MANUAL PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN DIVISI JAMINAN MUTU FKIP UNIVERSITAS JAMBI 2015
MANUAL PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN DIVISI JAMINAN MUTU FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN Kode Dokumen : UN21.1.MP.DJM.0005 Revisi : 0 Tanggal : 22 Juli 2015 Diajukan Oleh : Ketua Divisi Jaminan Mutu Dr. Syamsurizal, M.Si Dikendalikan Oleh : Wakil Dekan Bidang Akademik, Kerjasama dan Sistem Informasi Drs. Aripudin, M.Hum Disetujui Oleh : Dekan Prof.Dr.M. Rusdi, M.Sc 2
DAFTAR ISI Tujuan... 4 Ruang lingkup... 4 Tanggung Jawab... 4 Definisi... 4 Rujukan... 5 Garis Besar Prosedur... 5 Bagan Alir Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif & Pencegahan... 8 Bagan Alir Pemrakarsa Tindakan Korektif... 9 Bagan Alir Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif... 10 Bagan Alir Tindakan Pencegahan... 11 Instruksi Kerja Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif & Pencegahan... 13 Instruksi Kerja Pemrakarsa Tindakan Korektif... 14 Instruski Kerja Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif... 15 Instruksi Kerja Tindakan Pencegahan... 16 Lampiran.. 17 3
Tujuan Tujuan dari pembuatan manual prosedur tindakan korektif dan pencegahan adalah untuk menerangkan bagaiman tata cara mengambil tindakan korektif dan tindakan pencegahan terhadap kegiatan Tridarma FKIP untuk menghindari terjadinya kembali Produk(Jasa Layanan) yang tidak sesuai. Ruang Lingkup Tindakan Korektif dan Pencegahan yang dijelaskan didalam Manual Prosedur ini diterapkan pada setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait apabila terjadi ketidaksesuaian. Tanggung Jawab Adapun yang bertanggung jawab dalam tindakan korektif dan pencegahan adalah : 1. Dekan dan Wakil Dekan yang dibantu dengan Divisi Jaminan Mutu yang bertanggung jawab menetapkan berlakunya prosedur ini 2. Kepala Unit Kerja bertanggung Jawab Melaksanakan Prosedur 3. Siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaan tindakan korektif dan pencegahan harus mematuhi prosedur ini Definisi 1. Produk yang sesuai adalah produk FKIP yang merupakan suatu layanan kegiatan Tridharma dimana didalam prosesnya terjadi peningkatan nilai seperti yang tercantum didalam Manual Mutu (MM) FKIP UNJA 2. Produk Tidak sesuai adalah Suatu Pelayanan pendidikan yang tidak mematuhi tata aturan didalam prosedur atau keperluan seperti dipersyaratkan didalam Manual Mutu (MM) 3. Manual Mutu (MM) FKIP UNJA adalah Pedoman pendokumentasian sistem mutu organisasi dari FKIP UNJA untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. 4. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai sarana untuk menjalankan sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Adapun Dokumen Mutu ini terdiri dari : 1) Manual Mutu (MM) 4
2) Manual Prosedur (MP) 3) Instruksi Kerja (IK) 4) Borang 5) Dokumen Pendukung Dokumen terkait 1. Borang tindakan korektif (UN21.1.MP.DJM.0005.1) Rujukan 1. Manual Mutu FKIP UNJA 2. Manual prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman 3. Manual Prosedur Pengendalian Produk yang tidak sesuai 4. Manual prosedur Audit Internal Mutu Garis Besar Prosedur Tindakan Korektif dan Pecegahan 1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan: 1) Menyelidiki penyebab terhadap ketidaksesuaian 2) Menganalisa proses, Operasi kerja, Rekaman Mutu dan keluhan Pelanggan 3) Mengupayakan tindakan korektif dan Pencegahan 4) Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan secara efektif 5) Melaksanakan dan merekam perubahan prosedur yang diakibatkan dari tindakan korektif, menggunakan Laporan Ketidaksesuaian, Tindakan Korektif dan Pencegahan. 2. Pemrakarsa Tindakan Korektif 1) Dalam mengidentifikasi keperluan tindakan korektif, Ketua Divisi Penjamin Mutu harus mengusulkan tindakan korektif. 2) Identifikasi ketidak sesuaian harus lengkap dan terinci; jika memungkinkan, dilakukan identifikasi terhadap akar penyebab ketidak-sesuaian sehingga tindakan korektif dapat dilaksanakan dengan tepat. 3) Usulan tindakan korektif harus didiskusikan dengan Management Representative (MR) 3. Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif 5
