PENGOLAHAN DATA REKAM MEDIS RUMAH SAKIT MENGGUNAKAN PEMOGRAMAN VISUAL FOXPRO-9 Syamsul Kamal Apikes Iris Padang Email : skamal090499@gmail.com ABSTRAK Pengolahan data Rekam Medis bagi suatu rumah sakit merupakan hal yang sangat penting untuk segera diterapkan dan dikembangkan. Hal ini mengingat semakin kompleksnya permasalahan yang ada dalam data medical pasien maupun data-data administrasi yang ada di rumah sakit. Namun menyediakan SIM bukanlah hal yang mudah, terutama jika dikaitkan dengan biaya pengadaan SIM yang relatif sangat besar. Jadi disini sebuah rumah sakit perlu mengkaji ulang untuk pembuatan sistem informasi rumah sakit atau program aplikasi rumah sakit yang membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Sistem informasi rumah sakit adalah suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian informasi, analisa dan penyimpulan informasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit. Komputerisasi Data Rekam Medis merupakan sebuah program aplikasi rumah sakit yang dibuat untuk mempermudah bagian bagian rekam medis untuk mengolah dan menginputkan data serta dapat dimodifikasi data tersebut secara cepat dan tepat sehingga dapat digunakan kembali untuk melihat dan memperbaiki data dan laporan pasien baik secara keseluruhan, kelompok maupun perorangan. Kata Kunci : Pengolahan Data, Rekam Medis, Komputerisasi 1. PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini, keberadaan komputer sangat-sangat dibutuhkan, baik itu di perusahaan-perusahaan, Instansi Pemerintah, instansi swasta, perdagangan dan jasa maupun rumah sakit, komputer banyak digunakan dalam banyak hal, baik sebagai pelaporan, proses pengolahan data maupun untuk keperluan lainnya. tanpa adanya komputer maka pekerjaan yang dikerjakan akan memakan waktu yang sangat lama, banyaknya tenanga yang dibutuhkan. serta hasilnya tidak optimal atau kurang relevan. Komputerisasi Data Rekam medis merupakan sebuah program aplikasi rumah sakit yang dibuat untuk mempermudah bagian bagian rekam medis untuk mengolah dan menginputkan data serta dapat dimodifikasi data tersebut secara cepat dan tepat sehingga dapat digunakan kembali untuk melihat laporan pasien baik secara keseluruhan, kelompok dan keperluan lainnya. Pengolahan data rekam medis menggunakan komputer di rumah sakit saat ini sangat dirasakan keberadaannya, sehingga pekerjaan dapat diselaikan dengan cepat, tepat dan efisien. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Suatu sistem berdasarkan penekanan pada elemem atau komponen adalah kumpulan dari elemenelemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran tertentu dari suatu organisasi. Dari beberapa definisi tersebut, maka dapat disimpulkan pengertian sistem adalah sebagai berikut : 1). Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 2). Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berhubungan dan bertanggung jawab memproses masukan sehingga menghasilkan keluaran. 3). Sistem adalah kumpulan (gabungan objek atau ide) yang saling terpadu untuk mencapai tujuan tertentu. 4). Sistem adalah sesuatu yang mempunyai tujuan dan sasaran sebagai hasil akhir. 5). Sistem adalah sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses ataupun pekerjaan tertentu. 114
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan, pengolahan, transakssi harian, pendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta penyediaan laporan-laporan yang diperlukan.bagi pihak luar tertentu. Sistem informasi adalah system yang menyediakan informasi yang sepesifik yang mendukung proses pengambilan keputusan pada setiap tingkatan organisasi. Sistem informasi adalah seperangkat tata cara,metodologi,organisasi,perangkat lunak,dan perangkat keras yang dibutuhkan untuk memasukkan dan mengambil kembali data yang dibutuhkan untuk menjalankan dan mengelola organisasi. Sistem informasi rumah sakit adalah suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian informasi, analisa dan penyimpulan informasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit. Sistem Informasi Rumah Sakit adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data rumah sakit se-indonesia. Sistem Informasi ini mencakup semua Rumah Sakit umum maupun khusus, baik yang dikelola secara publik maupun privat sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.SIRS ini merupakan penyempurnaan dari SIRS Revisi V yang disusun berdasarkan masukan dari tiap Direktorat dan Sekretariat dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan. Hal ini diperlukan agar dapat menunjang pemanfaatan data yang optimal serta semakin meningkatnya kebutuhan data saat ini dan yang akan datang. 