengangkutan yang digunakan 2.Perhatikan kenyamanan 3.Seleksi kualitas karyawan guna peningkatan persaingan Gambar 3.4 Matriks SWOT Penjualan Konvesional
52 3.5 Analisis Kebutuhan Sistem 3.5.1 Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan fungsi utama dari sistem. Adapun sistem yang dibangun harus mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan: 1. Admin Admin adalah penanggung jawab dari website dan memiliki hak akses tertinggi. Dalam sistem admin dapat melakukan pengolahan data-data yang ada dalam website, baik itu informasi, pelanggan, pemesanan dan pengiriman. 2. Pelanggan Pelanggan adalah orang yang melakukan pemesanan produk website ini, dengan atau tanpa melakukan konsumen dapat melihat informasi produk, melakukan pemesanan, pendaftaran konsumen serta dapat memberikan komplain apabila pelayanan kurang memuaskan. 3. Karyawan Karyawan adalah pegawai perusahaan yang melakukan proses penjualan offline bagi pelanggan yang datang ke toko proses penjualan terjadi di toko.
53 3.5.2 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional Kebutuhan non-fungsional merupakan fasilitas pembantu yang terdapat pada sistem. Adapun fasilitas yang terdapat pada sistem adalah: 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan adalah komputer, printer dan perangkat pendukung lainnya. 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Maksud dari perangkat lunak adalah program yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan sistem komputer. Perangkat lunak yang digunakan untuk ini adalah Sistem Operasi Windows 7 sebagai sistem operasi. 3. Brainware Dalam pembuatan sistem ini dibutukan orang-orang yang mengerti cara kerja sistem dan pemeliharaan sistem sehingga dibutuhkan pelatihan kepada karyawan bagian penjualan dalam pengoperasian sistem yang baru.