PERANCANGAN ARSITEKTUR KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Studi Kasus: PT. Pos Kanwil V Jabar TESIS Karya tulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari Institut Teknologi Bandung Oleh TEUKU MEURAH MIRZA NIM : 23506008 Program Studi Magister Informatika INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2009
PERANCANGAN ARSITEKTUR KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Studi Kasus: PT. Pos Kanwil V Jabar Oleh TEUKU MEURAH MIRZA NIM : 23506008 Program Studi Magister Informatika Institut Teknologi Bandung Menyetujui Pembimbing Tanggal 15 September 2009 (Dr. Ir. Husni S. Sastramihardja, M. T.) NIP. 130675823
ABSTRAK PERANCANGAN ARSITEKTUR KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Studi Kasus: PT. Pos Kanwil V Jabar Oleh TEUKU MEURAH MIRZA NIM : 23506008 Program Studi Magister Informatika Pada era pengetahuan ini, pengetahuan tidak saja hanya dianggap sebagai ilmu pengetahuan, tetapi pengetahuan telah menjadi strategi penting untuk mencapai competitive advantage. Saat ini, modal strategi bagi organisasi telah mengalami pergeseran paradigma, dimana modal strategi organisasi tidak hanya bersumber pada sumber daya yang bersifat tangible seperti finansial, bangunan, tanah, teknologi, dan aset-aset lainnya, tetapi strategi yang bersifat intangible (tidak berwujud) seperti pengetahuan. Pengetahuan telah menjadi modal strategi yang penting bagi organisasi untuk mencapai keunggulan organisasi. Konsekuensi dari masuknya pengetahuan sebagai salah satu modal strategi bagi organisasi yaitu dibutuhkannya manajemen yang handal yang mampu mengelola pengetahuan tersebut agar menjadi modal strategi yang handal. Knowledge management (KM) diperkenalkan sebagai manajemen yang bertujuan untuk mengelola pengetahuan tersebut. Ide dasar dari KM adalah mengakumulasikan atau mengkolaborasikan pengetahuan-pengetahuan tacit dengan pengetahuan eksplisit sehingga dapat menciptakan pengetahuan baru atau inovasi. Inovasi dalam hal ini tidak hanya terbatas pada inovasi produk tetapi juga pada inovasi proses bisnis atau inovasi-inovasi lainnya. Pelaksanaan tesis ini ditujukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan penelitian seperti faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada knowledge management, i
arsitektur knowledge management system dan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menerapkan knowledge management system pada organisasi. Metode studi literatur digunakan untuk menemukan faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada knowledge management, selanjutnya faktor-faktor tersebut akan dijadikan komponen dasar sebagai landasan untuk mengembangkan model knowledge management, sedangkan untuk menentukan langkah-langkah penerapan knowledge management system, dilakukan proses analogi antara konsep sistem informasi dengan konsep knowledge management. Jika dari proses analogi diperoleh hasil bahwa knowledge management dapat dianalogikan dengan sistem informasi, maka langkah selanjutnya adalah mengidentifikasikan langkah-langkah apa saja yang dibutuhkan untuk menerapkan knowledge management berdasarkan langkah-langkah pengembangan sistem informasi. Tesis ini diakhiri dengan melakukan proses studi kasus yang bertujuan untuk merancang arsitektur knowledge management system (KMS). Arsitektur KMS ini berfungsi sebagai cetak biru bagi organisasi untuk penerapan sistem pengelolaan pengetahuan. Hasil dari studi kasus menyatakan, untuk membangun KMS melibatkan empat komponen utama yaitu komponen people, proses pengelolaan pengetahuan, learning organization serta teknologi informasi pendukung. Dalam membangun KMS, organisasi perlu melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan secara sistematis. KMS berkaitan erat dengan budaya organisasi sebagai stimulasi yang memberikan motivasi kepada anggota organisasinya untuk selalu meningkatkan kompetensinya dan mau berbagi pengetahuan, karena itu anggota organisasi perlu didukung dengan disiplin learning organization yang mengarahkan anggota organisasi untuk mau meningkatkan kompetensinya dan mau berbagi pengetahuan. Dengan tujuan untuk mempermudah pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan, teknologi informasi dimanfaatkan, sehingga pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan menjadi lebih mudah, efektif dan efisien. Kata Kunci : knowledge management, people, proses pengelolaan pengetahuan, learning organization, teknologi informasi ii