2.2 Rekam Medis Menurut Kemenkes No: 269/MENKES/PER/III/2008 Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Menurut Gemala Hatta, Rekam medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleb para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien 2.3 Manfaat Rekam Medis Ada beberapa pendapat tentang manfaat rekam medis. Di bawah ini adalah manfaat rekam medis menurut Gibony (1991) yang disingkat sebagai ALFRED: 1. Adminstratlve value, yaitu Rekam medis merupakan rekaman data adminitratif pelayanan kesehatan. 2. Legal value, yaitu Rekam medis dapat.dijadikan bahan pembuktian di pengadilan 3. Financial value, yaitu Rekam medis dapat dijadikan dasar untuk perincian biaya pelayanan kesehatan yang harus dibayar oleh pasien 4. Research value, yaitu Data Rekam Medis dapat dijadikan bahan untuk penelitian dalam lapangan kedokteran, keperawatan dan kesehatan. 5. Education value, yaitu Rekam Medis sebagai sebuah instrumen untuk proses pembelajaran baik bagi rumah sakit maupun bagi peserta pendidikan. Data/informasi perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik kepada pasien dapat dijadikan referensi pengajaran 6. Documentation value; yaitu Rekam Medis bermanfaat sebagai sumber data dan informasi yg harus didokumentasi sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan RS 2.4 Komputerisasi Rekam Medis Merupakan sebuah program aplikasi rumah sakit yang dibuat untuk mempermudah bagian bagian rekam medis untuk mengolah dan menginputkan data serta dapat dimodifikasi data tersebut secara cepat dan tepat sehingga dapat digunakan kembali untuk melihat dan memperbaiki data dan laporan pasien baik secara keseluruhan, kelompok maupun perorangan. 115
2.5 Fungsi dan Kegunaan Komputerisasi Data Rekam Medis 1. Memudahkan bagian rekam medis untuk mengolah data secara cepat dan tepat 2. Memodifikasi data kalau ada kesalahan dalam menginputkan data pasien 3. Dapat memanggil dan memodifikasi data pasien yang berulang kali berobat di rumah sakit 4. Dapat melihat data pasien berdasarkan kriteria tertentu secara cepat dan tepat. 5. Dapat melihat rincian biaya pasien yang diinginkan 6. Dapat membuat dan melihat data pasien secara detail 2.6 Database dan Manfaatnya Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan (relasi) antara satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan skema atau struktur tertentu. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. 2.7 Manfaat Penggunaan Database 1. Kecepatan dan Kemudahan 2. Pemakaian Bersama-sama 3. Kontrol data terpusat 4. Menghemat biaya perangkat 5. Keamanan Data 6. Memudahkan dalam pembuatan Aplikasi baru 2.8 Sistem Informasi Manajemen RS Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) saat ini merupakan kewajiban bagi masingmasing rumah sakit setelah ditetapkannya UU No 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Dijelaskan bahwa pada Bab XI Tentang Pencatatan dan Pelaporan, khususnya Pasal 52 ayat (1) Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, sehingga kebutuhan terhadap SIMRS adalah hal yang wajib. Hal ini dikarenakan adanya dukungan penyediaan informasi yang cepat dan akurat, sebagai faktor penunjang kinerja pelayanan rumah sakit, serta transparansi dalam bidang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) seperti yang diatur dalam UU No 14 Tahun 2008. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan suatu alat atau sistem yang digunakan untuk menyediakan informasi dalam menunjang operasi manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengolahan data, penyajian informasi, analisis, penyimpulan informasi dan penyampaian informasi yang dibutuhkan kepada manajer pada suatu rumah sakit. 3. METODOLOGI PENELITIAN 1. Tempat Penulisan Dalam membuat program pengolahan data rekam medis ini menggunakan komputer, tidak ada studi kasus, tapi dari hasil pembelajaran pada mata kuliah komputersiasi data rekam medis di Apikes Iris Padang. 2. Metode Penelitian a. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Pada penelitian ini berguna untuk melengkapi perbendahaaraan teori, konsep dan metode metode ini data dikumpulkan dengan membaca literatur literatur, baik itu dari buku-buku, jurnal-jurnal dan majalah-majalah serta dari internet yang berhubungan dengan pemograma komputer, khusunya di bagian rekam medis b. Penelitian Laboratorium (Laboratory Research) Pada metode ini, akan dilakukan pengujian dari hasilpengolahan data dengan menggunakan tehnologi komputer dan penerapan dengan sistem Fuzzy Logic dengan metode query mamdani. Dengan menggunakan metode ini tidak akan terlepas dari perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) yaitu : 116
