BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam melaksanakan produksi suatu perusahaan dibidang logistik, diperlukan suatu manajemen yang berguna untuk menerapkan keputusan- keputusan dalam upaya pengaturan dan pengkoordinasian penggunaan suatu barang dari kegiatan operational.salah satu aspek yang diperlukan dalam penerapan keputusan upaya pengaturan dan pengkoordinasian barang adalah penerimaan barang. Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak dibidang logistik, secara umum dapat dinyatakan bahwa penerimaan barang merupakan kegiatanoperational logistik yang sangat penting karena merupakan awal dari penanganan barang. Penerimaan barang dari vendor ke customer memang terlihat mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa di pastikan akan mengganggu kegiatan operational penerimaan barang. Berikut hal hal penting dalam penerimaan barang. Pertama, PO atau Purchase Order yang merupakan surat pemesanan yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan berdasarkan surat penawaran atau quotation, surat ini sangat penting karena berisi komitmen dari costumer. Kedua, mengecek bukti tanda barang terima dengan prosedur penerimaan yang memenuhi aturan, barang yang diterima costumer harus sesuai dengan surat order pemesanan barang sebagai bukti laporan. Ketiga, mengecek bukti pemesanan dengan fisik barang dengan memeriksa jenis, kualitas, dan mutu barang. Keempat, mengecek expired date dan kondisi barang, lalu memasukkan barang ke tempat penyimpanan. Hal hal penting dalam kegiatan operational penerimaan barang tersebut harus didukung oleh beberapa dokumen pendukung yang diperlukan dalam proses validasinya, diantaranya surat jalan, nota tagihan atau invoice, copy resi pengiriman barang, inspection sheet atau checklist, dan copy purchase order. Jika dalam proses validasi tersebut ditemukan masalah, maka masalah itu harus diselesaikan terlebih dahulu, komunikasikan dengan pihak-pihak terkait. Jika tidak ada masalah, transaksi dianggap valid, maka proses pencatatan transaksi kegiatan penerimaan barang bisa dilakukan.
Kegiatan operational sistem penerimaan barang merupakan sistem informasi dalam sebuah perusahaan. Sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Sistem informasi berperan dalam menunjang kegiatan bisnis operational, menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetetif dalam perusahaan. Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan maupun pengurangan biaya. Selain itu, strategi perusahaan berbasis sistem informasi digunakan untuk mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan investasi serta menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi. Kemudian berdasarkan kondisi secara umum, sistem informasi penerimaan barang timbul karena adanya suatu permasalahan pada suatu bidang khusus yang spesifik, dimana user menginginkan suatu solusi dari permasalahan tersebut diselesaikan.alasan dibuatnya sistem informasi penerimaan barang adalah untuk mempermudah tugas tugas dari bagian operational penerimaan barang.contoh pada PT. Samsung SDS Global SCL Indonesia. PT. Samsung SDS Global SCL Indonesia merupakan perusahaan bergerak dibidang logistik atau jasa, yang merupakan vendor dari PT. Samsung Electronics Indonesia (SEIN), dan sudah paham akan situasi dan kondisi persaingan import barang yang semakin ketat. Oleh karena itu, PT. Samsung SDS Global SCL Indonesia harus mempunyai suatu sistem informasi yang dapat di andalkan dalam sistem penerimaan barangnya.namun selama ini pihak manajemen PT. SDS Global SCL Indonesia masih melakukan kegiatan operasionalnya dengan metode manual dan belum terkoordinasi secara sistem, sehingga masih banyak di temukannya permasalahan dan kelemahan dalam kegiatanoperational penerimaan barang. Selain itu pencarian data maupun dokumen yang belum terstruktur secara sistem memungkinkan terjadinya kesalahan pada penginputan data di setiap transaksi penerimaan barang. Oleh karena itu, tertarik untuk mengambil judul APLIKASI SISTEM GOOD RECEIVED (STUDI KASUS PADA PT. SAMSUNG SDS GLOBAL SCL INDONESIA).