ABSTRACT ARCHITECTURAL DESIGN OF KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Case Study : PT. Pos Kanwil V Jabar By TEUKU MEURAH MIRZA NIM : 23506008 Program Studi Magister Informatika At this era of knowledge, knowledge is not only regarded as science, but knowledge has become important strategies for achieving competitive advantage. Currently, capital strategies for the organization have experienced the paradigm shift, where the capital strategy the organization is not only the resources which are tangible, such as, financial, building, land, technology and other assets, but the strategies that are existent intangible such as knowledge. Knowledge capital has become an important strategy for the organization to achieve organizational excellence. The consequences of the inclusion of capital as one of the strategies for the organization that need a reliable management that is capable of managing the knowledge capital in order to become a reliable strategy. Knowledge management was introduced as a management which aims to manage knowledge. Basic idea of KM is to colaborate or accumulate knowledge, tacit knowledge with explicit knowledge so that the organization can create new knowledge or innovation. Innovation in this case is not only a product innovation but also to business process innovation and other innovations. This thesis is intended to answer questions such as research factors are influential in knowledge management, knowledge management architecture and the steps needed to implementation knowledge management in organizations. Methods used to study literature to find what factors are affecting knowledge management, iii
the factors will be used as basic components as the basis for developing knowledge management architecture. Meanwhile, to determine the steps the application of knowledge management, made the analogy between the concept of information systems with the concept of knowledge management. If the analogy of the results found that the results of knowledge management can analogue with the information system, then the next step is to identify steps what is needed to implement a knowledge management based on steps of information system development. This thesis ends with the process of doing a case study that aims to implemented knowledge management architecture and the implementation of the steps that have been proposed previously. Results from the case study states, to build a knowledge management involves 4 main components, namely people, process knowledge management, learning organization and information technology. In building knowledge management organizations need to implement the knowledge management process systematically. Knowledge management relates closely with the organization's culture as a stimulation to give motivation to the members of its organization to improve competence and want to share knowledge, because of that reason, organization members need to be supported with the discipline of learning organization refers to a member organization would increase the interest and want to share knowledge. With the purpose to facilitate the implementation process of knowledge management, information technology is used, so that the implementation of knowledge management process will become easier, effective and efficient. Key word: knowledge management, people, knowledge management process, learning organization, information technology iv
DAFTAR ISI ABSTRAK...i ABSTRACT...iii PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS...v KATA PENGANTAR...vii DAFTAR ISI...ix DAFTAR LAMPIRAN...xii DAFTAR GAMBAR...xiii DAFTAR TABEL...xiv DAFTAR SINGKATAN...xv DAFTAR ISTILAH...xvi Bab I Pendahuluan...1 I. 1. Latar Belakang...1 I. 2. Rumusan Masalah...4 I. 3. Tujuan Penelitian...4 I. 4. Batasan Masalah...5 I. 5. Kegunaan Hasil...6 I. 6. Metodologi...6 I. 7. Sistematika Penulisan...8 Bab II Tinjauan Pustaka...10 II. 1. Knowledge Management...10 II. 1. 1. Pengertian Pengetahuan dan Knowledge Management (KM)...10 II. 1. 2. Model Konversi Knowledge...14 II. 1. 3. Tujuan Penerapan KM...15 II. 2. Proses Pengelolaan Pengetahuan...16 II. 3. Teknologi Informasi KMS...17 II. 4. Organisasi Pembelajar...19 II. 5. Enabler Conditions...23 II. 5. 1. Kondisi Sosial...24 II. 5. 2. Kondisi Organisasi...25 II. 5. 3. Kondisi Teknologi...26 ix
II. 6. Teori Pendukung...27 II. 6. 1. Teori Analogi...27 II. 6. 1. 1. Proses Analogi...27 II. 6. 1. 2. Prasyarat Analogi...27 II. 6. 2. Strategi Penelitian...28 II. 6. 3. Metode Delphi...29 II. 6. 4. Rumus Koefisien Kendall...30 II. 6. 5. Konsep Sistem Informasi (SI)...31 II. 6. 5. 1. Pengertian Sistem Informasi (SI)...31 II. 6. 5. 2. Metode Pengembangan Sistem Informasi (SI)...32 Bab III Analisis Faktor Knowledge Management...34 III. 1. Analisis Konsep Sistem Informasi...35 III. 2. Analisis Faktor Pendukung KM dan Konsep KM...36 III. 3. Analogi Antara Konsep SI dengan Konsep KM...41 III. 3. 1. Kemiripan Antara Konsep SI dengan Konsep KM...41 III. 3. 2. Kesesuaian Struktur Antara Konsep SI dengan Konsep KM...41 III. 3. 3. Tujuan Analogi Antara Konsep SI dengan Konsep KM...43 III. 4. Identifikasi langkah penerapan dan pengembangan KM...43 III. 5. Pengembangan Model KM...46 III. 6. Penentuan Objek Studi Kasus...51 Bab IV Perancangan Arsitektur Knowledge Management System...53 IV. 1. Tahapan Penerapan dan Pengembangan KMS...54 IV. 2. Gambaran Umum Penelitian...56 IV. 2. 1. Pertanyaan Penelitian...56 IV. 2. 2. Objek Penelitian Studi Kasus...57 IV. 2. 3. Metode Delphi dalam penilaian...57 IV. 2. 4. Informasi yang akan ditemukan...58 IV. 2. 5. Teknik Pengumpulan Data...59 IV. 2. 6. Format Penyajian Data...60 IV. 3. Tahap Penelitian studi Kasus...61 IV. 3. 1. Pengumpulan Data...61 IV. 3. 2. Pengolahan Data...63 x