Perangkat Keras yang terdiri dari : Satu Unit Komputer, Laptop, Printer Brother DCP- J105 dan perangkat pendukungnya. Perangkat Lunak terdiri dari : Sistem Operasi Windows XP, Progran Visual Fixpro versi 9 dan sistem pendukung lainnya. 4. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Perancangan Database rumah sakit Dalam merancang sebuah database di rumah sakit yang baik kita harus perlu memperhatikan hal berikut ini : 1. Redudansi dan Inkonsistensi 2. Penyusunan suatu database digunakan untuk mengatasi jika file dalam program aplikasi diciptakan oleh programmer yang berbeda pada waktu yang berselang cukup panjang, maka ada beberapa bagian data mengalami penggandaan (duplikasi data) pada file-file yang berbeda. 3. Kesulitan dalam Pengaksesan Data 4. Isolasi Data untuk Standardisasi 5. Banyak Pemakai (Multiple User) 6. Masalah Keamanan (Security) 7. Masalah Kesatuan (Integrity) 8. Masalah Kebebasan Data (Data Independence) 9. Abstraksi data (data abstraction) B. Disain dan perancangan Database Rumah Sakit Adapun bentuk dari perancangan dan disain database dan tabel-tabel hyang terkait dalam database rumah sakit adalah sebagai berikut : a. Disain Program Rekam Medis Disain program untuk masuk ke dalam program aplikasi sebagai berikut : 117
Disain program untuk program Pasien adalah sebagai berikut : Disain program untuk Program Dokter Disain program untuk Riwayat Kesehatan Lembar 1 b. Hasil dan Analisa Pemograman Rekam Medis Hasil dari program aplikasi rekam medis dapat dilihat sebagai berikut : (Pasien) 118
c. Input Program Riwayat Kesehatan Lembar 1 C. Analisa Program Rekam Medis 1. Program ini berfungsi untuk menginputkan record pasien, dokter dan penyakit serta layanan, jika ada kode yang sama, beri pesan datanya sudah ada, juga pada program ini kita dapat mengedit dan menghapus serta menampilkan data yang diinginkan. 2. Pada program riwayat kesehatan berfungsi untuk menampilkan data-data pasien, dokter, penyakit dan layanan yang dipanggil lewat masing-masing program (dokter, pasien, penyakit dan layanan), Pada program ini kita tidak dapat menginputkan atau menambah data pasien yang baru, data dokter, data penyakit dan data layanan yang baru, artinya data pasien tersebut sudah didaftarkan/diregistrasi terlebih dahulu dalam program pasien. 3. Untuk menentukan berapa lama pasien di rawat di rumah sakit tersebut. 4. Dalam program ini kita hanya bisa memilih no rm yang sudah terdaftar/ telah di registrasi di rumah sakit tersebut, dengan memilih salah satu norm yang sudah ada maka secara otomatis akan keluar nama, almt, jenkel pada program tersebut, begitu juga untuk data dokter, penyakit dan layanan. 5. Dalam program riwayat kesehatan Kita dapat/boleh menginputkan data pasien(norm) yang sama dalam program ini berulang kali, karena boleh jadi seorang pasien tersebut berulang kali datang berobat di rumah sakit itu. 6. Kita dapat menentukan berapa kali pasien tersbut berkunjung ke rumah sakit itu dengan menggunakan filter. 7. Kita dapat mengedit program riwayat kesehatan jika terjadi kesalahan dalam mengolah data. 8. Kita dapat menghapus data pasien jika tidak digunakan lagi. 119
9. Dalam program ini kita tidak bisa menambah/meninputkan data pasien, dokter, penyakit dan layanan baru, untuk menginputkan data pasien, dokter panggil program pasien dan dokter. 10. Kita dapat melihat berapa banyak biaya pasien yang telah dikeluarkan dari rumah sakit tersebut. 11. Kita dapat menentukan berapa biaya otomatis terisi dari biaya dokter, biaya kelas dan total biaya yang diambil dari kode kelas dan proses masuk. 12. Kelemahan dari program ini belum bisa menentukan berapa biaya yang dikeluarkan bagi yang memakai BPJS, karena belum terhubung dengan ICD-X. 5. KESIMPULAN Komputerisasi Data Rekam Medis merupakan sebuah program aplikasi rumah sakit yang dibuat untuk mempermudah bagian bagian rekam medis untuk mengolah dan menginputkan data serta dapat dimodifikasi data tersebut secara cepat dan tepat sehingga dapat digunakan kembali untuk melihat dan memperbaiki data dan laporan pasien baik secara keseluruhan, kelompok maupun perorangan. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan suatu alat atau sistem yang digunakan untuk menyediakan informasi dalam menunjang operasi manajemen dan fungsifungsi pengambilan keputusan. Perkembangan teknologi yang semakin pesat menuntut diubahnya berbagai sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi supaya pekerjaan menjadi lebih efisien. Dengan adanya program rumah sakit, khususnya bagian rekam medis ini diharapkan dapat membantu pemakai dalam proses pengalahan database, memodifikasi data serta menampilkan data secara cepat dan tepat dalam mengambil suatu keputusan dalam rumah sakit. DAFTAR PUSTAKA [1]. Andi Offset. 2002. Menggunakan Visual Foxpro 7.00. Yogyakarta: Andi [2]. Aryanto, SE, Ak. 2009. Pengolahan Database dengan Microsoft Visual Foxpro 6, (Study kasus Sistem Informasi Pengolahan data Rekam Medik rumah sakit) [3]. Kama,l Syamsul & Erkadius. Pedoman Praktis Komputerisasi Data Rekam Medis (KDRM).2015. Padang [4]. Karyono Hery.2007.Belajar Sendiri Visual Foxpro Mengolah Data. Jakarta : Elex Media Komputindo [5]. Kasmoni.2004.Visual foxpro untuk orang awam.palembang:maxikom [6]. Supardi Yuniar.2007. Teknik Pemograman Microsoft Visual Foxpro 9.0 dengan MySQL. Jakarta, Elex Media Komputindo 120