MANUAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN SEMINAR, LOKAKARYA, DAN WORKSHOP Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Malang 2015
Manual Prosedur Penyelenggaraan Seminar, Lokakarya, dan Workshop Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 00606 06059 Revisi : 1 Tanggal : 1 Agustus 2015 Diajukan oleh : Ketua Unit Jaminan Mutu ttd Dikendalikan oleh Eddi Basuki Kurniawan ST., MT. NIP. 19740924 200312 1 003 Manager Representative ttd Ismu Rini Dwi Ari ST., MT. PhD NIP. 19681221 199903 2 001 Disetujui oleh : Ketua Jurusan ttd Dr. A. Wahid Hasyim MSP NIP. 19651218 199412 1 001
MANUAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN SEMINAR, LOKAKARYA, DAN WORKSHOP Pengertian dan Tujuan Prosedur ini adalah prosedur yang mengatur aktivitas penyelenggaraan seminar nasional maupun seminar internasional, lokakarya, serta workshop sehingga kegiatan-kegiatan tersebut berjalan dengan tertib dan lancar, baik secara administrasi maupun penyelenggaraan. Pihak-Pihak yang Terkait 1. Mahasiswa, yang terlibat sebagai Panitia Pelaksana Seminar 2. Dosen, yang terlibat sebagai Panitia Pelaksana Seminar 3. Dosen 4. Staf Administrasi (Recording dan Perlengkapan) 5. Ketua/Sekretaris Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota 6. Scientific Committe Dokumen/Buku/Laporan/Formulir 1. Kebijakan Akademik Fakultas Teknik Universitas Brawijaya 2. Kebijakan Akademik Fakultas Teknik Universitas Brawijaya 3. Proposal Kegiatan Penyelenggaraan Seminar, Lokakarya, atau Workshop 4. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Penyelenggaraan Seminar, Lokakarya, atau Workshop Mekanisme dan Prosedur Mahasiswa 1. Mahasiswa mengajukan permohonan kegiatan seminar nasional maupun seminar internasional kepada pihak Jurusan. 2. Jangka waktu penyelenggaraan seminar adalah minimal satu tahun sekali untuk penyelenggaraan seminar nasional dan minimal dua tahun sekali untuk penyelenggaraan seminar internasional. 3. Mahasiswa mengajukan topik atau tema yang akan dijadikan sebagai fokus atau muatan utama dari penyelenggaraan seminar. Tema atau topik yang diajukan harus sesuai dengan bidang keilmuan Perencanaan Wilayah dan Kota. 4. Mahasiswa mengkonsultasikan tema atau topik seminar tersebut kepada dosen dan pimpinan Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota. Tema atau topik tersebut akan didiskusikan dalam Rapat Jurusan untuk memperoleh masukan tambahan dari semua dosen Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota. Setelah itu, tema yang telah disetujui oleh Jurusan akan disampaikan kembali pada mahasiswa.
5. Mahasiswa yang terlibat sebagai panitia harus melaksanakan kegiatan persiapan penyelenggaraan seminar dengan didampingi oleh Dosen yang terlibat sebagai Panitia Pelaksana Seminar. Kedua pihak harus saling berkoordinasi dan bekerjasama dalam kegiatan persiapan tersebut. 6. Mahasiswa menyusun proposal kegiatan sesuai dengan tema/topik yang telah ditentukan dan menyusun proposal pengajuan dana. Selanjutnya, proposal tersebut dikonsultasikan kepada pihak dosen panitia pelaksana kegiatan. 7. Mahasiswa melaksanakan dan mengkoordinasikan beberapa kegiatan yang terkait dengan penyelenggaraan seminar, sebagai berikut: a. Kegiatan kesekretariatan b. Kegiatan pelaksanaan kegiatan (mengkoordinasikan dan menyusun acara) c. Kegiatan pencarian dana kegiatan d. Kegiatan penyediaan perlengkapan kebutuhan kegiatan e. Kegiatan publikasi, dokumentasi, dan dekorasi f. Kegiatan penyebarluasan informasi kegiatan (kehumasan) 8. Mahasiswa menyusun Laporan Pertanggungjawaban, baik laporan pelaksanaan kegiatan maupun laporan penggunaan dana. Sebelum diserahkan kepada Pihak Jurusan, laporan pertangggungjawaban tersebut harus dikonsultasikan dengan Dosen Panitia Pelaksana kegiatan. 9. Mahasiswa yang terlibat sebagai Panitia Pelaksana Kegiatan seminar, lokakarya, maupun workshop yang bekerja dengan baik berhak untuk memperoleh sertifikat sebagai Panitia Kegiatan. Dosen, yang terlibat sebagai Panitia Pelaksana 1. Dosen yang terlibat sebagai panitia merupakan pembimbing dan pendamping mahasiswa dalam penyelengaraan seminar. 2. Dosen bertanggungjawab dan berperan secara maksimal sesuai dengan bidang pekerjaan yang ditugaskan kepadanya dan selalu berkoordinasi dengan mahasiswa untuk persiapan dan pelaksanaan penyelenggaraan seminar. Beberapa bidang yang dikoordinasikan oleh dosen, antara lain: a. Bidang kesekretariatan dan acara b. Bidang pendanaan c. Bidang perlengkapan d. Bidang dekorasi, dokumentasi, dan publikasi e. Bidang humas 3. Dosen yang terlibat sebagai panitia merupakan penyambung komunikasi antara pihak mahasiswa dengan pihak Jurusan. Dosen panitia harus melaporkan progres perkembangan penyelenggaraan seminar secara berkala kepada Jurusan melalui Rapat Jurusan yang dihadiri oleh semua dosen. 