ORGANIZATION THEORY AND DESIGN Modul ke: Ruang lingkup teori dan disain organisasi Fakultas Pasca Sarjana Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Program Studi Magister Management http://mercubuana.ac.id
1. Ruang lingkup teori dan disain organisasi Ruang lingkup teori dan disain organisasi Pengertian organisasi Perspektif teori organisasi
PENGERTIAN ORGANISASI, menurut para ahli: 1. Richard L.Daft, mendefinisikan Organisasi sebagai:... Sesuatu yang ada ketika orang berinteraksi satu sama lain untuk melakukan fungsi-fungsi penting yang membantu mencapai tujuan. 2. Stephen P.Robbins menyatakan bahwa: Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan 3. Stoner mengatakan: Organisasi adalah suatu pola hubungan dimana orang-orang bekerja dibawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama. 4. Peter Senge (1990): Organisasi dimana orang-orangnya secara terusmenerus mengembangkan kapasitasnya guna menciptakan hasil yang benar-benar mereka inginkan, di mana pola-pola berpikir baru dan berkembang dipupuk, di mana aspirasi kelompok diberi kebebasan, dan di mana orang-orang secara terus-menerus belajar mempelajari (learning to learn) sesuatu secara bersama.
PERSPEKTIF SISTEM ORGANISASI Sistem adalah kumpulan dari bagian yang saling berhubungan dan saling bergantung yang diatur sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu kesatuan (Seperti masyarakat, mobil, tumbuh-tumbuhan, tubuh manusia, universal dan lainnya). Perspektif Sistem menawarkan pandangan penting mengenai cara kerja organisasi. Dengan membedakan tentang gagasan sistem tertutup dan terbuka, serta menunjukan bagaimana pendekatan sebuah sistem terbuka dapat membantu untuk mengkonseptualkan dengan lebih baik tentang apa yang sebenarnya dikerjakan organisasi. Perspektif Rasional menyatakan bahwa struktur organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan-tujuan khusus secara efektif Perspektif sosial menekankan bahwa struktur organisasi adalah hasil utama dari kekuatan-kekuatan yang saling bertentangan dari para pengikut organisasi yang mencari kekuasaan dan kendali.
MENGAPA PENTING MEMPELAJARI TEORI ORGANISASI 1. Dalam kehidupan (dimanapun) kita tidak lepas dan berhubungan dari organisasi 2. Organisasi adalah bentuk dominan dalam masyarakat 3. Organisasi meresap ke dalam semua aspek kehidupan manusia dan masyarakat secara menyeluruh. Mempelajari teori organisasi secara formal akan memiliki sekumpulan teori tentang bagaimana organisasi beroperasi 4. Aktivitas kehidupan memakai perhitungan dan analisis teori berdasar ilmiah 5. Alasan mempelajari teori organisasi pada umumnya untuk mengejar kinerja yang lebih profesional dalam karir di manajemen 6. Prasyarat untuk memperoleh gelar, sertifikat atau kepentingan tertentu.
MENGAPA ORGANISASI HARUS ADA? Untuk mencapai tujuan. Perlu kerjasama dan pembagian kerja/tugas. Perlu teknologi. Mengatur lingkungan, ekonomi dan transaksi pembiayaan Menerapkan kekuasaan, wewenang dan control. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisis organisasi (organization analysis).
TEORI ORGANISASI ( (1992), Richard L. Daft ) Teori organisasi adalah disiplin ilmu yang mempelajari struktur dan desain organisasi. Teori organisasi menunjuk aspek-aspek deskriptif maupun deskriptif dari disiplin ilmu tersebut. Teori organisasi meliputi struktur organisasi, budaya organisasi, desain organisasi. Teori organisasi menjelaskan bagaimana organisasi sebenarnya di struktur dan menawarkan tentang bagaimana organisasi dapat di konstruksi guna meningkatkan keefektifan mereka. Teori Organisasi adalah bidang studi yang membahas organisasi secara makro (sedangkan Perilaku organisasi adalah bidang studi yang membahas organisasi secara mikro) Teori Organisasi, manusia hanya dibahas secara agregat, dalam bidang studi ini unit analisisnya adalah organisasi secara keseluruhan (analisis makro). Perilaku organisasi, manusia menempati posisi sentral karena manusia akan diperlakukan sebagai tempat berpijak untuk memahami organisasi secara keseluruhan (analisis mikro). Merupakan studi tentang bagaimana organisasi melaksanakan fungsinya dan mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang-orang yang bekerja di dalamnya maupun masyarakat dimana organisasi itu beroperasi (Jones, 1994.11 )
RUANG LINGKUP ORGANISASI LATAR BELAKANG MUNCULNYA ORGANISASI Banyak terjadi penyimpangan Banyaknya permasalahan yang harus diselesaikan Kurangnya kesempatan mengapresiasikan pendapat Muncul organisasi dalam kehidupan sosial (masyarakat kecil maupun masyarakat besar)
SYARAT MENDIRIKAN ORGANISASI, YAITU: 1. Ada AD &ART (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) : Agar sebuah ormas punya aturan yang jelas (Domisili, nama ormas, arti logo/simbol, susunan pengurus, tugas, tanggung jawab, etika-etika berkaitan dengan hak, kewajiban dan sangsi bagi anggota dan pengurus, dll). 2. Adanya pengurus: Agar program yang dijalankan ada koordinator dan penanggungjawab (mengkonsep program, pembagian tugas, bahkan membentuk kepanitiaan). 3. Ada anggota : Anggota turun kelapangan dan sebagai ujung tombak ormas yang berhadapan langsung dengan masyarakat/simpatisan, mendengar langsung keluhan dan masukan dari masyarakat dan menjadi masukan berharga bagi organisasi. 4. Ada pembagian tugas yang jelas : Pembagian tugas tersebut sesuai dan proporsional. 5. Ada program kerja : Program kerja yang tidak monoton, suasana baru, memunculkan ide ide kreatif dan selalu pasang telinga mendengar kemauan masyarakat yang dikelola dan ditangani oleh organisasi. Bila program menumpuk maka dibuat skala prioritas. 6. Ada tujuan : Harus dan wajib ada tujuan yang jelas. 7. Ada kerja sama : Kerja sama berarti bekerja dalam satu kordinasi yang sudah terkonsep dengan jelas, pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas.
TUJUAN ORGANISASI Goal attainment approach (pendekatan pencapaian tujuan) menyatakan bahwa keefektifan sebuah organisasi harus dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan (dibandingkan caranya, karena organisasi diciptakan untuk mencapai tujuan), yaitu: 1. Sebagai dasar bagi organisasi untuk mencapai hasil akhir. 2. Sumber legitimasi guna mendapat sumber daya. 3. Standart pelaksanaan. 4. Sumber motivasi. 5. Dasar rasional pengorganisasian.
ORGANISASI ditinjau dari 2 segi, yaitu: a. Organisasi sebagai wadah Memiliki sifat yang relatif tetap dan pola dasar struktur organisasi yang relatif permanen. Harus bersifat dinamis, tumbuh dan berkembang b. Organisasi sebagai proses interaksi Organisasi menyoroti proses interaksi antara orang-orang didalamnya interaksi ini dapat menimbulkan hubungan formal dan informal sehingga tercipta organisasi formal dan organisasi informal.
CIRI-CIRI ORGANISASI, antara lain : Adanya tujuan yang sama. Adanya sasaran. Adanya komponen ( atasan dan bawahan) Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas. Adanya kerjasama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang). Adanya sarana. Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati. CIRI-CIRI ORGANISASI MODERN: Adanya prinsip atau azas organisasi Kecenderungan spesialisasi Unsur-unsur organisasi lengkap Penggunaan staf lebih intensif Pengolahan data semakin cepat Organisasi bertambah besar
KARAKTERISTIK/UNSUR UTAMA ORGANISASI a. Kumpulan Orang Organisasi terdiri dari kumpulan orang (minimal dua), yang memiliki tujuan bersama. b. Tujuan Dicerminkan oleh sasaran-sasaran yang dilakukan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Tiga hal utama yang berkesinambungan: Profitability (keuntungan), Growth (pertumbuhan) dan Survive (bertahan hidup) Menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturanperaturan (regulation) yang telah ditetapkan c. Struktur Bertujuan agar posisi setiap anggota dapat dipertanggungjawabkan hak maupun kewajibannya. Struktur dibentuk agar organisasi berjalan rapi, terdapat struktur komando (siapa yang berwenang dan siapa yang diberi wewenang).
KARAKTERISTIK/UNSUR UTAMA ORGANISASI d. Kerjasama Merupakan suatu perbuatan saling membantu/gotong royong, melakukan sesuatu, dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Semua anggota/warga, menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi. e. Sistem dan Prosedur Menggambarkan bahwa sebuah organisasi diatur berdasarkan aturan-aturan yang ditetapkan bersama dengan penuh komitmen dalam menjalankannya. Implementasinya adalah adanya ketetapan mengenai tata cara, sistem rekrut dan birokrasi. f. Peralatan (Equipment) Terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor). g. Faktor Lingkungan Faktor lingkungan sangat berpengaruh terhadap eksistansi suatu organisasi. Organisasi cenderung memainkan peran menyesuaikan dengan keadaan lingkungan (demografi, ekonomi, politik, budaya dan alam sekitar). Kemajuan organisasi harus selaras dengan perubahan lingkungan.
