BAB 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Persaingan yang terjadi dalam dunia bisnis membuat setiap bidang usaha harus dapat memanfaatkan perkembangan Teknologi Informasi (TI) secara tepat untuk meningkatkan daya saing dan mencapai tujuan usaha. Sistem informasi, saat ini menjadi suatu kebutuhan dasar bagi setiap organisasi, baik skala besar maupun kecil. Informasi dapat meningkatkan daya saing, efektivitas kerja dan efisiensi serta peningkatan performa kinerja usaha. Analisis Penjualan, Pembelian dan sistem Informasi dibutuhkan untuk menunjang produktivitas PO New Sinar Harapan dalam menjalankan proses bisnis. Dengan beberapa perubahan sistem dapat membuat pekerjaan yang dilakukan secara manual yang relative lamban dan rawan akan membuat terjadi kesalahan. Oleh karena itu PO New Sinar Harapan membutuhkan sebuah sistem yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam penyimpanan barang dalam gudang. Dalam sistem ini dapat diidentifikasikan untuk melihat penjualan, pembelian barang, barang masuk, dan barang yang masih ada didalam gudang untuk memudahkan dalam pengelolaan informasi pembelian dan stok barang pada PO New Sinar Harapan. PO New Sinar Harapan merupakan sebuah bidang usaha penjualan sepeda yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan, sehingga PO New Sinar Harapan memerlukan suatu sistem baru dalam perhitungan pembelian dan persediaan barang yang dapat membantu jalannya sistem pembelian dan persediaan barang, berikut data penjualan PO New Sinar Harapan : 1
2 Penjualan sepeda ini didistribusikan ke toko-toko di Bogor dan sekitarnya, Dalam hal ini permintaan akan suatu barang terhadap sepeda tergantung dari permintaan toko, oleh karena itu perlu dilakukan perhitungan pembelian barang agar barang tidak mengalami kelebihan ataupun kekurangan dalam persediaan stok barang, produk sepeda harus bisa menyesuaikan persediaan yang ada dengan produk yang akan dijual agar tidak tejadi kekurangan persediaan maka perlu dilakukan perhitungan terhadap persediaan, berapa persediaan yang optimal dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan kembali, dengan itu disini penulis ingin melakukan peramalan penjuala, pembelian dan pengadaan stok barang terhadap produk Sepeda yang dijual oleh PO New Sinar Harapan dan mencari persediaan yang optimal. Sistem yang digunakan oleh PO New Sinar Harapan juga sekarang ini masih menggunakan cara manual. Sehingga sistem informasi gudangnya masih belum menggunakan sistem berbasis komputerisasi yang dapat menimbulkan berbagai masalah, seperti: spare part yang hilang, adanya kesalahan penyimpanan barang sehingga barang sukar untuk ditemukan, barang yang sudah lama sukar untuk diidentifikasi jumlahnya sehingga perlu melakukan pengecekan. Penggunaan sistem berbasis komputerisasi yang lebih baik sangat diperlukan, dan diharapkan dapat membantu dalam proses pembelian dan persediaan barang pada PO New Sinar Harapan sehingga dapat menyediakan kebutuhan informasi pembelian dan persediaan dengan cepat, efisien, dan akurat. Bertitik tolak pada uraian tersebut diatas, maka diketengahkan penyusunan Skripsi ini dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PO NEW SINAR HARAPAN. 1.2 Ruang Lingkup Dalam melakukan analisis dan perancangan sisstem informasi pada PO New Sinar Harapan, kami membatasi ruang lingkup pada proses pembelian dan persediaan barang. Proses bisnis pembelian dan persediaan barang dapat diuraikan sebagai berikut:
3 a. Penjualan, meliputi: 1. Menjual barang b. Pembelian, meliputi: 1. Membuat purchase order. 2. Menerima tagihan. 3. Membuat bukti pembayaran. 4. Melakukan pembayaran. c. Persediaan barang, meliputi 1. Mengecek persediaan barang. 2. Melakukan permintaan barang. 3. Menerima barang. 4. Membuat surat terima barang. 5. Mengecek dan pengkodean barang. 1.3 Identifikasi Masalah 1. Apakah kondisi jumlah persediaan pada PO New Sinar Harapan sudah optimal? berapa jumlah persediaan yang optimal dan Total Cost yang paling efisien dengan menggunakan metode EOQ, EOI, MinMax, Diskon? 2. Apakah perancangan sistem informasi dapat membantu jalannya proses bisnis dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam menganalisis pembelian dan persediaan barang sehingga dapat memperbaiki masalahmasalah yang mungkin akan timbul pada PO New Sinar Harapan? 3. Apakah sistem informasi dapat membuat proses bisnis perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien serta membantu jalannya proses pembelian barang, pengaturan gudang, dan keamanan gudang pada PO New Sinar Harapan?