1) Ketua Divisi Kendali Mutu akan memproses setiap usulan tindakan korektif bersama dengan kepala unit kerja yang lain guna memastikan bahwa tindakan korektif telah dideskripsikan secara benar dan memadai serta menjelaskan kondisi yang memerlukan tindakan korektif tersebut 2) Untuk kondisi yang memerlukan tindakan korektif, kesepakatan Divisi Kendali Mutu dan tanggal penyelesaian akan dicatat dalam laporan tindakan korektif dan pencegahan. 3) Ketua Divisi Jaminan Mutu harus melakukan verifikasi terhadap penyelesaian tindakan korektif 4) Ketua Divisi Jaminan Mutu harus menandatangani verifikasi borang Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan bila hasil tindakan korektif disetujui dan dilaksanakan secara efektif 5) Sekretaris Divisi Kendali Mutu harus memelihara daftar status perubahan guna memastikan usulan tindakan korektif pada semua jenis pekerjaan yang telah diselesaikan. 6) Jika tindakan korektif yang disepakati tidak dilaksanakan, maka akan dilaporkan kepada Dekan (MR) beserta salinan Data Pendukung 4. Tindakan pencegahan 1) Jika tindakan korektif dilaksanakan, maka perhatian khusus harus diberikan pada tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya kembali ketidak sesuaian 2) Tindakan korektif berorientasi pada kondisi saat ini, sedangkan tindakan pencegahan berorientasi ke masa mendatang. Tindakan yang dapat direkomendasi sebagai tindakan pencegahan antara lain: a. perbaikan suatu proses, b. perbaikan dokumentasi, c. perbaikan peralatan, d. perbaikan sistem, e. perbaikan mutu, f. peningkatan pelatihan, g. peningkatan kesadaran, serta h. perbaikan prosedur. 3) Terlepas dari ada/tidaknya tindakan korketif, rapat akan dilaksanakan secara periodik untuk memperbaiki metode dan cara kerja agar mengurangi 6
kemungkinan terjadinya kegagalan. Hasil rapat akan didiskusikan pada rapat Tinjauan Manajemen. 5. Tindakan Korektif dan Pencegahan Untuk keluhan pelanggan Apabila keluhan pelanggan telah diselidiki oleh Dekan (MR) dan Ketua Divisi Kendali Mutu, maka laporan diberikan kepada Ketua Penjaminan Mutu yang merupakan penanggung Jawab untuk memastikan bahwa keluhan tersebut telah dijawab sampai terdapat kesepakatan dengan pelanggan 6. Rekaman Salinan Rekaman Ketidaksesuaian dan laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan harus diarsip dan dipelihara oleh Dekan (MR) sebagai rekaman Mutu. 1) Wakil Dekan I memeriksa Permohonan Beserta Kelengkapannya 2) Wakil Dekan I Memberi Keputusan Menyetujui atau Menolak 3) Dalam hal Menyetujui, Wakil Dekan I membuat Surat Rekomendasi Ujian Susulan ke Bagian Akademik 7
Bagan Alir Prosedur Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan Mulai Melakukan penyelidikan penyebab ketidak sesuaian Menganalisis Proses Operasi Kerja Rekaman Mutu Keluhan Pelanggan Mengkoordinasikan Tindakan Korektif dan Pencegahan Borang Daftar Ketidaksesuaian Memastikan pelaksanaan Tindakan ( 1 hari) Sekretaris DJM Melaksanakan dan merekam perubahan MP Pengendalian dokumen dan rekaman & Borang daftar revisi Selesai 8
Pemrakarsa Tindakan Korektif Mulai Pengusulan Tindakan Korektif (2 jam) Mengidentifikasi Ketidak sesuaian Borang Daftar Ketidaksesuaian Mengkoordinasikan Tindakan Korektif dengan Dekan Borang Klarifikasi tindakan korektif & pencegahan Selesai 9
Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif Mulai Mengkaji Usulan Tindakan Korektif Borang Daftar Ketidaksesuaian Membuat Kesepakatan tanggal penyelesaian (1 jam) Borang Klarifikasi tindakan korektif Sekretaris DJM Memastikan pelaksanaan verifikasi Melakukan verifikasi Sekretaris DJM Meminta Persetujuan Dekan untuk melakukan perubahan ( 2 jam) Mengendalikan perubahan Borang Daftar Ketidaksesuaian Melaksanakan dan Merekam perubahan MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman - borang daftar revisi - borang daftar rekaman Selesai 10
Tindakan pencegahan Mulai Melakukan Perbaikan Proses Anggota DJM Melakukan Perbaikan Dokumentasi MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman - borang daftar revisi - borang daftar rekaman Sekretaris DJM Melakukan Perbaikan Sistem (3 hari) Anggota DJM Melakukan Perbaikan Standar (3 hari) Melakukan Perbaikan Mutu (1 minggu) Melakukan Peningkatan Program (3 hari) Melakukan Peningkatan Kesadaran Mutu Melakukan Perbaikan Prosedur (3 hari) Selesai 11