PERBEDAAN ORGANISASI BERKAITAN UKURAN, TUJUAN, KARAKTERISTIK LAIN: 1. Struktur Wirausaha. Organisasi dengan struktur kewirausahaan biasanya perusahaan baru dan kecil. Terdiri dari seorang manajer puncak dan pekerja dalam inti teknis. Dikoordinasikan oleh pengawasan langsung dari atas Tujuan utama organisasi adalah bertahan hidup dan mapan pada industri. Ada sedikit formalisasi / spesialisasi, untuk lingkungan yang dinamis. Kesederhanaan dan fleksibilitas memungkinkan untuk manuver cepat dan bersaing dengan sukses dengan yang lebih besar, organisasi kurang beradaptasi. 2. Mesin Birokrasi. Mesin birokrasi sangat besar dan matang, dan berorientasi pada produksi massal. Diantaranya: Departemen teknis dan administratif (termasuk insinyur), peneliti pasar, dan analis keuangan yang meneliti, rutin dan formal pekerjaan di pusat, volume produksi yang tinggi. Manajemen menengah terbatas, mencerminkan hirarki tinggi untuk kontrol dan formalisasi serta spesialisasi yang luas dengan tujuan utama efisiensi, sederhana dan lingkungan stabil tetapi tidak akan diterapkan dengan baik dalam lingkungan dinamis karena birokrasi tidak mudah beradaptasi.
PERBEDAAN ORGANISASI BERKAITAN UKURAN, TUJUAN, KARAKTERISTIK LAIN: 3. Birokrasi Profesional. Birokrasi Profesional dibedakan berdasar ukuran dan kekuatan inti teknis, seperti di rumah sakit, universitas, firma hukum dan perusahaan konsultan. Tujuan utama adalah kualitas dan efektivitas dengan beberapa spesialisasi dan formalisasi, punya otonomi operasional, menyediakan layanan/jasa daripada barang, berada di lingkungan yang kompleks. 4. Forum Diversifikasi. Organisasi berbentuk diversifikasi adalah perusahaan matang yang sangat besar dan dibagi ke dalam produk/pasar kelompok. Ada manajemen puncak yang relatif kecil dengan dukungan terbatas untuk tingkat atas. Staf administratif lebih besar untuk menangani dokumen dan manajemen menengah adalah kunci. Bentuk diversifikasi membantu memecahkan masalah kaku oleh birokrasi mesin 5. Adhokrasi. Adhokrasi berkembang kompleks, cepat berubah lingkungan dan desain sesuai kebutuhan, misal: industri kedirgantaraan dan pertahanan. Melibatkan berbagai bagian (manajemen menengah, teknis, dukungan bisnis). Struktur utama terdiri banyak tim yang tumpang tindih daripada hirarki vertikal.
KONSEP DESAIN ORGANISASI (organization design) Pembuatan disain organisasi dapat membentuk struktur organisasi yang tepat. Merupakan pembentukan peran (roles), aktifitas pengolahan (process), dan bentuk hubungan formal (formal relationship) dalam suatu organisasi. 7 prinsip dasar membangun organisasi agar mencapai tujuannya (perspektif Max Weber), yaitu: Pembagian Kerja. Hirarki kewenangan yang jelas. Formalisasi yang tinggi. Impersonal. Keputusan personalia berdasarkan kemampuan. Jenjang karir Pemisahan yang jelas kehidupan pribadi dan organisasi. Tak ada cara yang benar untuk mendesain suatu organisasi sehingga dapat mencapai tujuannya, karenanya desain organisasi merupakan keterlibatan dari proses dengan manajer/pimpinan harus secara konstan memonitor struktur organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasi (Noted)
Pada dasarnya desain organisasi melibatkan pada pilihan-pilihan yang sulit tentang bagaimana mengendalikan, mengkoordinasikan dan memotivasi tugas-tugas dalam suatu organisasi dan orang-orangnya yang melaksanakan pekerjaannya untuk memaksimalkan kemampuan dalam penciptaan nilai. Apabila suatu Organisasi selalu tetap effektif dan berhasil sejalan dengan perubahan dan pertumbuhan lingkungannya, maka manajemen harus secara kontinyu mengevaluasi bagaimana organisasi itu membagi pekerjaan-pekerjaan atas kebutuhan kerja yang harus dilakukannya dan bagaimana hal tersebut dapat mengendalikan SDM, keuangan serta sumber fisiknya. PENTINGNYA DESAIN ORGANISASI Mencapai keunggulan kompetitif. Mengacu pada kontingensi Memanage perbedaan/diversity Peningkatan effisiensi dan motivasi Pengendalian lingkungan Penyempurnaan koordinasi dan motivasi Mengembangkan strategi implementasi
