Sebuah sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi atau kejadian yang perlu untuk sebuah organisasi, juga memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusannya. Sebuah sistem informasi berdasarkan komputer itu berbeda sekali dengan sistem yang diolah secara manual. Selain kita harus mengetahui definisi dari SIM, kita juga harus mengetahui dan memahami konsepkonsep yang berhubungan dengan informasi, pemakaian informasi, dan nilai informasi. Dibawah ini adalah pembahasan singkat tentang konsep-konsep pokok sistem informasi manajemen. Konsep Informasi Informasi menambahkan sesuatu pada penyajian yaitu sehubungan dengan waktu dan mutu. Konsep Manusia sebagai Pengolah Informasi Kemampuan manusia sebagai pengolah informasi menentukan keterbatasan dalam sistem informasi dan mengesankan dasar-dasar rancangan mereka. Konsep Sistem Karena sistem informas manajemen adalah sebuah sistem, maka konsep sistem perlu untuk memahami dan merancang ancangan pada pengembangan sistem informasi. Konsep Organisasi dan Manajemen Sistem informasi berada di dalam sebuah organisasi dan dirancang untuk mendukung fungsi manajemen. Informasi adalah penentu yang penting dalam bentuk keorganisasian. Konsep Pengambilan Keputusan Rancangan SIM bukan hanya harus mencerminkan anacangan rasional terhadap optimasi, tetapi juga teori keperilakuan pengambilan keputusan dalam organisasi. Konsep Nilai Informasi Informasi mengubah keputusan, perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai informasi. Sistem informasi dalam perusahaan juga merupakan sistem terbuka, dimana terjadi arus sumber daya dengan lingkungannya. Dalam informasi, data input diperoleh dari lingkungan, misalnya informasi kenaikan pajak yang diumumkan pemerintah, dan perubahan kurs mata uang. Semua data dari luar tersebut mengalir masuk ke dalam sistem. Oleh karena itu, sitem informasi membantu para manajer dan pimpinan perusahaan untuk mendapatkan gambaran mengenai perusahaan. Informasi yang didapat merupakan bahan masukan penting bagi manajer dalam pengambilan keputusan. Sistem pendukung keputusan adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan)) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik. Menurut Moore and Chang, SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat gfhtidak biasa. Definisi Secara Umum DSS adalah Sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan baik kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah semi terstruktur. Definisi Secara Khusus DSS adalah Sebuah sistem yang mendukung kerja seorang manajer maupun sekelompok manajer dalam memecahkan masalah semi-terstruktur dengan cara memberikan informasi ataupun usulan menuju pada keputusan tertentu. Tahapan SPK: Definisi masalah Pengumpulan data atau elemen informasi yang relevan pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan menentukan alternatif-alternatif solusi (bisa dalam persentase) Tujuan dari SPK: Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktur Mendukung manajer dalam mengambil keputusan suatu masalah Meningkatkan efektifitas bukan efisiensi pengambilan keputusan Dalam pemrosesannya, SPK dapat menggunakan bantuan dari sistem lain seperti Artificial Intelligence, Expert Systems, Fuzzy Logic, dll.
Langkah Langkah dalam menyelesaikan masalah (problem solving) Tiga jenis usaha pendekatan sistematis untuk pecahan masalah : 1. Persiapan Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. 2. Definisi Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. 3. Solusi Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya. PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala 1. Kendala intern dapat berupa SD yg terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yg kurang memenuhi syarat, dll. 2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.
STRUKTUR MASALAH 1. Masalah terstruktur terdiri elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. 2. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. 3. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah. PENDEKATAN SISTEM Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey yang mengidentifikasi 3 seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu: 1. Mengenali kontroversi 2. Menimbang klaim alternatif 3. Membentuk penilaian Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem. Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertamatama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja. TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem. 1. Usaha persiapan 3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem b) Mengenal sistem lingkungan c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
2. Usaha definisi Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya utk mencari solusi (pemahaman masalah) a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem b) Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu 3. Usaha pemecahan Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya. FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi. Merasakan masalah (problem solving styles) Manajer dpt dibagi dlm 3 kategori dasar dlm hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah. Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif & menganggap semua baikbaik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasiatau menghindarinya sepanjang perencanaan. Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan. Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya. Mengumpulkan informasi (information-gathering styles) Nama Dosen Pengampu : Risma Padilah Sari : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA