2017 Panduan Pengelolaan Online Journal Universitas Garut www.journal.uniga.ac.id Deni Heryanto
DAFTAR ISI Daftar Isi......... i PERAN MANAJER (ADMIN) JURNAL 1.1 Membuat Dewan Redaksi...... 1 1.2 Membuat Pengguna Berdasarkan Peran... 3 1.3 Mendaftarkan Anggota pada Dewan Redaksi... 5 1.4 Melengkapi Konten Jurnal...... 7 1.4.1 Detail...... 7 1.4.2 Kebijakan...... 8 1.4.3 Penyerahan Naskah... 9 1.4.4 Manajemen...... 10 1.4.5 Tampilan...... 10 PERAN PENULIS 2.1 Mengisi Metadata Artikel dan Upload Artikel... 12 PERAN EDITOR 3.1 Membuat Bagan Volume Jurnal... 17 3.2 Memeriksa, Mengedit Metadata Artikel dan Publish Artikel... 18 i
PERAN MANAJER (ADMIN) JURNAL 1.1 Membuat Dewan Redaksi Untuk membuat Dewan Redaksi anda harus login terlebih dahulu sebagai Manajer Jurnal/ Admin Jurnal, jika belum memiliki akun sebagai manajer jurnal maka Super Admin dapat membuat akun dan mendaftarkannya sebagai manajer jurnal. Jika sudah memiliki akun sebagai manajer jurnal login terlebih dahulu Gambar 1.1 Login Jurnal Jika berhasil login tampilan selanjutnya akan berupa seperti gambar dibawah ini: Gambar 1.2 Tampilan beranda sebagai peran manajer/ admin jurnal 1
Carilah sub menu dengan nama Dewan Redaksi klik sub menu tersebut untuk membuat bagan Dewan Redaksi, pilih Manajer Jurnal membuat dewan sendiri dan menambahkan pengguna di bawah masing-masing dewan dan klik Rekam. Gambar 1.3 Membuat Bagan Dewan Redaksi Setelah itu klik Buat Dewan yang terletak pada bagian bawah tombol rekam untuk melanjutkan mebuat masing-masing dewan editorial, isi dengan Chief Editor / dapat disesuaikan berdasarkan arahan dari editor jurnal tersebut dan hilangkan ceklis untuk tidak menampilkan email ataupun ceklis untuk menampilkan email, setelah itu klik Simpan. Gambar 1.4 Menambahkan Chief Editor Ulangi langkah tersebut untuk membuat bagian editorial lainya jika dibutuhkan, maka hasilnya akan seperti pada gambar dibawah ini: 2
Gambar 1.5 Urutan bagian editorial pada Dewan Redaksi Jika sudah maka Bagan Dewan Redaksi telah selesai dibuat. 1.2 Membuat Pengguna berdasarkan Peran Untuk mengisi jajaran dewan redaksi maka harus dibuat terlebih dahulu pengguna berdasarkan peran Editor dan/ Editor Bagian, untuk kembali ke sub menu awal klik menu Beranda Pengguna yang terletak pada bagian atas halaman setelah itu klik manajer Jurnal dan tampilan akan kembali ke sub menu awal. Gambar 1.6 Tampilan beranda sebagai peran manajer/ admin jurnal 3
Lihat pada bagian Pengguna dan klik sub menu Buat Pengguna Baru dan isi form pengguna yang akan dibuat. Gambar 1.7 Form untuk membuat Pengguna Baru Lengkapi pengisian form tersebut terutama pada kolom yang ditandai dengan bintang (*) dan jangan lupa pilih peran yang akan dibuat, hilangkan semua ceklis pada kolom setelah ulangi kata sandi (agar kita dapat membuat password sesuai keinginan dan dapat disesuaikan untuk fitur ceklis lainya) dalam kasus diatas membuat pengguna sebagai 4
peran Editor jika sudah terisi klik Simpan / Simpan dan Buat yang lain jika masih ada pengguna yang harus di buat. 1.3 Mendaftarkan Anggota pada Dewan Redaksi Jika pembuatan semua pengguna selesai maka untuk mendaftarkan anggota pada Dewan Redaksi kita kembali pada sub menu Dewan Redaksi. Gambar 1.8 Urutan bagian editorial pada Dewan Redaksi Untuk menambahkan anggota klik keanggotaan disesuaikan dengan bagian dewan editorial mana yang akan di tambahkan, lihat gambar contoh dibawah. Gambar 1.9 Menambahkan anggota Dewan Redaksi 5
Klik tambah Anggota yang ada di bagian bawah halaman lalu pilih pengguna yang akan didaftarkan, lihat gambar contoh dibawah. Gambar 1.10 Menambahkan anggota Dewan Redaksi Klik Tambah Anggota sesuai nama pengguna yang bersangkutan, untuk menambahkan anggota bagian dewan lainya, lakukan proses yang sama disesuaikan dengan bagian dewan tertentu. Jika proses semua selesai dan dilakukan dengan benar maka hasilnya akan sperti pada gambar di bawah: 6