BENTUK DESAIN ORGANISASI Bentuk dari desain organisasi ditentukan oleh tingkat formalisasi yang dilakukan, tingkat sentralisasi dalam organisasi, kualifikasi karyawan, span of control yang ada serta komunikasi dan koordinasi yang ada dalam organisasi (Robbins,2003:136). Terdiri dari: a. Organic Terdapat tingkat formalisasi dan sentralisasi yang rendah. Perlu training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Terdapat span of control yang sempit. Adanya komunikasi horisontal dalam organisasi. b. Mostly Organic Normalisasi dan sentralisasi berada di tingkat moderat. Perlu pengalaman kerja yang banyak. Terdapat span of control bersifat antara moderat sampai lebar. Lebih banyak komunikasi horisontal bersifat verbal. c. Mechanistic Tingkat formalisasi tinggi, tingkat sentralisasi tinggi, training/pengalaman kerja yang sedikit/tidak terlalu penting. Ada span of control yang lebar. Adanya komunikasi yang bersifat vertikal dan tertulis. d. Mostly Mechanistic Formalisasi dan sentralisasi di tingkat moderat. Adanya training-training bersifat formal/wajib. Span of control bersifat moderat. Terjadi komunikasi tertulis maupun verbal.
DIMENSI DESAIN ORGANISASI Menurut Richard L. Daft (1998, 2007), terdiri dari 2 tipe yaitu: 1. DIMENSI STRUKTURAL, yaitu: Menggambarkan karakteristik internal dari organisasi dan menciptakan suatu dasar untuk mengukur dan membandingkan organisasi. Terdiri dari: a. FORMALISASI Pelaksana pekerjaan punya tingkat keleluasaan minimum mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaimana mengerjakan. ada 3 macam jenis formalisasi, yaitu: Formalisasi berdasarkan pekerjaan, Formalisasi berdasarkan aliran pekerjaan Formalisasi berdasarkan peraturan. b. SPESIALISASI Hakikatnya ialah daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah tahapan yang diselesaikan oleh individu yang berlainan (Daft, 1998). Spesialisasi kerja dikatakan bersifat ekstensif bila setiap karyawan hanya mengerjakan tugas tertentu yang sempit wilayahnya. Spesialisasi dikatakan rendah apabila karyawan mengerjakan tugas yang mempunyai batasan yang luas.
Ada 2 (dua) tipe spesialisasi, yaitu: 1. Spesialisasi horisontal Menunjuk ruang lingkup suatu pekerjaan seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan lengkap. Semakin kecil bagiannya pada pekerjaan tersebut, maka semakin horizontal tingkat spesialisasi pada pekerjaan tersebut. 2. Spesialisasi vertikal Menunjuk tingkat kontrol yang dimiliki seorang karyawan pada suatu pekerjaan. Semakin banyak keputusan dibuat seorang karyawan, mengenai bagaimana dan kapan harus melakukan suatu tugas, dan semakin terbatas perilaku karyawan melakukan tugas tersebut karena diatur oleh peraturan, prosedur, pengawasan ataupun teknologi, maka semakin rendah tingkat spesialisasi vertikalnya. c. Standarisasi Standarisasi menunjuk pada prosedur yang di desain untuk membuat aktivitas organisasi menjadi teratur, dan hal ini secara otomatis akan memfasilitasi adanya koordinasi (Jackson & Morgan, 1978). d. Hierarki Otoritas Hirarki berhubungan dengan rentang kendali ( span of control ) atau jumlah karyawan melaporkan kepada supervisor. Ketika rentang pengawasan sempit, hirarki cenderung tinggi. Ketika rentang pengawasan yang luas, hirarki kewenangan akan lebih singkat
Kompleksitas Menunjuk jumlah aktivitas maupun subsistem pada organisasi. Diukur melalui: 1. Diferensiasi Vertikal Semakin banyak tingkatan yang ada antara manajemen puncak dengan bagian operasional, organisasi tersebut semakin kompleks. 2. Diferensiasi horisontal, adalah: Jumlah jenis pekerjaan satu departemen yang ada pada organisasi. Semakin banyak jumlah pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan dan keahlian khusus, semakin tinggi kompleksitas horisontal pada organisasi tersebut. 3. Diferensiasi Spasial adalah: Jumlah daerah dari keberadaan organisasi secara fisik. Meningkatnya diferensiasi spasial maka semakin tinggi pula kompleksitasnya. F. Sentralisasi Mengacu sampai tingkat mana pengambilan keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Ketika manajemen puncak membuat keputusan -keputusan kunci dalam organisasi dengan masukan yang terbatas dari karyawan di bawahnya, maka organisasi tersebut memiliki tingkat sentralisasi tinggi. Sebaliknya, makin banyak karyawan di bawah manajemen puncak memberikan masukan bagi pengambilan keputusan, maka organisasi lebih terdesentralisasi. Perusahaan dengan sentralisasi tinggi berbeda dengan perusahaan yang terdesentralisasi.
