BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di era globalisasi saat ini, teknologi informasi yang terkomputerisasi merupakan salah satu teknologi yang sedang berkembang. Dengan kemajuan teknologi informasi, pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat berlangsung dengan cepat, efisien, dan akurat. Perkembangan dalam bidang komputer pada saat ini telah membuka peluang seluasnya kepada para pakar dan para pengambil keputusan, baik yang bergerak di bidang ekonomi, industri, pemerintahan, keilmuan dan sebagainya untuk menyelesaikan semua permasalahannya dengan menggunakan komputer. Kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat, dan akurat menyebabkan suatu perusahaan perlu didukung dengan Sistem Informasi yang baik yang bertujuan agar perusahaan dapat melaksanakan kewajibannya dalam perhitungan dan pembayaran gaji karyawan dan menghindari terjadinya kesalahan bahkan kerugian bagi perusahaan. Dalam sistem penggajian, banyak perusahaan telah menggunakan fasilitas banking dalam pembayaran gaji kepada karyawannya. Perusahaan tidak lagi melakukan pembayaran gaji secara manual dengan memberikan satu per satu kepada karyawan. Hal ini membantu dalam keefektifan waktu dalam proses penggajian dan juga membantu dalam pengendalian internal perusahaan. Salah satu elemen yang juga tidak kalah penting untuk meningkatkan kinerja perusahaan adalah Sumber Daya Manusia (SDM). SDM merupakan salah satu harta perusahaan yang cukup penting dalam menggerakkan roda organisasi dan perekonomian, dalam usaha mewujudkan misi dan visi perusahaan. Untuk itu, SDM perlu dikelola dengan baik serta menggunakan cara yang profesional. Salah satu cara untuk mencapai hal tersebut adalah dengan memberikan gaji yang sesuai dan adil serta tepat waktu kepada setiap karyawan dan juga loyalitas terhadap perusahaan. 1
2 Penggajian merupakan sesuatu yang paling penting di setiap departemen sumber daya manusia. Ketika gaji data karyawan diproses dan didata secara efisien, hal ini membantu seluruh organisasi berjalan lebih lancar. Sebuah sistem penggajian secara manual berarti semua perhitungan gaji atau upah dilakukan di atas kertas. Ini termasuk perhitungan jam, pemotongan pajak dan pemotongan tunjangan kesehatan dan pensiun. Keuntungan dari menggunakan sistem penggajian manual adalah bahwa biaya yang digunakan sedikit. Namun, dibutuhkan banyak waktu dan energi untuk melakukan proses penggajian secara manual. Sistem penggajian adalah layanan lengkap sistem yang terintegrasi yang menawarkan proses penggajian menggunakan database yang saling terkait dalam suatu subsistem. Basis data terdiri dari informasi pembayaran upah, perilaku karyawan, nama dan alamat informasi tentang karyawan, serta catatan kehadiran dari karyawan itu sendiri. Ini harus terdata sehingga informasi dapat diakses bila diperlukan. Sistem ini juga menampilkan dengan sistem perhitungan dan berbagai sistem administrasi lainnya, yang memfasilitasi proses pelaporan. PT. Kapuas Jaya merupakan suatu badan usaha yang bergerak di bidang jasa pembuatan pakaian mulai dari pakaian pribadi, maupun pakaian perkantoran. Proses penggajian untuk karyawan pada PT. Kapuas Jaya belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi sehingga memungkinkan adanya redudansi data dan kesalahan pencatatan atau pun kesalahan perhitungan gaji. Selain itu, dalam pembuatan laporan juga memerlukan waktu yang cukup lama. Untuk dapat mengatasi masalah-masalah tersebut diperlukan sistem informasi akuntansi yang telah terintegrasi. Sistem informasi akuntansi ini diperlukan karena melalui formulir-formulir, catatan-catatan, prosedurprosedur yang memadai diharapkan akan diperoleh suatu data atau informasi yang benar dan akurat mengenai pembayaran gaji serta informasi yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan uraian di atas maka penulis dalam tugas akhir ini mengambil judul :
3 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. KAPUAS JAYA, JAYAPURA. 1.2 Ruang Lingkup Untuk memfokuskan pada tujuan penelitian maka penulis membatasi ruang lingkup pada tugas akhir ini. Adapun ruang lingkup yang akan dibahas yaitu meliputi: 1. Pencatatan absensi karyawan dan buruh; 2. Pencatatatan gaji dan upah bagi karyawan tetap dan buruh; 3. Pencatatan tunjangan - tunjangan seperti tunjangan harian dan Tunjangan Hari Raya (THR); 4. Pencatatan pinjaman karyawan; 5. Perhitungan gaji dan upah karyawan; 6. Dokumen, formulir, dan laporan yang digunakan berkaitan dengan sistem penggajian dan pengupahan; 7. Tidak membahas pajak penghasilan; 8. Membuat laporan penggajian, laporan piutang karyawan, laporan pengeluaran kas, dan jurnal khusus pengeluaran kas. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang hendak dicapai oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis dan mengevaluasi sistem informasi akuntansi penggajian yang sedang berjalan pada PT. Kapuas Jaya. 2. Merancang sistem informasi akuntansi penggajian bagi PT. Kapuas Jaya. 3. Menerapkan sistem baru yang terkomputerisasi dimana user dapat melakukan kegiatan terkait penggajian. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan kemampuan menganalisis masalah dan memperluas wawasan pengetahuan mengenai sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan PT. Kapuas Jaya. 2. Membantu perusahaan dalam melakukan aktivitas pencatatan waktu hadir dan perhitungan gaji secara terkomputerisasi.