4 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan yang akan dicapai dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk menentukan dan mengetahui jumlah persediaan bahan baku yang optimal serta Total Cost yang paling efisien pada PO New Sinar Harapan dari metode EOQ, EOI, MinMax dan Diskon. 2. Untuk merancang suatu sistem informasi yang dapat membantu jalannya proses binis serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam menganalisis pembelian dan persediaan barang sehingga dapat memperbaiki masalah masalah yang mungkin akan timbul pada PO New Sinar Harapan? 3. Untuk mengetahui seberapa efektif dan efisien sistem informasi dalam membantu jalannya proses pembelian barang, pengaturan gudang, dan keamaan gudang pada PO New Sinar Harapan. Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan dapat menentukan dan mengetahui jumlah persediaan bahan baku yang optimal serta Total Cost yang paling efisien pada PO New Sinar Harapan dari metode EOQ, EOI, MinMax dan Diskon. 2. Perusahaan dapat menggunakan sistem informasi yang dapat membantu jalannya proses binis serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam menganalisis pembelian dan persediaan barang sehingga dapat memperbaiki masalah masalah yang mungkin akan timbul pada PO New Sinar Harapan. 3. Perusahan dapat menggunakan sistem informasi yang dapat membantu jalannya proses pembelian barang, pengaturan gudang, dan keamanan gudang pada PO New Sinar Harapan sehingga proses bisnis perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kegunaan sebagai berikut untuk kepentingan pengembangan.
5 1.5 Metode Penelitian 1.5.1 Studi Pustaka (Library Research) Metode ini dilakukan dengan cara membaca, mengumpulkan, dan mempelajari data dan teori teori yang berhubungan dengan topik penelitian melalui buku buku serta bahan referensi lainnya. 1.5.2 Studi Lapangan (Field Research) Metode ini dilakukan dengan melakukan survey kepada PO New Sinar Harapan dengan cara melakukan wawancara dan pengumpulan bukti bukti fisik terhadap perusahaan yang terkait dalam proses penjualan. 1. Metode ini dilakukan untuk mengetahui struktur sistem, aturan / kebijakan dalam melaksanakan pembelian dan persediaan barang. 2. Observasi ini dilakukan untuk mengamati aktivitas peramalan, pembelian dan persediaan barang PO New Sinar Harapan 1.6 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini dibagi atas 5 bab, yang telah disusun sedemikian rupa untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi skripsi. Adapun masing-masing bab tersebut berisi : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, serta sistematika penulisan untuk menjelaskan pokok-pokok pembahasan skripsi. BAB 2 : LANDASAN TEORI Pada bab ini dikemukakan beberapa teori dan pendapat-pendapat dari beberapa ahli yang relevan untuk digunakan sebagai landasan melakukan analisa dan perancangan sistem.
6 BAB 3 : GAMBARAN PROSES BISNIS Deskripsi mengenai area bisnis, proses bisnis yang ada, dokumen yang diperlukan, permasalahan yang sedang dihadapi saat ini dalam lingkungan bisnis, pengembangan solusi pemecahan masalah menggunakan literatur profesional, analisa critical success factor, serta analisa kebutuhan informasi. Seperti gambaran umum studi kasus,analisis permasalahan masalah, perancangan solusi. BAB 4 : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini menguraikan perancangan sistem aplikasi bisnis yang diusulkan dan perencanaan pelaksanaan implementasi sistem serta penerapan sistem pengendalian internal yang diusulkan. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan tentang pokok permasalahan dan usulan solusi yang diperoleh dari hasil penelitian yang dilakukan serta saran-saran yang dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam operasional perusahaan dan peneliti lain yang ingin melakukan penelitian lebih lanjut.