Diferensiasi horisontal, adalah: Jumlah jenis pekerjaan satu departemen yang ada pada organisasi. Semakin banyak jumlah pekerjaan yang ada pada suatu organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keahlian khusus, semakin tinggi kompleksitas horisontal pada organisasi tersebut. 3. Diferensiasi Spasial adalah: Jumlah daerah dari keberadaan organisasi secara fisik. Dengan meningkatnya diferensiasi spasial maka semakin tinggi pula kompleksitasnya. Sentralisasi Istilah sentralisasi mengacu pada sampai tingkat mana pengambilan keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Dikatakan bahwa ketika manajemen puncak membuat keputusan-keputusan kunci dalam organisasi dengan masukan yang terbatas dari karyawan yang berada di bawahnya, maka organisasi tersebut memiliki tingkat sentralisasi tinggi. Sebaliknya, semakin banyak karyawan yang berada di bawah manajemen puncak memberikan masukan bagi pengambilan keputusan, maka dikatakan bahwa organisasi lebih terdesentralisasi. Pada perusahaan yang memiliki karakter sentralisasi tinggi akan mempunyai struktur yang berbeda dengan perusahaan yang terdesentralisasi.
Profesionalisme : Level pendidikan formal dan training yang harus dimiliki/diikuti karyawan. Personnel ratio : Menunjuk jumlah karyawan pada suatu fungsi atau departemen tertentu. 2. DIMENSI KONTEKSTUAL,yaitu: Menggambarkan keseluruhan suatu organisasi dimana susunannya mempengaruhi dan membentuk suatu dimensi struktural organisasi. Terdiri dari: Ukuran : Besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang dalam organisasi. b. Teknologi Organisasi : Dasar dari subsistem produksi, termasuk teknik dan cara yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output. C. Lingkungan : Mencakup seluruh elemen diluar lingkup organisasi. Elemen kunci mencakup industri, pemerintah, pelanggan, pemasok, komunitas finansia. Tujuan dan strategi organisas: Menentukan tujuan dan kompetitif teknik yang membedakannya dari organisasi lain serta ruang lingkup operasi dan hubungan dengan karyawan, pelanggan, dan pesaing. Kultur organisasi : Mendasari nilai, keyakinan, pemahaman, dan norma bersama oleh karyawan.
Hubungan Organisasi dengan Kelompok Stakeholder utama (Apa yang Mereka harapkan) PEMILIK & PEMEGANG SAHAM *Keuangan bagus PEMASOK *Transaksi *Memuaskan *Pembelian KARYA WAN *Kepuasan *Gaji *Pengawasan ORGANISASI PELANGGAN *Kualitas barang *Jasa *Nilai layanan KREDITUR *Kredit *Tanggung jawab fiskal MASYARAKAT Hubungan baik Kontribusi pada masyarakat SERIKAT PEKERJA *Kesejahteraan pekerja *Manfaat MANAJEMEN *Efisiensi *Efektivitas PEMERINTAH *Kepatuhan terhadap hukum *Peraturan persaingan sehat
References : 1. Daft RL. 2007. Understanding the Theory and Design of Organization. Thompson. Southwesyern 2. Jones, Gareth. 2004. Organization Theory, Design, and Change. Upper Saddle River (New Jersey). Pearson Education Inc. 3. Robbins, Stephen P. 2002. Organization Theory, Concept, and Cases. French Forest (New South Wales). Pearson Education Australia.
Wassalamu alaikum, Wr, Wb Gambar 1. Investasi Modal Teknologi Sistem Informasi