BAHASA INDONESIA Modul ke: SURAT DINAS Fakultas EKONOMI DAN BISNIS Drs. SUMARDI, M. Pd Program Studi MANAJEMEN www.mercubuana.ac.id
Bahasa surat yang dibahas dalam kegiatan perkuliahan ini mengacu pada ragam bahasa tulis ilmiah Penggunaannya antara lain untuk keperluan perkuliahan dan dunia kerja.
No. Pengelompok an Surat 1 Wujud 2 Pemakai Rincian Kelompok a. Bersampul b. Kartu Pos c. Warkat Pos d. Telegram dan Teleks e. Memorandum (Memo) dan Nota f. Tanda Bukti a. Pribadi b. Dinas c. Bisnis d. Sosial
No. Pengelompokan Surat Rincian Kelompok 3 Banyak Sasaran yang Dituju 4 Sifat 5 Urgensi Penyelesaian, a. Biasa (orang/unit tertentu, informasi umum) b. Edaran c. Pengumuman a. Surat Biasa (dapat dibaca siapa saja) b. Konfidensial c. Rahasia a. Surat Biasa (tidak memerlukan perlakuan khusus) b. Segera c. Surat Kilat (sangat segera)
No. Pengelompokan Surat 6 Isi dan Maksud Rincian Kelompok a. Pemesanan Produk b. Keterangan c. Pemberitahuan d. Permintaan Informasi e. Penawaran Produk f. Konfirmasi g. Penugasan h. Perintah Kerja i. Penolakan Kerja j. Penerimaan Kerja k. Panggilan l. Perjanjian Jual-Beli m.kontrak Kerja
1. Kepala Surat (Kop Surat) 2. Tanggal Surat 3. Nomor Surat, lampiran, perihal/hal 4. Alamat Tujuan 5. Salam Pembuka 6. Alinea/Paragraf Pembuka 7. Alinea/Paragraf Isi 8. Alinea/Paragraf Penutup 9. Salam Penutup 10. Tanda Tangan 11. Nama Jelas Penanda Tangan 12. Tembusan 13. Inisial Unsur Pembuka Isi Surat Unsur penutup
Inti Surat Paragraf Pembuka Paragraf Isi Paragraf Penutup
berisi pengantar sebelum pengirim menyampaikan isi surat (pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, atau permintaan)
Contoh Paragraf Pembuka 1. Dengan ini kami informasikan bahwa pada bulan November Desember 2007 MBTC akan menyelenggarakan pelatihan mengenai bidang Teknologi Informasi dan Manajemen. 2. Sehubungan dengan kegiatan pelatihan Manajemen Konstruksi dengan topik Strategi Estimasi Biaya Proyek untuk Pemenangan Tender yang akan berlangsung tanggal 2 3 Februari 2006 di Gedung Teja Buana, dengan ini kami mengajukan permohonan untuk dapat menggunakan 8 work station komputer pada Laboratorium Komputer MM.
4. Sehubungan dengan surat Ibu No. 744/120145/2006-S8 tanggal 6 September 2006 dan setelah pelatihan Applied Balances Score Card for Business Improvement berlangsung, dengan ini kami menyampaikan tagihan biaya pelatihan atas nama 2 peserta sebagai berikut. 5. Sehubungan dengan peningkatan intensitas program pelatihan yang kami selenggarakan dan menindaklanjuti pembicaraan dengan Ibu pada tanggal 1 Maret 2006 perihal tersebut di atas, dengan ini kami mengajukan permohonan agar... 6. Sehubungan dengan kegiatan Pelatihan Karyawan: Excellent People for Excellent Services pada tanggal 11 12 Juli 2006, dengan ini kami sampaikan pertanggungjawaban keuangan kegiatan pelatihan tersebut.
8. Sejalan dengan 3 misi yang dicanangkan PT Indosat (Persero) Tbk, khususnya misi yang pertama, Mercu Buana Traning and Consulting (MBTC) memiliki beberapa jasa pelatihan dan konsultasi yang kiranya dapat memberi manfaat bagi kesinambungan inovasi dan kualitas produk, jasa, serta berbagai solusi yang selama ini dikembangkan oleh PT Indosat (Persero) Tbk. 9. Sejalan dengan perkembangan dunia konstruksi dan industri yang kian terbuka serta penuh dengan peluang dan tantangan, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu atau wakil dari institusi yang Bapak/Ibu pimpin untuk berpartisipasi pada 2 pelatihan yang akan kami selenggarakan di bulan Maret 2006 sebagai berikut.