4 3. Mencegah kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan. 4. Membantu manajemen memperoleh informasi dan laporan yang dibutuhkan terkait kegiatan penggajian secara tepat waktu, relevan, akurat, dan up to date sehingga pengambilan keputusan menjadi mudah. 5. Menghasilkan suatu program sistem informasi akuntansi penggajian. 1.4 Metode Penelitian Metodologi yang digunakan dalam Tugas Akhir ini adalah metodologi pengumpulan data dan metode perancangan. Metode Pengumpulan Data: 1. Studi Lapangan a. Wawancara Metode ini dilakukan dengan cara mengadakan tanya jawab dengan pihak pengurus PT. Kapuas Jaya tempat penulis melakukan penelitian melalui e-mail. b. Observasi Melakukan penelitian secara langsung tentang proses yang terkait dengan penggajian, untuk mendapatkan gambaran dari proses yang sedang berjalan. c. Pengumpulan Dokumen Dalam metode ini, penulis mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam merancang sistem penggajian pada PT. Kapuas Jaya. 2. Studi Kepustakaan Merupakan pengumpulan data dengan cara mengambil data dari catatan kuliah, buku-buku perpustakaan serta browsing internet untuk mendapatkan hal yang berkaitan dengan desain, pemrograman dan perancangan aplikasi.
5 Metode Perancangan: 1. Pembuatan Data Flow Diagram yaitu Diagram Konteks, Diagram Nol, Diagram Rinci dan ERD. 2. Rancangan Formulir. 3. Rancangan Laporan. 4. Rancangan Database. 5. Rancangan Layar. 6. Perancangan sistem menggunakan aplikasi Visual C#. 7. Matriks Level Akses (CRUD). 1.5 Sistematika Penulisan Untuk mempermudah penulisan tugas akhir, maka dibuat suatu sistematika penulisan yang terdiri dari: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini akan membahas latar belakang tugas akhir yang disertai dengan State of the art, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan sebagai landasan dalam menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang terdiri dari tiga teori. Teori pertama membahas tentang Sistem Informasi Akuntansi. Teori kedua yaitu teori khusus yang membahas tentang penggajian, prosedur-prosedur dalam penggajian, formulir-formulir dan fungsi-fungsi pada penggajian, catatan akuntansi yang digunakan dan jurnal. Serta teori ketiga yaitu membahas tentang teori perancangan yang membahas tentang analisis dan perancangan sistem infromasi sendiri yang terdiri dari Data Flow Diagram, Flowchart, Entity Relationship Diagram dan CRUD Matrix. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, tugas, wewenang dan tanggung jawab. Penjelasan mengenai sistem yang berjalan dengan mendeskripsikan dalam gambar Data Flow Diagram dan
6 Flowchart, narasi sistem yang berjalan, analisis terhadap prosedur kerja yang berjalan dan juga mengidentifikasi permasalahan serta solusi yang diusulkan. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Pada Bab ini membahas mengenai rancangan sistem yang telah dibuat, berupa rancangan formulir, rancangan laporan, rancangan database, rancangan layar, perancangan sistem menggunakan aplikasi Visual C# dan Matriks Level Akses (CRUD). Adapun usulan yang dibuat bisa berupa Data Flow Diagram yaitu Diagram Konteks, Diagram Nol, Diagram Rinci dan ERD, serta interface sistem yang telah dibuat. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Sebagai bab terakhir penulis akan menyajikan kesimpulan mengenai analisis dan pembahasan serta saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan untuk pengembangan sistem selanjutnya.