INSTRUKSI KERJA TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS JAMBI UN21.1.IK.DJM.0005 Revisi ke : 0 Tanggal : 22 Juli 2015 Dikaji ulang oleh : Wakil Dekan Bidang Akademik, Kerjasama dan Sistem Informasi Disetujui Oleh : Dekan Universitas Jambi, 2015 All Rights Riserved UNIVERSITAS JAMBI Revisi ke Tanggal 0 22 Juli 2015 INSTRUKSI KERJA Tindakan Korektif dan Pecegahan Disetujui oleh UN21.1.IK.DJM.0005 Prof. Dr. M. Rusdi, M.Sc 12
INSTRUKSI KERJA PETUNJUK PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN Tujuan, ruang lingkup, time frame, dan definisi mengacu pada manual prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (UN21.1.MP.DJM.0005) No Pihak Terkiat Tindakan Alokasi Waktu 1 Melakukan penyelidikan penyebab 1 hari ketidaksesuaian 2 Menganalisis proses operasi kerja rekaman 1 hari mutu keluhan pelanggan 3 Mengkoordinasikan tindakan korektif dan 1 hari pencegahan 4 Memastikan pelaksanaan tindakan 1 hari 5 Sekretaris DJM Melaksanakan dan merekam perubahan 1 hari 13
INSTRUKSI KERJA PEMRAKARSA TINDAKAN KOREKTIF Tujuan, ruang lingkup, time frame, dan definisi mengacu pada manual prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (UN21.1.MP.DJM.0005) No Pihak Terkiat Tindakan Alokasi Waktu 1 Mengusulkan tindakan korektif 2 jam 2 Mengidentifikasi ketidaksesuaian 1 hari 3 Mengkoordinasikan Tindakan Korektif dengan Dekanat 1 hari 14
INSTRUKSI KERJA PERMOHONAN PEMROSESAN TINDAKAN KOREKTIF Tujuan, ruang lingkup, time frame, dan definisi mengacu pada manual prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (UN21.1.MP.DJM.0005) No Pihak Terkiat Tindakan Alokasi Waktu 1 Mengkaji Usulan Tindakan Korektif 1 hari 2 Membuat Kesepakatan tanggal 1 jam penyelesaian 3 Sekretaris DJM Memastikan pelaksanaan verifikasi 1 hari 4 Melakukan verifikasi 1 jam 5 Sekretaris DJM Meminta persetujuan Dekan untuk 2 jam melakukan perubahan 6 Mengendalikan perubahan 1 hari 7 Melaksanakan dan merekam perubahan 1 hari 15
INSTRUKSI KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN Tujuan, ruang lingkup, time frame, dan definisi mengacu pada manual prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (UN21.1.MP.DJM.0005) No Pihak Terkiat Tindakan Alokasi Waktu 1 Melakukan perbaikan proses 1 hari 2 Anggota DJM Melakukan perbaikan dokumentasi 1 hari 3 Sekretaris DJM Melakukan perbaikan sistem 3 hari 4 Anggota DJM Melakukan perbaikan standar 3 hari 5 Melakukan perbaikan mutu 1 minggu 6 Melakukan peningkatan program 3 hari 7 Melakukan peningkatan kesadaran mutu 1 hari 8 Melakukan perbaikan prosedur 3 hari 16
LAMPIRAN DOKUMEN MANUAL PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN DIVISI JAMINAN MUTU FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS JAMBI KODE DOKUMEN : UN21.1.MP.DJM.0005.1 REVISI : 0 TANGGAL : 22 Juli 2015 DIAJUKAN OLEH : Ketua Divisi Jaminan Mutu DIKENDALIKAN OLEH Dr. Syamsurizal, M.Si : Wakil Dekan Bidang Akademik, Kerjasama dan Sistem Informasi DISETUJUI OLEH Drs. Aripudin, M.Hum : Dekan Prof.Dr.M. Rusdi, M.Sc 17
BORANG AUDIT MUTU INTERNAL FKIP UNIVERSITAS JAMBI Ringkasan Temuan Audit Auditi Tipe Audit Standar/Kriteria Revisi 0 Lokasi Ruang lingkup Tanggal Audit Wakil Auditi Auditor Ketua Auditor Anggota Distribusi Klien Auditor ULP Arsip No Temuan 1 2 3 4 DLL Diskripsi Temuan Kategori Temuan (OB / KTS) Tempat dan tanggal penandatanganan Pimpinan Auditi Tanda Tangan Ketua Auditor Tanda Tangan Direview oleh : Penjamin Mutu Audit Tanda Tangan 18
Kode UN21.1.MP.DJM.0005 BORANG AUDIT KEPATUHAN Revisi DJM Tgl Efektif 1. Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi Jenis Temuan: Uraian temuan: Akar penyebab: Tindakan atau rencana koreksi yang akan dilakukan untuk temuan tersebut: Tindakan yang diambil atau yang direncanakan untuk mengatasi akar penyebab: Yang bertanggung jawab untuk tindakan koreksi tersebut: Jadwal penyelesaian tindakan koreksi tersebut: Dipersiapkan oleh: Tanggal:... Catatan : Auditi 19