Gambar 1.11 Dewan Editorial Jurnal Publik Untuk melihat jajaran dewan redaksi yang sudah di daftarkan tersebut klik menu Tentang Kami -> sub menu Dewan Editorial. 1.4 Melengkapi Konten Jurnal Lima langkah konfiurasi ini hanya untuk melengkapi isi/ konten-konten jurnal yang diperlukan seperti: 4.1.1 Detail Bagian Detail ini admin jurnal dapat melengkapi konten-konten yang bersifat informasi seperti: Nama Jurnal, ISSN, Kontak Utama, Kontak dukungan teknis, identifikasi email, dll. Untuk mengisi konten tersebut klik menu Beranda Pengguna di atas maka akan tampil seperti gambar di bawah ini: Gambar 1.12 Beranda Pengguan 7
Klik sub menu Setup yang ada disebelah kiri halaman untuk memulai pengisian konten yang diperlukan. Gambar 1.13 Form Detail Isilah form detail tersebut sesuai dengan kebutuhan konten jurnal yang bersangkutan dimulai dari Informasi Umum sampai Visi dan Tujuan Jurnal, untuk catatan yang paling penting harus di isi adalah bagian form yang ditandai dengan bintang (*) jika sudah klik simpan dibagian paling bawah. 4.1.2 Kebijakan Pada bagian kebijakan jurnal ini ialah informasi mengenai kebijakankebijakan yang diberikan dalam proses editorial, isilah sesuai dengan arahan anggota dewan redaksi jika sudah klik tombol simpan di bagian paling bawah. 8
Gambar 1.14 Form Kebijakan Jurnal 4.1.3 Penyerahan Naskah Pada bagian ini konten dimaksudkan untuk aturan/ petunjuk bagi penulis, isi bagian Penyerahan ini sesuai arahan dari anggota Dewan Redaksi Jurnal yang bersangkutan jika sudah klik simpan pada tombol dibagian paling bawah. Gambar 1.15 Form Penyerahan Naskah 9
4.1.4 Manajemen Pada Bagian ini dimaksudkan untuk mengatur jurnal, salah satunya ialah agar editor dapat membuat bagan penjadwalan penarbitan jurnal seperti Tahun Terbit, Volume, Nomor, Judul, dll. Isi form manajemen ini sesuai yang diperlukan dan arahan anggota Dewan Redaksi. Tidak lupa untuk menyimpan konfigurasi. Gambar 1.16 Form Manajemen 4.1.5 Tampilan Pada bagian ini manajer/ admin jurnal dapat merubah/ menambahkan konten yang deprlukan seperti menyisipkan gambar untuk beranda, merubah logo jurnal, merubah header/ footer halaman jurnal serta dapat memasukan deskripsi tentang jurnal tersebut. 10
Gambar 1.17 Form Tampilan 11
PERAN PENULIS 2.1 Mengisi Metadata Artikel dan Upload Artikel Untuk peran penulis, pada tahap ini diasumsikan penulis sudah mendapatkan akun yang sudah di buat oleh manajer/ admin jurnal, ini mengacu pada proses konfigurasi langkah tiga Penyerahan Naskah yang dilakukan oleh manajer/ admin jurnal ialah penulis dapat di daftarkan melalui manajer/ admin jurnal, maka secara automatis penulis tidak bisa daftar dengan sendirinya. Untuk itu pada bagian ini penulis harus datang dan menemui langsung pada manajer/ admin jurnal dan meminta untuk di daftarkan, hal ini agar penulis dapat melakukan submit artikel pada jurnal yang bersangkuitan. Jika manajer/ admin jurnal telah mendaftarkan sebagai peran penulis, maka hal yang paling utama penulis harus unduh terlebih dahulu template jurnal yang bersangkutan dengan cara membuka situs www.journ.uniga.ac.id dan unduh template jurnal tersebut seperti contoh pada gambar berikut: Gambar 2.1 Download Template Jurnal 12
Sebelum submit artikel, penulis diwajibkan untuk memindahkan seluruh isi artikel tersebut pada template jurnal yang sudah di download, setelah itu penulis dapat login untuk submit artikel. Gambar 2.2 Login sebagai Penulis Jika login berhasil maka akan tampil halaman seperti contoh berikut: Gambar 2.3 Halaman Beranda Penulis Jika sudah masuk pada halaman beranda penulis, selanjutnya klik Penyerahan Naskah Baru yang ada pada samping kiri halaman, maka akan tampil tahapan submit artikel. 13
Gambar 2.4 Form Komentar untuk Editor Jika ada komentar untuk editor maka isi pada bagian form tersebut, jika tidak lewati langkah ini dengan menekan tombol Simpan dan Lanjutkan. Gambar 2.5 Upload Artikel 14
Pada tahap ini penulis dipersilahkan upload artikel dalam bentuk format (pdf) dan tentunya sudah dalam versi yang disesuaikan dengan template jurnal tersebut. Lanjutkan pada proses selanjutnya mengisi metadata artikel. Gambar 2.6 Mengisi Metadata Artikel Isilah Judul Artikel dan Abstrak sesuai judul dan abstrak pada artikel yang akan submit, lalu klik simpan dan lanjutkan untuk proses selanjutnya. Gambar 2.7 Unggah File Tambahan 15