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang dijelaskan diatas, maka rumusan masalah yang ada diantaranya yaitu : 1. Bagaimana cara membuat aplikasi sistem penerimaan barang dari vendor hingga sampai pada customer? 2. Bagaimana prosedur hasil laporan dari penerimaan barang? 1.3 Batasan Masalah Dalam aplikasi sistem penerimaan barang yang akan dibuat pada PT. Samsung SDS Global SCL Indonesia, pada tugas akhir ini menitik beratkan pada bagian kegiatan operational penerimaan barang. Dimana hanya membatasi pada bagian kegiatan operational penerimaan barang tersebut meliputi, prosedur permintaan penerimaan barang dari customer, prosedur penerimaan barang dari vendor hingga sampai customer, peletakan barang pada gudang, dan prosedur penyerahan hasil laporan dari setiap transaksi penerimaan barang. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Membangun sebuah aplikasi sistem penerimaan barang yang dapat mempermudah dan mempercepat bagian operational dalam hal pencatatan dan pelaporan penerimaan barang. 2. Meningkatkan kinerja dan efektifitas waktu dalam pencatatan penerimaan barang, dan mempermudah customer memonitoring barang yang telah diterima. 3. Mampu memberikan laporan penerimaan barang yang akurat, sehingga dapat mempermudah customer dalam mencari barang yang diterima. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang ingin dicapai, yaitu: 1. Bagi Penulis a. Menambah pengetahuan dan wawasan tentang penerimaan barang. b. Memberikan pemahaman mengenai rancangan aplikasi system penerimaan barang dalam suatu perusahaan. 2. Bagi Akademik Menambah pustaka akademik dengan cara mendokumentasikan laporan tugas akhir dalam perpustakaan sehingga dapat mendapat pengetahuan dan wawasan bagi mahasiswa
atau orang lain dengan membaca tugas akhir yang dibuat dengan tema yang diangkat yaitu :aplikasi sistem good received atau penerimaan barang pada suatu perusahaan. 3. Bagi Perusahaan a. Mendukung kegiatan operasional penerimaan barang untuk menunjang bisnis perusahaan. b. Mendukung pengambilan keputusan manajerial serta mengevaluasi hasil keputusan dalam setiap kegiatan operasional. c. Keberadaan dari aplikasi sistem penerimaan barang ini dapat membantu para bagian operational penerimaan barang bekerja menjadi lebih cepat dalam hal pencatatan penerimaan barang, dan lebih akurat dalam hal pencarian data penerimaan barang. Bagian operational penerimaan barang memberikan laporan penerimaan barang kepada customer, agar customer mengetahui barang diterima pada setiap harinya dan dapat mempermudah customer untuk mencari informasi tentang barang dan dokumen yang dicari. 1.6 Metode Penelitian Guna memperoleh data data sebagai bahan penyusunan Tugas Akhir ini, telah dilakukan pengamatan sebagai berikut : 1. Jenis Penelitian Berdasarkan sumber penelitian, penelitian ini menggunakan metode penelitian lapangan atau field research, dimana data diperoleh langsung dari perusahaan yang diteliti pada bagian operational penerimaan barang. Berdasarkan analisis data, penelitian ini menggunakan metode kualitatif yaitu dengan cara perumusan masalah terlebih dahulu, lalu diteliti lagi secara mendalam agar informasi yang didapat semakin akurat. Berdasarkan explanasi laporan penelitian, peneliti menggunakan metode deskriptif yaitu, menggambarkan bagaimana cara alur penerimaan yang benar. 2. Teknik pengumpulan data a. Obsevasi Pengamatan yang langsung dilakukan oleh peneliti terhadap bagian operational penerimaan barang untuk mendapatkan informasi dan data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi.
b. Wawancara Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara langsung kepada pemimpin dan karyawan pada bagian operational penerimaan barang yang terkait dengan penelitian yang berhubugan dengan fungsi penerimaan barang. c. Dokumentasi Mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan penelitian penerimaan barang. Data dan informasi yang dikumpulkan akan menjadi pendukung dalam penulisan Tugas Akhir. 3. Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang akan digunakan adalah menggunakan model waterfall, namum metode yang akan dibahas adalah tahapan analisis sistem, tahapan desain dan tahapan implementasi. Berikut adalah langkah-langkah tahapannya : 1) Analisis sistem Langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem dengan melakukan sebuah penelitian, wawancara atau studi literature, akan menggali informasi yang sebanyak-banyaknya dari user sehingga akan tercipta sebuah aplikasi sistem yang dapat membatu user melaksanakan tugasnya dengan baik. Tahap ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan userdalam pembuatan sistem. Dokumen ini yang akan menjadi acuan sistem analis untuk diterjemahkan kedalam bahasa pemograman. 2) Desain Tahapan dimana dilakukan penuangan pikiran dan perancangan aplikasi sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan pemodelan berorientasi objek menggunakan UML (Unified Modeling Language) sebagai tools utamanya dan digambarkan melalui use case diagram, activity diagram, class diagramdan sequence diagram. 3) Implementasi Pembuatan program atau coding yang digunakan adalah bahasa pemrograman PHP dan Database Management System (DBMS) adalah MYSQL. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat. Pengujian program aplikasi sistem penerimaan barang akan dilakukan pengujian dengan menggunakan motode Black Box Testing. Metode Black Box
Testing ini merupakan pengujian berdasarkan fungsi dari program. Dimana sistem yang baru akan diuji kemampuan dan keefektifannya sehingga dapat diketahui kelemahan yang terdapat pada aplikasi tersebut, yang kemudian dilakukan perbaikan terhadap aplikasi, agar aplikasi menjadi lebih baik. 1.7 Sistematika Penulisan Dalam penulisan Sistematika Penuliasan Tugas Akhir ini, diantaranya: BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini membahas penjelasan mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penulisan skripsi, metodologi penelitian serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab ini membahas dasar dasar teori dan pengertian yang berhubungan dengan topik skripsi yang digunakan sebagai dasar dalam penulisan skipsi, yang terdiri dari teori umum dan teori khusus yang berhubungan dengan topik skripsi yang di ambil. BAB 3 : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini membahas tentang latar belakang sejarah singkat berdirinya perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi yang ada dalam perusahaan, tanggung jawab dan tugas dari masing masing bagian, sertasistem yang berjalan pada perusahaan. BAB 4 : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Dalam bab ini membahas tentang analisis rancangan yang dibuat untuk membantu efektivitas kerja perusahaan, yang tertuang dalam form layout, report layout, serta diagram - diagram, dan rancangan programnya. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan ditarik simpulan yang didapatkan dari analisis dan perancangan sistem informasi yang dilakukan dan saran yang diajukan penulis kepada perusahaan untuk meningkatkan kinerja aplikasi sistem pada PT. Samsung SDS Global SCL Indonesia.