1 Memuat apa yang sebenarnya ingin disampaikan kepada penerima surat. 2 3 4 Disampaikan secara singkat, lugas, dan jelas. Dalam kaitan dengan dunia bisnis, isi surat tentu berkaitan dengan berbagai kegiatan bisnis, seperti pemesanan produk, penawaran produk baru, penagihan, laporan penjualan, pengaduan pelayanan, kerja sama bisnis, dan penolakan kerja Dapat memuat lebih dari 1 paragraf dengan tujuan penjelasan yang diberikan menjadi lebih lengkap dan jelas.
Contoh Paragraf Isi 1. Kami berharap materi pelatihan yang berkaitan dengan bidang yang akan Bapak presentasikan dapat kami terima paling lambat tanggal 31 Mei 2006. Namun, sekiranya terdapat koreksi berkaitan dengan materi pelatihan yang dimuat dalam jadwal tersebut kami mohon kesediaan Bapak dapat segera menginformasikannya agar dapat kami koreksi lebih lanjut. (Permintaan) 2. Pada dasarnya paket pelatihan yang kami sampaikan ini bersifat tailor made, sehingga apabila Ibu memerlukan penambahan ataupun pengurangan materi, penekanan pada materi tertentu, ataupun masukan lainnya, kami bersedia menyempurnakannya. (Penawaran)
4. Kami menyampaikan permohonan maaf atas keterlambatan pemberian bukti berupa foto sebagai kontraprestasi promosi serta kekurangsempurnaan foto backdrop yang tidak dalam bentuk utuh. Pada lain kesempatan kami akan berusaha memperbaiki kekurangan tersebut. (Permohonan maaf) 5. Melalui kerja sama ini kami berharap dapat lebih menyebarluaskan pemahaman tentang betapa pentingnya pengelolaan faktor keamanan (safety) di bidang kesehatan kepada para senior executive serta safety and risk manager rumah sakit dan penyedia jasa layanan kesehatan lainnya. (Penawaran kerja sama) 6. Penundaan ini terpaksa kami lakukan dengan pertimbangan kondisi Jakarta selama musim penghujan yang diperkirakan akan menimbulkan berbagai kesulitan. Oleh karena itu, kami menunda pelaksanaan pelatihan sampai pertengahan Maret 2007 mengingat musim penghujan ini diperkirakan akan mereda pada akhir Februari 2007. (Pemberitahuan)
6. Berkaitan dengan kegiatan pelatihan tersebut kami akan menggunakan fasilitas 2 Ruang Pelatihan di lantai 6, yakni MK 01 sebagai ruang pelatihan dan MK 02 sebagai ruang makan peserta. Pelatihan tersebut akan berlangsung dari pukul 08.00 17.00 WIB. (Pengajuan) 7. Pada saat ini MBTC masih dapat memanfaatkan fasilitas LCD yang kami miliki dan apabila memerlukan tambahan kami dapat meminjamnya dari unit lain di lingkungan Universitas Mercu Buana. Namun, data perusahaan Bapak akan kami catat sebagai bahan informasi apabila sewaktu-waktu kami perlukan. (Penolakan)
Paragraf penutup surat merupakan kesimpulan dan kunci isi surat. Selain itu, paragraf penutup dapat berisi harapan pengirim surat ataupun ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Contoh Paragraf Penutup 1. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama yang Bapak berikan. 2. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama yang Bapak berikan. 3. Terima kasih atas kerja sama yang telah Bapak berikan. Semoga Bapak tidak berkeberatan apabila kami hubungi pada kesempatan lain. 4. Atas perhatian dan kerja sama yang diberikan, kami sampaikan terima kasih.
5. Semoga Bapak dapat memaklumi dan dapat tetap berpartisipasi dalam pelatihan yang kami selenggarakan. Terima kasih atas perhatian yang Bapak berikan. 6. Demikian pemberitahuan dan permohonan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian yang Ibu berikan. 7. Demikian pengajuan anggaran ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian yang Bapak berikan. 8. Semoga penawaran kami dapat bermanfaat. Terima kasih atas perhatian yang Bapak berikan. 9. Demikian undangan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian yang Bapak/Ibu berikan.
Paragraf penutup surat merupakan kesimpulan dan kunci isi surat. Selain itu, paragraf penutup dapat berisi harapan pengirim surat ataupun ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Terima Kasih Drs, SUMARDI, M. Pd