IV. 3. 3. Analisis Data...65 IV. 4. Kesimpulan Penelitian Studi Kasus...72 IV. 4. 1. Kesimpulan studi kasus proses pengelolaan pengetahuan...73 IV. 4. 2. Kesimpulan studi kasus komponen organisasi pembelajar...75 IV. 4. 3. Kesimpulan studi kasus komponen teknologi KM...78 IV. 4. 4. Kesimpulan studi kasus secara keseluruhan...82 IV. 5. Usulan Arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar...82 IV. 6. Strategi Peningkatan Proses Pengelolaan Pengetahuan...88 IV. 6. 1. Strategi peningkatan prioritas pertama...88 IV. 6. 2. Strategi peningkatan prioritas kedua...90 Bab V Kesimpulan dan Saran...94 V. 1. Kesimpulan...94 V. 2. Saran......97 DAFTAR PUSTAKA...98 DAFTAR LAMPIRAN...100 xi
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A. Daftar aktivitas Proses Pengelolaan Pengetahuan...100 Lampiran B. Kuesioner A...102 Lampiran C. Kuesioner B...104 Lampiran D. Kuesioner C...107 Lampiran E. Pengolahan Data Putaran II (Kuesioner B)...109 Lampiran F. Pengolahan Data Putaran III (Kuesioner B)...114 Lampiran G. Gambaran Umum Organisasi PT. Pos Kanwil V Jabar...119 Lampiran H. Daftar Responden...121 Lampiran I. Teknologi Pendukung Knowledge Management System...122 xii
DAFTAR GAMBAR Gambar I 1. Metodologi Penelitian...7 Gambar II 1. Model Konversi Pengetahuan...15 Gambar II 2. Lapisan Knowledge Management System...19 Gambar II 3. Hubungan Antar disiplin Organisasi Pembelajar...23 Gambar II 4. Tahapan Pengembangan SI...33 Gambar III 1. Langkah analisis faktor knowledge management...34 Gambar III 2. Langkah Penerapan dan Pengembangan KMS...46 Gambar III 3. Model Knowledge Management...48 Gambar IV 1. Langkah Perancangan Arsitektur KMS dan Strategi Peningkatan KM...53 Gambar IV 2. Format Penyajian data...61 Gambar IV 3. Pemetaan Aktivitas terhadap nilai prioritas dan nilai kinerja...72 Gambar IV 4. Mekanisme Proses Pengelolaan Pengetahuan...73 Gambar IV 5. Arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar...84 Gambar V 1. Tingkat Kematangan Penerapan KM...95 xiii
DAFTAR TABEL Tabel II 1. Situasi-situasi relevan untuk strategi yang berbeda...28 Tabel III 1. Tabel Kajian Sistem Informasi...36 Tabel III 2. Hasil Perbandingan komponen KM...38 Tabel III 3. Hasil Kajian Konsep KM...40 Tabel III 4. Tabel Hasil Kesesuaian Konsep SI dengan Konsep KM...42 Tabel IV 1. Data Responden Kuesioner A...65 Tabel IV 2. Tingkat Kesepakatan Antar Responden (Putaran II)...66 Tabel IV 3. Tingkat Kesepakatan Antar Responden (Putaran III)...67 Tabel IV 4. Prioritas Aktivitas Proses Akuisisi Pengetahuan...68 Tabel IV 5. Prioritas Aktivitas Proses Utilisasi Pengetahuan...68 Tabel IV 6. Prioritas Aktivitas Proses Adaptasi Pengetahuan...69 Tabel IV 7. Prioritas Aktivitas Proses Distribusi Pengetahuan...69 Tabel IV 8. Prioritas Aktivitas Proses Penciptaan Pengetahuan...70 Tabel IV 9. Data kondisi As is Proses Pengelolaan Pengetahuan...71 xiv
DAFTAR SINGKATAN Singkatan Nama Pemakaian Pertama Kali Pada Halaman KM Knowledge Management 2 KMS Knowledge Management System 4 SI Sistem Informasi 6 LO Learning Organization 17 UKAIS The UK Academy Of 31 Information System xv
DAFTAR ISTILAH Istilah Penjelasan Arsitektur KMS Menjelaskan aliran mekanisme pengelolaan pengetahuan. Arsitektur KMS berfungsi sebagai pedoman penerapan dan pengembangan KMS. Pemakaian pertama kali pada halaman 4 Comunity Of Practice (CoP) Knowledge Management Kelompok belajar yang diciptakan oleh organisasi dengan tujuan untuk mempermudah proses pengelolaan pengetahuan. Pengelolaan pengetahuan organisasi yang ditujukan untuk mendapatkan keuntungan bersaing bagi organisasi 17 2 Knowledge Management system Sistem pengelolaan pengetahuan yang melibatkan empat komponen yaitu komponen anggota organisasi, komponen proses pengelolaan pengetahuan, komponen disiplin organisasi pembelajar, dan komponen teknologi 4 Knowledge Worker Pekerja pengetahuan ini merupakan seluruh anggota organisasi yang bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan. 24 Model KM Model yang menggambarkan keterhubungan antar empat komponen yang membangun KM. Model KM menjelaskan peranan dari masingmasing komponen dalam rangka pengelolaan pengetahuan. 4 xvi
17