Jika memiliki file artikel tambahan silahkan upload file tambahan, jika tidak lewati langkah ini Simpan dan Lanjutkan. Proses selanjutnya ialah perifikasi penyerahan selesai, dan menunggu proses editorial artikel tersebut layak publish atau tidak, Logout. Gambar 2.8 Perifikasi Penyerahan Selesai 16
PERAN EDITOR 3.1 Membuat Bagan Volume Jurnal Pada bagian Peran Editor ini, Editor dapat membuat bagan/ wadah untuk menampung artikel berdsarkan terbitan Tahun, Volume, Nomor serta Judul. Editor harus login terlebih dahulu, pada beranda halaman Editor seperti pada gambar dibawah: Gambar 3.1 Beranda Halaman Editor Langkah selanjutnya ialah membuat terbitan baru dengan menekan sub menu Buat Terbutan Baru pada sebelah kiri halaman, maka akan tampil seperti contoh gambar berikut: 17
Gambar 3.2 Form Terbitan Baru Isilah form tersebut sesuai terbitan terbaru, ceklis Volume, Nomor, Tahun dan Judul agar nantinya dapat di tampilkan pada konten menu Terkini. Jika mempunyai sampul jurnal tersebut dapat ditambahkan, jika tidak dikosongkan saja dan klik Simpan. 3.2 Memeriksa, Mengedit Metadata Artikel dan Publish Artikel Editor memeriksa artikel yang masuk dengan cara kembali pada beranda halaman Editor seperti pada contoh gambar berikut: 18
Gambar 3.3 Beranda Halaman Editor Klik 1 Belum Ditugaskan maka akan tampil seperti gambar berikut: Gambar 3.4 Halaman Pemeriksaan Artikel Klik Judul Artikel tersebut akan tampil halaman Ringkasan seperti pada contoh gambar dibawah: 19
Gambar 3.5 Halaman Ringkasan Pada bagian ringkasan ini editor dapat memeriksan file artikel yang di upload oleh penulis dengan cara klik isi File Asli yang terdapat pada bagian Naskah di atas kolom editor. Setelah editor memriksa artikel tersebut, editor dapat menambahkan Editor Bagian, jika tidak leawati bagian tersebut. Pada kolom Status, editor dapat memberitahukan penulis layak tidaknya artikel tersebut dapat terpublikasikan dengan menekan Penolakan dan langganan Arsip dan langsung diarahkan pada halaman pengirimann email seprti pada contoh dibawah: 20
Gambar 3.6 Pengiriman Email penolakan artikel untuk Penulis Jika artikel tersebut layak, maka lewati proses pemberitahuan pada penulis melalui email ini. Dibagian bawah terdapat sub menu Edit Metadata kli Edit Metadata untuk memeriksa dan mengedit jika terdapat kesalahan dalam penulisan metadata. Selanjutnya jika artikel tersbut layak terpublikasikan langsung saja pada sub menu Pengeditan seperti cotoh dambar halaman pengeditan terebut: 21
Gambar 3.7 Pengiriman Email penolakan artikel untuk Penulis Pada Proses Copyedit klik selesai dua-duanya dilanjukan pada Penjadwalan klik Untuk Ditugaskan hal ini untuk memasukan artikel pada terbitan ke berepa. Lihat contoh gambar dibawah: Gambar 3.8 Penjadwalan 22
Klik bagan terbitan yang sudah dibuat dan klik tombol Rekam maka akan tampil seperti contoh gambar dibawah ini: Gambar 3.9 Penjadwalan Pada bagian kolom Layout, agar artikel dapat di download oleh siapa saja maka editor perlu upload file dengan menkan format Galley contoh pada gambar berikut: Gambar 3.10 Layout Klik Galley, Browse file yang akan di upload lalu klik unggah hasilnya akan seperti gambar berikut: 23
Gambar 3.11 Galley Isi kolom label Dengan kata Download (pdf), hal ini agar pembaca dapat mengunduh file artikel tersbut lalu klik simpan. Selanjutna pada tahap Proses Proofead; Klik Mulai dua-duanya lalu: Gambar 3.12 Proses Proofread Gambar 3.13 Proses Proofread 24
Lalu klik Selesai dua-duanya. Setelah itu kembali ke Penjadwalan di atasnya Gambar 3.14 Proses Penjadwalan Klik Daftar Isi, untuk memasukan jumlah halaman artikel tersebut isilah kolom halaman sesuai dengan halaman artikel tersbut seperti pada contoh gambar dibawah, dan klik Simpan dan klik juga Terbitan Umum hal ini agar jurnal tersebut dapat di akses oleh pembaca ataupun siapa saja. Gambar 3.15 Pengisian Halaman Maka peran editor pada bagian ini telah selesai dan Logout dari Sistem. Contoh Artikel yang sudah terpuiblikasi pada Jurnal Publik seperti pada gambar berikut: 25
Gambar 3.16 Contoh Artikel yang Terpublikasi 26