4. Dosen menghadiri rapat dan atau koordinasi tentang perkembangan penyelenggaraan seminar yang diadakan bersama mahasiswa secara teratur sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. 5. Dosen meminta persetujuan Pimpinan Jurusan untuk melakukan korespondensi atau surat-menyurat kepada pihak lain, yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, maupun workshop, termasuk proposal kegiatan dan
proposal pengajuan dana untuk eksternal jurusan (Fakultas, Universitas, lembaga internal di lingkungan Universitas Brawijaya dan pihak eksternal lainnya) 6. Dosen yang terlibat sebagai panitia melaporkan seluruh informasi yang berkaitan dengan kegiatan persiapan dan penyelenggaraan kegiatan kepada Ketua/Sekretaris Jurusan. 7. Dosen yang terlibat sebagai panitia menyusun laporan pertanggungjawaban penyelenggaraan kegiatan dan laporan pertanggungjawaban keuangan segera setelah kegiatan berakhir. Laporan pertanggungjawaban tersebut harus diberikan dan disampaikan kepada Pimpinan Jurusan melalui Rapat Jurusan. Dosen 1. Dosen-dosen Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota dapat memberikan masukan, informasi, atau koreksi terhadap tema/topik kegiatan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan, baik melalui Rapat Jurusan maupun langsung pada Panitia Pelaksana. 2. Dosen-dosen Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota turut mengontrol dan mengawasi kinerja panitia pelaksana dan memantau perkembangan atau progres kegiatan persiapan, serta berpartisipasi aktif dalam pelaksanaan kegiatan seminar, lokakarya, atau workshop. Staf Akademik (Recording dan Perlengkapan) 1. Staf akademik bidang recording membantu Panitia Pelaksana kegiatan seminar, lokakarya, dan workshop dalam mempersiapkan dan menyusun dokumen administrasi dan surat menyurat, baik untuk internal maupun eksternal Jurusan. 2. Staf akademik bidang perlengkapan membantu Panitia Pelaksana kegiatan kegiatan seminar, lokakarya, dan workshop dalam mempersiapkan perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan dan pelaksanaan kegiatan tersebut. Ketua/Sekretaris Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota 1. Ketua/sekretaris Jurusan menampung seluruh ide, tema, atau topik kegiatan seminar, lokakarya, dan seminar, baik yang berasal dari mahasiswa dan dosen. 2. Ketua/sekretaris Jurusan mengadakan Rapat Jurusan untuk memperoleh kesepakatan ide, tema, atau topik kegiatan tersebut, yang dihadiri oleh seluruh dosen Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota. 3. Ketua/sekretaris Jurusan menentukan dan menetapkan dosen dan atau staf akademik yang akan terlibat sebagai Panitia Pelaksana kegiatan dan memberikan Surat Tugas kepada Panitia tersebut. 4. Ketua/sekretaris Jurusan mengetahui dan menyetujui segala bentuk suratmenyurat yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, maupun workshop, termasuk proposal kegiatan dan proposal pengajuan dana untuk eksternal jurusan (Fakultas, Universitas, lembaga internal di lingkungan Universitas Brawijaya dan pihak eksternal lainnya) 5. Ketua/sekretaris Jurusan menerima seluruh informasi yang berkaitan dengan kegiatan persiapan, penyelenggaraan, maupun pelaksanaan kegiatan seminar,
lokakarya, atau workshop secara berkala dan dapat disampaikan secara langsung kepada pimpinan maupun melalui Rapat Jurusan. 6. Ketua/sekretaris Jurusan menyetujui dan menerima laporan pertanggungjawaban kegiatan seminar, lokakarya, dan workshop tersebut segera setelah kegiatan tersebut berakhir. 7. Ketua/sekretaris Jurusan menginformasikan dan melaporkan kegiatan seminar, lokakarya, atau workshop yang akan dan telah dilaksanakan kepada Pimpinan Fakultas maupun Universitas. Scientific Committee 1. Scientific committee merupakan tim yang dibentuk oleh Panitia Pelaksana kegiatan seminar, lokakarya, maupun workshop atas persetujuan pimpinan Jurusan, yang bertugas untuk membantu melakukan kegiatan seleksi dan review terhadap karya ilmiah yang akan dipublikasikan dalam kegiatan-kegiatan tersebut. 2. Scientific committee terdiri atas para dosen yang berasal dari bidang Perencanaan Wilayah dan Kota maupun bidang keilmuan lain yang berkaitan dengan tema/topik kegiatan seminar, lokakarya, dan workshop.